GDPR:n 22 artikla koskee päätöksiä, jotka perustuvat pelkästään automaattiseen käsittelyyn ja joilla on henkilöön kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia. Kyse on lähtökohtaisesta kiellosta, johon säädetään kolme poikkeusta. Henkilön ei tarvitse ensin vastustaa käsittelyä, jotta organisaation pitäisi arvioida kiellon soveltuminen.
Arvio aloitetaan todellisesta päätösprosessista. Käytetäänkö järjestelmää hakemusten järjestämiseen vai ratkaiseeko se, kuka jää kokonaan palvelun ulkopuolelle? Saako ihminen olennaiset tiedot ja voiko hän vaikuttaa ratkaisuun ennen sen tekemistä? Tässä oppaassa kuvitteellinen Valmennusvirta Oy arvioi koulutukseen hakevien pisteytystä. Esimerkin hakijat, pisteet ja ratkaisut ovat opetusesimerkkejä.
Kolme soveltumiskysymystä ennen poikkeuksia
Kirjaa ensin, mikä henkilöä koskeva päätös tehdään. Arvioi sitten, perustuuko se pelkästään automaattiseen käsittelyyn. Selvitä lopuksi, syntyykö oikeusvaikutuksia tai vastaavasti merkittäviä vaikutuksia. Poikkeuksen olemassaolo tutkitaan vasta tämän jälkeen; poikkeuksen puuttuminen ei ole erillinen kiellon soveltumiskriteeri.
| Tarkasteltava asia | Valmennusvirran alkuperäinen toteutus | Arvio |
|---|---|---|
| Päätös | Hakija hyväksytään tai hylätään pitkään ammatilliseen koulutukseen | Yksilöity valintaratkaisu |
| Automaatio | Alle 60 pisteen hakemus hylätään ennen ihmisen arviointia | Hylkäys perustuu tässä vaiheessa pelkkään automaatioon |
| Vaikutus | Hylätty ei pääse hakemaansa uranvaihtokoulutukseen | Esimerkin oloissa merkittävä vaikutus henkilön mahdollisuuksiin |
Valmennusvirta ei perustele merkittävyyttä pelkällä sanalla ”koulutus”. Se kirjaa ohjelman keston, valinnan vaikutuksen ja todelliset vaihtoehdot. Maksuttoman lyhyen verkkoluennon suositus voisi olla vaikutuksiltaan aivan toinen. Samoin hakemuksen tekninen vastaanottokuittaus on eri toimi kuin osallistumisoikeuden epääminen.
Automaattinen käsittely GDPR:n soveltamisalassa on laajempi käsite. Tavallinen tietojen tallentaminen tietokantaan voi olla automaattista käsittelyä ilman 22 artiklan tarkoittamaa merkittävää päätöstä. Näitä kahta arviointia ei pidä yhdistää yhdeksi kyllä–ei-kysymykseksi.
Profilointi ja automaattinen päätös ovat eri asioita
Tietosuojavaltuutetun toimisto erottaa profiloinnin ja automaattisen päätöksenteon. Profilointi arvioi henkilökohtaisia ominaisuuksia henkilötietojen automaattisella käsittelyllä. Päätös voidaan tehdä ilman profilointia, ja profilointia voi olla myös prosessissa, jossa ihminen osallistuu päätökseen merkityksellisesti. Näennäinen hyväksyntä ei riitä poistamaan pelkän automaation luonnetta. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi.
Valmennusvirran pisteytys arvioi hakijan soveltuvuutta aiempien opintojen, työkokemuksen ja vastausten perusteella. Se on esimerkin tarkoituksessa henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointia. Pelkkä hakemusten lajittelu saapumispäivän mukaan ei tekisi samaa arviota. Myös tällöin on silti tarkasteltava, mihin lajittelua käytetään: jos tekninen järjestys tosiasiassa ratkaisee valinnan, vaikutusta ei voi sivuuttaa.
Yritys piirtää prosessista neljä vaihetta: tiedon keruu, pisteytys, valintapäätös ja päätöksen ilmoittaminen. Valintapäätöksen omistaja nimetään erikseen ohjelmiston ylläpitäjästä. Näin toimittajan tuoteseloste ei jää ainoaksi kuvaukseksi siitä, miten hakijan asema ratkaistaan.
Kolme poikkeusta eivät korvaa käsittelyperustetta
22 artiklan 2 kohdassa poikkeukset ovat välttämättömyys sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten, päätöksen salliva unionin tai jäsenvaltion lainsäädäntö asianmukaisine suojatoimineen sekä nimenomainen suostumus. Sopimukseen tai suostumukseen perustuvissa tapauksissa 3 kohta edellyttää vähintään ihmisen osallistumisen pyytämistä, oman kannan esittämistä ja päätöksen riitauttamista. Lainsäädäntöpoikkeuksessa suojat on vahvistettava sovellettavassa laissa. GDPR:n 22 artikla.
Valmennusvirta käy poikkeukset läpi ennen käyttöönottoa. Sopimuksen tekemisen tavoite on olemassa, mutta se ei vielä osoita automaattisen hylkäämisen välttämättömyyttä. Esimerkin hakemusmäärä voidaan käsitellä ihmisten tekemällä arvioinnilla, kun ohjelmisto kokoaa olennaiset tiedot. Yritys ei siis hyväksy alkuperäistä toteutusta vain siksi, että se säästäisi työaikaa.
Erityistä sallivaa lakia ei yksilöidä. Yrityksen oma valintaohje ei ole tällainen lainsäädäntö. Myöskään pakollinen rastiruutu ”hyväksyn automaattisen päätöksen” ei ratkaise suostumuksen vapaaehtoisuutta. Valmennusvirta päättää muuttaa prosessia eikä lisää hakulomakkeeseen näennäistä lupaa oikeudellisen puutteen peittämiseksi.
Käsittelyperuste 6 artiklan mukaan arvioidaan erikseen. Esimerkiksi oikeutettu etu ei ole neljäs 22 artiklan poikkeus. Samoin hyväksyttävä 22 artiklan poikkeus ei poista minimointia, läpinäkyvyyttä tai henkilötiedon täsmällisyyttä koskevia velvoitteita.
Mitä aito ihmisen arvio tarkoittaa käytännössä?
Valmennusvirta korvaa automaattisen hylkäyksen arviointijonolla. Pisteet näkyvät yhtenä tietona, mutta arvioija näkee myös hakemuksen, pisteiden muodostumisen ja mahdolliset puuttuvat asiakirjat. Hänellä on valtuus hyväksyä, hylätä tai pyytää täydennystä. Työaika mitoitetaan niin, että hakemusta voidaan todella arvioida.
Ensimmäisessä kokeessa hakija saa 54 pistettä, koska työkokemus on merkitty lomakkeeseen eri muodossa kuin pisteytys odottaa. Arvioija huomaa liitteestä viiden vuoden relevantin kokemuksen. Hän kirjaa tiedon oikeaan kohtaan ja arvioi hakemuksen kokonaisuutena. Päätös ei synny painamalla järjestelmän hylkäysehdotuksen hyväksyntäpainiketta.
Toisessa kokeessa arvioija ei muuta 72 pisteen ehdotusta, koska asiakirjat tukevat sitä. Tämä ei yksin osoita näennäistä osallistumista. Ratkaisevaa ei ole jokin vaadittu muutettujen päätösten prosenttiosuus, vaan arvioijan tosiasiallinen toimivalta, käytettävissä oleva tieto ja arviointityö. Yritys säilyttää kokeista perustelut, jotta prosessin toimivuutta voidaan tarkastella.
Kolmannessa kokeessa työjono tarjoaa vain painikkeet ”hyväksy ehdotus” ja ”palauta myöhemmin”. Arvioija ei voi avata hakijan liitettä. Tätä toteutusta ei hyväksytä merkitykselliseksi ihmisen osallistumiseksi. Käyttöliittymä ja oikeudet korjataan ennen tuotantokäyttöä.
Ulkopuolisen pistemäärän vaikutus voi ratkaista
Unionin tuomioistuin katsoi SCHUFA-ratkaisussa, että luottotietoyrityksen automaattisesti muodostama todennäköisyysarvo voi itsessään olla 22 artiklan päätös, kun siitä riippuu olennaisesti kolmannen osapuolen sopimussuhdetta koskeva ratkaisu. Kyse ei ole säännöstä, jonka mukaan jokainen pisteytys kuuluisi automaattisesti kieltoon. Arvio kohdistuu pistemäärän todelliseen merkitykseen. SCHUFA, C-634/21, erityisesti 73 kohta.
Valmennusvirta kysyy siksi ulkoiselta arviointipalvelulta, miten soveltuvuusarvo tuotetaan ja mitä tietoja sen taustalla on. Yritys ei voi päätellä prosessin luonnetta siitä, että lopullinen päätösviesti lähetetään sen omalla nimellä. Jos oma ohje velvoittaisi seuraamaan arvoa poikkeuksetta, toimittajan tuottama tulos voisi ratkaista hakijan aseman käytännössä.
Hankintasopimukseen liitetään tietotarpeet, joita oman arvioinnin ja hakijan oikeuksien toteuttaminen edellyttää. Rekisterinpitäjän ja käsittelijän roolit selvitetään tosiasiallisen toiminnan perusteella. Sopimuksen roolinimike ei saa peittää toimittajan itsenäisiä käyttötarkoituksia tai päätösvaltaa.
Selitä henkilöön vaikuttanut logiikka ymmärrettävästi
Dun & Bradstreet Austria -ratkaisussa tuomioistuin edellytti ymmärrettävää selitystä tosiasiassa sovelletusta menettelystä ja periaatteista. Pelkän monimutkaisen algoritmin toimittaminen ei riitä. Liikesalaisuuteen vetoaminen ei oikeuta yleiseen kieltäytymiseen kaikista tiedoista; ristiriitaisia oikeuksia punnitaan tapauskohtaisesti, tarvittaessa valvontaviranomaisessa tai tuomioistuimessa. C-203/22, erityisesti 58–66 ja 69–76 kohdat.
Valmennusvirran alkuperäinen selosteteksti sanoo vain ”hyödynnämme algoritmia”. Yritys korvaa sen kuvauksella, jossa selitetään arvioitavat tiedot, pisteiden rooli ja ihmisen tekemä lopullinen arvio. Hakijan kysyessä omasta tapauksestaan vastaus yhdistetään hänen todellisiin tietoihinsa. Yleinen esite ei saa korvata selitystä siitä, miksi juuri tietty tieto vaikutti hänen arvioonsa.
Esimerkin vastauksessa kerrotaan: ”Työkokemuksesi jäi ensimmäisessä pisteytyksessä huomioimatta, koska tieto ei siirtynyt liitteestä lomakkeen kenttään. Arvioija tarkisti liitteen ja huomioi siinä kuvatun kokemuksen lopullisessa ratkaisussa.” Tällainen kuvaus tekee virheen ja korjauksen ymmärrettäväksi. Se ei väitä, että kaikki mallin toimintaperiaatteet olisi selitetty yhdellä lauseella.
Tarkastusoikeus ja oikaisuoikeus auttavat erottamaan pyynnön saada tietoja pyynnöstä korjata niitä. Päätöksen riitauttaminen voi puolestaan koskea johtopäätöstä, vaikka lähtötiedot olisivat oikein. Nämä pyynnöt ohjataan oikeaan työnkulkuun henkilön käyttämästä sanamuodosta riippumatta.
Erityiset henkilötietoryhmät tarvitsevat lisäarvion
22 artiklan 4 kohta rajoittaa 2 kohdan päätösten perustamista erityisiin henkilötietoryhmiin. Mahdolliset perusteet ovat tässä 9 artiklan 2 kohdan a tai g alakohta, ja asianmukaisten suojatoimien on toteuduttava. Muu 9 artiklan poikkeus ei yksin avaa tätä reittiä. Myös 22 artiklan muut edellytykset jäävät arvioitaviksi.
Valmennusvirta tarjoaa hakijoille mahdollisuuden pyytää saavutettavuusjärjestelyä. Tällaiseen pyyntöön voi sisältyä terveystietoa. Yritys erottaa pyynnön valinnan pisteytyksestä ja rajaa käsittelyn järjestelyn toteuttaville henkilöille. Hakijan tarvitsema mukautus ei muutu automaattisesti merkiksi heikosta soveltuvuudesta. Erityisten henkilötietoryhmien käsittely arvioidaan tämän erillisen tarkoituksen mukaan.
Arvioi riskit ja seuraa toteutunutta päätösprosessia
Vaikutustenarvioinnin tarve ratkaistaan 35 artiklan edellytysten ja soveltuvien viranomaisluetteloiden perusteella. Järjestelmällinen ja laaja henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointi, jonka perusteella tehdään oikeusvaikutteisia tai vastaavasti merkittäviä päätöksiä, on nimenomaisesti mainittu asetuksessa. Vaikutustenarviointi tehdään tarvittaessa ennen käsittelyä.
Valmennusvirran hyväksyntä koskee muutettua prosessia, jossa jokainen hakemus arvioidaan ennen valintaratkaisua. Seurannassa tarkistetaan, ovatko liitteet avattavissa, onko arvioijalla riittävästi aikaa ja syntyykö puuttuvasta tiedosta perusteettomia hylkäyksiä. Jos kiireessä siirryttäisiin jälleen automaattiseen karsintaan, oikeudellinen arvio olisi tehtävä uudelleen.
Pisteytyksen laadusta tarkastellaan myös tietojen täsmällisyyttä. Sama lomakevirhe voi vaikuttaa useaan hakijaan, jolloin yhden henkilön korjaus ei riitä prosessin korjaamiseksi. Tietosuojavastaava neuvoo ja seuraa kokonaisuutta; päätösvastuu jää organisaatiolle. Tarvittava osaaminen sisällytetään tietosuojavastaavan koulutussuunnitelmaan.
Tekoälyn käyttäminen ei yksin ratkaise 22 artiklan soveltumista, eikä tekoälyn puuttuminen sulje sitä pois. Yksinkertainen sääntöpohjainen ohjelma voi tehdä merkittävän automaattisen päätöksen. Tekoälyä koskevat velvoitteet arvioidaan erikseen niiden omasta soveltamisalasta; niiden täyttäminen ei korvaa tässä kuvattua tietosuoja-arviota.