Glabāšanas ierobežojums: termiņi un dzēšanas kārtība Latvijā

Glabāšanas ierobežojums nozīmē, ka identificējamu personas datu glabāšana jāpārtrauc, kad tie vairs nav nepieciešami tiesiski noteiktajam apstrādes nolūkam. VDAR 5. panta 1. punkta e) apakšpunkts nenosaka vienu termiņu visai klienta lietai vai visiem uzņēmuma dokumentiem. Rēķins, reklāmas izvēle, atbalsta sarakste un piekļuves žurnāls var attiekties uz vienu cilvēku, bet tiem var būt atšķirīgi glabāšanas pamati un termiņi.

Praktiski vajadzīgs ne tikai termiņu saraksts, bet arī saprotams sākuma notikums, atbildīgais un darbība termiņa beigās. Jāzina, kur dati atrodas, kā tos dzēst vai patiesi anonimizēt un kā pārbaudīt rezultātu. Šajā ceļvedī aplūkoti Latvijas grāmatvedības termiņi, ikdienas datu kategorijas un izpildes kontrole; tiesiskais konteksts pārbaudīts 2026. gada 29. septembrī.

Vispirms nodaliet nolūkus un datu kategorijas

Termiņu nevar pamatot tikai ar to, ka dati atrodas vienā sistēmā. Klientu vadības sistēma var vienlaikus apkalpot aktīvu līgumu, sūdzības un reklāmas kampaņas. Ja līgums beidzas, daļa dokumentu var palikt nepieciešama juridiskā pienākuma izpildei, bet uzvedības profils vairs nebūt vajadzīgs. Ilgākais termiņš vienam dokumentam nav atļauja tikpat ilgi izmantot visu klienta profilu visiem agrākajiem nolūkiem.

Katras kategorijas aprakstā norādiet, kādus laukus un dokumentus tā ietver. Piemēram, norāde „personāla dati” ir pārāk plaša, ja tajā apvienoti algu aprēķini, atvaļinājumu maksājumi, kandidātu vērtējumi un piekļuves kartes ieraksti. Šīm darbībām var būt dažādi tiesiskie pamati un nepieciešamības ilgums. Precīzs sadalījums palīdz arī ierobežot piekļuvi: grāmatvedības saglabātam dokumentam nav jābūt redzamam ikvienam vadītājam.

Dokumentējiet arī termiņa avotu. Tas var būt konkrēts likuma pienākums, nepieciešamība aizstāvēt noteiktu tiesisku prasījumu vai pamatots apstrādes nolūks ar atbilstošu tiesisko pamatu. „Uzņēmumam varētu noderēt” nav patstāvīgs VDAR 6. panta pamats. Ja nepieciešamību nevar izskaidrot, termiņa ierakstīšana politikā šo trūkumu nenovērš.

Grāmatvedībā pieci gadi nav universālais termiņš

Latvijas Grāmatvedības likuma 28. pants nosaka vairākas atšķirīgas dokumentu grupas un to minimālo glabāšanas laiku. Tādēļ uzņēmuma politikā nav pareizi visu grāmatvedību apzīmēt ar vienu piecu gadu termiņu. Vispirms dokumentam jāatrod atbilstošā kategorija, pēc tam jāpārbauda, vai citos normatīvajos aktos nav papildu prasību.

Gada pārskatiem paredzēta glabāšana līdz uzņēmuma reorganizācijai vai darbības izbeigšanai, ciktāl citos normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Inventarizācijas sarakstiem, grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem noteikti desmit gadi. Tie nav tie paši dokumenti, kuriem piemēro pārējo attaisnojuma dokumentu minimālo piecu gadu robežu. Uzņēmuma reorganizācija turklāt pati par sevi nenozīmē brīvu iespēju visu iznīcināt: jāievēro turpmākās glabāšanas kārtība.

Atsevišķi jānodala darbinieku atlīdzības dokumenti. Likumā uzskaitītajiem darba samaksas, atvaļinājuma samaksas un līdzīgiem attaisnojuma dokumentiem, kuru datums ir pirms 1999. gada 1. janvāra, minimālais laiks ir septiņdesmit pieci gadi. Dokumentiem no šā datuma darba samaksas un līdzīgajai informācijai paredzēti desmit gadi. Savukārt noteiktajai informācijai par atvaļinājuma samaksu un neizmantotā atvaļinājuma atlīdzināšanu desmit gadus skaita no darba tiesisko attiecību izbeigšanas ar konkrēto darba devēju.

Pārējiem attaisnojuma dokumentiem glabāšana vajadzīga līdz brīdim, kad tie nepieciešami saimnieciskā darījuma izsekojamībai saskaņā ar likumu, bet ne mazāk par pieciem gadiem. Vārdi „ne mazāk” nenozīmē automātisku dzēšanu tieši piektajā gadā, ja pastāv piemērojams turpināšanas pienākums. Tie arī nenozīmē bezgalīgu glabāšanu bez izvērtējuma. Šo atšķirību būtu jāspēj izskaidrot gan grāmatvedim, gan sistēmas administratoram.

Glabāšanas vieta un digitalizācija ir atsevišķi jautājumi

Grāmatvedības likuma 27. pants nosaka arī glabāšanas organizācijas noteikumus. Papīra dokumentiem paredzēta glabāšana Latvijā, bet elektroniskajiem dokumentiem — Latvijā vai citā Eiropas Savienības dalībvalstī atbilstoši normā minētajām prasībām. Tādēļ dokumentu pārvietošana uz mākoņpakalpojumu jāvērtē ne tikai pēc cenas un pieejamās vietas. Jāpārbauda faktiskā glabāšanas kārtība un piemērojamās prasības konkrētajam pakalpojumam.

Papīra oriģināla ieskenēšana pati par sevi neatļauj to nekavējoties iznīcināt. Likuma 29. pants paredz nosacījumus dokumenta pārvēršanai elektroniskā formā: satura atbilstību un pieejamību glabāšanas laikā, cilvēklasāmu attēlojumu, aizsardzību pret izmaiņām vai iznīcināšanu un procesu dokumentēšanu. Pirms papīra arhīva samazināšanas pārbaudiet šo prasību izpildi. Nesalasāms attēls neatrisina ne dokumenta pierādījuma funkciju, ne glabāšanas pienākumu.

Reorganizācijas vai darbības izbeigšanas gadījumā turpmāko kārtību nosaka likumā paredzētajā procesā, tostarp saskaņojot to ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Organizācijai jāzina, kurš pārņem dokumentus un kā pēc nodošanas tiks nodrošināta piekļuve atļautiem nolūkiem. Vienkārša vecās sistēmas slēgšana var iznīcināt nepieciešamus pierādījumus, savukārt neierobežota kontu saglabāšana var radīt nepamatotu piekļuvi.

Sākuma notikums padara termiņu izpildāmu

Ar ierakstu „desmit gadi” vien nepietiek, ja nav zināms, no kura brīža tas skaitāms konkrētajai kategorijai. Dažos gadījumos notikums noteikts normā; citos tas jānosaka, izvērtējot piemērojamo pienākumu vai nolūku. Izvairieties no pieņēmuma, ka visiem datiem sākums ir personas konta izveidošanas datums. Tas var būt pilnīgi nesaistīts ar dokumenta saturu vai darba attiecību beigām.

Sistēmas datu modelī jābūt laukam, kas ļauj konstatēt attiecīgo notikumu. Ja darba attiecību izbeigšanas datums tiek glabāts tikai citā sistēmā, dzēšanas procesam jāsaņem uzticama informācija no tās. Nepilns datums vai kļūdains statusa lauks ir izņēmums, kuru jāizskata, nevis pamats automātiski visu dzēst vai glabāt mūžīgi. Atbildīgajam jāspēj redzēt un novērst šādas neatbilstības.

Nodaliet arī pārskatīšanas datumu no dzēšanas datuma. Pārskatīšana var palīdzēt noskaidrot, vai nolūks vēl pastāv, bet tā nav bezgalīga termiņa pārbīdīšana. Ja pārbaude beidzas ar lēmumu turpināt glabāšanu, dokumentējiet konkrēto iemeslu un nākamo vērtēšanas notikumu. Tukša atzīme „joprojām vajadzīgs” nerada uzticamu pierādījumu nepieciešamībai.

Klientu lietas un konkrēta strīda dokumenti

Beidzoties pakalpojumam, pārbaudiet atsevišķas klienta lietas sastāvdaļas. Dokumenti juridiska pienākuma izpildei var palikt ierobežotā arhīvā, kamēr operatīviem nolūkiem nevajadzīgās kopijas tiek dzēstas. Nevajadzētu turpināt izmantot šo arhīvu jaunām reklāmas kampaņām tikai tāpēc, ka datu glabāšana citam nolūkam ir atļauta. Glabāšana un turpmāka aktīva izmantošana nav viens un tas pats lēmums.

Tiesiska prasījuma aizstāvēšana var pamatot nepieciešamo pierādījumu saglabāšanu. Tomēr vispirms jāidentificē prasījums, attiecīgais periods un dokumentu saistība ar to. Vispārīga iespēja, ka kāds nākotnē iesniegs sūdzību, nav pietiekama, lai bez izvērtējuma iesaldētu visu datubāzi. Noilguma izvēle jāsaista ar konkrēto tiesisko attiecību, nevis garāko uzņēmumam zināmo termiņu.

Ja dzēšanu aptur strīda dēļ, norādiet apturēšanas iemeslu, apjomu, atbildīgo un pārskatīšanas kārtību. Pēc strīda atrisināšanas pārbaudiet, vai saglabājas cits pamats. Arhīvā ievietota lieta nedrīkst kļūt neredzama pārvaldībai. Tāpat pārliecinieties, ka tehniska apturēšana attiecas uz nepieciešamajiem datiem, nevis nejauši izslēdz dzēšanu visiem klientiem.

Kandidāti un mārketings: neizdomājiet vispārējus mēnešus

VDAR neparedz vienu obligātu sešu vai divpadsmit mēnešu termiņu visu kandidātu CV glabāšanai. Pārzinim jāizvērtē atlases nolūks, tā pabeigšana un iespējamais atsevišķais nolūks apsvērt kandidātu vēlākām vakancēm. Šim nolūkam vajadzīgs atbilstošs tiesiskais pamats un skaidra informācija cilvēkam. Vienkārši saglabāt visus noraidītos pieteikumus, cerot uz kādu nākotnes iespēju, nav pietiekams pamatojums.

Izvērtējiet arī datu aktualitāti un apjomu. Vecā pieteikumā var būt nevajadzīga veselības informācija vai kontaktinformācija, kas vairs neatbilst patiesībai. Ja uzņēmums pieņem lēmumu uzturēt kandidātu datubāzi, tam jābūt procesam šo jautājumu pārbaudei. Pieteikuma saņemšana nenozīmē, ka visu dokumentā brīvprātīgi ierakstīto drīkst saglabāt jebkuram nolūkam.

Mārketingā piekrišanas neatsaukšana pati par sevi nepierāda neierobežotu glabāšanas nepieciešamību. Jāņem vērā paziņotais nolūks, personas gaidas, attiecību raksturs un datu aktualitāte. Piekrišanas nosacījumi palīdz pārbaudīt, vai konkrētais izmantošanas veids vispār balstās derīgā izvēlē. Atsevišķa piekrišanas pierādījuma glabāšana savukārt jānošķir no pilna reklāmas profila turpinātas izmantošanas.

Pēc piekrišanas atsaukšanas vai piemērojamas iebildes jāaptur attiecīgais mārketinga process. Var būt vajadzīga minimāla informācija, lai novērstu atkārtotu saziņu, taču arī tai nosakāms pamats, apjoms un glabāšanas kritērijs. Izslēgšanas saraksts nav pamatojums turēt visas personas agrākās intereses un pārlūkošanas vēsturi. Pārbaudiet arī jau sagatavotās sūtījumu rindas un ārējiem partneriem nodotās kampaņas.

Lursoft lieta: publicēšanas termiņš nav jebkuras glabāšanas termiņš

DVI publiskotajā Lursoft lēmuma izrakstā norādīts, ka sākotnējais 65 000 eiro sods piemērots 2020. gada 23. novembrī. Lietā vērtēja nepubliskās reģistrācijas lietu daļas dokumentu publicēšanu un vēsturisko fizisko personu maksātnespējas datu publisko pieejamību. DVI lēmumu sarakstā administratīvās apstrīdēšanas lēmums datēts ar 2021. gada 14. janvāri un norādīts kā spēkā stājies.

Būtiskā atšķirība ir starp dokumentu glabāšanu un tā padarīšanu pieejamu neierobežotam personu lokam. Maksātnespējas datu publicitātes vērtējumā nozīme bija vienam gadam pēc ieraksta par procesa izbeigšanu. DVI analizēja arī informācijas atkalizmantošanas pamatu un samērīgumu. No šīs lietas nevar izsecināt, ka jebkuram uzņēmumam visi ar maksātnespēju saistītie dokumenti vienmēr jāizdzēš pēc viena gada.

Praktiskā mācība ir atsevišķi pārbaudīt katru izmantošanas veidu. Datu sākotnēja iegūšana no reģistra nedod beztermiņa atļauju tos publicēt, pārdot vai izmantot citā pakalpojumā. Tāpat pienākums saglabāt dokumentu slēgtā arhīvā neattaisno tā turēšanu publiskā meklētājā. DVI lēmumu apskats palīdz nošķirt konkrētu lietu faktus, pieņemšanas datumus un statusu, nevis no viena soda summas veidot vispārēju glabāšanas noteikumu.

Anonimizācija un arhivēšanas izņēmums

Anonimizācija var ļaut saglabāt noderīgus statistiskus rezultātus, ja personas vairs nav identificējamas, ņemot vērā saprātīgi iespējamos identificēšanas līdzekļus. Vārda aizstāšana ar kodu pati par sevi to nenodrošina. Ja pārzinis tur atsevišķu sasaistes tabulu vai var izmantot citus pieejamus datus, rezultāts tā darbībā var palikt personas dati. Jāvērtē arī nelielas grupas, reti notikumi un informācijas savienošanas iespējas.

Arī agregēts pārskats var atklāt personu, ja tajā redzama viena darbinieka darbība vai unikāls notikums. Pirms sākotnējo ierakstu izdzēšanas pārbaudiet, vai rezultāts tiešām sasniedz plānoto anonimitāti. Dokumentējiet izvēlēto metodi un tās ierobežojumus. Anonimizācijas solījums procedūrā nav ekvivalents pārbaudei, ka konkrētu cilvēku vairs nevar noteikt.

VDAR 5. panta 1. punkta e) apakšpunkts pieļauj ilgāku glabāšanu tikai arhivēšanai sabiedrības interesēs, zinātniskai vai vēstures pētniecībai vai statistikai paredzētajos apstākļos, ievērojot 89. panta 1. punkta aizsardzības pasākumus. Šai iespējai vajadzīgs attiecīgais nolūks un garantijas, nevis vien arhīva mapes nosaukums. Parasts uzņēmuma rezerves arhīvs nekļūst par sabiedrības interešu arhīvu tikai tādēļ, ka tajā ir seni dokumenti.

Termiņi reģistrā, informācijā personai un līgumā

Apstrādes darbību reģistrā 30. panta 1. punkta f) apakšpunkts paredz, ja iespējams, norādīt dažādu datu kategoriju dzēšanas termiņus. Šī kvalifikācija nenozīmē, ka glabāšanu var atstāt nepārvaldītu. Ja konkrētu datumu nevar noteikt iepriekš, organizācijai tik un tā jāspēj pamatot nepieciešamība un izskaidrot piemērojamos kritērijus.

Privātuma paziņojumā informācijai par periodu vai tā noteikšanas kritērijiem jāatbilst reālajam procesam. Ja vietnē apsolīta visu datu dzēšana uzreiz pēc konta slēgšanas, bet grāmatvedības dokumenti saglabājas, solījums jāprecizē. Arī atbildot uz piekļuves pieprasījumu, nepieciešams izskaidrot attiecīgās personas datu kategorijām piemērojamo glabāšanu, nevis atkārtot neskaidru vispārīgu tekstu.

Ja izmanto apstrādātāju, datu apstrādes līgumā jānosaka praktiski izpildāma kārtība. Saskaņā ar 28. pantu pēc pakalpojuma beigām pēc pārziņa izvēles dati jādzēš vai jāatdod un esošās kopijas jādzēš, ja vien Savienības vai dalībvalsts tiesības neprasa tos glabāt. Atbildīgo personu kontakti, datu eksporta formāts un apstiprinājums par izpildi palīdz šo pienākumu īstenot.

Rezerves kopijas un atjaunošana

Rezerves kopija nav vispārējs izņēmums no glabāšanas ierobežojuma. Organizācijai jāzina kopiju glabāšanas cikls, piekļuves ierobežojumi un tas, kā tiek novērsta jau dzēstu datu atgriešanās pēc sistēmas atjaunošanas. Ja tehniski nav iespējams tūlītēji izņemt vienu ierakstu no konkrētas kopijas, vajadzīgs konkrētās situācijas risinājums un efektīvi aizsardzības pasākumi, nevis beztermiņa atruna.

Piemēram, klienta profils ir dzēsts darbības sistēmā, bet nedēļu vēlāk atjauno agrāku kopiju. Bez papildu kontroles atkal var parādīties vecie dati un aktivizēties reklāmas sūtījumi. Atjaunošanas procedūrai jāsatur veids, kā piemērot iepriekš pieņemtos dzēšanas un izslēgšanas lēmumus. Vienkārša pārliecība, ka tehniskais atjaunošanas process izdevās, nenozīmē, ka atjaunotais datu apjoms ir tiesisks.

Pārbaudiet arī eksportus, testēšanas vidi un darbinieku saglabātas kopijas. Centrālās tabulas dzēšana var neietekmēt lejupielādētu izklājlapu. Tā ir datu plūsmas un darba organizācijas problēma, kuru nevar atrisināt tikai ar vienu datubāzes iestatījumu. Datu atrašanās vietu un kopiju samazināšana bieži ir priekšnoteikums uzticamam dzēšanas procesam.

Pārbaude pirms automatizācijas un pēc tās

Integrēta datu aizsardzība nozīmē, ka nepieciešamais datu apjoms un glabāšana tiek ņemti vērā jau sistēmas projektēšanā. Automatizācija var palīdzēt, taču VDAR neprasa vienu konkrētu programmu vai bezizņēmumu automātisku dzēšanu. Mazā vidē atbilstoši organizēts manuāls process var būt pamatots; lielākā vidē jāvērtē, vai tas ir uzticami izpildāms.

Pirms jaunas dzēšanas darbības sākšanas pārbaudiet reprezentatīvus piemērus. Vai sistēma pareizi atpazīst noslēgtu līgumu? Vai pastāv atsevišķs grāmatvedības pienākums? Vai kļūdaini iestatīts datums neizraisīs aktīvas lietas iznīcināšanu? Šāda pārbaude ļauj salīdzināt juridisko noteikumu ar tehnisko atlasi. Ja rezultāti neatbilst, vispirms jālabo dati vai atlases noteikums.

Pēc izpildes pārbaudiet, kas faktiski noticis: vai ieraksts dzēsts, tikai paslēpts lietotāja saskarnē vai pārvietots uz citu mapi. Saglabājiet samērīgu pierādījumu par izmantoto noteikumu, aptverto periodu un rezultātu, nepārkopējot visu izdzēsto saturu jaunā žurnālā. Dzēšanas procesa pierādījumi paši ir jāaizsargā un jāglabā atbilstoši to nolūkam.

Sistēmas nomaiņa nedrīkst no jauna sākt visus termiņus

Pārejot uz jaunu sistēmu, pārnesiet arī glabāšanas lēmumam nepieciešamos datumus un kategorijas. Datu importa diena nav automātiski jauns sākuma notikums agrākiem dokumentiem. Ja visi ieraksti pēc migrācijas saņem vienu jaunu izveides datumu, tehniska pārcelšana var nepamatoti pagarināt to glabāšanu. Saglabājiet vajadzīgo saikni ar sākotnējo dokumentu un pārbaudiet, vai jaunā sistēma to izmanto pareizi.

Atsevišķi novērtējiet veco sistēmu pēc migrācijas. Tā var būt vajadzīga īslaicīgai rezultātu salīdzināšanai, bet šis nolūks un piekļuves apjoms jānosaka skaidri. Nekontrolēta paralēla lietošana rada divas atšķirīgas patiesības par to, kuri dati ir dzēsti vai laboti. Migrācijas noslēgumā atbildīgajam jāpieņem dokumentēts lēmums par vecās vides izslēgšanu, vajadzīgo ierakstu saglabāšanu un pārējo kopiju iznīcināšanu.

Arī pakalpojuma sniedzēja maiņas laikā pārbaudiet dzēšanas apliecinājuma saturu. Tam vajadzētu ļaut saprast aptverto pakalpojumu, datu apjomu un pamatotos izņēmumus, nevis tikai paziņot, ka klienta konts slēgts. Ja pēc konta slēgšanas turpinās likumā prasīta glabāšana, jāzina tās pamats un robežas. Tas palīdz atšķirt tiesisku atlikuma arhīvu no vienkārši aizmirstas tehniskas kopijas.

Dzēšanas pieprasījums un ikdienas grafiks darbojas kopā

Glabāšanas ierobežojums ir pārziņa pienākums arī tad, ja neviens nav pieprasījis dzēšanu. Savukārt tiesības uz dzēšanu prasa atsevišķi novērtēt 17. panta pamatus un izņēmumus. Nepietiek atbildēt, ka uzņēmuma grafiks paredz glabāt ilgāk, ja konkrētajā situācijā nepieciešamības vairs nav. Iekšēja politika pati par sevi nav normatīvs pienākums.

Ja pieprasījumu nevar izpildīt pilnībā, nodaliet datus, ko dzēš, no datiem, kas vēl nepieciešami konkrētam pienākumam vai tiesiskam prasījumam. Atbildē izskaidrojiet šo atšķirību un piemērojamos termiņus. Atteikuma gadījumā par iemesliem un sūdzības vai tiesas aizsardzības iespēju jāinformē bez kavēšanās un ne vēlāk kā mēneša laikā saskaņā ar 12. panta 4. punktu.

Termiņu pārvaldība turpinās pēc sākotnējās tabulas apstiprināšanas. Ja mainās likums, pakalpojums, datu apjoms vai sistēma, pārbaudiet arī noteikumu un atbildīgo sadalījumu. Svarīgs ir izsekojams lēmums: kāpēc dati vēl vajadzīgi, kam tie pieejami un kas apliecina dzēšanu, kad vajadzība beigusies. Tieši šī saikne ļauj glabāšanas ierobežojumu īstenot ikdienas darbībā.