Prieš skambindamas dėl kandidato rekomendacijos, atrankos darbuotojas turi žinoti tris dalykus: kokį profesinį faktą reikia patikrinti, ar šaltinis yra buvęs, ar esamas darbdavys ir koks veiksmas kandidato atžvilgiu jau atliktas. Gyvenimo aprašyme paminėta darbovietė nėra bendras leidimas slapta teirautis apie visą žmogaus gyvenimą. Praktinis rezultatas yra trumpas prašymo protokolas, aiškūs klausimai ir ribotos prieigos atsakymo įrašas.
Lietuvoje buvusio ir esamo darbdavio skirtumas nustatytas nacionaliniame įstatyme. Todėl bendras tarptautinis atrankos šablonas turi būti pritaikytas prieš perduodant užduotį personalo komandai ar atrankos agentūrai. Šis darbo lapas skirtas rekomendacijų rinkimui dėl kvalifikacijos, profesinių gebėjimų ir dalykinių savybių; specialios reputacijos ar teistumo patikros vertinamos atskirai.
Nacionalinė taisyklė ir bendras BDAR pagrindas
Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo 5 straipsnio 3 dalis leidžia rinkti nurodytų kategorijų kandidato duomenis iš buvusio darbdavio prieš tai informavus kandidatą, o iš esamo darbdavio – tik kandidato sutikimu. Tai patikrinta suvestinėje redakcijoje nuo 2026 m. birželio 30 d. Senesnėje metodinėje medžiagoje ta pati rekomendacijų taisyklė gali būti nurodyta ankstesniu dalies numeriu. Galiojantis ADTAĮ 5 straipsnis.
Ši nacionalinė sąlyga nepanaikina BDAR reikalavimų dėl konkretaus tikslo, teisinio pagrindo, būtinybės, skaidrumo ir saugojimo. Informavimas apie buvusio darbdavio apklausą savaime nėra naujas savarankiškas BDAR 6 straipsnio pagrindas. Pasirinktą bendrą pagrindą ir papildomą nacionalinę sąlygą užrašykite atskirose skiltyse. Teisinio pagrindo pasirinkimo matrica padeda parodyti abu sprendimus.
VDAI darbo santykių gairėse taip pat atskiriami buvusio ir esamo darbdavio kontaktai bei renkamos informacijos ribos. Naudojant senesnes gaires reikia tikrinti dabartinę įstatymo redakciją, ypač kitoms patikroms, kurių reguliavimas vėliau keitėsi. VDAI darbo santykių gairės verslui.
Užpildytas sprendimas prieš kontaktą
Hipotetinė įmonė ieško projektų koordinatoriaus. Po pokalbio ir praktinės užduoties lieka neaišku, kokios apimties projektus kandidatas pats koordinavo. Įmonė planuoja patikrinti tik šią aplinkybę, o ne rinkti bendrą neformalų atsiliepimą apie žmogų.
| Laukas | Užpildytas pavyzdys |
|---|---|
| Atranka | Projektų koordinatorius, vidinis atrankos numeris A-17 |
| Tikrinamas klausimas | Savarankiškai koordinuotų darbų pobūdis ir atsakomybės ribos |
| Šaltinis | Buvusios darbovietės įgaliotas atstovas |
| Nacionalinė sąlyga | Kandidatas iš anksto informuotas apie šį kontaktą ir tikslą |
| BDAR pagrindo vertinimas | Dokumentuotas būtinybės ir pasirinkto pagrindo vertinimas atrankos byloje |
| Klausimų apimtis | Trys su pareigų reikalavimais susiję klausimai |
| Rezultato naudojimas | Tik šiai atrankai; sprendimą priima atsakingi žmonės |
| Prieiga | Atrankos specialistas ir sprendimą priimantis vadovas |
Lentelėje neturi likti vien žymos „leidimas yra“. Įrašykite, kada ir kokiu tekstu kandidatas informuotas, arba kur išsaugotas sutikimas kreiptis į dabartinį darbdavį. Jei šaltinio statusas neaiškus, išsiaiškinkite jį prieš skambindami. Ankstesnė vadovo pareigybė dar neparodo, ar bendrovė šiuo metu tebėra kandidato darbdavys.
Informavimas prieš kreipiantis į buvusį darbdavį
Kandidatui pateikite aiškų paaiškinimą, į kurią buvusią darbovietę ketinama kreiptis, dėl kokio profesinio klausimo ir kaip atsakymas bus naudojamas. Praktinis tekstas: „Šios atrankos metu planuojame kreiptis į jūsų nurodytą buvusį darbdavį dėl projektų koordinavimo funkcijų ir atsakomybės. Gautą informaciją vertins atrankos komanda kartu su jūsų pateiktais duomenimis.“ Tai informavimo pavyzdys, kurį papildo išsamus privatumo pranešimas.
Informavimą atlikite iki duomenų rinkimo, išsaugodami jo faktą. Pranešimas po jau įvykusio skambučio neatkuria praleisto išankstinio veiksmo. Jei kandidatas nurodo klaidingą kontaktą arba paaiškina, kad šaltinis neturi tiesioginių žinių apie vertinamą darbą, peržiūrėkite planą prieš tęsdami.
Jeigu bendras BDAR pagrindas suteikia teisę prieštarauti, paaiškinkite ją ir įvertinkite gautą prieštaravimą pagal taikomas sąlygas. Nacionalinės taisyklės nereikia išversti į teiginį, kad kandidatui pakanka pranešti ir jo aplinkybės daugiau nebesvarbios. Patikros būtinybė ir mastas turi likti pagrįsti konkrečia atranka.
Esamas darbdavys: konkretus sutikimas ir tikras pasirinkimas
Kreipimasis į dabartinę darbovietę gali atskleisti, kad žmogus ieško kito darbo. Todėl šaltinio patikra čia ypač reikšminga. Neprašykite visuotinio leidimo susisiekti su bet kuo ir bet kada. Įvardykite esamą darbdavį, kontaktinį asmenį ar funkciją, tikrinamus klausimus ir planuojamą etapą.
Pavyzdinis pasirinkimas: „Sutinku, kad atrankos A-17 metu būtų kreiptasi į mano dabartinio darbdavio personalo atstovą dėl nurodytų profesinių funkcijų patvirtinimo. Kontaktas gali vykti tik nuo su manimi suderintos datos.“ Sutikimo tekstas neturi apimti nesusijusių sveikatos, šeimos ar finansinių duomenų. Jo galiojimą vertinkite pagal tikras pasirinkimo aplinkybes, o ne vien parašo buvimą.
Jeigu kandidatas nenori, kad darbdavys sužinotų apie atranką, apsvarstykite mažiau rizikingą alternatyvą: darbo pavyzdį, papildomą profesinę užduotį, dokumentą arba buvusį darbdavį. Sutikimo laisvę ir spaudimo poveikį paaiškina EDPB sutikimo gairės 05/2020. Automatinis atmetimas vien už nesutikimą gali kelti abejonių dėl tikro pasirinkimo.
Atšaukus sutikimą prieš skambutį, sustabdykite suplanuotą kontaktą ir informuokite įtrauktą agentūrą. Jei duomenys jau surinkti, atskirai įvertinkite jų tolesnį naudojimą ir saugojimą pagal taikomus pagrindus; neslėpkite fakto, kad kontaktas jau įvyko. Atšaukimas nepanaikina ankstesnio teisėto tvarkymo, tačiau negali būti ignoruojamas būsimuose veiksmuose.
Klausimai, kuriuos galima susieti su pareigomis
Prieš pokalbį parenkite vienodą reikšmingų klausimų rinkinį. Projektų koordinatoriaus pavyzdyje galima teirautis, kokias projektų dalis kandidatas koordinavo, su kokiomis komandomis bendradarbiavo ir kokiu būdu sekė terminų laikymąsi. Kiekvienas klausimas turi padėti patikrinti paskelbtą pareigų reikalavimą, o ne rinkti bendrą socialinį vertinimą.
Venkite abstraktaus „papasakokite viską, ką apie jį žinote“. Toks klausimas skatina atskleisti nereikalingą informaciją, gandus ir asmeninę nuomonę apie nesusijusias aplinkybes. Geriau paprašyti vieno tiesiogiai stebėto profesinio pavyzdžio ir aiškiai atskirti faktą nuo pašnekovo vertinimo.
Jei pašnekovas pradeda kalbėti apie šeimą, sveikatą, politines pažiūras ar kitus pareigoms nereikalingus dalykus, grąžinkite pokalbį prie klausimo. Nereikia visko perrašyti į atrankos sistemą vien todėl, kad informacija pasakyta savanoriškai. Duomenų kiekio mažinimo auditas padeda peržiūrėti klausimyną ir nereikalingus sistemos laukus.
Rekomendacija nėra teistumo patikros pakaitalas
Klausimas apie profesinius gebėjimus nesuteikia bendro leidimo prašyti informacijos apie apkaltinamuosius nuosprendžius ar nusikalstamas veikas. Šiai informacijai taikomas atskiras reguliavimas. Jei konkrečioms funkcijoms reikia tokios patikros, atskirai nustatykite jos pagrindą, apimtį ir apsaugos priemones pagal darbuotojų teistumo patikros Lietuvoje modelį.
Taip pat neprašykite rekomendaciją teikiančio asmens atsiųsti visos buvusios darbuotojo bylos. Jo darbdavys turi savarankiškai įvertinti duomenų atskleidimo teisėtumą ir savo atstovo įgaliojimus. Tai, kad naujas darbdavys turi teisėtą atrankos tikslą, nėra neribotas leidimas senajam darbdaviui perduoti kiekvieną turimą dokumentą.
Kaip užrašyti atsakymą nekuriant gandų bylos
Įraše nurodykite pokalbio datą, šaltinio profesinį vaidmenį, užduotą klausimą, trumpą atsakymą ir žinomą jo pagrindą. Formuluotė „pagal pašnekovo tiesioginę patirtį koordinavo vieną darbų etapą“ skiriasi nuo nepatikrinto teiginio „nesugeba vadovauti“. Išsaugokite būtent vertinimui reikalingą informaciją ir jos ribotumą.
Hipotetinis įrašas: „Buvęs projekto vadovas patvirtino terminų sekimą viename projekte, tačiau biudžeto valdymo funkcijos nežino. Kandidato teiginys apie biudžetą šiuo šaltiniu nei patvirtintas, nei paneigtas. Atrankos komanda paprašys konkretaus darbo pavyzdžio.“ Toks įrašas nepadaro informacijos stokos neigiama išvada apie žmogų.
Jei pasirenkamas garso įrašymas, jis yra papildomas duomenų tvarkymas, kurį reikia atskirai pagrįsti ir apie kurį tinkamai informuoti. Įprastai užduočiai pirmiausia įvertinkite, ar pakanka tikslios trumpos rašytinės santraukos. Visos pokalbio kopijos kaupimas gali padidinti duomenų apimtį nepadėdamas priimti geresnio sprendimo.
Prieštaringa informacija ir kandidato paaiškinimas
Gavę atsakymą, kuris skiriasi nuo kandidato pateiktų faktų, patikrinkite, ar kalbama apie tą patį laikotarpį, projektą ir funkciją. Pareigų pavadinimas skirtingose organizacijose gali reikšti nevienodą atsakomybę. Buvęs vadovas taip pat gali nežinoti vėliau pasikeitusių užduočių. Neigiama išvada neturi atsirasti vien dėl skirtingos terminijos.
Suteikite kandidatui praktinę galimybę paaiškinti reikšmingą neatitiktį ir pateikti tikslinantį įrodymą. Gavę pataisą, atnaujinkite atrankos įrašą ir nurodykite, kas liko nepatvirtinta. Duomenų tikslumo ir taisymo procedūra padeda atskirti faktinės klaidos pataisymą nuo skirtingos profesinės nuomonės.
Atsakymus dėl duomenų subjektų teisių vertinkite pagal BDAR ir kitų asmenų teises. Nežadėkite šaltiniui absoliutaus anonimiškumo, jei negalite teisiškai užtikrinti, kad jokia informacija nebus atskleista. Taip pat neperduokite kandidatui nesusijusių šaltinio asmeninių duomenų vien todėl, kad jie pateko į vidinę pastabą.
Atrankos agentūros ir netiesiogiai gauti duomenys
Jei rekomendacijas renka agentūra, sutarkite, kas informuoja kandidatą, tikrina šaltinio statusą ir išsaugo sutikimo įrodymą. Prieš perduodami kontaktų sąrašą įsitikinkite, kad agentūra supranta skirtumą tarp buvusios ir dabartinės darbovietės. Bendras sutarties sakinys apie BDAR nepakeičia konkrečios skambučio užduoties.
Agentūros vaidmuo priklauso nuo faktinių sprendimų ir paslaugos modelio. Aiškiai aprašykite, ar ji vykdo jūsų nurodymus, ar turi savarankiškų tikslų, ir kaip perduoda rezultatą. Informavimas netiesiogiai gavus duomenis padeda patikrinti informaciją apie šaltinius, gavėjus ir naudojimą, kai kandidato duomenys gaunami ne vien iš jo paties.
Neleiskite agentūrai tyliai panaudoti vienai atrankai gautos rekomendacijos visoms būsimoms klientų užklausoms. Naujas tikslas, gavėjas ir laikas turi būti įvertinti atskirai. Kontaktinio asmens prieinamumas profesiniame tinkle taip pat nepakeičia kandidato informavimo ar sutikimo sąlygos konkrečiam darbdaviui.
Atrankos užbaigimas ir prieigos uždarymas
Pasibaigus atrankai, atskirkite sprendimui ir pagrįstam jo paaiškinimui reikalingą ribotą įrašą nuo darbo užrašų, pasikartojančių laiškų bei nereikalingų priedų. Saugojimo trukmę nustatykite pagal taikomas prievoles ir konkretų poreikį, o ne palikite numatytą sistemos būseną „saugoti visada“. Teisės aktu nustatytą dokumentų kategoriją tikrinkite pagal tikrą dokumento rūšį.
Dokumentų saugojimo rodyklės taikymo lapas padeda atskirti privalomus dokumentus nuo automatiškai kaupiamų kopijų. Priėmus kandidatą, ne visa rekomendacijų medžiaga turi tapti visiems būsimiems vadovams prieinama darbuotojo istorija. Perkelkite tik tai, kam išlieka pagrįstas tikslas, ir peržiūrėkite gavėjų teises.
Prieš naudodami procedūrą išbandykite tris situacijas: buvęs darbdavys, dabartinis darbdavys be sutikimo ir atšauktas sutikimas prieš suplanuotą kontaktą. Atsakingas darbuotojas turi žinoti, kada galima tęsti, kada reikia sustoti ir kur matoma aktuali būsena. Jei agentūra gauna tik pasenusį eksportą, pakeiskite informacijos perdavimo procesą prieš kitą atranką.
Klaidingam adresatui parengto prašymo sustabdymas
Prieš išsiunčiant rekomendacijos prašymą antras komandos narys gali sutikrinti organizacijos pavadinimą ir kontaktą su kandidato pateikta informacija. Hipotetiniame pavyzdyje sistema pasiūlo dabartinės darbovietės bendrą adresą vietoj buvusios įmonės kontakto. Sutikimo dabartinei darbovietei nėra, todėl siuntimas sustabdomas, adresas pataisomas ir patikrinama, ar agentūrai nebuvo perduota ta pati klaidinga užduotis.
Šis kontrolės žingsnis ypač naudingas, kai keli darbdaviai turi panašius pavadinimus arba kontaktas automatiškai papildomas iš išorinio katalogo. Atrankos numeris ir tikslus šaltinio statusas turi keliauti kartu su užduotimi. Patikros įraše pakanka pažymėti nustatytą neatitikimą bei pataisą; nereikia kurti papildomos kandidato visų darboviečių duomenų bazės.