Oikaisuoikeus tarkoittaa oikeutta saada itseään koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjatuiksi ilman aiheetonta viivytystä. Se kattaa myös puutteellisten tietojen täydentämisen käsittelyn tarkoitus huomioon ottaen. Käytännössä korjaus ei ole valmis, jos asiakaspalvelija vaihtaa osoitteen yhteen näkymään mutta seuraava järjestelmätuonti palauttaa vanhan arvon.
GDPR:n 16 artikla antaa tämän oikeuden. Sen rinnalla 5 artiklan täsmällisyysperiaate edellyttää rekisterinpitäjältä kohtuullisia toimia myös oma-aloitteisesti. Tässä oppaassa kuvitteellisen Kurssipiha Oy:n osallistuja pyytää korjaamaan yhteystietonsa ja virheellisen poissaolomerkinnän. Täytetty ratkaisu näyttää pyynnön arvioinnin, väliaikaisen rajoituksen, vastaanottajille ilmoittamisen ja lopullisen vastauksen.
Korjaus, täydennys vai historiallisesti oikea tieto?
Tiedon täsmällisyyttä arvioidaan suhteessa sen tarkoitukseen. Nykyisen toimitusosoitteen kenttä on virheellinen, jos siinä on vanha osoite. Aikaisemman toimituksen tositteessa sama osoite voi kuvata oikein sitä, minne paketti tuolloin lähetettiin. Kaikkien aikaisempien asiakirjojen korvaaminen nykyisellä tiedolla voisi vääristää historiaa.
Myös puutteellinen tieto voi johtaa virheelliseen kuvaan. Merkintä ”ei osallistunut kurssille” on eri asia kuin ”osallistui, mutta läsnäolo jäi kirjaamatta ensimmäisellä tunnilla”. Jos käsittelyn tarkoitus on todeta suoritettu koulutus, puuttuvalla osallistumismerkinnällä on merkitystä. Täydentäminen voi tapahtua myös henkilön toimittaman lisäselvityksen avulla; rekisterinpitäjän ei silti tarvitse liittää aineistoon mitä tahansa tarkoitukseen kuulumatonta tekstiä.
| Pyynnön kohde | Arvioitava kysymys | Mahdollinen ratkaisu |
|---|---|---|
| Väärin kirjoitettu nimi | Kenen tietoa merkintä koskee? | Korjaa nimi ja virheestä syntyneet rinnakkaistunnisteet |
| Nykyinen osoite | Onko kyse tämänhetkisestä yhteystiedosta? | Päivitä aktiivinen osoite |
| Vanhan lähetyksen osoite | Kuvaako merkintä tapahtumahetkeä oikein? | Säilytä asianmukainen historia, erota nykyisestä osoitteesta |
| Puuttuva osallistuminen | Mitä luotettava selvitys osoittaa? | Täydennä suoritustieto ja tarkista seuraukset |
| Kielteinen arvio | Onko kirjaus väärä vai erimielisyys arviosta? | Tutki perusteet; korjaa virhe tai käsittele tarkoitukseen liittyvä täydennys |
Tietojen täsmällisyyden käytännöt koskevat koko tiedon elinkaarta. Oikaisupyyntö on puolestaan henkilön käynnistämä yksilöity asia, johon tarvitaan perusteltu vastaus. Näitä ei pidä sekoittaa siihen, että henkilö pyytää tarpeettomien tietojen poistamista.
Arvostelun oikaisu ei tarkoita menneisyyden kirjoittamista uudelleen
Unionin tuomioistuimen Nowak-ratkaisu C-434/16 koski aiempaa tietosuojadirektiiviä. Sen 52–54 kohdissa havainnollistetaan tarkoituksen merkitystä: tietosuojaoikeudella ei voi korjata jälkikäteen kokeessa annettuja vääriä vastauksia oikeiksi. Sen sijaan toisen kokelaan vastauksen liittäminen väärään henkilöön tai puuttuvasta sivusta syntynyt puutteellisuus voi olla korjattava henkilötietovirhe.
Samoin Kurssipihan arviointiin tyytymättömyys ei yksin osoita, että arvioijan mielipide olisi kirjattu virheellisesti. Yrityksen pitää silti tutkia väite esimerkiksi väärästä osallistujasta, virheellisistä lähtötiedoista tai arvioinnin väärästä tallentamisesta. Oikaisuoikeutta ei saa torjua automaattisesti nimeämällä kaikki merkinnät mielipiteiksi. Varsinaisen kurssiarvosanan muutoksenhakumenettely ja henkilötietojen oikaisu voivat olla erillisiä, rinnakkain merkityksellisiä menettelyjä.
Ota pyyntö vastaan ja tunnista henkilö oikeasuhtaisesti
Kurssipihan osallistuja Aino kirjoittaa asiakaspalveluun: ”Osoitteeni on väärin ja todistuksessa lukee, etten suorittanut käytännön osuutta. Olin paikalla molempina päivinä.” Viesti ei nimeä GDPR:ää, mutta sen sisältöstä tunnistetaan oikaisupyyntö. Työntekijä kirjaa vastaanottopäivän, pyydetyt muutokset ja vastuuhenkilön. Organisaatio ei vaadi uutta lomaketta vain siksi, että viesti tuli tavalliseen tukikanavaan.
Aino lähettää viestin tunnistetun asiakastilinsä kautta. Yritys käyttää olemassa olevaa tunnistamista eikä pyydä varmuuden vuoksi passikopiota. Jos pyyntö tulisi tuntemattomasta osoitteesta ja sillä yritettäisiin muuttaa myös palautusten pankkitiliä, lisäselvitys voisi olla tarpeen. Pyydettävä tieto rajataan todellisen epäilyn selvittämiseen.
Tietosuojavaltuutetun oikaisuoikeuden ohje korostaa tarpeellisten tunnistamistietojen käyttöä ja perusteltua vastaamista. Asiakasta autetaan yksilöimään virhe, jos se ei vielä käy ilmi. Tunnistamisen tarkoituksena on estää väärän henkilön tekemä muutos, ei tehdä oikeuden käyttämisestä tarpeettoman vaikeaa. Tietopyyntöjen vastaanoton menettely pitää määräajat ja lisäkysymykset samassa asiassa.
Täytetty selvitys ja väliaikainen rajoitus
Kurssipihan vastuuhenkilö löytää kolme tietolähdettä. Ilmoittautumislomakkeella on Ainon vanha osoite. Opettajan osallistumislistassa on läsnäolomerkintä molemmilta päiviltä. Todistusjärjestelmässä toisen päivän tiedosto on jäänyt tuomatta, minkä vuoksi automaattinen sääntö on merkinnyt suorituksen puuttuvaksi.
Osoitteen korjaus hyväksytään erillisenä selvänä osana. Läsnäolotieto tarkistetaan opettajan listasta, ja puuttuva tuonti korjataan. Yritys ei odota teknisen selvityksen päättymistä ennen kuin se estää kiistetyn puuttuvan suorituksen käyttämisen uuteen todistukseen. Aino on pyytänyt samalla, ettei tietoa käytetä tarkistuksen aikana.
GDPR:n 18(1)(a) antaa oikeuden rajoitukseen paikkansapitävyyden tarkistamiseksi tarvittavaksi ajaksi. Rajoituksessa tietoja saa säilyttää, mutta muu käsittely edellyttää 18(2) kohdan perustetta: suostumusta, oikeusvaateeseen liittyvää tarvetta, toisen henkilön oikeuksien suojaamista tai tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua. Pelkkä tieto ”kiistetty” vapaassa tekstikentässä ei toteuta rajoitusta, jos järjestelmä jatkaa tavallista käyttöä entiseen tapaan.
Kurssipiha asettaa todistuksen julkaisun odottamaan tarkistusta ja estää virheellisen suoritustilan siirtymisen seuraavaan raporttiin. Rajoituksen poistamisesta ilmoitetaan Ainolle etukäteen. Tämän jälkeen korjattu suoritus voidaan käyttää siihen tarkoitukseen, jota varten se on asianmukaisesti kerätty. Automaattisen päätöksenteon arvio tarvitaan lisäksi, jos järjestelmän päätös täyttää 22 artiklan omat soveltamisedellytykset.
Ilmoita korjauksesta tiedon vastaanottajille
GDPR:n 19 artikla edellyttää oikaisusta ilmoittamista jokaiselle vastaanottajalle, jolle tieto on luovutettu, paitsi jos ilmoittaminen osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa. Pyynnön esittäjälle kerrotaan näistä vastaanottajista hänen sitä pyytäessään. Poikkeusta ei voi perustella pelkästään sillä, ettei vastaanottajia ole aikaisemmin viitsitty selvittää.
Kurssipiha on toimittanut todistuksen Ainon pyynnöstä hänen työnantajansa nimetylle koulutusyhteyshenkilölle. Yritys lähettää tälle suojatulla toimitustavalla korjatun todistuksen ja ilmoittaa, että edellisen version suoritustieto oli virheellinen. Se ei liitä mukaan Ainon muuta asiakaspalveluviestintää tai uutta kotiosoitetta, jota vastaanottaja ei tarvitse.
Todistuspalvelu käsittelee tietoja Kurssipihan puolesta. Sille annetaan myös ohje korjata aktiivinen julkaisu ja poistaa vanhan latauslinkin kautta näkyvä virheellinen versio. Käsittelijän sopimusvelvoitteissa oikeuksien toteuttamiseen avustaminen on osa sovittavaa kokonaisuutta. Vastuu henkilön pyynnön ratkaisemisesta ei siirry palveluntarjoajalle vain siksi, että tekninen korjaus vaatii sen työtä.
Estä vanhan virheen palaaminen
Korjaus tehdään siihen järjestelmään, joka toimii aktiivisen tiedon lähteenä. Kurssipiha muuttaa osoitteen asiakasrekisteriin, ei ainoastaan seuraavan viestin vastaanottajakenttään. Suoritustiedon osalta korjataan epäonnistunut tuonti ja merkitään sen versio. Seuraava tarkistus osoittaa, ettei vanha tiedosto ylikirjoita korjausta.
Varmuuskopioihin tarvitaan hallittu menettely. Yritys ei lupaa, että jokaista erillistä varmistetta muutetaan välittömästi paikan päällä. Sen sijaan palautuksessa otetaan huomioon korjaustapahtumat ennen kuin vanhaa aineistoa avataan taas tavalliseen käyttöön. Menettelyllä pitää todella estää kiistetyn tai korjatun tiedon palautuminen aktiiviseksi. Palautumissuunnitelma kattaa myös tämän tietojen oikeellisuuteen liittyvän vaiheen.
Korjauksen historiasta säilytetään tarpeellinen näyttö: virheen tyyppi, ratkaisu, ajankohta ja toteuttaja. Koko virheellisen asiakirjan säilyttäminen ikuisesti ”auditointia varten” ei seuraa oikaisuoikeudesta. Myös todentamisaineiston käyttöoikeus ja säilytystarve rajataan. Osoitusvelvollisuuden dokumentointi auttaa erottamaan ratkaisun todisteen tarpeettomista henkilötietokopioista.
Kun tieto on saatu toiselta organisaatiolta
Kurssipihan toinen asiakas ilmoittaa, että yhteistyökumppanin toimittamassa osallistujalistassa on väärä työnantaja. Yritys ei ohjaa häntä automaattisesti hoitamaan kaikkea kumppanin kanssa, koska se vastaa itse käyttämistään henkilötiedoista. Se selvittää korjauspyynnön oman käsittelynsä osalta ja estää virheellisen tiedon käytön edellytysten mukaisesti. Samalla se selvittää, tarvitaanko kumppanille ilmoitus, jotta seuraava tiedostosiirto ei palauta samaa virhettä.
Alkuperäinen lähde ei ole pelkän tiedon toimittamisen perusteella sama asia kuin 19 artiklan tarkoittama myöhempi vastaanottaja. Lähteen päivitys ja vastaanottajille ilmoittaminen kirjataan siksi erillisiksi tehtäviksi. Jos kumppani kiistää korjauksen, Kurssipiha ei jätä omaa ratkaisua tekemättä ilman arviointia. Se kirjaa, mihin selvitykseen ratkaisu perustuu ja miten eriävät tiedot pidetään erillään.
Muualta saatujen tietojen informointi täydentää tätä työtä. Henkilölle annettu tieto lähteestä auttaa ymmärtämään virheen syntyä, mutta ilmoittaminen ei korvaa virheellisen tiedon korjaamista tai tarpeettoman käsittelyn lopettamista.
Vastaus henkilölle ja osittainen kieltäytyminen
Kurssipihan täytetty vastaus kuuluu: ”Korjasimme aktiivisen yhteystietosi ja käytännön osuuden suorituksen. Virhe johtui toisen osallistumispäivän puuttuneesta tuonnista. Uusi todistus on toimitettu sinulle sekä aikaisemman version vastaanottaneelle koulutusyhteyshenkilölle. Vanhan todistuksen latauslinkki on suljettu. Aikaisemman laskun osoitetta ei muutettu, koska se kuvaa laskutushetkellä käytettyä osoitetta.”
Jos jokin pyydetty muutos hylätään, vastaukseen tarvitaan kyseisen tiedon ja tarkoituksen mukaiset perustelut sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia valvontaviranomaiselle ja käyttää oikeussuojakeinoja. Pelkkä ”tietomme ovat oikein” ei osoita, mitä selvitettiin. Oikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden perusteella perittävä maksu tai kieltäytyminen edellyttää rekisterinpitäjän näyttöä; toistuva yhteydenotto korjaamatta jääneestä virheestä ei sellaisenaan osoita väärinkäyttöä.
Vastaus annetaan ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti kuukaudessa. Enintään kahden lisäkuukauden käyttö edellyttää tarpeellisuutta pyyntöjen monimutkaisuuden ja määrän perusteella, ja jatkosta sekä syistä ilmoitetaan ensimmäisen kuukauden aikana. Helppoa osoitekorjausta ei siirretä automaattisesti kuukauden loppuun. Kurssipihan asia suljetaan vasta, kun henkilö on saanut vastauksen, tarpeelliset vastaanottajailmoitukset on tehty ja tekninen tarkistus osoittaa korjatun tiedon säilyvän käytössä.