O notă de informare explică persoanei ce se întâmplă cu datele sale și cum își poate exercita drepturile. Documentul trebuie să descrie prelucrările reale, într-o formă accesibilă înainte sau la momentul relevant al colectării. Nu este o autorizație generală și nu poate înlocui analiza temeiului juridic, a necesității ori a securității.
Articolul 13 RGPD se aplică informațiilor colectate de la persoana vizată. Articolul 14 privește datele obținute din alte surse și adaugă cerințe specifice, inclusiv sursa și categoriile datelor. Pentru articolul 14, analizați momentele de informare și excepțiile prevăzute de text, fără a presupune că o pagină publicată pe site este suficientă în toate situațiile. RGPD, articolele 12–14.
Model de notă de informare completabilă
Cine folosește datele
Operatorul este [denumire, adresă și date de contact]. Pentru întrebări privind protecția datelor ne puteți contacta la [canal]. Dacă este aplicabil, responsabilul cu protecția datelor poate fi contactat la [date de contact].
În ce scopuri și pe ce temeiuri
Folosim [categorii de date] pentru [scop precis], în baza [temei aplicabil]. Pentru [al doilea scop], folosim [date] în baza [temei distinct]. Dacă invocăm interesul legitim, acesta constă în [interesul concret urmărit de operator sau de terț].
Cine primește datele
Datele sunt comunicate către [destinatari sau categorii explicite], pentru [rolul lor]. În cazul transferurilor către țări terțe, [descrierea transferurilor, mecanismul aplicabil și modul de obținere a informațiilor despre garanții].
Cât timp păstrăm informațiile
Pentru [scop], păstrăm [categorii] timp de [durată sau criterii inteligibile]. Pentru documentele păstrate separat în baza [obligație ori scop justificat], se aplică [regulă distinctă].
Drepturile și contactul
În condițiile RGPD, puteți solicita acces, rectificare, ștergere, restricționare și, când sunt aplicabile, portabilitate sau opoziție. Pentru utilizările bazate pe consimțământ îl puteți retrage oricând, fără afectarea legalității prelucrării anterioare. Cererile se pot trimite la [contact]. Aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă, inclusiv ANSPDCP, după caz.
Furnizarea datelor și decizii automate
Furnizarea [datelor] este [obligație legală/contractuală/necesară încheierii contractului/opțională], iar nefurnizarea are drept consecință [efect concret]. [Descrieți deciziile automatizate relevante, inclusiv profilarea, logica implicată și semnificația ori consecințele preconizate, când se aplică cerințele regulamentului.]
Date obținute din alte surse, dacă se aplică
Am obținut [categorii] din [sursa, inclusiv dacă este accesibilă publicului]. Le folosim pentru [scop], în condițiile descrise mai sus. Versiunea informării: [data].
Acesta este un schelet pentru adaptare, nu un text care trebuie publicat cu toate variantele între paranteze. Eliminați secțiunile inaplicabile numai după verificare și completați toate cerințele relevante din articolul aplicabil. Dacă prelucrarea privește mai multe categorii de persoane cu situații foarte diferite, pregătiți informări distincte sau secțiuni bine delimitate.
Matricea din spatele textului
| Întrebare editorială | Dovadă operațională necesară |
|---|---|
| Ce scop descriem? | Fișa activității și explicația proprietarului procesului |
| De ce cerem acest câmp? | Necesitatea pentru scopul declarat și caracterul opțional ori obligatoriu |
| Cine poate vedea datele? | Permisiuni interne, contracte și destinatari efectivi |
| Există acces din afara SEE? | Lista locațiilor de prelucrare și acces ale furnizorilor |
| Ce termen comunicăm? | Regula aprobată și capacitatea sistemului de a o aplica |
| Cum răspundem cererilor? | Canal funcțional, responsabil și procedură internă |
Scrierea notei începe după completarea matricei. Dacă nu știți unde păstrează furnizorul datele, formula „nu transferăm date în afara UE” nu rezolvă lipsa informației. Marcați verificarea deschisă și limitați utilizarea neclarificată, după evaluarea situației, până când documentul poate descrie realitatea.
Exemplu ipotetic: formular de ofertă
Un atelier fictiv cere numele, adresa de e-mail și descrierea unei lucrări pentru a răspunde unei solicitări. Informarea scurtă de lângă formular indică operatorul, scopul răspunsului, câmpurile necesare și o legătură vizibilă către nota completă. Persoana nu este obligată să bifeze „accept politica de confidențialitate” ca și cum informarea ar fi un consimțământ general.
Atelierul dorește și mesaje promoționale ulterioare. Acea utilizare apare separat în analiză și în informare, cu mecanismul juridic adecvat și, când este necesar, o alegere distinctă. Adresa folosită pentru răspunsul la ofertă nu intră automat în lista promoțională. În exemplu, verificarea constată că exportul administratorului includea toate solicitările, iar fluxul este corectat înainte de publicarea textului final.
O agenție parteneră transmite ulterior numele unei persoane de contact. Echipa analizează articolul 14, inclusiv sursa, momentul primei comunicări și termenul maxim relevant. Nu reutilizează fără adaptare nota concepută exclusiv pentru colectarea directă. Informațiile publice despre o persoană rămân date personale; faptul că provin de pe un site nu elimină automat obligațiile de transparență.
Publicare în locul potrivit
Plasați informarea acolo unde persoana ia decizia sau furnizează datele: formular, aplicație, recepție, proces de recrutare ori conversație relevantă. O legătură în subsolul site-ului poate fi utilă, dar nu înlocuiește furnizarea efectivă a informațiilor. Pentru colectarea pe hârtie, oferiți o cale de consultare care nu impune obligatoriu un telefon sau un cont online.
Folosiți propoziții scurte, titluri descriptive și un vocabular potrivit publicului. O listă de articole fără explicații nu spune persoanei de ce îi este cerut numărul de telefon. ANSPDCP recomandă revizuirea informării în raport cu articolele 12–14 și organizarea procedurilor pentru drepturi. Ghidul orientativ ANSPDCP.
Verificarea drepturilor descrise
Drepturile nu au toate aceleași condiții. Portabilitatea are un domeniu specific, iar ștergerea admite excepții. Evitați promisiunea că orice date vor fi eliminate imediat la simpla solicitare. Explicați drepturile clar, păstrând condițiile legale și oferind un contact accesibil pentru situația concretă.
Verificați că mesajele trimise la adresa publicată ajung la o echipă care le poate soluționa. O căsuță abandonată transformă un paragraf corect într-o experiență nefuncțională. Pentru opoziția la marketing direct, asigurați o cale ușor de folosit și oprirea utilizării relevante conform regulilor aplicabile.
Schimbări și versiuni
Păstrați data intrării în vigoare și o copie a versiunilor folosite. La un scop nou, informați persoana înainte de prelucrarea ulterioară, potrivit cerințelor aplicabile, și analizați separat legalitatea noii utilizări. Publicarea unei versiuni noi nu schimbă retroactiv condițiile în care datele au fost colectate.
Înainte de lansare, comparați nota cu formularul și cu un traseu complet al datelor. Verificați destinatarii, transferurile, termenele și contactele. Solicitați proprietarului procesului să confirme fiecare secțiune factuală. Acesta este criteriul util de finalizare: o persoană poate înțelege prelucrarea, iar organizația poate demonstra că explicațiile corespund operațiunilor sale.
Verificați și documentele descărcabile: o informare actualizată în pagină poate rămâne depășită în formularul PDF trimis persoanelor.
Documente conexe pentru aplicare
Folosiți documentele de mai jos pentru operațiunile care se întâlnesc în acest dosar. Păstrați același identificator al activității atunci când transferați informațiile între evidențe, pentru a putea explica diferențele dintre versiuni.