Tiesības tikt aizmirstam ir VDAR 17. pantā noteiktās tiesības uz personas datu dzēšanu, ja izpildās attiecīgie nosacījumi. Tās nav beznosacījuma iespēja izdzēst jebkuru informāciju no visām sistēmām un interneta. Vienlaikus uzņēmums nedrīkst noraidīt visu pieprasījumu tikai tāpēc, ka neliela datu daļa vēl jāsaglabā juridiska pienākuma izpildei.
Uzņēmuma uzdevums ir pieņemt pamatotu lēmumu par katru datu grupu, izpildīt dzēšanu tur, kur tā nepieciešama, un cilvēkam saprotami izskaidrot atlikušo apstrādi. Šis ceļvedis palīdz izveidot šādu lēmumu un tā izpildes pierādījumus. Tas nošķir dzēšanu, likumīgu glabāšanu, apstrādes ierobežošanu un pārnesamību; tie ir saistīti, bet atšķirīgi procesi.
Kad rodas tiesības uz dzēšanu
VDAR 17. pants paredz vairākus dzēšanas pamatus. Pirmais ir situācija, kad personas dati vairs nav vajadzīgi nolūkiem, kuriem tie vākti vai citādi apstrādāti. Uzņēmumam jāspēj izskaidrot šo nolūku un pašreizējo nepieciešamību. Vēlme paturēt informāciju «katram gadījumam» nav patstāvīgs pamats beztermiņa glabāšanai.
Otrs pamats saistīts ar piekrišanas atsaukšanu, ja apstrāde balstīta uz attiecīgo piekrišanu un nav cita tiesiska pamata. Tas nenozīmē, ka uzņēmums pēc atsaukšanas drīkst vienkārši pārdēvēt sākotnējo pamatu. Jāvērtē konkrētā apstrāde un jau pastāvošie tiesiskie pienākumi. Piekrišanas piemēri palīdz nošķirt piekrišanu no līguma izpildei nepieciešamas datu izmantošanas.
Trešais pamats saistīts ar iebildumu. Ja persona iebilst saskaņā ar 21. panta 1. punktu un nav svarīgāku leģitīmu iemeslu apstrādei, rodas attiecīgais dzēšanas pamats. Iebildumam pret tiešo mārketingu ir īpaša nozīme: datus šim nolūkam vairs nedrīkst apstrādāt. Reklāmas apturēšanu nevar atlikt līdz brīdim, kad pabeigta visu citu datu grupu pārbaude.
Dzēšana paredzēta arī nelikumīgi apstrādātiem datiem un tad, kad tā nepieciešama Savienības vai dalībvalsts tiesību aktā noteikta pienākuma izpildei. Vēl viens pamats attiecas uz datiem, kas savākti saistībā ar VDAR 8. pantā minēto informācijas sabiedrības pakalpojumu piedāvāšanu bērnam. Šie pamati nav jāsajauc vienā vispārīgā klienta konta slēgšanas noteikumā.
Pieprasītājam nav obligāti jānorāda panta numurs vai juridiski precīzs pamatojums. Frāze «lūdzu, izdzēsiet manus datus» jānovērtē pēc tās satura. Ja nav skaidrs, vai cilvēks vēlas tikai pārtraukt reklāmu vai dzēst kontu, precizējiet tvērumu. Precizēšana nedrīkst kļūt par šķērsli tai daļai, kuru jau iespējams saprast un izpildīt.
Pieprasījuma saņemšana un identitātes pārbaude
Ierakstiet saņemšanas datumu, kanālu un pieprasījuma saturu. Pieprasījums var pienākt klientu atbalstam, filiālei vai personai, kas ikdienā sazinās ar klientu. Darbiniekiem jāzina, kā to nodot atbildīgajam. Uzņēmuma iekšēja pārsūtīšana vai vēlāka ierakstīšana sistēmā nemaina faktisko saņemšanas brīdi un automātiski nesāk jaunu termiņu.
Identitātes pārbaude jāpielāgo situācijai. Ja pieprasījums saņemts jau autentificētā klienta vidē, papildu dokumenti var nebūt vajadzīgi. Ja ir pamatotas šaubas, VDAR 12. panta 6. punkts ļauj prasīt identitātes apstiprināšanai nepieciešamo informāciju. Vispārīgs noteikums visiem nosūtīt pases kopiju nav samērīgas pārbaudes aizstājējs.
Dzēšana var būt neatgriezeniska, tāpēc jāpārbauda, vai pieprasījums tiešām attiecas uz konkrēto kontu vai datu kopumu. Vienā e-pasta adresē var būt vairāki pasūtījumi, savukārt vienam cilvēkam var būt vairākas adreses. Izmantojiet jau pieejamus identifikatorus un nepieprasiet jaunu sensitīvu informāciju tikai tāpēc, ka iekšējā meklēšana ir neērta.
Ja rīkojas pārstāvis, jāpārbauda viņa pilnvarojums nepieciešamajā apjomā. Pārstāvja esība pati par sevi nedod tiesības izpaust visu klienta vēsturi. Nošķiriet pārstāvības pārbaudi, pieprasījuma izpildi un atbildes saņēmēju. Dokumentējiet, uz kāda pamata uzņēmums secināja, ka konkrētā persona ir tiesīga dot attiecīgo norādījumu.
Termiņš nav atļauja gaidīt pēdējo dienu
Dzēšana saskaņā ar 17. pantu veicama bez nepamatotas kavēšanās. VDAR 12. pants savukārt paredz informēt par rīcību bez nepamatotas kavēšanās un ne vēlāk kā mēnesī pēc pieprasījuma saņemšanas. Šīs prasības jālasa kopā: vienkāršu un skaidri pamatotu dzēšanu nevajadzētu aizkavēt tikai tāpēc, ka atbildes mēnesis vēl nav beidzies.
Ja nepieciešams, ņemot vērā sarežģītību un pieprasījumu skaitu, termiņu var pagarināt vēl par diviem mēnešiem. Par pagarinājumu un tā iemesliem cilvēks jāinformē sākotnējā mēneša laikā. Pagarinājums nav automātisks katram pieprasījumam, un uzņēmuma atvaļinājumu grafiks pats par sevi nav individuāls sarežģītības pamatojums.
Ja uzņēmums nerīkojas pēc pieprasījuma, par iemesliem jāpaziņo bez kavēšanās un vēlākais mēnesī. Atbildē jānorāda arī iespēja iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei un vērsties tiesā. Nepietiek nosūtīt vispārīgu teikumu, ka uzņēmuma politika dzēšanu nepieļauj; atteikumam jābalstās konkrētajā situācijā un piemērojamā tiesiskā normā.
Pieprasījuma izskatīšana parasti ir bez maksas. VDAR 12. panta 5. punkta izņēmumi par acīmredzami nepamatotiem vai pārmērīgiem pieprasījumiem jāpiemēro pamatoti, un pierādīšanas pienākums ir pārzinim. Tas, ka cilvēks ir neapmierināts, lieto asu valodu vai pieprasa vairākas tiesības vienlaikus, pats par sevi nepierāda šādu izņēmumu.
Atrodiet datus un sadaliet tos pēc nolūka
Pirms lēmuma vajadzīgs pārskats par to, kur dati atrodas. Pārbaudiet klientu sistēmu, rēķinus, atbalsta saraksti, mārketinga rīkus, dokumentu glabātavas un piegādātāju apstrādi. Apstrādes darbību reģistrs palīdz noteikt procesus un atbildīgos, bet pieprasījuma izpildei var būt vajadzīga detalizētāka konkrētās personas datu meklēšana.
Ieteicams katrai datu grupai norādīt sākotnējo nolūku, pašreizējo tiesisko pamatu, glabāšanas termiņu un paredzēto darbību. Šāda pieeja ļauj nošķirt, piemēram, obligāti glabājamu rēķinu no vairs nevajadzīga reklāmas profila. Vienā sistēmā esoši dati ne vienmēr jāglabā vai jādzēš vienādi tikai tāpēc, ka tiem ir kopīgs klienta identifikators.
Hipotētiskā interneta veikala gadījumā klients lūdz slēgt kontu un dzēst informāciju. Veikals var dzēst nevajadzīgās konta preferences un pārtraukt reklāmu, vienlaikus saglabājot konkrētus darījumu dokumentus piemērojama juridiska pienākuma izpildei. Atbildē jāizskaidro saglabāto datu kategorijas un pamats, nevis jāpasaka, ka «grāmatvedības dēļ nevaram dzēst neko».
Ja cilvēks vēl vēlas saņemt savu datu kopiju, saskaņojiet darbību secību. Piekļuves tiesības un datu pārnesamība var būt īstenojamas līdztekus dzēšanai. Tomēr pārnesamības iespēju nedrīkst izmantot kā ieganstu nepamatoti atlikt dzēšanu, un dzēšanas pieprasījums pats par sevi nav lūgums sagatavot pārnesamu datni.
Kad drīkst saglabāt daļu informācijas
VDAR 17. panta 3. punkts paredz izņēmumus tiktāl, ciktāl apstrāde nepieciešama noteiktajiem mērķiem. Tie aptver vārda un informācijas brīvību, attiecīgus juridiskus pienākumus vai sabiedrības interesēs veiktus uzdevumus, noteiktas sabiedrības veselības vajadzības, kvalificētus arhivēšanas, pētniecības vai statistikas nolūkus un juridisku prasījumu celšanu, īstenošanu vai aizstāvēšanu.
Nepieciešamība jāvērtē konkrēti. Atsauce uz iespējamu strīdu nenozīmē, ka uzņēmums drīkst beztermiņa saglabāt visu cilvēka informāciju. Jānosaka, kādi dati var būt vajadzīgi attiecīgā prasījuma pierādīšanai un cik ilgi šī vajadzība saglabājas. Pārskatīšanas brīdis palīdz novērst situāciju, kurā sākotnēji pamatota glabāšana turpinās arī pēc tās iemesla izzušanas.
Arhīva vai pētījuma nosaukums nerada vispārīgu atbrīvojumu. Attiecīgais izņēmums saistīts ar 89. panta garantijām un nosacījumu, ka dzēšana, visticamāk, padarītu neiespējamu vai būtiski traucētu noteikto mērķu sasniegšanu. Arī sabiedrības veselības izņēmumam ir konkrētas atsauces uz 9. pantu; to nevar aizstāt ar jebkuru uzņēmuma interesi veselības tematikā.
Glabāšanas ierobežojuma princips darbojas arī tad, kad cilvēks nav iesniedzis pieprasījumu. Uzņēmumam jādzēš dati, kuri vairs nav nepieciešami, saskaņā ar noteikto kārtību. Pieprasījums bieži atklāj, vai šī kārtība strādā, taču tas nav vienīgais notikums, kas drīkst iedarbināt glabāšanas termiņa pārskatīšanu.
Ierobežošana un anonimizācija nav automātiski aizstājēji
VDAR 18. pants paredz atsevišķas tiesības uz apstrādes ierobežošanu. Tās var būt piemērojamas, piemēram, kamēr pārbauda apstrīdētu datu precizitāti vai noteiktu iebildumu, kā arī citos pantā paredzētajos gadījumos. Tas, ka uzņēmums pamatoti saglabā dokumentu juridiska pienākuma dēļ, pats par sevi automātiski nenozīmē 18. panta ierobežojuma piemērošanu.
Ja ierobežojums ir piemērots, apstrāde ārpus glabāšanas pieļaujama tikai attiecīgajos 18. panta 2. punkta gadījumos, piemēram, ar piekrišanu vai juridisku prasījumu vajadzībām. Pirms ierobežojuma atcelšanas cilvēks jāinformē. Sistēmas atzīmei tādēļ jābūt saistītai ar faktiskām piekļuves un izmantošanas izmaiņām, nevis tikai redzamu komentāru lietotāja profilā.
Anonimizācija var nozīmēt, ka informācija vairs nav personas dati, taču tai jābūt efektīvai, ņemot vērā saprātīgi iespējamus identificēšanas līdzekļus. Vārda aizstāšana ar klienta numuru parasti nav pietiekama, ja saikni iespējams atjaunot. Pseidonimizēti dati joprojām var būt personas dati, un to glabāšanai un izmantošanai turpina piemērot VDAR.
Praktiski pārbaudiet arī netiešos identifikatorus. Rets amats, precīzs notikuma datums un neliela dzīvesvieta kopā var ļaut atpazīt cilvēku bez vārda. Ja uzņēmums vēlas saglabāt statistiku, jāizvērtē nepieciešamā detalizācija un atkārtotas identificēšanas risks. Apgalvojums «dati ir anonīmi» jāpamato ar reālu metodi un pārbaudi, nevis faila nosaukumu.
Izpilde sistēmās, rezerves kopijās un pie apstrādātājiem
Dzēšanas uzdevumam jānorāda sistēma, datu apjoms, atbildīgais un izpildes pārbaude. Ja vienā sistēmā ieraksts dzēsts, bet nakts sinhronizācija to atjauno no citas, pieprasījums nav praktiski izpildīts. Vispirms jānoskaidro datu avoti un plūsmas, lai darbību secība novērstu atkārtotu nevajadzīgās informācijas importu.
Rezerves kopiju esība nav vispārīgs beztermiņa izņēmums. Izvērtējiet tehniski pieejamos risinājumus, kopiju glabāšanas ciklu un piekļuves ierobežojumus. Ja konkrētu ierakstu kopijā uzreiz nav iespējams izdzēst, jānodrošina, ka dati netiek izmantoti parastajā darbībā un ka atjaunošanas gadījumā dzēšanas lēmums tiek atkārtoti piemērots. Risinājuma atbilstība jāvērtē konkrētajā situācijā.
Apstrādātājam jāspēj palīdzēt pārzinim īstenot cilvēka tiesības, ievērojot apstrādes raksturu un piemērojamos pienākumus. Datu apstrādes līguma nosacījumos ieteicams praktiski noteikt norādījuma nodošanu, saņemšanas apstiprinājumu un izpildes apliecinājumu. Pārzinim nepietiek nosūtīt piegādātājam vēstuli, ja nav saprotams, vai uzdevums patiešām izpildīts.
Ja piegādātājs datus apstrādā arī saviem atsevišķiem nolūkiem kā pārzinis, jānošķir šīs darbības. Klienta pārziņa norādījums ne vienmēr atrisina neatkarīgā pārziņa juridisko pienākumu. Cilvēkam jāsniedz precīza informācija par izpildīto un attiecīgajiem saņēmējiem, nevis jāsola kontrole pār citu organizāciju apstrādi, kuras uzņēmumam faktiski nav.
Saņēmēji, publiski dati un meklēšanas rezultāti
VDAR 19. pants paredz informēt saņēmējus, kuriem dati izpausti, par attiecīgo dzēšanu, izņemot neiespējamību vai nesamērīgu piepūli. Ja cilvēks to lūdz, viņš jāinformē par saņēmējiem. Šis pienākums jāpārbauda atsevišķi no uzņēmuma iekšējās dzēšanas; agrāk nosūtītas datnes nepazūd tāpēc, ka dzēsts sākotnējais ieraksts.
Ja pārzinis pats publiskojis datus un tam tie jādzēš, 17. panta 2. punkts paredz saprātīgus pasākumus citu tos apstrādājošo pārziņu informēšanai par pieprasījumu dzēst saites, kopijas vai atveidojumus. Jāņem vērā pieejamās tehnoloģijas un īstenošanas izmaksas. Tā nav garantija, ka uzņēmums spēs nekavējoties likvidēt jebkuru neatkarīgu kopiju internetā.
Meklēšanas rezultāta izņemšana un avota lapas dzēšana ir atšķirīgas darbības. Cilvēkam var būt vajadzīgs atsevišķs pieprasījums attiecīgajam pārzinim. Uzņēmums, kas pārvalda avota lapu, nedrīkst uzskatīt savu pienākumu par izpildītu tikai tāpēc, ka saturs vairs nav redzams vienā meklētājā. Savukārt meklētāja rezultāta izmaiņa pati par sevi neizdzēš avota ierakstu.
DVI skaidrojums par sociālā tīkla konta dzēšanu palīdz nošķirt platformas pārziņa darbību no uzraudzības iestādes lomas. Inspekcija nav platformas administrators, kas pats atjauno piekļuvi kontam. Tas nenozīmē, ka uzraudzības iestādei nav VDAR paredzēto uzraudzības un korektīvo pilnvaru attiecīgajā lietā.
Atbilde un pierādījumi pēc dzēšanas
Atbildē norādiet, kāda pieprasījuma daļa izpildīta un vai noteiktas datu kategorijas saglabātas. Saglabāšanai paskaidrojiet pamatu un piemērojamo termiņu vai tā noteikšanas kritērijus. Ja uzdevums ietver vairākus posmus, izvairieties no apgalvojuma «viss dzēsts», kamēr zināma atlikusi apstrāde. Precīzs formulējums palīdz cilvēkam saprast faktisko rezultātu.
Uzņēmumam var būt nepieciešami ierobežoti pierādījumi par pieprasījuma saņemšanu, lēmumu un izpildi. Tas nenozīmē, ka pierādījumu mapē jāsaglabā pilna dzēsto datu kopija. Izvēlieties nepieciešamos identifikatorus, darbību datumus un apliecinājumus, nosakot piekļuvi un glabāšanu. Pretējā gadījumā dzēšanas process pats izveido jaunu nevajadzīgu datu krātuvi.
Pēc izpildes pārbaudiet, vai sistēmas neveido jaunus datus, kas turpina aizliegtu vai vairs nepamatotu nolūku. Piemēram, slēgts konts var palikt automātiskas reklāmas auditorijā. Var būt vajadzīga minimāla atteikuma uzskaite, lai atkārtoti neiekļautu adresi sūtījumos, taču tās nolūks un apjoms jānodala no agrākā reklāmas profila saglabāšanas.
Privātuma paziņojuma paraugs palīdz pārbaudīt, vai publiski aprakstītais pieprasījuma kanāls un glabāšanas kārtība atbilst faktiskajam procesam. Ja izpildes laikā atklājas novecojusi kontaktadrese vai nepareizs sistēmu saraksts, izlabojiet procesa avotu. Vienas lietas atrisināšana ir arī iespēja novērst atkārtotu kļūdu nākamajam pieprasītājam.
Piemērs: daļēja dzēšana un saprotams atteikums
Iedomāsimies klientu, kurš vairs neizmanto pakalpojumu un lūdz izdzēst visus datus. Uzņēmums atrod konta profilu, divus darījumu dokumentus, tehnisko atbalsta saraksti un agrāk izveidotu reklāmas auditoriju. Atbildīgais vispirms nodala šīs kategorijas, jo vienam dokumentam piemērojams saglabāšanas pienākums neko automātiski nepasaka par pārējiem ierakstiem.
Kontam vairs nav aktīva pakalpojuma nolūka, tādēļ izvērtē tā dzēšanu un saistītās sinhronizācijas apturēšanu. Darījumu dokumentiem pārbauda konkrēto tiesisko prasību un tās termiņu. Atbalsta sarakstei jānoskaidro, vai jautājums ir pabeigts un vai pastāv konkrēta turpmāka nepieciešamība. Nevienai kategorijai nevajadzētu iegūt ilgāko iespējamo termiņu tikai ērtas vienotas sistēmas konfigurācijas dēļ.
Reklāmas auditorijā jāaptur attiecīgā izmantošana un jāizvērtē saistīto datu dzēšana. Ja nepieciešams saglabāt minimālu atteikuma uzskaiti, lēmumā norāda šo atsevišķo nolūku un datu apjomu. Uzņēmumam nav vajadzīgs pilns iepriekšējais uzvedības profils, lai turpmāk nesūtītu nevēlamus piedāvājumus. Pēc tam pārbauda, vai cits avots adresi automātiski neiekļauj auditorijā no jauna.
Daļējā atbildē uzņēmums paskaidro, kuras kategorijas dzēstas un kuras saglabātas. Saglabāšanas pamatojumu saista ar konkrēto vajadzību, nevis atsaucas tikai uz «iekšējo politiku». Ja uzņēmums atsaka pieprasījuma daļu, atbildē sniedz arī paredzēto informāciju par sūdzību un tiesas aizsardzību. Cilvēkam nav pašam jāuzmin, vai uzņēmums vēl turpina kaut ko pārbaudīt.
Iekšējā izpildes ierakstā saglabā lēmumu, sistēmu atbildīgo apliecinājumus un saņēmēju informēšanas rezultātu. Nav nepieciešams pievienot pilnu dzēstā profila kopiju tikai pierādīšanas ērtībai. Ja vēlāk rodas jautājums par kādu kategoriju, ierakstam jāparāda, kāds lēmums pieņemts, kas to izpildījis un kādas robežas vai nenoteiktība tobrīd bija zināma.
Visbeidzot pārbaudiet, vai uzņēmuma sākotnējā glabāšanas kārtība pieļāva nevajadzīgu datu uzkrāšanu. Ja katrs dzēšanas pieprasījums atklāj vecus, bez nolūka saglabātus profilus, jālabo vispārējais process. Citādi uzņēmums vienā lietā izpilda tiesības, bet turpina tādu pašu problēmu attiecībā uz pārējiem klientiem, kuri vēl nav iesnieguši pieprasījumu.
Biežākie jautājumi
Vai uzņēmumam jādzēš visi dati mēneša laikā?
Dzēšanas pienākums rodas, ja izpildīti 17. panta nosacījumi un nav piemērojama izņēmuma attiecīgajā apjomā; dzēšana jāveic bez nepamatotas kavēšanās. Mēnesis ir 12. panta pamatnoteikums informēšanai par rīcību. Sarežģītības un pieprasījumu skaita dēļ iespējams pamatots pagarinājums, par to un iemesliem laikus informējot cilvēku.
Vai rēķina glabāšana ļauj saglabāt visu klienta kontu?
Nē. Jānosaka dokumenti un dati, kuru glabāšanu prasa attiecīgā norma, un jāizvērtē pārējās datu grupas. Konta preferences, reklāmas vēsture un nevajadzīga sarakste nevar automātiski pārņemt rēķina glabāšanas pamatu. Pieprasījumu var izpildīt daļēji, skaidri pamatojot, kas un kāpēc vēl tiek glabāts.
Vai pārnesamības pieprasījums vienlaikus nozīmē dzēšanu?
Nē. Cilvēks var saņemt pārnesamus datus un turpināt izmantot pakalpojumu. Dzēšanu izvērtē atsevišķi pēc 17. panta, savukārt pārnesamībai ir 20. panta nosacījumi. Ja persona lūdz abus, uzņēmumam jāsaskaņo izpildes secība, saglabājot katra pieprasījuma tvērumu un attiecīgos pienākumus.