Afviste ansøgninger skal slettes, når der ikke længere er et nødvendigt formål med at opbevare dem. Datatilsynet accepterer efter sin vejledning en periode på op til tre år efter afsluttet rekruttering, men det er ikke en pligt til at gemme alle ansøgninger i tre år. Hvis behovet ophører tidligere, skal oplysningerne slettes tidligere. Mere end tre år kræver helt særlige grunde.
At gemme en ansøgning for at dokumentere et afsluttet forløb er desuden noget andet end at gemme den for senere at tilbyde et nyt job. Den sidste anvendelse kræver efter dansk vejledning ansøgerens samtykke. Her vises en konkret opdeling af frister, adgang og sletning i en fiktiv virksomheds rekruttering.
Hvad siger den danske vejledning faktisk?
Datatilsynets aktuelle side om ansættelsesforhold forklarer, at der som udgangspunkt ikke findes en bestemt generel opbevaringspligt for ansøgere, der ikke bliver ansat. Et dokumentationsbehov kan dog være sagligt, eksempelvis i forbindelse med en senere klage over rekrutteringen.
Virksomheden skal afveje den retlige eller administrative betydning af materialet mod opbevaringsbegrænsningen. En frist på seks måneder kan være den rette, hvis længere opbevaring ikke er nødvendig. Vejledningens tre år er derfor hverken en standardfrist, som alle skal kopiere, eller en ubetinget tilladelse til at bevare enhver detalje i et kandidatsystem.
Undersøg også relevante særlige regler. Arbejdsgiverens sektor, sagens indhold og konkrete krav kan have betydning. For offentlige myndigheder skal journalisering og arkivregler vurderes, men journaliseringspligt er ikke i sig selv et svar om evig opbevaring af afviste ansøgninger.
GDPR’s princip om opbevaringsbegrænsning fremgår af artikel 5. En virksomheds slettepolitik skal omsætte dette til faktiske handlinger, herunder i ledernes downloadmapper og hos rekrutteringsleverandører.
Adskil mindst tre forskellige situationer
Under den aktive rekruttering bruges relevante oplysninger til at vurdere kandidaten til den konkrete stilling. Efter et afslag kan afgrænset materiale fortsat have et dokumentationsformål. En frivillig talentpulje har derimod et fremadrettet formål, hvor kandidaten kan kontaktes om andre stillinger.
| Situation | Formålet med opbevaringen | Afgørende spørgsmål |
|---|---|---|
| Aktiv rekruttering | Vurdere ansøgningen til den opslåede stilling | Hvilke oplysninger er relevante for denne udvælgelse? |
| Afsluttet rekruttering | Dokumentere forløb og håndtere relevante efterfølgende spørgsmål eller krav | Hvilket materiale er nødvendigt, og hvor længe? |
| Talentpulje | Kontakte kandidaten om andre muligheder | Er særskilt samtykke gyldigt, og hvor længe er profilen relevant? |
| Konkret klage eller tvist | Håndtere det bestemte krav | Hvilke sagsoplysninger skal bevares, mens behovet består? |
Undgå én global indstilling, hvor hver ny kontakt automatisk starter tre nye år for alle kandidatens oplysninger. Et spørgsmål om et gammelt afslag gør ikke nødvendigvis hele CV’et relevant i en ny lang periode. En frist skal følge det konkrete formål og det faktiske materiale.
Se valg af behandlingsgrundlag efter artikel 6. Dokumentation af et rekrutteringsforløb bør ikke rutinemæssigt baseres på et samtykke, som ansøgeren reelt forventes at give for at kunne søge stillingen.
En konkret afgørelse viser forskellen på formålene
I sagen om Kræftens Bekæmpelses rekruttering pegede Datatilsynet på, at samtykke var uhensigtsmæssigt til dokumentation og feedback, hvis andre relevante bestemmelser kunne anvendes. Samtidig vurderede tilsynet særskilt samtykke til mulig senere ansættelse.
Læringen er at beskrive og vurdere hver anvendelse. Afgørelsen er ikke en universel godkendelse af enhver arbejdsgivers indsamling, alle sociale medieopslag eller alle kategorier af oplysninger. Virksomheden skal selv kontrollere nødvendighed, grundlag og opbevaring i sin egen proces.
Hvis en ansøgning indeholder helbredsoplysninger, strafforhold eller CPR-nummer, kræver disse oplysninger deres egne relevante betingelser. Et almindeligt artikel 6-grundlag dækker ikke alene alle sådanne kategorier. Se følsomme oplysninger efter artikel 9 og de danske CPR-regler.
Udfyldt eksempel: en afsluttet rekruttering hos Skovkontor
Den fiktive virksomhed Skovkontor har rekrutteret en administrativ medarbejder. Forløbet afsluttes den 8. september 2026 med 46 ansøgere, hvoraf én ansættes. HR opdager, at systemet som standard gemmer alle kandidater uden slutdato og giver den ansættende leder fortsat adgang til samtlige bilag.
HR opdeler materialet og undersøger virksomhedens behov. I eksemplet vælger virksomheden seks måneders opbevaring af et afgrænset dokumentationssæt efter afslutningen. Valget forudsætter, at gennemgangen ikke viser et nødvendigt længere behov eller et særligt krav; det er ikke en anbefalet universel frist for alle arbejdsgivere.
| Oplysninger eller kopier | Udfyldt beslutning |
|---|---|
| Relevant ansøgning og CV | Bevares i den afgrænsede rekrutteringssag frem til den fastsatte sletning |
| Udvælgelseskriterier og saglige vurderinger | Bevares sammen med den dokumentation, som forklarer forløbet |
| Duplikerede downloadfiler hos leder | Fjernes, når den kontrollerede sag dækker behovet |
| Uvedkommende helbredsdetalje i et bilag | Fjernes fra den almindelige vurderingsvisning og håndteres efter konkret behov og grundlag |
| Den ansatte kandidats nødvendige oplysninger | Overføres afgrænset til personalesagen; ikke automatisk hele rekrutteringsarkivet |
| Talentpulje | Kun særskilt tilmeldte kandidater og et defineret, begrænset datasæt |
| Sletningsdato for det almindelige dokumentationssæt | 8. marts 2027 i dette eksempel, med kontrol af eventuel konkret sag inden sletning |
Lederens adgang lukkes efter afslutning og overdragelse. Den nødvendige efterfølgende dokumentation håndteres af HR og andre relevante funktioner efter behov. Et fortsat dokumentationsformål betyder ikke, at alle i ansættelsesudvalget fortsat skal kunne søge i kandidaternes oplysninger.
En talentpulje skal have et selvstændigt valg
Skovkontor vil gerne kontakte kandidaten Nanna, hvis der kommer en lignende administrativ stilling. Hun får et særskilt tilbud efter afslaget. Tilbuddet forklarer, hvilke oplysninger der bevares, hvilke typer muligheder virksomheden vil kontakte hende om, hvor længe profilen gemmes, og hvordan hun kan trække samtykket tilbage.
En eksempeltekst kan lyde: »Jeg ønsker, at Skovkontor gemmer mit CV, mine kontaktoplysninger og mine angivne jobønsker i seks måneder for at kontakte mig om administrative stillinger. Jeg kan til enhver tid trække samtykket tilbage via den oplyste HR-kontakt.« Teksten skal suppleres af den relevante information om den faktiske dataansvarlige og øvrige forhold.
Nanna kan sige nej, uden at det ændrer begrundelsen for det allerede givne afslag. Et tomt svar regnes ikke som accept. Virksomheden dokumenterer det konkrete valg og den tekst, hun så. Samtykkevejledningen efter artikel 7 beskriver de generelle betingelser.
Talentpuljen får i eksemplet en seks måneders periode, fordi virksomheden forventer få nært beslægtede stillinger i det tidsrum. Perioden er et begrundet valg i casen. Samtykke giver ikke ret til ubegrænset opbevaring, og et system må ikke forlænge perioden, blot fordi en rekrutteringsmedarbejder har åbnet profilen.
Tilbagetrækning skal ramme den rigtige behandling
Nanna trækker efter to måneder sit talentpuljesamtykke tilbage. Skovkontor fjerner hende fra søgninger efter nye kandidater og sletter det datasæt, der alene blev opbevaret til dette formål. En planlagt kontaktliste til en ny stilling opdateres også, så henvendelsen ikke sendes alligevel.
Virksomheden undersøger særskilt, om et begrænset dokumentationssæt fra det afsluttede forløb fortsat har et andet gyldigt grundlag. Det må ikke bruges som en skjult talentpulje. Svaret til Nanna forklarer denne forskel og eventuel fortsat opbevaring med formål og relevant periode.
En rettighedshenvendelse må ikke blot arkiveres i kandidatprofilen og vente på næste rekrutteringsrunde. Brug proceduren efter artikel 12 til at modtage, undersøge og besvare den rettidigt. De enkelte rettigheders betingelser skal stadig vurderes konkret.
Klager og særlige grunde skal afgrænses
Hvis en konkret klage opstår før den almindelige sletningsdato, kan relevant dokumentation have et fortsat nødvendigt formål. Skovkontor skal identificere materialet, det retlige grundlag, de personer der behøver adgang, og hvornår behovet skal vurderes igen. En generel formulering om »mulige fremtidige retssager« bør ikke låse alle ansøgninger for evigt.
Vejledningens krav om helt særlige grunde ved mere end tre år skal tages alvorligt. Beskriv den konkrete begrundelse og hvorfor kortere opbevaring eller et mindre datasæt ikke er tilstrækkeligt. En leverandørs manglende slettefunktion er ikke en særlig retlig grund til at bevare materialet.
Sletteundtagelsen bør ligge på den relevante sag eller de relevante dokumenter. Den skal have en ansvarlig og et kontrolpunkt. Når den konkrete sag er afsluttet, vurderes det resterende behov igen, så den midlertidige undtagelse ikke bliver den nye standard for hele arkivet.
Kontrollér kopier, leverandører og genindlæsning
Rekrutteringssystemet kan sende CV’er til e-mail, kalenderinvitationer eller et eksternt vurderingsværktøj. Et slettejob i hovedsystemet er derfor kun én del af opgaven. Identificér kopierne og aftal, hvem der sletter dem, samt hvordan afslutningen efterprøves.
Hvis leverandøren er databehandler, skal sletning og hjælp til rettigheder stemme med instruksen og aftalen. En anden rekrutteringsaktør kan have selvstændige formål, som kræver en anden vurdering. Se rollefordelingen mellem parterne frem for at antage, at alle leverandører har samme rolle.
I Skovkontors prøve slettes en testkandidat fra systemet, men CV’et findes stadig i lederens downloadmappe. Virksomheden retter arbejdsgangen og gennemfører kontrollen igen. Dokumentationen angiver nu både systemets slettehændelse og afslutningen af de relevante manuelle kopier.
For at kontrollere datoerne opretter HR også en testansøgning til et forløb, der bliver aflyst. Systemet må ikke lade denne kandidat stå som aktiv på ubestemt tid, blot fordi ingen blev ansat. Den ansvarlige afslutter forløbet og registrerer det relevante starttidspunkt for den besluttede efterfølgende opbevaring.
Hvis kandidaten senere søger en anden stilling, vurderes den nye ansøgning i det nye forløb. Det giver ikke automatisk grund til at genaktivere alle tidligere afslag, gamle vurderinger eller bilag, som skulle have været slettet.
Gem beslutningen, ikke bare antallet af måneder
En holdbar slettebeslutning beskriver formål, personkreds, materialetyper, starttidspunkt, periode, adgang, konkrete undtagelser og udførelse. Tallet »seks« eller »tre år« kan ikke stå alene. Det er også nødvendigt at vide, om perioden regnes fra ansøgningen, afslaget eller afslutningen af rekrutteringen.
Knyt beslutningen til virksomhedens dokumentation af ansvarlighed. Ved næste systemskifte kan HR dermed forklare, hvilke kandidater der skal slettes, hvilke der har et fortsat afgrænset dokumentationsbehov, og hvilke der selv har valgt en aktiv talentprofil. De tre grupper skal ikke flyttes samlet til et nyt arkiv med en ny startdato.