Datu pārnesamības tiesības ļauj cilvēkam saņemt noteiktus savus personas datus strukturētā, plaši izmantotā un mašīnlasāmā formātā un nodot tos citam pārzinim. VDAR 20. pants paredz konkrētus nosacījumus, tāpēc šīs tiesības nav identiskas tiesībām saņemt visu uzņēmuma rīcībā esošo informāciju par sevi. Tās arī automātiski neizbeidz līgumu un neizraisa datu dzēšanu.
Uzņēmumam praktiskais rezultāts ir pamatoti noteikta datu kopa, lietojams eksports un droša nodošana. Šis ceļvedis skaidro, kā izvērtēt pieprasījumu, nošķirt pārnesamos datus no pārējās informācijas un pārbaudīt izpildi. Mērķis nav vienkārši nosūtīt lielu failu, bet nodrošināt, lai cilvēks var saņemt un atkārtoti izmantot datus, ievērojot arī citu personu tiesības.
Kādi nosacījumi jāizpilda vienlaikus
VDAR 20. pants attiecas uz personas datiem par pašu pieprasītāju, kurus viņš sniedzis pārzinim. Apstrādei jābalstās uz attiecīgo piekrišanu vai līgumu, un tā jāveic ar automatizētiem līdzekļiem. Šos nosacījumus pārbauda kopā, nevis izvēlas vienu no tiem, kas uzņēmumam šķiet ērtākais.
Piemēram, digitāla abonēšanas pakalpojuma konta informācija un atbilstoša lietošanas vēsture var ietilpt pārnesamībā, ja izpildīti pārējie nosacījumi. Savukārt tas, ka dati atrodas datorā, pats par sevi nepierāda līguma vai piekrišanas pamatu. Iestādes likumā noteikta uzdevuma dati nekļūst pārnesami tikai tāpēc, ka iestāde izmanto elektronisku sistēmu.
Tiesības neattiecas uz apstrādi, kas nepieciešama sabiedrības interesēs veikta uzdevuma izpildei vai pārzinim piešķirto oficiālo pilnvaru īstenošanai. Ja apstrādes pamats ir juridisks pienākums vai leģitīmās intereses, 20. panta tiesības uz šo apstrādi neizriet tikai no datu esības. Tomēr jāpārbauda, vai tiem pašiem datiem nav atšķirīgu apstrādes nolūku un pamatu.
Piekrišanas izmantošana jāvērtē pēc faktiskās situācijas. Darbinieka paraksts uz vispārīgas veidlapas nepadara visu darba devēja apstrādi par brīvprātīgu piekrišanu. Piekrišanas nosacījumu un piemēru ceļvedis palīdz pārbaudīt pamatu. Portabilitātes izvērtējumā jāsaglabā patiesā apstrādes loģika, nevis jāpārklasificē tā tikai pieprasījuma izskatīšanas laikā.
«Sniedzis» nav tikai veidlapā ierakstītais
DVI publicētās 29. panta darba grupas pārnesamības vadlīnijas skaidro atšķirību starp aktīvi sniegtiem, novērotiem un pārziņa radītiem datiem. Sniedzamo datu loks var aptvert arī personas darbību novērošanas rezultātā iegūtus neapstrādātus datus. Tas nav ierobežots tikai ar laukiem, kuros lietotājs pats ierakstījis tekstu.
Aktīvi sniegti dati var būt konta informācija, piegādes adrese vai augšupielādēta informācija. Novērotie dati var rasties pakalpojuma vai ierīces lietošanā. Savukārt pārziņa analīzes rezultātā izveidots profils vai secinājums par cilvēku nav automātiski dati, kurus cilvēks sniedzis 20. panta izpratnē. Katras kategorijas izcelsme jāspēj izskaidrot.
Hipotētiskā fitnesa lietotnē lietotāja ievadītais vecums un ierīces fiksētie mērījumi jāvērtē atšķirīgi no uzņēmuma izveidota individuāla riska vērtējuma. Pat ja visi ieraksti atrodas vienā datubāzē, tiem var būt atšķirīga loma pārnesamības pieprasījumā. Tā ir datu klasifikācijas izvērtēšana, nevis iespēja patvaļīgi pasludināt neērtos laukus par uzņēmuma īpašumu.
Atvasinātu datu neiekļaušana pārnesamībā nenozīmē, ka uz tiem nekad neattiecas citas datu subjekta tiesības. Piekļuves tiesībām saskaņā ar 15. pantu ir cits tvērums un savi ierobežojumi. Ja pieprasījuma saturs skar abus pantus, jāizvērtē abas daļas un jāpaskaidro, kura informācija izsniegta kādā veidā.
Viena datu kopa var kalpot vairākiem nolūkiem
Līguma izpildei izmantots darījuma ieraksts vienlaikus var būt vajadzīgs juridiskam glabāšanas pienākumam. Tāpēc nav pareizi noraidīt visus finanšu pakalpojuma datus ar argumentu, ka uz nozari attiecas obligāta uzskaite. Jānoskaidro konkrētais apstrādes nolūks un tas, kuri dati atbilst pārnesamības nosacījumiem.
Tāpat pārnesamība automātiski neaptver visu bankas veikto analīzi vai informāciju, kuru apstrādā tikai juridisku pienākumu izpildei. Atbildīgajam jāspēj nodalīt klienta sniegtos un atbilstošos novērotos datus no atsevišķa izvērtējuma rezultātiem. Šāda atšķiršana ļauj sagatavot pamatotu eksportu, neizsakot pārmērīgu solījumu par visa klienta lietā esošā pārnešanu.
Apstrādes darbību reģistrs palīdz atrast procesus, to nolūkus un atbildīgos. Pārnesamības izpildei papildus vajadzīga datu lauku karte: izcelsme, saistība ar personu, apstrādes pamats un eksporta vieta. Ja reģistrā nav atspoguļota reālā darbība, arī pieprasījuma izvērtējums var balstīties nepareizos pieņēmumos.
Izvērtējumu ieteicams dokumentēt pēc datu kategorijām, nevis tikai ar vienu atzīmi «attiecas» vai «neattiecas» uz visu klienta kontu. Daļējs pieprasījuma izpildījums var būt pareizais rezultāts. Cilvēkam tad jāizskaidro izslēgtās kategorijas un pamatojums, nepieļaujot, ka tehniski vieglāk eksportējamā daļa tiek pasniegta kā viss juridiski nepieciešamais apjoms.
Saņemšana, precizēšana un termiņš
Pieprasījumu var iesniegt bez īpašas juridiskas formas. Formulējums «vēlos lejupielādēt savus datus izmantošanai citā pakalpojumā» var būt pietiekams sākums, lai izvērtētu 20. pantu. Ja nav skaidrs, vai cilvēks vēlas piekļuves kopiju, pārnesamu failu vai tiešu nodošanu, precizējiet viņa ieceri saprotamā valodā.
Fiksējiet saņemšanas datumu un saglabājiet pieprasījuma sākotnējo saturu. Uzņēmuma iekšēja pārsūtīšana no atbalsta komandas IT komandai nemaina sākotnējo saņemšanas brīdi. Ja pakalpojums piedāvā pašapkalpošanās eksportu, pārliecinieties, ka tas aptver vajadzīgo apjomu un ka cilvēkam pieejams alternatīvs kanāls, ja funkcija nedarbojas vai kontam vairs nevar piekļūt.
VDAR 12. pants paredz informēt par rīcību bez nepamatotas kavēšanās un vēlākais mēnesī pēc pieprasījuma saņemšanas. Vajadzības gadījumā termiņu var pagarināt vēl par diviem mēnešiem, ņemot vērā sarežģītību un pieprasījumu skaitu, par pagarinājumu un iemesliem informējot sākotnējā mēnesī. Pagarinājums nav automātiski pieejams katram eksportam.
Ja uzņēmums nerīkojas pēc pieprasījuma, tam bez kavēšanās un ne vēlāk kā mēnesī jāpaskaidro iemesli un jānorāda iespēja iesniegt sūdzību un vērsties tiesā. Ar atbildi «mūsu sistēma to neatbalsta» nepietiek, lai pamatotu visu pienākumu neizpildi. Jānošķir tiesības saņemt pārnesamus datus no tehniskās iespējas tos nodot tieši citam pārzinim.
Identitāte un citu cilvēku informācija
Pārnesams fails var saturēt plašu, viegli atkārtoti izmantojamu datu kopu, tāpēc saņēmēja pārbaudei ir nozīme. Ja ir pamatotas šaubas par pieprasītāja identitāti, drīkst prasīt pārbaudei nepieciešamo papildu informāciju. To nevajag pārvērst par universālu pienākumu iesniegt dokumenta kopiju, ja identitāti iespējams droši apstiprināt jau izmantotā konta vidē.
Ja pieprasījumu iesniedz pārstāvis vai cita pakalpojuma sniedzējs cilvēka vārdā, pārbaudiet pilnvarojuma tvērumu un paredzēto saņēmēju. Vienkārša norāde uz klienta vārdu vai e-pasta adresi nepierāda tiesības saņemt visu eksportu. Praktiski jābūt saprotamam, kā persona apstiprina izvēli un kā uzņēmums saglabā šā apstiprinājuma pierādījumu.
VDAR 20. panta 4. punkts aizsargā citu personu tiesības un brīvības. Sarakstes vai darījumu vēstures ieraksts var vienlaikus attiekties uz pieprasītāju un citu cilvēku. Citas personas pieminēšana nenozīmē automātisku visa ieraksta izslēgšanu, taču jāizvērtē nodošanas sekas un vajadzīgie aizsardzības pasākumi.
Piemēram, kopīga konta datos var būt otra lietotāja atsevišķas piezīmes vai informācija, kas neattiecas uz pieprasītāju. Eksporta veidošanā jānosaka robeža, nevis jāizsniedz visa koplietotā vide. Ja nepieciešama daļēja aizsardzība, izvērtējiet datu atlasi vai aizklāšanu un paskaidrojiet lēmumu, saglabājot pārējo atbilstošo datu lietojamību.
Formātam jāļauj datus izmantot atkārtoti
Regula prasa strukturētu, plaši izmantotu un mašīnlasāmu formātu. Tā nenosaka vienu universālu faila paplašinājumu visiem pakalpojumiem. CSV vai JSON var būt piemērots daudzām strukturētām datu kopām, taču izvēle atkarīga no satura un vajadzīgajām attiecībām starp ierakstiem. Piemēram, vienkārša tabula var nepietiekami atspoguļot sarežģītu pielikumu struktūru.
Ekrānattēlu kolekcija vai tikai vizuāli lasāms PDF parasti neatrisina uzdevumu pārnest strukturētus datus. Cilvēkam vajadzīgs formāts, kurā dati saglabā nozīmi un ir automātiski apstrādājami. PDF var būt noderīgs pavadošam skaidrojumam, bet tā esība pati par sevi nepierāda, ka nodrošināta 20. pantā prasītā pārnesamība.
Eksportā ieteicams skaidri norādīt lauku nosaukumus, mērvienības, datuma un laika formātu, laika joslu un izmantotos kodus. Skaitlis bez mērvienības var būt nepareizi interpretējams pat tad, ja datne tehniski atveras. Tāpat datums jāatspoguļo nepārprotami, lai citā sistēmā diena un mēnesis netiktu sajaukti.
Ja dati sadalīti vairākās datnēs, paskaidrojiet, kā ieraksti saistīti. Pasūtījumu saraksts, maksājumu ieraksti un pielikumi var būt lietojami tikai tad, ja saglabāti vajadzīgie identifikatori. Ieteicams nodrošināt īsu datņu aprakstu, kas palīdz cilvēkam vai viņa izvēlētajam saņēmējam saprast saturu bez piekļuves uzņēmuma iekšējai sistēmai.
Eksporta pilnīgumu pārbaudiet pret noteikto datu kopu. Nejauši palaists standarta ziņojums var ietvert tikai pēdējo periodu vai noklusēti izlaist arhivētus, bet joprojām apstrādātus ierakstus. Pārbaudiet filtrus, datumu intervālu un kategorijas. Ja kāda informācija vairs netiek apstrādāta un ir likumīgi dzēsta, tiesības neprasa to izveidot no jauna.
Kvalitātes pārbaudei izmantojiet arī paredzēto lietojumu. Datne var būt formāli pareiza, bet neietvert paskaidrojumu par tukšām vērtībām vai statusu kodiem. Ieteicams pārbaudīt paraugu ar personu, kas nepiedalījās eksporta izveidē. Šādi var atklāt nesaprotamus laukus, pirms cilvēkam jālūdz atkārtota palīdzība jau pēc saņemšanas.
Tieša nodošana citam pārzinim
Cilvēkam ir tiesības uz tiešu nodošanu no viena pārziņa otram, ja tas ir tehniski iespējams. Šis nosacījums nenozīmē, ka pārzinim obligāti jāizveido universāla savietojamība ar katru pasaules pakalpojumu. Tomēr tehniskās iespējas jāvērtē godprātīgi; komerciāla nevēlēšanās atvieglot pakalpojuma maiņu nav tehniska neiespējamība.
Noskaidrojiet saņēmēja identitāti, drošo kanālu un datu apjomu, ko cilvēks vēlas nodot. Ja tieša nodošana nav tehniski iespējama, jāizvērtē datu izsniegšana pašam cilvēkam atbilstošā formātā. Šīs divas darbības nav savstarpēji aizvietojamas ar pilnīgu atteikumu tikai tāpēc, ka nav jau gatavas integrācijas.
Pārnesamības mērķis nav tikai konkurējoša pakalpojuma iegāde. Persona var vēlēties saglabāt datus savām vajadzībām, analizēt savu lietošanas vēsturi vai izmantot citu izvēlētu risinājumu. Uzņēmumam nevajadzētu prasīt pamatot, kāpēc cilvēks maina pakalpojumu, vai pieprasīt pierādījumu par jaunu komerclīgumu kā vispārīgu priekšnoteikumu datu saņemšanai.
Saņemošajam pārzinim jāizvērtē sava turpmākā apstrāde, tiesiskais pamats un nepieciešamais apjoms. Saņemta datne pati par sevi nedod brīvu atļauju izmantot visus tajā esošos citu cilvēku kontaktus reklāmai. Ja jaunajam pakalpojumam vajadzīga tikai daļa datu, jāievēro datu minimizēšana un attiecīgie pārredzamības pienākumi.
Droša nodošana un apstrādātāja palīdzība
Izvēlieties nodošanas kanālu, kas atbilst datu raksturam un riskam. Autentificēta lejupielāde var būt piemērota, ja piekļuve ir pareizi ierobežota un saite nekļūst publiska. Ja izmanto citus kanālus, izvērtējiet saņēmēja pārbaudi, aizsardzību un pieejamības ilgumu. Ērtums nedrīkst radīt jaunu neatļautas izpaušanas risku.
Pirms nosūtīšanas ieteicams pārbaudīt, vai datne pieder pareizajam cilvēkam un vai saņēmēja adrese nav ievadīta kļūdaini. Plaša klientu datu eksporta sajaukšana ar viena cilvēka datni var radīt būtiskas sekas. Drošības pārbaudes apjomam jāatbilst riskam, un īpaši jāuzmanās no manuālām darbībām, kas ikdienā notiek reti.
Ja eksportu tehniski veic apstrādātājs, pārzinim jāvienojas par praktisko palīdzību. Datu apstrādes līguma nosacījumi vai cits atbilstošs saistošs Savienības vai dalībvalsts tiesību akts veido 28. panta ietvaru. Jāzina, kurš sagatavo datni, kas pārbauda tās saturu un kā tiek dots norādījums nodošanai.
Piegādātāja sniegts eksports var neatspoguļot visas uzņēmuma sistēmas. Pārzinim jāsaskaņo apjoms starp vairākiem pakalpojumiem un jāizvairās no pretrunīgām vai dublētām datnēm. Ieteicams uzturēt vienu izpildes ierakstu, kur redzams katras komandas ieguldījums un galīgā pārbaude. Tas atvieglo arī trūkstošo datu labošanu, ja cilvēks vēlāk norāda uz nepilnību.
Pārnesamība nav automātiska dzēšana
VDAR 20. pants neierobežo tiesības uz dzēšanu, taču pārnesamības izmantošana tās automātiski neiedarbina. Cilvēks var saņemt savus datus un turpināt pakalpojumu. Uzņēmums nedrīkst slēgt kontu vai izdzēst informāciju tikai tāpēc, ka klients izmantojis tiesības uz eksportu.
Ja cilvēks vienlaikus lūdz dzēst datus, jāizvērtē 17. panta nosacījumi un izņēmumi un jāsaskaņo izpildes secība. Datu sagatavošana pārnesamībai nedod neierobežotu tiesību paildzināt glabāšanu. Savukārt nepieciešamība saglabāt konkrētus dokumentus pēc likuma pati par sevi neatceļ tiesības saņemt atbilstošos pārnesamos datus.
Glabāšanas ierobežojuma princips attiecas arī uz pagaidu eksporta datnēm. Ja tās izveidotas tikai pieprasījuma izpildei, jānosaka, kad tās dzēsīs un kas drīkst piekļūt līdz tam. Nav vajadzības ilgstoši turēt pilnu jaunu klienta datu kopiju tikai tāpēc, lai pierādītu, ka pieprasījums savulaik izpildīts.
Izpildes pierādījumā parasti svarīgāks ir apjoma apraksts, datums, izmantotais kanāls un pārbaudes rezultāts. Tā konkrētais saturs jānosaka atbilstoši vajadzībai un riskam. Pierādījumam jāļauj izskaidrot pieņemto lēmumu, neveidojot nevajadzīgu paralēlu datubāzi ar visu agrāk sagatavoto eksportu saturu.
Sagatavojiet pakalpojumu pieprasījumam jau projektēšanas laikā
Integrētas datu aizsardzības pieeja palīdz jau izstrādē nodalīt lietotāja sniegto informāciju, novērotos datus un uzņēmuma analīzes rezultātus. Ja šīs kategorijas sistēmā nav atšķiramas, katrs pieprasījums var prasīt ilgu manuālu izmeklēšanu. Vienlaikus tehniskajam marķējumam jāatbilst faktiskajai apstrādei, nevis jārada mākslīgi tiesību ierobežojumi.
Ja mainās pakalpojuma funkcijas, pārskatiet arī eksporta apjomu. Jauns profils, datu avots vai ierīce var pievienot kategoriju, kuru vecā lejupielādes funkcija neiekļauj. Produkta izmaiņu pārbaudē ieteicams jautāt, kā cilvēks vēlāk saņems attiecīgos datus un kā tiks aizsargāta ar viņu saistīto citu personu informācija.
Publiskajā informācijā jāapraksta saprotams pieprasījuma kanāls un tiesību īstenošanas iespējas. Privātuma paziņojuma paraugs palīdz pārbaudīt šo skaidrojumu, bet tekstam jāsakrīt ar faktisko pakalpojumu. Ja eksportu sola konta iestatījumos, pogai jābūt atrodamai un pieejamai arī lietotājiem, kuri nepārzina tehniskus terminus.
Ieteicams laiku pa laikam izmēģināt visu procesu ar atbilstoši sagatavotu pārbaudes kontu. Pārbaudiet atlasi, datņu nozīmi, drošo kanālu un pagaidu kopiju dzēšanu. Šāda praktiska pārbaude palīdz atrast nepilnības, kuras nav redzamas politikas tekstā. Tā nav apgalvojums, ka regula nosaka vienu konkrētu pārbaudes biežumu visiem uzņēmumiem.
Biežākie jautājumi
Vai pārnesamības ietvaros jāizsniedz pilnīgi visi personas dati?
Nē. Jāizvērtē 20. panta nosacījumi par datu izcelsmi, saistību ar cilvēku, tiesisko pamatu un automatizētu apstrādi. Plašākam piekļuves pieprasījumam piemēro 15. pantu. Daļējs eksports var būt pamatots, bet uzņēmumam jāspēj izskaidrot, kāpēc noteiktas kategorijas nav iekļautas un kā izskatīta pārējā pieprasījuma daļa.
Vai pietiek nosūtīt PDF dokumentu?
Tas atkarīgs no datu rakstura un faktiskās mašīnlasāmības, tomēr tikai vizuāls dokuments parasti nenodrošina strukturētu datu atkārtotu izmantošanu. Jāizvēlas piemērots plaši izmantots formāts un jāsaglabā datu nozīme. CSV vai JSON nav automātiska garantija: nepareizi lauki, trūkstošas mērvienības un nepilnīga atlase var padarīt arī šos failus nelietojamus.
Vai par katru nākamo eksportu drīkst prasīt samaksu?
Nē. Tiesību īstenošana pamatā ir bez maksas; maksa vai atteikums saskaņā ar 12. panta 5. punktu prasa acīmredzami nepamatota vai pārmērīga pieprasījuma pamatojumu, kas jāpierāda pārzinim. Vienkāršs noteikums «pirmais bez maksas, pārējie par maksu» neatspoguļo šo izvērtējumu.
Vai jāgarantē importēšana jebkurā citā sistēmā?
Nē. Jānodrošina regulai atbilstošs formāts un tiesību īstenošana bez nepamatotiem šķēršļiem; tieša nodošana paredzēta, ja tā ir tehniski iespējama. Nav universālas garantijas, ka jebkurš saņēmējs pieņems jebkuru datni. Tomēr uzņēmumam godprātīgi jāizvērtē praktiskais risinājums un jāpaskaidro konkrētais ierobežojums.