Ein Löschkonzept legt fest, welche personenbezogenen Daten eine Organisation noch benötigt, wann ihre zulässige Speicherung endet und wie die Entfernung tatsächlich erfolgt. Es verbindet rechtliche Entscheidungen mit technischen Abläufen: Eine Frist in einer Tabelle hilft wenig, wenn das Archiv keine Löschung erlaubt oder täglich dieselben Altdaten aus einer Schnittstelle zurückkommen.
Die folgende Arbeitsvorlage unterstützt diesen Aufbau. Sie enthält bewusst keine universellen Löschfristen für jede Branche. Die Speicherbegrenzung verlangt eine Begründung für die konkrete Verarbeitung; das Recht auf Löschung kann zudem eine anlassbezogene Entscheidung erfordern. Rechts- und Quellenstand ist der 28. September 2026.
Was ein Löschkonzept rechtlich leisten muss
Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO begrenzt die identifizierbare Speicherung auf die erforderliche Dauer. Art. 5 Abs. 2 verlangt den Nachweis der Einhaltung. Zusammen mit den Organisationspflichten aus Art. 24 und der datenschutzgerechten Gestaltung nach Art. 25 ergibt sich daraus ein praktischer Auftrag: Zuständigkeiten, Kriterien und wirksame Verfahren müssen zusammenpassen. Die DSGVO schreibt dafür kein einheitliches Dokument mit einem bestimmten Dateinamen vor.
Ein tragfähiges Konzept beantwortet mehr als die Frage nach einer Jahreszahl. Es erklärt den Zweck, die einschlägigen Rechtsgrundlagen, mögliche Aufbewahrungspflichten, den Auslöser einer Frist und die Behandlung von Ausnahmen. Außerdem benennt es sämtliche betroffenen Speicherorte. Diese Angaben müssen so konkret sein, dass die zuständige Fachabteilung und die IT dieselbe Entscheidung umsetzen können.
Das Verarbeitungsverzeichnis ist der Ausgangspunkt für diese Zuordnung. Es ersetzt aber nicht die technische Beschreibung eines Löschlaufs. Umgekehrt kann ein automatisches Skript die rechtliche Entscheidung nicht treffen, wenn es nur das Alter eines Datensatzes kennt. Beide Ebenen brauchen eine verlässliche Verbindung, etwa über eine gemeinsame Bezeichnung der Datenart und einen dokumentierten Regelstand.
DIN 66398 ist inzwischen ersetzt
Ältere Löschkonzepte verweisen häufig auf DIN 66398:2016-05. Nach dem offiziellen DIN-Media-Katalog ist diese Ausgabe zurückgezogen und durch DIN EN ISO/IEC 27555:2025-09 ersetzt. Wer 2026 eine normative Ausrichtung verlangt, sollte deshalb den aktuellen Normenbezug ausdrücklich klären.
Eine technische Norm ist nicht allein durch ihre Veröffentlichung für jedes Unternehmen Gesetz. Bindungen können sich aber aus Verträgen oder besonderen Vorgaben ergeben. Die hier angebotene Vorlage ist eine selbstständige Arbeitshilfe; sie reproduziert keine vollständige Norm und bescheinigt keine Normkonformität. Bestehende Regeln mit Datenarten, Startereignissen und Zuständigkeiten bleiben als Organisationsansatz nützlich, müssen aber fachlich und rechtlich überprüft werden.
Nutzen Sie den Normenwechsel nicht als Anlass, funktionierende Löschläufe auszusetzen. Prüfen Sie zunächst die tatsächlich bestehenden Lücken: fehlende Datenbestände, unklare Ereignisse, unbefristete Ausnahmen oder mangelhafte Nachweise. Anschließend lässt sich entscheiden, welche Anpassungen für den gewählten aktuellen Standard zusätzlich erforderlich sind.
Datenarten anhand ihrer Zwecke abgrenzen
Die Bezeichnung „Kundendaten“ ist meistens zu grob. Rechnungen, Lieferadressen, Supportverläufe und Marketingpräferenzen können dieselbe Person betreffen und trotzdem unterschiedlichen Speicherregeln unterliegen. Eine pauschale zehnjährige Aufbewahrung des gesamten Kundenkontos übernimmt die längste Frist ohne Prüfung auf Inhalte, die dafür nicht benötigt werden.
Beginnen Sie mit einer überschaubaren Datenart und verfolgen Sie ihren Weg. Wo wird sie erhoben, wer verändert sie, welche Systeme erhalten eine Kopie und welche Auswertungen entstehen daraus? Ein Export in einer persönlichen Tabellenkalkulation kann außerhalb des zentralen Systems weiterbestehen. Auch solche Arbeitskopien brauchen einen geregelten Zweck und eine Entfernungsmöglichkeit.
Trennen Sie produktive Nutzung, gesetzliche Archivierung und Beweissicherung. Eine Rechnung kann weiter aufbewahrt werden müssen, ohne dass ihre Kontaktangaben für Werbung verwendet werden dürfen. Der Wechsel in ein beschränktes Archiv muss deshalb auch Berechtigungen, Suchfunktionen und Schnittstellen betreffen. Ein bloßes Kennzeichen „inaktiv“ bewirkt diese Begrenzung nicht automatisch.
Frist, Startereignis und nächste Prüfung verbinden
Eine Löschregel braucht zunächst ein eindeutig feststellbares Ereignis. „Nach Vertragsende“ bleibt unklar, wenn das Fachsystem zwischen Kündigungseingang, letzter Leistung und tatsächlicher Beendigung unterscheidet. Legen Sie fest, welches Feld maßgeblich ist, wer es pflegt und wie widersprüchliche oder fehlende Einträge behandelt werden. Ein leerer Wert darf nicht stillschweigend zu unbegrenzter Speicherung führen.
Die Dauer ergibt sich aus dem jeweiligen Zweck und anwendbaren gesetzlichen Vorgaben. Allgemeine Verjährungsfristen sind keine pauschalen Aufbewahrungspflichten. Wer Unterlagen zur Abwehr konkreter Ansprüche behält, muss Umfang und Erforderlichkeit begründen. Der Beginn der regelmäßigen Verjährung nach § 199 BGB hängt unter anderem von Anspruchsentstehung und Kenntnis ab; er liegt nicht automatisch am Tag des Vertragsendes.
Unterscheiden Sie zudem das rechtliche Ende der zulässigen Speicherung vom technischen Ausführungstermin. Ein monatlicher Löschlauf benötigt eine nachvollziehbare Begründung für seine Organisation; er schafft keine allgemeine gesetzliche Zusatzfrist. Art. 17 verlangt bei einschlägigem Löschgrund eine Löschung ohne unangemessene Verzögerung. Eine frei erfundene Regel „Zweck weggefallen, weitere 30 Tage erlaubt“ gehört daher nicht in die Vorlage.
Gesetzliche Aufbewahrung 2026 richtig zuordnen
Bei Handels- und Steuerunterlagen gelten unterschiedliche Fristen. § 257 HGB unterscheidet grundsätzlich zehn Jahre für bestimmte Bücher und Abschlussunterlagen, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für weitere erfasste Unterlagen. Die aktuelle Vorschrift enthält allerdings eine zehnjährige Belegfrist für die dort genannten beaufsichtigten Institute und Unternehmen. Eine Tabelle mit „alle Belege acht Jahre“ wäre deshalb ebenfalls zu pauschal.
§ 147 AO hat eigene Kategorien und zusätzliche Regeln, etwa zum Ablauf noch nicht beendeter steuerlicher Festsetzungsfristen bei dafür bedeutsamen Unterlagen. § 14b UStG sieht für die erfassten Rechnungen grundsätzlich acht Jahre vor. Prüfen Sie zusammentreffende Pflichten, den jeweiligen Fristbeginn und Übergangsvorschriften, statt eine einzelne Norm isoliert auszuwählen.
Auch Personalunterlagen gehören nicht einheitlich in eine zehnjährige Klasse. Beim Lohnkonto ist nach § 41 EStG der Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten eingetragenen Lohnzahlung maßgeblich. Für die erfassten Entgeltunterlagen knüpft § 28f SGB IV an das auf die letzte Prüfung folgende Kalenderjahr an. Eine organisatorisch gemeinsame Personalakte muss diese unterschiedlichen Zwecke abbilden können.
Für Bewerbungen gibt es keine allgemeine gesetzliche Sechsmonatsfrist, die das AGG für die Speicherung vorschreibt. Eine begrenzte Beweissicherung nach einer Absage wird anhand der einschlägigen Anspruchs- und Klagefristen begründet. Ein Talentpool ist dagegen ein eigener Zweck und darf nicht stillschweigend aus der Aufbewahrung für einen möglichen Streit entstehen. Die Übersicht deutscher Aufbewahrungsfristen unterstützt die vertiefte Zuordnung; die Entscheidung für Ihren Bestand bleibt erforderlich.
Vorlage für eine einzelne Löschregel
Füllen Sie die Felder gemeinsam mit Fachbereich und IT aus. Die Vorlage enthält keine vorab festgelegte Dauer, weil genau diese Entscheidung vom jeweiligen Datenbestand abhängt. Bei vielen ähnlichen Beständen können überprüfte Regeln später zu Klassen zusammengefasst werden.
Regel-ID und Version: [Kennung, Freigabedatum]
Datenart und abgegrenzter Zweck: [Beschreibung]
Betroffene Verarbeitungen: [Verzeichnis-Einträge]
Rechtsgrundlage der Verarbeitung: [mit Begründung]
Aufbewahrungspflicht, soweit vorhanden: [Norm und Anwendungsbereich]
Startereignis und maßgebliches Systemfeld: [Definition]
Dauer / Prüftermin und Berechnung: [begründete Regel]
Produktive Systeme, Archive und Kopien: [vollständige Zuordnung]
Löschverfahren / Anonymisierung: [technischer Ablauf]
Verantwortlicher Fachbereich und ausführende Rolle: [Zuständigkeiten]
Ausnahmen und Freigabeweg: [begrenzter Umfang, Wiedervorlage]
Dienstleister und Empfänger: [Unterstützung / Mitteilung]
Backups und Wiederherstellung: [gesonderte Behandlung]
Nachweis und Kontrollen: [Protokoll, Ergebnis, Fehlerweg]
Überprüfung der Regel: [Anlass und Zuständigkeit]
Beispiel: Einen Kundenbestand sinnvoll aufteilen
Angenommen, ein Händler beendet eine Kundenbeziehung. Im Warenwirtschaftssystem liegen Rechnungen, daneben existieren Produktanfragen im Ticketsystem und eine Newsletter-Anmeldung. Die Rechnungen werden nach der für den Händler geltenden Pflicht weiter aufbewahrt. Daraus folgt weder eine Pflicht, sämtliche Tickets gleich lange zu speichern, noch eine neue Erlaubnis für Werbung.
Die zuständige Fachabteilung prüft deshalb die Supportvorgänge gesondert. Ist ein konkreter Gewährleistungsstreit offen, werden die dafür benötigten Unterlagen abgegrenzt. Andere längst erledigte Anfragen folgen ihrer begründeten normalen Regel. Die Newsletter-Verarbeitung wird anhand ihrer eigenen Grundlage und eines etwaigen Widerrufs beendet, nicht anhand des Rechnungsdatums.
Technisch kann das bedeuten, dass im Archiv ein Beleg bestehen bleibt, während Marketingattribute entfernt werden und ein Supportexport gelöscht wird. Eine minimale Sperrinformation kann erforderlich sein, um eine erneute unerwünschte Ansprache zu verhindern; Umfang, Grundlage und Dauer sind auch dafür zu begründen. Ein voller Kundenprofilsatz ist nicht allein deshalb als „Sperrliste“ erforderlich.
Kontrollieren Sie nach der Umsetzung, ob ein nächtlicher Import die entfernten Attribute wiederherstellt. Gerade dieser Abgleich zwischen Quell- und Zielsystemen entscheidet darüber, ob die Regel wirksam ist. Der Nachweis muss das Ergebnis des Vorgangs abbilden, nicht nur den erfolgreichen Start einer technischen Aufgabe.
Löschsperren begrenzen und wieder aufheben
Ein anhängiger Rechtsstreit kann eine begrenzte Ausnahme rechtfertigen. Art. 17 Abs. 3 Buchstabe e nennt die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, soweit die Verarbeitung dafür erforderlich ist. Dokumentieren Sie deshalb den konkreten Vorgang, die benötigten Daten und die verantwortliche Entscheidung. Die theoretische Möglichkeit irgendeines späteren Streits genügt nicht als unbefristete Sperre sämtlicher Bestände.
Die Vorlage für eine begrenzte Löschsperre kann dabei helfen, Zugriff und Wiedervorlage festzuhalten. Eine Sperre braucht einen Überprüfungstermin oder ein klares Aufhebungsereignis. Nach dessen Eintritt wird geprüft, ob noch ein anderer tragfähiger Grund besteht; andernfalls kehren die Daten in das normale Löschverfahren zurück.
Beschränken Sie währenddessen auch die Nutzung. Für die Verteidigung aufbewahrte Kommunikationsdaten stehen dadurch nicht automatisch wieder für Vertrieb oder Personalbewertung zur Verfügung. Berechtigungen und technische Trennung müssen den Ausnahmezweck tatsächlich absichern.
Löschanträge als eigenen Entscheidungsweg behandeln
Die Routinefrist beantwortet nicht jeden Antrag nach Art. 17. Ein Widerruf kann relevant werden, wenn keine andere Rechtsgrundlage fortbesteht; ebenso können Zweckwegfall, rechtswidrige Verarbeitung oder ein einschlägiger Widerspruch eine Löschung verlangen. Prüfen Sie den konkreten Löschgrund, statt nur auf eine allgemeine Tabelle zu verweisen.
Auch die Ausnahmen sind differenziert. Art. 17 Abs. 3 erfasst erforderliche Verarbeitung für Meinungs- und Informationsfreiheit, bindende gesetzliche Pflichten oder bestimmte öffentliche Aufgaben. Hinzu kommen Gründe des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit nach Art. 9 Abs. 2 Buchstaben h und i sowie Abs. 3. Eine weitere Ausnahme betrifft im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschung und Statistik unter den Bedingungen des Art. 89 Abs. 1, wenn die Löschung deren Verwirklichung voraussichtlich unmöglich machen oder ernsthaft beeinträchtigen würde. Ein Etikett „Forschung“ reicht nicht. Rechtsansprüche bilden eine weitere, ebenfalls an Erforderlichkeit gebundene Ausnahme.
Dokumentieren Sie, welche Daten sofort gelöscht werden und welche aus welchem Grund verbleiben. Eine Aufbewahrungspflicht für einzelne Belege rechtfertigt keine vollständige Ablehnung des Antrags hinsichtlich aller übrigen Daten. Wird nicht oder nur teilweise tätig geworden, verlangt Art. 12 Abs. 4 ohne Verzögerung und spätestens innerhalb eines Monats Gründe sowie Hinweise auf Beschwerde und gerichtlichen Rechtsbehelf. Der Prozess für Betroffenenanfragen liefert dazu Zuständigkeits- und Fristenbausteine.
Dienstleister, Empfänger und Backups einbeziehen
Bei Auftragsverarbeitern muss die Unterstützung in der bindenden Vereinbarung geregelt sein. Art. 28 sieht einen Vertrag oder einen anderen bindenden unions- beziehungsweise mitgliedstaatlichen Rechtsakt in schriftlicher, auch elektronischer Form vor. Nach Ende der Dienstleistungen sind die Daten nach Wahl des Verantwortlichen zurückzugeben oder zu löschen; bestehende Kopien sind zu löschen, soweit Unions- oder Mitgliedstaatenrecht ihre Speicherung nicht verlangt. Das ist genauer als „jeder Dienstleister löscht bei Vertragsende automatisch alles“.
Beruft sich der Auftragsverarbeiter auf eine gesetzlich erforderliche Verarbeitung außerhalb der Weisung, muss es um für ihn bindendes Unions- oder Mitgliedstaatenrecht gehen. Der Verantwortliche ist vorab zu informieren, sofern das Recht dies nicht aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses verbietet. Klären Sie im AVV, wie Fristen, Unterauftragnehmer und Nachweise praktisch gehandhabt werden. Für Unterauftragnehmer gelten entsprechende Datenschutzpflichten; die Verantwortung des ersten Auftragsverarbeiters gegenüber dem Verantwortlichen bleibt bestehen.
Bei Empfängern ist Art. 19 der Ausgangspunkt: Berichtigungen, Löschungen nach Art. 17 Abs. 1 und Einschränkungen werden ihnen mitgeteilt, sofern dies nicht unmöglich oder unverhältnismäßig aufwendig ist. Auf Verlangen wird die betroffene Person über diese Empfänger unterrichtet. Art. 17 Abs. 2 betrifft dagegen den besonderen Fall zuvor öffentlich gemachter Daten und angemessene Schritte gegenüber weiterverarbeitenden Verantwortlichen. Die beiden Regeln sind nicht austauschbar.
Backups sind kein rechtsfreier Speicher. Prüfen Sie die technische Möglichkeit gezielter Entfernung und begründen Sie die konkrete Behandlung verbleibender Sicherungskopien. Ein begrenzter Rotationszyklus, stark eingeschränkter Zugang und ein Verfahren gegen Wiederaufnahme bereits gelöschter Daten können wichtige Maßnahmen sein; sie ersetzen nicht die rechtliche Prüfung und erlauben keine pauschale jahrelange Ausnahme.
Dokumentieren Sie insbesondere den Wiederherstellungsfall. Bevor ein alter Bestand wieder produktiv wird, müssen zwischenzeitliche Löschungen und Einschränkungen berücksichtigt werden. Sonst funktioniert die Löschung nur bis zum nächsten Systemausfall. Ein technischer Wiederherstellungstest sollte deshalb auch diese fachliche Nachbearbeitung erfassen.
Nachweis, Kontrollen und das Beispiel Deutsche Wohnen
Ein Löschprotokoll sollte den Regelstand, den betroffenen Bestand, Zeitpunkt, Ergebnis und etwaige Fehler nachvollziehbar machen. Vermeiden Sie, zu Beweiszwecken den gesamten gelöschten Inhalt erneut aufzubewahren. Personenbezogene Angaben im Protokoll benötigen selbst einen Zweck, beschränkten Zugriff und eine begründete Dauer. Je nach System können zusammengefasste Ergebnisse und geschützte technische Kennungen geeigneter sein als Klarnamenlisten.
Kontrollieren Sie stichprobenartig, ob fällige Daten tatsächlich verschwunden sind und ob Ausnahmen noch gerechtfertigt bleiben. Fehlgeschlagene Läufe brauchen einen benannten Bearbeiter und eine erneute Ausführung. Software zur Umsetzung von Löschkonzepten ist dabei nach unterstützten Systemen, nachvollziehbaren Regeln und Fehlerbehandlung zu bewerten; ein Dashboard allein beweist keine erfolgreiche Löschung.
Der Fall Deutsche Wohnen zeigt die Bedeutung der technischen Umsetzung, muss aber mit seinem Verfahrensstand beschrieben werden. Die Berliner Datenschutzbehörde hatte 2019 ein Bußgeld von rund 14,5 Millionen Euro verhängt. Das Landgericht Berlin I teilte am 9. Juni 2026 im Verfahren 526 OWi LG 1/20 ein Urteil über 900.000 Euro mit; nach dieser Mitteilung war es damals nicht rechtskräftig. Die ursprüngliche Behördenentscheidung ist daher kein Beleg für eine endgültig gezahlte Summe von 14,5 Millionen Euro.
Für die eigene Organisation folgt daraus eine konkrete Prüffrage: Kann das eingesetzte System rechtlich fällige Löschungen tatsächlich ausführen? Wenn nicht, braucht es einen dokumentierten Weg zur Behebung, begrenzte Zwischenmaßnahmen und eine verantwortliche Entscheidung. Das bloße Vorhandensein eines Konzeptdokuments behebt den technischen Mangel nicht.
FAQ
Kann ich eine fertige Fristentabelle unverändert übernehmen?
Nein. Prüfen Sie Datenart, Zweck, anwendbares Recht und Startereignis. Eine ähnliche Bezeichnung bedeutet nicht, dass die Unterlagen derselben Pflicht unterliegen. Bewahren Sie die Begründung zusammen mit der freigegebenen Regel auf.
Muss nach Ablauf einer gesetzlichen Frist immer alles gelöscht werden?
Prüfen Sie zunächst, ob ein anderer konkreter und rechtmäßiger Speicherzweck fortbesteht. Ein solcher Grund darf nicht nur vorsorglich behauptet werden. Fehlt er und besteht ein Löschgrund, ist die betroffene Datenart ohne unangemessene Verzögerung zu entfernen.
Ist Anonymisierung eine Alternative?
Sie kann den Personenbezug wirksam beseitigen, muss dafür aber tatsächlich ausreichend sein. Das Entfernen eines Namens oder der Austausch gegen eine Kennnummer ist oft nur Pseudonymisierung. Prüfen Sie die verbleibenden Zuordnungsmöglichkeiten einschließlich Zusatzwissen und Verknüpfungen, bevor Sie den Vorgang als Anonymisierung abschließen.