En databehandleraftale skal beskrive den behandling, leverandøren faktisk udfører, og gøre ansvar og instrukser anvendelige i hverdagen. En underskrift på en generisk tekst er ikke nok, hvis bilagene er tomme, underdatabehandlerne ukendte eller sletteproceduren umulig at gennemføre. Den bedste forberedelse er derfor at forstå tjenesten og aftale de praktiske handlinger, som klausulerne forudsætter.
Her får du en redaktionel skabelon med de centrale minimumsforpligtelser i artikel 28 og en vejledning til at udfylde den. Skabelonen er ikke en officiel standardkontraktbestemmelse og er ikke klar til underskrift, før felter, bilag og valg er gennemgået. Den skal også læses sammen med hovedaftalen, sikkerhedsdokumentationen og eventuelle vilkår om internationale overførsler. Minimumskravene findes i GDPR artikel 28.
Afklar først, om forholdet er databehandling på vegne af jer
Artikel 28 gælder, når en databehandler behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne. Et leverandørforhold er ikke automatisk et databehandlerforhold. En leverandør kan selv bestemme formål og væsentlige hjælpemidler for en aktivitet eller have forskellige roller i forskellige dele af samarbejdet. Aftalen skal afspejle de faktiske forhold; parternes overskrift afgør ikke rollen.
Datatilsynets vejledning om rollefordeling er et nyttigt udgangspunkt. Beskriv, hvad leverandøren gør med oplysningerne, hvorfor den gør det, og hvem der bestemmer anvendelsen. Den mere praktiske gennemgang af dataansvarlig og databehandler kan bruges til at forberede dialogen. Hvis leverandøren også bruger data til egne formål, skal den aktivitet afklares særskilt.
Behandlingen skal være reguleret af en bindende kontrakt eller en anden bindende retsakt efter EU-ret eller medlemsstatens nationale ret. Dokumentet skal være skriftligt, herunder elektronisk. Denne artikel handler om kontraktsporet. Selve artikel 28-gennemgangen forklarer pligterne, mens skabelonen nedenfor omsætter dem til et udkast, som parterne kan udfylde og kontrollere.
Vælg mellem officielle klausuler og et individuelt udkast
Datatilsynet stiller en officiel standarddatabehandleraftale til rådighed på siden med blanketter og skabeloner. EU-Kommissionen har desuden vedtaget standardbestemmelser til forholdet mellem dataansvarlige og databehandlere i afgørelse 2021/915. De kan være et mere hensigtsmæssigt udgangspunkt end at forhandle en helt ny tekst.
Hvis I vælger en officiel standardaftale, bør I følge dens struktur og anvisninger frem for at kalde en ændret gengivelse uændrede standardbestemmelser. Bilagene skal stadig udfyldes konkret. Et individuelt udkast kan give plads til særlige arbejdsgange, men skal indeholde de obligatoriske elementer og må ikke svække de rettigheder og pligter, som følger af forordningen.
Datatilsynet ændrede i marts 2024 standardaftalen ved at gøre en bestemt tredjemandsbegunstigelsesklausul ved konkurs valgfri. Meddelelsen om ændringen understreger forskellen mellem standardtekst og ufravigelige lovkrav. Brug derfor en identificerbar version og noter eventuelle tilvalg. Gæt ikke på, at enhver bestemmelse i et gammelt dokument er et selvstændigt lovkrav.
Beskriv behandlingen, så en ny medarbejder kan forstå den
Bilag A skal forklare genstand, varighed, karakter og formål samt typer af personoplysninger og kategorier af registrerede. «Alle nødvendige oplysninger» gør sjældent aftalen styrbar. I en tænkt løntjeneste kan det være relevant at skelne mellem beregning af løn, indberetning, brugeradministration og support. Beskriv, hvilke oplysninger hver del kræver, og hvilke personer de vedrører.
Varigheden bør hænge sammen med hovedaftalen, men også håndtere perioden efter ophør, hvor data returneres eller slettes. Undersøg, om der findes eksportfiler, supportbilag, logposter eller sikkerhedskopier med andre livscyklusser end den primære database. Hvis bilaget kun beskriver produktionstabellerne, kan parterne overse personoplysninger, som opstår under drift og fejlretning.
Brug virksomhedens fortegnelse over behandlingsaktiviteter som kontrolgrundlag. Den er ikke en erstatning for aftalen, men kan afsløre uoverensstemmelser om formål, modtagere eller opbevaring. En fortegnelsesskabelon kan hjælpe med at indsamle fakta. Aftal derefter, hvem der ajourfører begge dokumenter, når tjenesten ændres.
Gør instrukser og sikkerhedsforanstaltninger konkrete
En dokumenteret instruks kan bestå af aftalen, dens bilag og senere skriftlige anvisninger. Aftal, hvem der må give nye instrukser, og hvordan databehandleren bekræfter dem. En besked fra en tilfældig bruger bør ikke uden videre ændre hele behandlingsgrundlaget. Databehandleren skal straks gøre opmærksom på en instruks, som efter dens opfattelse strider mod de relevante databeskyttelsesregler.
Sikkerhedsbilaget skal beskrive foranstaltninger, der passer til behandlingen og risikoen efter artikel 32. Navne på standarder og generelle løfter om «høj sikkerhed» er utilstrækkelige som praktisk arbejdsbeskrivelse. Forklar blandt andet adgangsstyring, logning, vedligeholdelse og gendannelse. Skabelonen for sikkerhedsforanstaltninger kan bruges som struktur, men valg af kontrol og styrke skal begrundes konkret.
Ved kryptering og nøglehåndtering bør I afklare, hvem der har adgang til nøglerne, og hvad krypteringen beskytter imod. Ved sikkerhedskopier bør genopretningsplanen beskrive, hvordan gendannelse kontrolleres. Ingen enkelt sikkerhedsteknologi opfylder automatisk hele artikel 32. Dokumentationen skal gøre det muligt at vurdere både den aftalte beskyttelse og dens faktiske funktion.
Aftal bistand, før der kommer en hasteopgave
Databehandleren skal under hensyn til behandlingens karakter så vidt muligt bistå gennem passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, når den dataansvarlige håndterer rettigheder efter kapitel III. Det omfatter mere end indsigt. Bilag C bør forklare, hvem der kan finde, rette, udtrække, begrænse eller slette oplysninger, og hvordan en anmodning bliver videresendt, hvis den kommer direkte til leverandøren.
Bistanden med artikel 32–36 skal tage hensyn til behandlingens karakter og de oplysninger, databehandleren har. Aftal derfor, hvilke oplysninger leverandøren kan levere til en konsekvensanalyse, sikkerhedsvurdering eller eventuel forudgående høring. En generel formulering om samarbejde hjælper mindre end en beskrivelse af kontaktpersoner, datakilder og den forventede leverance.
Ved brud på persondatasikkerheden skal databehandleren underrette den dataansvarlige uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med bruddet. En særskilt aftalt tidsgrænse kan skærpe driftskravet, men må ikke gøre det lovligt at vente unødigt. Den dataansvarliges mulige 72-timersfrist efter artikel 33 er noget andet. Brug vejledningen om anmeldelse af brud og virksomhedens brudprocedure og log til at forbinde de to forløb.
Arbejd bilagene igennem med et konkret tjenesteforløb
Forestil dig, at en mindre virksomhed køber en ekstern løntjeneste. Kunden indsender oplysninger, leverandøren beregner løn, en medarbejder undersøger fejl, og data indgår senere i en sikkerhedskopi. Bilag A bør gøre disse handlinger forståelige. Hvis leverandøren også tilbyder analyser eller udvikling på kundedata, skal parterne afklare, om dette ligger inden for den konkrete instruks, og hvordan rollen i givet fald skal vurderes.
I bilag B beskrives de kontroller, som passer til forløbet. Hvem kan åbne en lønfil, hvordan godkendes supportadgang, og hvordan bliver en fejlagtig adgang opdaget? Beskriv det niveau af sikkerhed, der skal opretholdes, og hvordan væsentlige ændringer vurderes. En leverandør bør kunne udvikle sine tekniske løsninger, men ændringer må ikke efterlade den aftalte beskyttelse uden indhold eller dokumentation.
Bilag C forbinder personer og handlinger. Hvis en medarbejder beder om indsigt, skal kunden vide, hvilken bistand lønleverandøren kan give. Hvis der sker et brud fredag aften, skal kontaktvejen fungere uden at vente på den sædvanlige account manager. Gennemgå et eksempel mundtligt med begge parter. Uenighed om, hvem der gør hvad, bør løses i bilaget, før den første virkelige hændelse opstår.
Afstem betaling og ansvar med de praktiske pligter
Parterne kan have behov for at aftale priser for særlige ydelser, men prismodellen må ikke bruges til at underminere de obligatoriske databeskyttelsesforpligtelser. Skeln mellem almindelig bistand, som leverancen omfatter, og ekstra arbejde, der kræver nærmere afklaring. Beskriv, hvordan en hasteopgave håndteres, hvis den økonomiske afklaring endnu ikke er færdig. Ellers kan den dataansvarlige stå med en lovbestemt frist og en leverandør, der venter på en indkøbsordre.
Ansvarsbegrænsninger og erstatningsvilkår i hovedaftalen kræver en særskilt vurdering. En databehandleraftale bør ikke fremstilles som en overførsel af den dataansvarliges ansvar til leverandøren. Omvendt må et generelt tredjepartsforbehold ikke ophæve den første databehandlers ansvar for underdatabehandlerens forpligtelser efter artikel 28. Identificer modstridende bestemmelser og få rangordenen afklaret, så parterne ikke læser to forskellige aftaler ud af samme dokumentpakke.
Dokumenter desuden, hvem der har bemyndigelse til at underskrive og ændre aftalen. En teknisk kontakt kan give driftsoplysninger uden at kunne acceptere nye kontraktvilkår. Hvis kommunikationen foregår i en kundeportal, skal kunden kunne gemme den gældende version og modtage relevante ændringsbeskeder. Det gør det muligt at efterprøve, hvilken instruks og hvilket bilag der gjaldt, da en bestemt behandling fandt sted.
Begræns oplysningerne i support og afprøvning
Aftalen bør også tage højde for behandling, som ikke ligger i den sædvanlige produktionsarbejdsgang. Supportmedarbejdere kan bede om skærmbilleder eller eksempeldata, og udviklere kan ønske en kopi til fejlsøgning. Afklar, hvornår sådanne oplysninger er nødvendige, hvem der må godkende adgangen, og hvordan arbejdsfilerne slettes bagefter. Et generelt formål om at levere tjenesten bør ikke blive en ubegrænset adgang til at oprette nye kopier.
Brug så vidt muligt fiktive eller tilstrækkeligt anonymiserede data, når virkelige personoplysninger ikke er nødvendige. Hvis rigtige oplysninger er nødvendige, skal behandling, adgang og opbevaring være omfattet af den relevante instruks og sikkerhed. Denne afklaring hjælper parterne med at undgå, at en ellers velbeskrevet tjeneste får en uformel sidekanal, som ingen har registreret eller kontrolleret.
Redaktionsskabelon til tilpasning
Teksten herunder er et kontraktudkast, ikke juridisk godkendelse af en bestemt tjeneste. Udfyld alle bilag, vælg én model for underdatabehandlere, og fjern ubrugte alternativer. Kontroller hovedaftalens bestemmelser om ansvar, betaling og dokumentrang. De må ikke gøre de lovpligtige forpligtelser illusoriske. Ved komplekse leverandørkæder, særlige datatyper eller internationale forhold bør den endelige aftale gennemgås med relevant faglig bistand.
DATABEHANDLERAFTALE — REDAKTIONELT UDKAST
1. Parter og behandling
Dataansvarlig: [navn, adresse, identifikation og kontakt].
Databehandler: [navn, adresse, identifikation og kontakt].
Aftalen regulerer databehandlerens behandling på den dataansvarliges
vegne under [hovedaftale og tjeneste]. Genstand, varighed, karakter,
formål, oplysningstyper og kategorier af registrerede fremgår af bilag A.
Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser omfatter at bestemme
formål og instrukser, sikre behandlingens lovlighed, varetage registreredes
rettigheder samt vælge og føre relevant kontrol med databehandleren.
Databehandleren må ikke anvende oplysningerne til egne formål under
henvisning til denne aftale.
2. Dokumenteret instruks
Databehandleren behandler kun oplysninger efter dokumenteret instruks
fra den dataansvarlige, herunder ved overførsel til tredjelande eller
internationale organisationer. Instruksen består af denne aftale,
bilagene og efterfølgende dokumenterede instrukser fra [bemyndiget rolle].
Hvis EU-ret eller medlemsstatsret, som databehandleren er underlagt,
kræver behandling, skal databehandleren underrette den dataansvarlige
om dette retlige krav før behandlingen, medmindre den pågældende ret
forbyder underretningen af hensyn til vigtige samfundsinteresser.
Databehandleren underretter straks den dataansvarlige, hvis en instruks
efter databehandlerens opfattelse strider mod GDPR eller andre relevante
EU-retlige eller nationale databeskyttelsesbestemmelser.
3. Fortrolighed og adgang
Databehandleren sikrer, at personer med tilladelse til at behandle
oplysningerne har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en
passende lovbestemt tavshedspligt. Adgang begrænses til personer, som
har et arbejdsbetinget behov, og ændres eller fjernes, når behovet ophører.
Databehandleren dokumenterer den relevante adgangsstyring i bilag B.
4. Sikkerhed
Databehandleren gennemfører alle foranstaltninger, der kræves efter
artikel 32, under hensyn til behandlingens karakter og de konkrete risici.
De aftalte tekniske og organisatoriske foranstaltninger er beskrevet i
bilag B, herunder proceduren for vurdering og dokumentation af ændringer.
Databehandleren opretholder den nødvendige sikkerhed gennem hele
behandlingsperioden og stiller relevant dokumentation til rådighed.
5. Underdatabehandlere
Vælg og udfyld én model:
[A: Specifik tilladelse. Databehandleren må kun engagere en anden
databehandler efter forudgående specifik skriftlig tilladelse.]
[B: Generel tilladelse. Den dataansvarlige giver generel skriftlig
tilladelse til de underdatabehandlere, der fremgår af bilag D.
Databehandleren underretter skriftligt om planlagt tilføjelse eller
udskiftning med [aftalt varsel], så den dataansvarlige har reel
mulighed for at gøre indsigelse før ændringen gennemføres.
Indsigelser håndteres efter [aftalt procedure].]
Databehandleren pålægger gennem kontrakt eller anden bindende retsakt
efter EU-ret eller medlemsstatsret den anden databehandler de samme databeskyttelsesforpligtelser som i
denne aftale, navnlig tilstrækkelige garantier for passende tekniske og
organisatoriske foranstaltninger. Hvis den anden databehandler ikke
opfylder sine forpligtelser, forbliver den oprindelige databehandler
fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for deres opfyldelse.
6. Registreredes rettigheder
Databehandleren bistår, under hensyn til behandlingens karakter, så vidt
muligt den dataansvarlige gennem passende tekniske og organisatoriske
foranstaltninger med at opfylde forpligtelsen til at besvare anmodninger
om udøvelse af rettigheder efter GDPR kapitel III. Modtagne anmodninger
videresendes til [kontakt] efter proceduren i bilag C. Databehandleren
besvarer dem kun efter instruks, medmindre lovgivning kræver andet.
7. Sikkerhed, brud, konsekvensanalyse og høring
Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af
artikel 32–36 under hensyn til behandlingens karakter og de oplysninger,
der er tilgængelige for databehandleren. Bistanden omfatter relevante
oplysninger og handlinger ved sikkerhed, brud, konsekvensanalyser og
forudgående høring. De praktiske leverancer beskrives i bilag C.
Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige,
efter at den er blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden.
Underretning sker til [bemandet kontakt og reservekontakt]. Tilgængelige
oplysninger om karakter, berørte oplysninger og personer, konsekvenser
og iværksatte eller foreslåede tiltag gives og suppleres løbende uden
unødig forsinkelse. Eventuel aftalt maksimumstid [udfyld] begrænser ikke
pligten til at underrette uden unødig forsinkelse.
8. Dokumentation og kontrol
Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at
påvise overholdelse af artikel 28, til rådighed for den dataansvarlige.
Databehandleren muliggør og bidrager til revisioner, herunder inspektioner,
foretaget af den dataansvarlige eller en revisor bemyndiget af denne.
Praktisk koordinering, relevante rapporter og kontaktpersoner beskrives
i bilag C. Aftaler om varsel, fortrolighed og arbejdsform må ikke
hindre nødvendig kontrol eller tilsidesætte myndigheders beføjelser.
9. Internationale overførsler
Behandlingssteder, fjernadgang og planlagte overførsler fremgår af bilag D.
Databehandleren følger instrukserne om overførsel og kravene i kapitel V.
Et grundlag for en overførsel og eventuelle supplerende foranstaltninger
skal være afklaret og dokumenteret før overførslen. Denne aftale udgør
ikke i sig selv et overførselsgrundlag efter kapitel V.
10. Ophør, returnering og sletning
Efter afslutningen af behandlingstjenesterne sletter eller tilbageleverer
databehandleren efter den dataansvarliges valg alle personoplysninger og
sletter eksisterende kopier, medmindre EU-ret eller medlemsstatsret
kræver opbevaring. Valg, format, gennemførelsesfrist og dokumentation
aftales i bilag E. Lovkrævet opbevaring og dens afgrænsning oplyses,
i det omfang det er retligt tilladt. Oplysninger, der endnu ikke er
slettet, beskyttes fortsat og behandles kun inden for lovlig instruks
eller det relevante lovkrav. Bilag E beskriver også sikkerhedskopier
og håndtering ved en eventuel gendannelse før endelig sletning.
11. Ikrafttræden og ændringer
Aftalen gælder fra [dato] og under hele den omfattede behandling.
Ændringer dokumenteres skriftligt, herunder elektronisk, med version,
godkender og dato. Kontaktpersoner og bilag vedligeholdes efter den
aftalte procedure. Konflikter med hovedaftalen håndteres efter [rangorden],
som skal sikre, at de ufravigelige databeskyttelsesforpligtelser opfyldes.
Bilag A — behandling
[Tjeneste, genstand, formål, karakter/handlinger, varighed,
oplysningstyper, registrerede, dataansvarliges nærmere rettigheder og
forpligtelser, godkendte instruksgivere og forbudte anvendelser.]
Bilag B — sikkerhed
[Risikoforhold, adgang, fortrolighed, integritet, tilgængelighed,
robusthed, kryptering/pseudonymisering hvor relevant, gendannelse,
kontrol af effektivitet, hændelser og ændringer samt dokumentation.]
Bilag C — samarbejde og kontrol
[Kontakter, rettighedsbistand, brudoplysninger, bistand efter artikel
32–36, revisionsform, praktisk koordinering og eventuelle priser.]
Bilag D — leverandørkæde og geografi
[Underdatabehandler, konkret opgave, behandlingssted, fjernadgang,
tilladelsesmodel, ændringsvarsel, indsigelsesprocedure, eventuelt
kapitel V-grundlag og supplerende foranstaltninger.]
Bilag E — ophør
[Valg mellem returnering/sletning, eksportformat, frister,
kopier og sikkerhedskopier, eventuel lovpligtig opbevaring,
ansvarlige personer og dokumentation for gennemført ophør.]
For den dataansvarlige: [navn, bemyndigelse, dato og underskrift].
For databehandleren: [navn, bemyndigelse, dato og underskrift].
Giv indsigelsesretten et praktisk indhold
Ved generel skriftlig tilladelse til underdatabehandlere skal den dataansvarlige orienteres om planlagte tilføjelser eller udskiftninger og have mulighed for at gøre indsigelse. Bilaget bør derfor beskrive, hvor beskeden sendes, hvad den indeholder, og hvordan en indsigelse behandles. Et opslag på en hjemmeside kan være vanskeligt at arbejde med, hvis ingen får besked om ændringen og dens betydning.
Der findes ikke ét universelt antal varslingsdage i artikel 28. Vælg et tidsrum, som giver mulighed for en reel vurdering under de konkrete forhold. Afklar, hvad der sker, hvis parterne ikke kan løse en begrundet indsigelse: kan tjenesten leveres uden den nye underdatabehandler, ændres eller afsluttes? Aftalen bør ikke efterlade den dataansvarlige med en formel indsigelsesret uden praktisk handlemulighed.
Kontroller også kæden af forpligtelser. Den første databehandler skal pålægge den næste de samme relevante databeskyttelsesforpligtelser og forbliver fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for deres opfyldelse. Et generelt forbehold om, at tredjepartsleverandører er uden for leverandørens kontrol, må ikke bruges til at fjerne denne lovpligtige relation.
Undersøg overførsler særskilt fra aftalens grundkrav
En artikel 28-aftale er ikke i sig selv et overførselsgrundlag til tredjelande. Kortlæg faktisk lagring, fjernadgang og videregivelse, herunder support og underdatabehandlere. Et europæisk datacenter afgør ikke alene spørgsmålet. Omvendt er udenlandsk ejerskab ikke i sig selv en beskrivelse af en konkret overførsel. Vurder de faktiske dataflows og den retlige situation.
EU-Kommissionens artikel 28-bestemmelser i afgørelse 2021/915 skal skelnes fra overførselsbestemmelserne i afgørelse 2021/914. De har forskellige formål og anvendelsesbetingelser. Hvis et relevant overførselsmodul anvendes, skal forholdet til artikel 28 og de udfyldte bilag stadig kontrolleres. Kopiering af en standardhenvisning uden vurdering af parter, dataflow og betingelser løser ikke opgaven.
Guiden til tredjelandsoverførsler kan hjælpe med at strukturere undersøgelsen. I selve aftalen bør dokumentationen være til at finde og ajourføre. Sæt en ansvarlig på vurderingen af ændringer, så en ny supportlokation ikke bliver behandlet som en administrativ detalje, selv om den kan ændre grundlaget for behandlingen.
Planlæg kontrol og ophør, mens samarbejdet fungerer
Artikel 28 kræver relevante oplysninger og mulighed for revision, herunder inspektion. Det betyder ikke, at enhver leverandør nødvendigvis skal have et fysisk besøg hvert år. Vælg en risikobaseret opfølgning, hvor rapporternes omfang, periode og forbehold vurderes. En rapport fra en anden del af leverandørens organisation kan være utilstrækkelig for den tjeneste, I faktisk bruger.
Aftal praktisk koordinering, men undgå vilkår, som gør nødvendig kontrol umulig. Et langt, ufravigeligt varsel kan være problematisk ved et alvorligt brud eller konkrete tegn på mangler. Beskriv, hvordan almindelig kontrol adskiller sig fra hastesituationer, og hvordan fortrolige oplysninger beskyttes under kontrollen. Dokumenter både hvad I har undersøgt, og hvilke mangler leverandøren skal følge op på.
Ved ophør er valget mellem sletning og returnering den dataansvarliges. Test et eksportformat, før det bliver nødvendigt, og afklar hvad der sker med kopier og sikkerhedskopier. Teknisk bekvemmelighed er ikke et generelt grundlag for ubegrænset opbevaring. Hvis data endnu findes i en kontrolleret backupcyklus, skal beskyttelse, faktisk sletning og håndtering ved gendannelse være konkret afklaret og vurderet mod forpligtelsen.
Kontroller aftalen som en sammenhængende leverance
Lad en fagperson følge én oplysning gennem tjenesten fra indsamling til ophør. Kan vedkommende finde formålet, sikkerhedsforanstaltningerne, modtagerne, kontaktvejen ved et brud og den aftalte sletning? Denne gennemgang afslører ofte uoverensstemmelser mellem bilagene. Den gør også underskriftens betydning konkret for de medarbejdere, som skal arbejde efter aftalen.
Ved større leverandørmængder kan en sammenligning af GDPR-software være relevant for dokumentstyring og opfølgning. Softwaren kan støtte versionskontrol, men skal ikke ukritisk erklære en aftale lovlig, fordi alle felter er udfyldt. Gem den godkendte version, dokumenter væsentlige fravigelser, og registrer hvem der følger op på de forpligtelser, som kræver løbende handling.
Ved den endelige kontrol bør I også gennemgå henvisningerne mellem dokumenterne. Hvis bilag B henviser til en sikkerhedspolitik, skal den relevante version kunne identificeres og findes. En død henvisning eller en politik, som leverandøren frit kan udskifte uden relevant vurdering, gør det sværere at fastslå det aftalte sikkerhedsniveau. Gem derfor dokumentpakken som en sammenhængende, dateret version.
Skal alle felter være udfyldt før underskrift?
De faktiske forhold og obligatoriske elementer skal være tilstrækkeligt fastlagt. En tom plads til behandlingsformål eller underdatabehandlerprocedure er ikke et uskadeligt formalia. Hvis en oplysning ikke er relevant, så forklar hvorfor. Hvis den endnu er ukendt, bør den afklares, før behandlingen sættes i gang på grundlag af aftalen.
Kan vi genbruge samme bilag for alle leverandører?
En fælles struktur kan spare arbejde, men indholdet skal passe til hver tjeneste. Løn, hosting og kundesupport har forskellige handlinger, adgange og risici. Genbrug derfor spørgsmål og godkendte standardformuleringer med omtanke, mens de konkrete oplysninger, sikkerhedsvalg og ophørsprocedurer kontrolleres for hvert samarbejde.