Registrul încălcărilor de securitate păstrează faptele, efectele și măsurile legate de fiecare încălcare a datelor personale. El include și cazurile pentru care operatorul decide motivat că notificarea autorității nu este necesară. Scopul este reconstruirea deciziei pe baza informațiilor disponibile la momentul respectiv, inclusiv a incertitudinilor și a completărilor ulterioare.
Articolul 33 alineatul (5) RGPD cere documentarea încălcărilor astfel încât autoritatea să poată verifica respectarea cerințelor. Un incident informatic nu este automat o încălcare de date personale; analiza trebuie să stabilească dacă există pierdere, distrugere, modificare, divulgare ori acces neautorizat la date. RGPD, articolele 4 punctul 12 și 33.
Model de registru completabil
| Câmp | Conținut recomandat |
|---|---|
| Identificator | Cod unic și legătura cu incidentul tehnic, fără dublarea inutilă a dosarului |
| Semnalare | Cine a observat situația, când și prin ce canal |
| Luare la cunoștință | Momentul și faptele care susțin constatarea încălcării |
| Cronologie | Evenimente confirmate, estimări și sursa fiecărei informații |
| Natura încălcării | Confidențialitate, integritate, disponibilitate ori combinația relevantă |
| Date și persoane | Categorii și numere aproximative, cu limitele estimării |
| Efecte posibile | Consecințe concrete pentru persoane, nu doar pierderi pentru firmă |
| Măsuri imediate | Izolare, retragerea accesului, recuperare și conservarea probelor |
| Evaluarea riscului | Argumente, incertitudini, măsuri și concluzia datată |
| Autoritate | Decizia de notificare, justificarea, momentul trimiterii și referința |
| Persoane vizate | Decizia distinctă privind informarea și mesajele relevante |
| Remediere | Cauză, acțiune, responsabil, verificare și termen intern |
| Închidere | Rezultatul final, riscurile rămase și condițiile de redeschidere |
Aceste câmpuri sunt o structură practică și nu impun un anumit software. Un registru tabelar poate trimite la un dosar restricționat cu probe. Nu puneți în tabelul accesibil multor persoane parole, date medicale sau copii integrale ale informațiilor divulgate. Înregistrați referințe către materialele necesare investigației.
Separarea faptelor de ipoteze
Folosiți explicit stările „confirmat”, „estimat” și „de verificat”. Dacă 300 de înregistrări erau accesibile, dar nu știți câte au fost consultate, consemnați ambele informații. Absența unui jurnal de acces nu dovedește că nimeni nu a accesat datele. Nu transformați lipsa probei într-o certitudine favorabilă operatorului.
Pentru fiecare modificare importantă, păstrați data și autorul actualizării. Numărul persoanelor poate crește după analiza unui export sau poate scădea după eliminarea duplicatelor. Registrul trebuie să explice de ce evaluarea s-a schimbat, astfel încât notificările inițiale și completările ulterioare să poată fi corelate.
Exemplu ipotetic: atașament trimis greșit
Un angajat al unei firme fictive trimite unui client un fișier destinat altui client. Fișierul conține nume, adrese de e-mail și informații despre o comandă. Destinatarul semnalează eroarea. Echipa înregistrează imediat ora semnalării, verifică fișierul exact și cere ștergerea fără redistribuire, păstrând comunicarea relevantă.
Prima ipoteză este că documentul a ajuns la o singură persoană cunoscută. Confirmarea ștergerii poate reduce riscul, dar nu șterge faptul divulgării și nu înlocuiește evaluarea. Echipa examinează sensibilitatea informațiilor, relația destinatarului cu persoanele afectate, posibilitatea folosirii abuzive și eventualele copii. Decizia de notificare este consemnată separat de măsura recuperării.
Ulterior, se constată că fișierul includea o filă ascunsă cu alte persoane. Registrul este actualizat, iar riscul reevaluat pe noul perimetru. Dacă noua informație schimbă obligația de notificare sau informare, operatorul acționează conform cerințelor aplicabile și explică evoluția. Exemplul nu stabilește dinainte că o eroare de e-mail este „minoră” ori că trebuie întotdeauna notificată; contează faptele și riscurile.
Două decizii de notificare, două praguri
Pentru autoritate, articolul 33 prevede notificarea fără întârzieri nejustificate și, dacă este posibil, în cel mult 72 de ore de la luarea la cunoștință, exceptând situația în care este puțin probabil să existe un risc pentru drepturi și libertăți. Pentru persoanele vizate, articolul 34 privește riscul ridicat și informarea fără întârzieri nejustificate, cu excepțiile sale specifice. RGPD, articolele 33–34.
În registru, folosiți rubrici diferite pentru aceste decizii. Nu deduceți automat că notificarea autorității impune și comunicarea individuală sau că lipsa riscului ridicat permite omiterea notificării autorității. Explicați concluziile prin categoriile datelor, context, consecințe și măsurile efective.
Legătura cu notificarea ANSPDCP
ANSPDCP publică pagina oficială pentru notificarea încălcărilor conform RGPD, cu formularul și trimiterea către depunerea online. Pagina ANSPDCP pentru notificare. Păstrați în registru referința depunerii, copia conținutului transmis și eventualele completări. Nu confundați formularul RGPD cu cel separat pentru situații reglementate de Legea nr. 506/2004.
Dacă organizația operează în mai multe state, analizați autoritatea competentă și mecanismul aplicabil; nu presupuneți că sediul unui furnizor determină singur unde notifică operatorul. Registrul trebuie să consemneze această analiză atunci când este relevantă, precum și cine a coordonat comunicările.
Conservarea probelor și remedierea
Izolarea unei resurse sau retragerea unui drept de acces poate fi urgentă. Coordonarea tehnică trebuie să limiteze expunerea și să conserve probele necesare, fără a întârzia măsurile de protecție. Notați ce a fost modificat, cine a făcut schimbarea și ce informații au fost salvate pentru analiză. Copiile de investigație primesc propriile restricții de acces și păstrare.
Măsura finală trebuie legată de cauză. Pentru un export greșit, simpla instruire poate fi insuficientă dacă aplicația permite trimiterea necontrolată a tuturor datelor. Examinați filtrarea, previzualizarea destinatarului, permisiunile și volumul implicit. Atribuiți fiecare remediere unei funcții care o poate implementa și unei persoane care verifică rezultatul.
Închiderea fără pierderea informației
Un caz poate fi închis operațional după limitarea expunerii și finalizarea acțiunilor, dar poate rămâne deschis pentru completări cerute de autoritate. Stabiliți stările distincte pentru investigație, comunicări și remediere. Astfel, o etichetă „închis” nu ascunde obligații încă active.
Revizuiți periodic tiparele: aceleași erori de destinatari, permisiuni uitate sau restaurări eșuate. Folosiți date agregate pentru învățare, protejând persoanele implicate. Registrul trebuie să susțină responsabilitatea și prevenirea, nu să descurajeze semnalarea timpurie prin atribuirea automată a vinei celui care a observat problema.
Acces la registru și continuitatea evidenței
Limitați drepturile de modificare la persoanele care gestionează cazurile și permiteți consultarea numai funcțiilor care au nevoie de informație. Păstrați istoricul modificărilor și o metodă de lucru alternativă dacă sistemul principal este indisponibil în timpul incidentului. Numărul cazului trebuie să rămână același când notele temporare sunt transferate în registru. Verificați că anexele nu se pierd și că orele sunt interpretate în același fus orar. Pentru incidente comunicate de furnizori, înregistrați separat momentul declarat de furnizor și momentul primirii informației de către operator. Diferența poate conta pentru înțelegerea cronologiei și a obligațiilor fiecărei părți.
Confirmați și păstrarea referinței unice la fiecare completare a dosarului.
Documente conexe pentru aplicare
Folosiți documentele de mai jos pentru operațiunile care se întâlnesc în acest dosar. Păstrați același identificator al activității atunci când transferați informațiile între evidențe, pentru a putea explica diferențele dintre versiuni.