Tas pats tiekėjas vienai operacijai gali būti duomenų tvarkytojas, o kitai — savarankiškas valdytojas. Todėl vaidmenį reikia nustatyti konkrečiam duomenų naudojimui, o ne visai įmonei visam laikui. Sutarties pavadinimas padeda užrašyti santykį, tačiau negali pakeisti to, kas iš tikrųjų nustato tikslus ir esmines priemones.
Ši lentelė padeda išskaidyti paslaugą į operacijas, surinkti faktus ir pasirinkti tinkamą sutartinį bei organizacinį režimą. Ji ypač naudinga perkant debesijos, analitikos, personalo ar dokumentų paslaugas, kai viename dokumente sumaišytas klientų turinys, tiekėjo apskaita ir papildoma duomenų analizė.
Pradėkite nuo dviejų teisinių apibrėžimų
BDAR 4 straipsnio 7 ir 8 punktai atskiria valdytoją, kuris vienas arba kartu su kitais nustato tvarkymo tikslus ir priemones, nuo tvarkytojo, kuris tvarko asmens duomenis valdytojo vardu. Vertinamas tikrasis funkcijų pasidalijimas. Vien duomenų gavimas arba komercinis atlygis dar nenusprendžia vaidmens.
Jeigu tiekėjas saugo kliento dokumentus pagal jo nurodymus ir nenaudoja turinio savarankiškam tikslui, tai gali būti tvarkytojo operacija. Tiekėjo pareiga saugoti savo išrašytą sąskaitą gali būti atskira jo kaip valdytojo veikla. Abu teiginiai gali galioti tai pačiai įmonei, nes kalbama apie skirtingą tvarkymą.
Organizacijos darbuotojas, veikiantis pagal jos įgaliojimus, paprastai nėra atskiras išorinis tvarkytojas vien dėl darbo su duomenimis. Darbo instrukcijų ir konfidencialumo klausimus reikia atskirti nuo savarankiško paslaugos teikėjo santykio. Kitaip kiekvienam darbuotojui klaidingai pritaikomas išorės tiekėjo sutarties modelis.
Išskaidykite paslaugą į pakankamai konkrečias operacijas
Prieš pildydami vaidmens lauką sudarykite duomenų kelią: surinkimas, saugojimas, analizė, perdavimas, pagalba ir pašalinimas. Informacinių sistemų žemėlapis padeda nustatyti realius gavėjus. Kiekvienai operacijai pažymėkite duomenis, žmonių grupę, tikslą ir sprendimus priimančią šalį.
Pavyzdžiui, dokumentų platforma gali teikti talpinimą, techninę pagalbą ir savo klientų atsiskaitymų administravimą. Jei papildomai siūloma naudoti įkeltus dokumentus bendram modelio mokymui, tą operaciją vertinkite atskirai. Bendras paslaugos aprašas „duomenų saugojimas ir gerinimas“ gali paslėpti reikšmingai skirtingus sprendimus.
| Operacija | Kas nustato tikslą? | Ką būtina patikrinti | Galima išvada pagal faktus |
|---|---|---|---|
| Kliento failų talpinimas | Klientas sprendžia, kam failai tvarkomi | Ar tiekėjas veikia pagal nurodymus | Tvarkytojas šiam talpinimui |
| Tiekėjo sąskaitų administravimas | Tiekėjas vykdo savo administravimą | Konkretus savarankiškas tikslas | Atskira valdytojo operacija |
| Bendrai suplanuotas rinkimo projektas | Abi šalys lemia tikslą ir esmines priemones | Tikras bendras nustatymas ir jo etapai | Galimas bendras valdymas |
| Savarankiškas turinio naudojimas mokymui | Nustatoma pagal faktinį sprendimą | Kas pasirinko naudojimą ir apimtį | Reikalinga atskira valdytojo analizė |
Šie pavyzdžiai nėra konkrečių rinkos tiekėjų klasifikacija. Jie parodo, kokį klausimą turi išspręsti komanda. Galutinėje lentelėje vietoje žodžio „galima“ įrašykite pagrįstą išvadą arba aiškiai pažymėtą neatsakytą klausimą, kurį reikia išspręsti prieš atitinkamą naudojimą.
Atskirkite esmines priemones nuo įgyvendinimo laisvės
EDAV gairės 07/2020 padeda vertinti tikslų ir priemonių nustatymą. Reikšmingi sprendimai gali apimti, kieno ir kokie duomenys tvarkomi, jų naudojimo apimtį, gavėjus bei trukmę. Praktinių techninių priemonių pasirinkimas tam tikrame kontekste gali būti paliktas tvarkytojui.
Todėl vien faktas, kad tiekėjas pasirenka serverio programą ar šifravimo įgyvendinimą, automatiškai nepaverčia jo valdytoju. Klauskite, kokią sprendimų laisvę jis turi ir ar klientas išlaiko esminius sprendimus. Techninių ir organizacinių priemonių priedas turi derėti su šiuo pasidalijimu, kad saugos užduotys neliktų neapibrėžtos.
Standartinė paslauga taip pat nėra savaiminis valdytojo statuso įrodymas. Klientas gali pasirinkti naudoti standartizuotą priemonę savo tikslui, tačiau reikia patikrinti sąlygas, faktinį naudojimą ir tiekėjo savarankiškus tikslus. Derybų galimybių stoka ir vaidmens teisinė analizė nėra tapatūs klausimai.
Užpildytas talpinimo ir papildomos analizės pavyzdys
Hipotetinė bendrovė įkelia darbuotojų dokumentus į paslaugą, kuri juos saugo ir pateikia tik bendrovės paskirtiems naudotojams. Klientas nustato dokumentų paskirtį, asmenų grupes ir saugojimo instrukcijas. Tiekėjas parenka techninę infrastruktūrą pagal sutartas apsaugas. Šiai operacijai komanda pagrindžia tvarkytojo vaidmenį ir patikrina 28 straipsnio sąlygas.
Vėliau tiekėjas pasiūlo analizuoti visų klientų dokumentų turinį savo produkto modelio mokymui. Šis pasiūlymas nėra automatiškai padengtas ankstesne talpinimo išvada. Komanda nustato, kas pasirinko mokymo tikslą, kokie duomenys naudojami ir ar klientas tik duoda leidimą, ar kartu nustato atitinkamą tvarkymą. Atsakymas lemia atskirą vaidmens ir teisėtumo analizę.
Sprendimo įrašas galėtų būti toks: „Talpinimas vertintas kaip tvarkymas kliento vardu; savarankiško mokymo operacija nepatvirtinta ir nepatenka į duotų instrukcijų apimtį. Prieš ją vykdant reikia nustatyti vaidmenį, pagrindą, informavimą ir kitas sąlygas.“ Tikslo keitimo testas padeda įvertinti papildomą naudojimą, o anonimizavimo patikra reikalinga, jei teigiama, kad naudojamas tik anoniminis rezultatas.
Bendram valdymui reikia bendro nustatymo
BDAR 26 straipsnis aktualus, kai dvi ar daugiau šalių bendrai nustato tikslus ir priemones. Vien abipusė komercinė nauda, to paties įrankio naudojimas ar duomenų perdavimas dar neįrodo bendro valdymo. Išsiaiškinkite, kaip šalių sprendimai susiję ir kokiuose etapuose jos iš tikrųjų dalyvauja.
Jei bendras valdymas nustatytas tik rinkimo ir perdavimo etapui, neperkelkite išvados automatiškai visam gavėjo vėlesniam naudojimui. Lentelėje nurodykite tikslų etapą ir susijusias operacijas. Taip galima parengti aiškų susitarimą ir privatumo pranešimą, kuriame žmogus supranta, kas atsakingas už konkretų procesą.
26 straipsnio susitarime skaidriai paskirstomos atitinkamos pareigos, ypač dėl teisių ir informavimo, kiek jų nenustato taikoma teisė. Susitarimo esmė turi būti prieinama duomenų subjektui. Jo teisėmis galima naudotis kiekvieno bendro valdytojo atžvilgiu, nepaisant tarpusavio paskirstymo; susitarimas negali panaikinti šių teisių.
Tvarkytojo santykiui pritaikykite 28 straipsnį
Kai nustatytas tvarkytojas, sutartyje ar kitame taikomame teisės akte turi būti 28 straipsnio reikalaujamas turinys: dalykas, trukmė, pobūdis, tikslas, duomenų rūšys, subjektų kategorijos ir valdytojo pareigos bei teisės. Taip pat reikia atitinkamų instrukcijų, konfidencialumo, saugumo, pagalbos, subtvarkymo, pabaigos ir patikros sąlygų.
Duomenų trynimo koncepcija padeda konkretizuoti pabaigos eigą, o audito įrodymų užduotis — reikalingos informacijos ir patikrų apimtį. Sutartis neturi likti atskirta nuo praktinio pagalbos kanalo. Jei klientas negali įgyvendinti taisymo ar gauti incidento duomenų, bendras sakinys apie pagalbą neparodo veikiančio proceso.
Sutarties nebuvimas yra atitikties spraga, tačiau savaime nepaverčia pagal nurodymus veikiančio teikėjo savarankišku valdytoju. Priešinga klaida — manyti, kad pasirašytas 28 straipsnio dokumentas paverčia savarankišką naudojimą vien tvarkymu kliento vardu. Reikia suderinti faktus ir dokumentus.
Subtvarkytojams nustatykite leidimo ir pokyčių eigą
BDAR 28 straipsnis numato išankstinį konkretų arba bendrą rašytinį valdytojo leidimą kitam tvarkytojui pasitelkti. Bendro leidimo atveju turi būti informuojama apie numatomus pakeitimus, suteikiant galimybę prieštarauti. Sutartyje paaiškinkite, kokiu kanalu gaunamas pranešimas ir kaip organizacija priima sprendimą.
Prie kiekvieno subtvarkytojo nustatykite operaciją, duomenų apimtį ir susijusias apsaugas. Vien juridinių asmenų sąrašas neatskleidžia, kas daroma. Jei atsiranda gavėjas trečiojoje šalyje, reikia ir atskiro perdavimo poveikio vertinimo arba kitos taikomos perdavimo analizės; subtvarkytojo leidimas pats nepakeičia BDAR V skyriaus sąlygų.
Teisėtumą ir informavimą tikrinkite po vaidmens išvados
Valdytojo statusas nėra teisinis pagrindas naudoti duomenis. Nustatęs savarankišką tikslą, atitinkamas valdytojas turi įvertinti 6 straipsnio pagrindą, papildomas specialių kategorijų sąlygas ir kitus reikalavimus. Tai, kad duomenys gauti pagal komercinę sutartį, neatsako į visus šiuos klausimus.
Informavimo netiesiogiai gavus duomenis eiga gali būti aktuali savarankiškam gavėjui, o pradinio valdytojo pranešime turi būti tinkamai aprašyti gavėjai ir atskleidimas. Nei valdytojo, nei tvarkytojo etiketė neturi tapti būdu palikti žmogų be aiškaus informavimo arba prašymų kanalo.
Patvirtinkite faktus ir peržiūros įvykius
Galutiniame sprendimo įraše nurodykite operaciją, vaidmenį, pagrindžiančius faktus, peržiūrėtas sutartis ir neatsakytus klausimus. Atskirai užfiksuokite, kokias prielaidas pateikė tiekėjas ir ką patikrinote patys. Viešas privatumo pranešimas, paslaugos sąlygos ir techninis veikimas turi būti palyginti, nes jie gali aprašyti nevienodą apimtį.
Peržiūrą inicijuoja naujas savarankiškas naudojimas, pakeistas duomenų rinkinys, gavėjas arba sprendimų pasidalijimas. Paprastas techninis pakeitimas ne visada keičia vaidmenį, tačiau esminis naujas tikslas gali jį pakeisti. Sprendimo savininkas turi suprasti šį skirtumą ir neleisti senai sutarties etiketei automatiškai padengti naujos paslaugos funkcijos.
Atsakomybę vertinkite pagal konkrečias taikomas pareigas ir veiksmus. BDAR 28 straipsnio 10 dalis numato valdytojo vertinimą tam tvarkymui, kai tvarkytojas, pažeisdamas reglamentą, pats nustato tikslus ir priemones. Ne kiekviena techninė klaida automatiškai pakeičia vaidmenį. Tarpusavio sutartinis atsakomybės paskirstymas taip pat nepanaikina duomenų subjekto teisių ar priežiūros institucijos įgaliojimų. Todėl užfiksuokite tikrą sprendimą ir jo priėmėją, o ne vien kaltę apibūdinančią etiketę.