En gallringsplan beskriver vilka personuppgifter verksamheten ska radera, när det ska ske och vem som ser till att beslutet genomförs. Planen behöver skilja mellan lagstadgat bevarande och lagring som verksamheten själv måste motivera. Samma kund kan därför finnas kvar i bokföringen samtidigt som ett gammalt supportärende och en marknadsföringsprofil tas bort.
Den här sidan innehåller en ifyllbar arbetsmall och förklarar hur ni bestämmer användbara frister för svenska förhållanden. Den ger inga generella tillstånd att spara hela personalakter eller kundregister ett visst antal år. Reglerna och myndighetsvägledningen är kontrollerade den 29 september 2026. För principens bakgrund finns guiden om lagringsminimering och gallring; här ligger tyngdpunkten på de beslut som måste stå i själva planen.
Börja med ändamålet och den faktiska informationsmängden
Enligt artikel 5.1 e i GDPR får identifierbara personuppgifter som huvudregel inte bevaras längre än vad ändamålet kräver. Det innebär inte att alla uppgifter i ett system måste ha samma livslängd. Ett kundsystem kan innehålla kontaktuppgifter för en pågående leverans, uppgifter som behövs för ett konkret krav och historiska kampanjanteckningar som inte längre fyller någon motiverad funktion.
Skriv därför inte bara en rad för ”CRM” eller ”personal”. Dela upp materialet efter användning och uppgiftstyp. Fråga vilket beslut, vilken tjänst eller vilken skyldighet varje kategori behövs för. Om svaret bara är att uppgiften kanske blir användbar någon gång saknas en tillräcklig gallringsbedömning. Planen skapar inte heller en rättslig grund för insamlingen; lagligheten måste finnas redan när behandlingen börjar.
Inventeringen behöver omfatta kopior utanför huvudsystemet. Exporter i kalkylblad, bifogade filer i ärendehantering och lokala mappar kan innehålla samma material. En raderingsregel som bara gäller huvudregistret lämnar då uppgifterna kvar. Knyt planen till er registerförteckning, där planerade tidsfrister för radering av olika kategorier ska anges när det är möjligt enligt artikel 30. Planen kan ge den mer detaljerade arbetsinstruktionen.
Ifyllbar mall: en rad per beslut om bevarande
Använd följande fält för varje avgränsad kategori. Mallen är ett arbetsunderlag; fälten ska fyllas med er bedömning och era system. En frist utan startpunkt är svår att tillämpa, och ett systemnamn utan ansvarig person eller funktion gör det oklart vem som ska rätta ett misslyckat gallringsjobb.
Behandling och kategori: [t.ex. avslutade supportärenden]
Ändamål och rättslig grund: [varför uppgifterna behövs]
Uppgifter och kopior som omfattas: [fält, bilagor, exporter]
Startpunkt: [en tydligt definierad händelse]
Lagringstid eller prövbara kriterier: [beslut och motivering]
Lagstadgat bevarande, om tillämpligt: [regel, material, beräkning]
System och leverantörer: [samtliga relevanta platser]
Åtgärd: [radering eller verifierad anonymisering]
Ansvarig och genomförande: [funktion, metod, intervall]
Undantag vid konkret ärende: [beslutsfattare, omfattning, omprövning]
Säkerhetskopior: [cykel, åtkomst, återställningsförfarande]
Kontrollbevis och nästa granskning: [vad som dokumenteras, datum]
Startpunkten bör spegla det faktiska behovet. För ett supportärende kan det vara när ärendet avslutas, medan bokföringsmaterial följer lagens beräkning. Definiera vad ”avslutat” betyder: ett ärende som glömts öppet ska inte sparas för alltid. Ange även hur återöppning hanteras. En ny kontakt behöver inte motivera att varje tidigare bilaga får en helt ny lagringstid.
GDPR tillåter att information om lagring anges genom kriterier när en bestämd period inte kan anges. Kriterierna måste ändå göra behandlingen begriplig och möjlig att styra. ”Så länge vi behöver” utan närmare förklaring hjälper varken den registrerade eller den som ska gallra. Ett användbart kriterium identifierar behovet, vad som avslutar det och hur regelbunden prövning sker.
Bokföring: beräkna fristen enligt rätt kalenderår
Bokföringslagen 7 kap. 2 § kräver att räkenskapsinformation bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Formuleringen ”sju år efter fakturadatum” kan alltså ge fel resultat. Om räkenskapsåret avslutas under 2026 ska informationen enligt denna regel bevaras till och med 2033. Det gäller även om en viss verifikation skapades tidigt under räkenskapsåret.
Planen ska identifiera vilket material som faktiskt är räkenskapsinformation. Löneunderlag som utgör sådan information omfattas, men det betyder inte att varje anteckning i en personalakt måste behållas lika länge. Detsamma gäller kunduppgifter: att en faktura ska sparas ger ingen generell grund att bevara hela kundens användningshistorik, meddelanden och kampanjprofil.
Bestäm var det bevarade materialet finns och vilka som behöver tillgång. Att flytta en faktura till ett avgränsat bokföringsarkiv kan vara lämpligare än att lämna hela kundprofilen aktiv för försäljning. Lagstadgat bevarande av ett visst underlag innebär inte att det fritt får användas för nya ändamål. Planera också gallringen efter den obligatoriska perioden; fortsatt lagring behöver då en egen prövning.
Rekrytering: avslutad process och rättsliga anspråk är olika ändamål
IMY:s vägledning om rekrytering anger att ansökningar, intervjuanteckningar och referenser får behandlas så länge de behövs för rekryteringen. Utgångspunkten efteråt är radering eller avidentifiering, med möjlighet att spara nödvändigt material medan den sökande kan vidta rättsliga åtgärder. En offentlig arbetsgivare måste dessutom beakta reglerna om allmänna handlingar och tillämpligt gallringsstöd.
Det finns ingen generell bestämmelse i diskrimineringslagen som kräver att alla avslagna ansökningar sparas i två år. Diskrimineringslagen 6 kap. 4–6 §§ skiljer arbetslivets talefrister från andra samhällsområden och hänvisar för arbetslivet vidare till särskilda arbetsrättsliga regler. Bedöm därför vilken anspråkstyp som är relevant och vilka handlingar som behövs som underlag, i stället för att kopiera en allmän tvåårsrad.
En kandidatbank för framtida tjänster har ett annat ändamål än den avslutade rekryteringen. IMY anger att samtycke krävs när arbetsgivaren vill spara uppgifterna för framtida rekrytering. Bestäm hur länge erbjudandet är relevant, hur kandidaten informeras och hur återkallelse hanteras. Ett ja till framtida kontakt motiverar inte att alla känsliga intervjuanteckningar sparas. Utforma rutinen tillsammans med arbetet för GDPR i HR och rekrytering.
Personalakter behöver flera bevarandebeslut
En personalakt kan innehålla anställningsavtal, löneuppgifter, rehabiliteringsmaterial, kompetensintyg och tillfälliga praktiska anteckningar. Dessa uppgifter har olika ändamål och skyddsbehov. Det finns inte en allmän GDPR-frist på sju eller tio år för hela akten efter anställningens slut. Identifiera eventuella särskilda arbetsrättsliga, bokföringsmässiga eller andra bevarandekrav för varje del och dokumentera varför övrigt material fortfarande behövs.
När anställningen upphör bör planen utlösa en genomgång, inte en automatisk förlängning för hela mappen. Vissa dokument kan behövas för ett kvarstående åtagande eller anspråk, medan behörighetslistor och gamla kontaktuppgifter kan sakna fortsatt ändamål. Material om hälsa kräver dessutom tillämpligt stöd enligt artikel 9 under den fortsatta behandlingen. Att en uppgift en gång samlades in lagligt innebär inte att den får ligga kvar utan ny behovsprövning.
Kundkrav: preskription är ingen lagringsplikt för hela registret
Preskriptionslagen 2 § anger som huvudregel tio år efter fordringens tillkomst, med en treårsregel för vissa konsumentfordringar och särskilda undantag. Preskription kan avbrytas, och andra lagar kan innehålla specialregler. Därför är ”alla kunder: tio år efter senaste kontakt” varken en korrekt sammanfattning av lagen eller en färdig dataskyddsbedömning.
Om ni behöver kunna framställa eller försvara ett krav, identifiera vilka uppgifter som faktiskt kan visa avtalet, prestationen och betalningen. Bedöm rättslig grund och proportionalitet för den lagringen. En orderbekräftelse kan behövas utan att hela kundens surfhistorik gör det. Fristen ska kopplas till det relevanta anspråket och dess startpunkt; den får inte förlängas av varje obetydlig systemaktivitet.
För inaktiva kundkonton kan ni använda ett motiverat kriterium som bygger på verklig användning eller ett avslutat avtal. Välj perioden utifrån tjänstens karaktär och vad kunden rimligen förväntar sig, inte en påstådd universell GDPR-gräns. Ett automatiskt utskick från er sida är inte i sig ett bevis på att kunden återaktiverat relationen. Informera om kriteriet och skilj kontots radering från det begränsade underlag som måste finnas kvar av andra skäl.
Marknadsföring och cookies behöver separata slutpunkter
En marknadsföringslista får inte växa obehindrat bara för att ingen formellt återkallat ett gammalt samtycke. Pröva om ändamålet fortfarande är aktuellt och om den behandling som bedrivs motsvarar informationen vid insamlingen. Vid återkallelse ska behandling som stöds på samtycket upphöra, och vid invändning mot direktmarknadsföring får uppgifterna inte längre behandlas för sådan marknadsföring.
Det kan behövas en avgränsad spärruppgift för att respektera en avregistrering och undvika att personen återimporteras. Dokumentera då detta särskilda ändamål, rättsliga stöd, åtkomst och bevarandebehov. Spärren ska inte vara en ursäkt att behålla den gamla profilen och fortsätta analysera personen. Även bevis om samtycke behöver en motiverad omfattning och lagringstid, inte automatisk evighetslagring.
Skilj också cookiens tekniska livslängd från lagringen av personuppgifter som redan skickats till en server. Att en cookie upphör på enheten betyder inte att analysleverantörens historik försvinner. Enligt lagen om elektronisk kommunikation 9 kap. 28 § finns särskilda regler om information och samtycke för lagring eller åtkomst i terminalutrustning, med angivna undantag. Därutöver måste personuppgiftsbehandlingen och dess lagring följa GDPR. För in båda delarna i inventeringen.
Kameramaterial: använd inte en schablon på 30–60 dagar
IMY:s vägledning om lagring av kameramaterial beskriver tre dygn som en tumregel från EDPB. Det är vägledning, inte en universell lagstadgad maxgräns eller ett tillstånd att alltid spara i tre dygn. Längre lagring kan vara motiverad när det finns ett konkret behov, men skälen måste passa bevakningens ändamål och förhållanden.
Skriv i planen hur snabbt händelser normalt upptäcks och granskas, samt varför just er period behövs. Om en relevant händelse inträffar kan ett avgränsat utdrag behöva säkras för ett särskilt ärende. Då ska utdraget ha ett eget dokumenterat ändamål, begränsad åtkomst och en slutpunkt. Resten av inspelningarna bör fortsätta omfattas av ordinarie gallring. Se även den separata guiden om kamerabevakning och GDPR.
Undantag och raderingsbegäranden måste bedömas konkret
En pågående tvist kan motivera att viss gallring tillfälligt stoppas. Beslutet bör ange ärendet, relevanta kategorier, vem som godkänt bevarandet och när det ska omprövas. Ett obegränsat stopp för alla företagets uppgifter är svårt att förena med nödvändighet. När behovet upphör ska materialet återgå till en bestämd gallringsregel; det får inte hamna i ett permanent undantagsarkiv.
Rätten till radering enligt artikel 17 har särskilda förutsättningar och undantag. Nödvändigt bevarande för en rättslig skyldighet eller för rättsliga anspråk kan begränsa raderingen, men bedömningen gäller berörda uppgifter och ändamål. En lagringsrad i er egen plan är inget självständigt undantag från rättigheten. Radera därför övriga uppgifter när förutsättningarna kräver det, även om ett begränsat underlag måste behållas.
Om ni inte vidtar den begärda åtgärden ska ni enligt artikel 12.4 utan dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet förklara skälen och informera om möjligheten att klaga hos tillsynsmyndigheten och begära rättslig prövning. Beskriv vilka kategorier som behålls och varför på ett begripligt sätt. Ett standardsvar om att ”företaget sparar allt i tio år” visar inte att begäran har bedömts.
Leverantörer, kopior och säkerhetskopiering
Gallringen ska omfatta behandling som sker för er räkning hos leverantörer. Ange hur instruktioner förmedlas, hur underbiträden omfattas och vilket underlag ni får om genomförandet. Personuppgiftsbiträdesavtalet, eller annat tillämpligt bindande rättsligt instrument enligt artikel 28, behöver passa de faktiska tjänsterna. Ett allmänt avtalslöfte om radering hjälper lite om ni aldrig identifierat vilka exporter och bilagor leverantören lagrar.
Vid tjänstens slut ska biträdet enligt den ansvariges val radera eller återlämna personuppgifterna och radera befintliga kopior, om inte unionsrätt eller medlemsstatsrätt kräver lagring. Återlämning är alltså inte ett generellt tillstånd att behålla en extra kopia. Planera tidigt hur överlämningen och den efterföljande raderingen ska fungera, särskilt när flera leverantörer eller tjänster berörs.
Säkerhetskopior är ingen generell frizon från GDPR. Kartlägg deras innehåll, cykler och åtkomst och bedöm hur radering kan genomföras med hänsyn till systemens utformning. Dokumentera eventuella praktiska begränsningar och nödvändiga skydd, utan att anta att valfri lagring till nästa överskrivning alltid är tillåten. Återställningsrutinen behöver hindra att tidigare raderade uppgifter åter blir tillgängliga för vanlig användning utan att gallringsbeslutet tillämpas igen.
Ett avslutat supportärende genom flera system
Anta att ett företag har löst ett installationsproblem åt en kund. Ärendet innehåller kontaktuppgifter, tekniska loggar och en skärmbild som kunden skickat. Företaget behöver bedöma vilket efterföljande behov varje del har. Det kan exempelvis finnas anledning att under en motiverad period kunna följa upp själva lösningen, utan att den fullständiga skärmbilden behövs lika länge. Om bilden visar andra personer eller ovidkommande uppgifter bör dessa inte följa med av slentrian.
Planens rad ska sedan koppla beslutet till ärendesystemet, den anslutna e-postlådan och eventuella exporter till leverantören. Utse vem som kontrollerar att bilagorna omfattas av raderingen. Om företaget vill behålla generell kunskap om felet kan lösningen beskrivas utan kundens identitet och andra identifierande detaljer. Det kräver en faktisk bedömning av vad som tas bort, inte bara att ärendet får etiketten ”anonymt”.
Om samma kund senare begär hjälp med ett annat problem ska det nya ärendet bedömas för sitt ändamål. Den nya kontakten innebär inte att allt material i det gamla ärendet automatiskt behövs igen. Om det däremot uppstår ett konkret krav som berör den tidigare installationen kan relevant underlag omfattas av ett dokumenterat undantag. Då framgår både varför viss information behålls och varför andra uppgifter fortfarande kan gallras.
Exemplet visar också varför gallringsintervall behöver räknas in i beslutet. En regel som säger att uppgifter ska tas bort efter en viss period, men bara genomförs vid en årlig manuell genomgång, kan i praktiken ge betydligt längre lagring. Anpassa körningarnas frekvens till det beslutade behovet och beskriv den faktiska hanteringen korrekt. Om systemet inte kan utföra regeln behöver ni ändra arbetssättet eller systeminställningen; ett tekniskt hinder förlänger inte automatiskt den tillåtna lagringen.
Kontrollera att planen fungerar efter beslutet
Förklara den beslutade tiden eller kriterierna i er integritetspolicy enligt informationskraven i artiklarna 13–14. Dokument, systeminställningar och leverantörsinstruktioner ska säga samma sak. Om en ändring förlänger lagringen måste ni bedöma både behovet och vilken information de registrerade ska få; en ändrad tabell gör inte automatiskt den längre behandlingen tillåten.
Kontrollera ett urval av verkliga kategorier efter genomförd gallring: försvann även bilagorna och sökindexen, och hanterades undantagen som beslutat? Bevara tillräckligt underlag för att visa kontrollen, exempelvis tidpunkt, omfattning och åtgärdade fel, utan att skapa ett nytt detaljerat personregister i gallringsloggen. Bestäm vem som följer upp misslyckade körningar och hur snart de ska åtgärdas.
Om statistik ska behållas efter gallringen måste anonymiseringen faktiskt förhindra identifiering med de medel som rimligen kan användas. En borttagen namnkolumn räcker inte om kombinationen av andra uppgifter avslöjar personen. Pseudonymiserade uppgifter omfattas fortfarande av GDPR. Dokumentera därför varför vald åtgärd uppnår avsedd effekt och granska planen igen när system, ändamål eller tillämpliga regler förändras.