En una frase. La cláusula informativa para empleados debe entregarse antes o en el momento de la contratación (art. 13 RGPD) y cubrir todos los tratamientos: nómina, control horario, videovigilancia, geolocalización y control de dispositivos digitales, con la información previa que exigen los arts. 87 a 90 LOPDGDD; abajo tienes la plantilla completa.
Informar al trabajador no es un consentimiento: es un deber del responsable (art. 13 RGPD) que no depende de la voluntad del empleado. En materia laboral, la LOPDGDD refuerza ese deber con obligaciones de información previa específicas para el control empresarial. Este modelo reúne la cláusula base y las menciones adicionales que la AEPD exige en cada tipo de control.
Puntos clave
- El deber de información (art. 13 RGPD) es una obligación, no requiere consentimiento del trabajador.
- La videovigilancia laboral exige información previa a los trabajadores y a sus representantes (art. 89 LOPDGDD).
- La geolocalización obliga a informar de forma expresa, clara e inequívoca (art. 90 LOPDGDD).
- El control de dispositivos digitales requiere una política de uso previamente comunicada (art. 87 LOPDGDD).
- La base de legitimación laboral suele ser la relación contractual, no el consentimiento.
1. Por qué el consentimiento no vale en el empleo
En la relación laboral existe una asimetría de poder que impide que el consentimiento sea “libre”. Por eso el CEPD, en sus Directrices sobre consentimiento, desaconseja apoyar el tratamiento de datos de empleados en el consentimiento. La base correcta es normalmente la ejecución del contrato de trabajo, el cumplimiento de obligaciones legales o el interés legítimo del empleador. Repase las bases de legitimación antes de redactar la cláusula.
Lo que sí es obligatorio es informar. Y en el ámbito laboral esa información se refuerza con los derechos digitales de los trabajadores que introdujo la LOPDGDD.
2. La cláusula informativa base
Se entrega firmada junto al contrato o como anexo. Este es el modelo:
Información sobre protección de datos. Sus datos personales serán tratados por [Empresa, NIF, dirección] como responsable, con la finalidad de gestionar la relación laboral (contratación, nómina, cotización, prevención de riesgos y obligaciones legales derivadas). La base de legitimación es la ejecución del contrato de trabajo y el cumplimiento de obligaciones legales. Los datos se comunicarán a la Administración Tributaria, la Seguridad Social y las entidades legalmente previstas. Se conservarán durante la relación laboral y, tras su fin, bloqueados durante los plazos legales de conservación. Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad ante [correo/dirección] y reclamar ante la AEPD.
3. Menciones adicionales por tipo de control
Cada forma de control exige una información específica que se añade a la cláusula base.
| Control | Norma | Información obligatoria |
|---|---|---|
| Videovigilancia | Art. 89 LOPDGDD | Existencia de cámaras, ubicación, dispositivo informativo visible |
| Geolocalización | Art. 90 LOPDGDD | Existencia y características del dispositivo, alcance del control |
| Dispositivos digitales | Art. 87 LOPDGDD | Política de uso y criterios de acceso del empleador |
| Control horario | Art. 34.9 ET | Sistema de registro y tratamiento de los datos horarios |
Videovigilancia
Le informamos de que existen cámaras de videovigilancia en [zonas]. Las imágenes se tratan con la finalidad de garantizar la seguridad de las instalaciones y, en su caso, el control de la actividad laboral (art. 20.3 ET), y se conservan un máximo de un mes. No se admiten cámaras en zonas de descanso ni en vestuarios.
La captación oculta solo se admite ante indicios de un incumplimiento grave y con estricta proporcionalidad, en línea con la jurisprudencia del Tribunal Constitucional y del TEDH (asunto López Ribalda II).
Dispositivos digitales y desconexión
El art. 87 LOPDGDD exige una política de uso de los medios digitales, comunicada previamente, para poder acceder a su contenido. Debe acompañarse del reconocimiento del derecho a la desconexión digital (art. 88 LOPDGDD) y respetar el derecho a la intimidad de los trabajadores.
Geolocalización de vehículos y dispositivos
El art. 90 LOPDGDD permite tratar los datos de geolocalización para el control de la actividad laboral dentro de los límites legales, pero exige informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, sobre la existencia y características del dispositivo. La cláusula debe precisar qué se controla y en qué horario:
Le informamos de que el vehículo/dispositivo [identificación] que utiliza en su jornada incorpora un sistema de geolocalización, activo exclusivamente durante la jornada laboral, con la finalidad de [organización del trabajo/seguridad]. No se realizará seguimiento fuera del horario de trabajo.
El seguimiento fuera de la jornada, o el uso encubierto del GPS, vulnera el art. 90 LOPDGDD y el derecho a la intimidad. La AEPD ha sancionado a empresas por geolocalizar vehículos también en tiempo de descanso.
4. Momento y prueba de la entrega
No basta con redactar bien la cláusula: hay que poder probar que se entregó antes o en el momento de recoger los datos. Lo habitual es incluirla como anexo firmado al contrato o recabar un “recibí” fechado. Cuando se introduce un nuevo tratamiento durante la relación laboral —instalación de cámaras, un nuevo sistema de fichaje biométrico o de geolocalización— hay que entregar información actualizada e informar previamente a la representación de los trabajadores. Un sistema de fichaje biométrico, además, trata datos del art. 9 y exige una base reforzada y, con frecuencia, una evaluación de impacto previa.
5. Integración documental
La cláusula informativa es una pieza más del cumplimiento en recursos humanos. Debe coincidir con lo declarado en el registro de actividades de tratamiento y con los plazos de conservación reales. Mantener coherentes decenas de cláusulas por centro y convenio es donde falla el cumplimiento manual; una plataforma como Legiscope permite versionar las cláusulas y vincularlas a cada actividad de RRHH. La videovigilancia y la geolocalización, por su riesgo, suelen requerir además una evaluación de impacto.
FAQ
¿Necesito el consentimiento del empleado para tratar sus datos?
No para los tratamientos derivados de la relación laboral. La base es la ejecución del contrato y el cumplimiento de obligaciones legales. El consentimiento en el empleo se considera viciado por la asimetría de poder y solo cabe para tratamientos verdaderamente voluntarios y ajenos a la relación.
¿Cómo debo informar de la videovigilancia a los trabajadores?
Con información previa a los trabajadores y a sus representantes (art. 89 LOPDGDD) y con un dispositivo informativo visible. Si va a usar las imágenes para control laboral, debe indicarlo. La captación oculta solo cabe ante indicios de incumplimiento grave y de forma proporcional.
¿Puedo controlar el correo corporativo del empleado?
Solo si existe una política de uso de los dispositivos digitales comunicada previamente (art. 87 LOPDGDD), que fije las condiciones de acceso, y siempre respetando la intimidad del trabajador y el principio de proporcionalidad.
¿Cuándo debo entregar la cláusula informativa?
Antes o en el momento de la contratación, cuando se recogen los datos (art. 13 RGPD). Lo habitual es entregarla firmada junto al contrato y actualizarla cuando se introduce un nuevo tratamiento, como la instalación de cámaras o un sistema de geolocalización.
¿Hay que informar a los representantes de los trabajadores?
Sí en los controles que lo exigen: la videovigilancia y la geolocalización requieren informar previamente a la representación legal de los trabajadores (arts. 89 y 90 LOPDGDD), y la política de uso de dispositivos digitales debe elaborarse con su participación. Es un requisito de forma cuyo incumplimiento puede invalidar la prueba obtenida.
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