Una cláusula informativa RGPD para empleados explica qué hace la organización con sus datos y cómo pueden ejercer sus derechos. No equivale a pedir permiso para pagar la nómina ni convierte en lícito cualquier control empresarial. Debe describir los tratamientos reales y entregarse en el momento que corresponda: si se obtienen datos de la persona, el artículo 13 RGPD exige informar al recogerlos, lo que puede ocurrir antes de firmar el contrato de trabajo.
Este modelo combina una información general con módulos para actuaciones concretas. No añada videovigilancia, geolocalización o biometría si no existen. Tampoco deje fuera una operación porque la ejecuta un proveedor: la persona necesita entender quién decide el tratamiento, quién puede recibir los datos y qué consecuencias tiene. La información debe ser coherente con el funcionamiento cotidiano de recursos humanos y de los sistemas utilizados.
1. Informar no es obtener consentimiento
La gestión laboral reúne finalidades con bases jurídicas diferentes. La ejecución del contrato puede amparar lo objetivamente necesario para cumplirlo; las obligaciones fiscales, de Seguridad Social o de registro de jornada requieren identificar la norma aplicable. Otros tratamientos pueden exigir un análisis de interés legítimo, cuando esa base resulte disponible, u otra condición. Una frase que enumera todas las bases del RGPD sin relacionarlas con sus finalidades no permite entender ninguna.
El consentimiento no suele ser adecuado para tratamientos obligatorios en el empleo, por el desequilibrio entre empresa y trabajador. No obstante, no está prohibido en absolutamente toda relación laboral: deben existir circunstancias excepcionales en las que negar o retirar la autorización no produzca consecuencias adversas y la elección sea realmente libre. Una fotografía para una campaña voluntaria merece una evaluación separada, no una casilla impuesta al contratar.
La firma de recepción acredita, en su caso, la entrega de información. No debería titularse «acepto todos los tratamientos» ni incluir una renuncia a derechos. Si necesita un consentimiento válido para una finalidad opcional, utilice un mecanismo independiente que permita rechazarla. La guía sobre bases de legitimación ayuda a distinguir esas decisiones antes de redactar el anexo.
2. Qué debe incluir la información general
El artículo 13 exige identificar al responsable y sus contactos, al representante y al DPD cuando procedan, las finalidades y bases jurídicas y, si se invoca interés legítimo, los intereses perseguidos. También deben explicarse destinatarios, transferencias internacionales cuando existan, conservación o criterios para determinarla y derechos. Añada la posibilidad de reclamar ante la autoridad de control competente y, en tratamientos basados en consentimiento, de retirarlo sin afectar a la licitud anterior.
La información debe indicar si facilitar determinados datos responde a una obligación legal o contractual, si es un requisito necesario para contratar y qué ocurre si no se aportan. Cuando existan decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, de las previstas en el artículo 22, explique su existencia, la lógica aplicada de forma significativa y las consecuencias previstas. No sustituya esa explicación por la frase «utilizamos inteligencia artificial».
Los derechos digitales de los trabajadores añaden obligaciones específicas que una cláusula general no agota. Resulta práctico organizar una información común y anexos identificados por centro, colectivo o herramienta. Así puede actualizar la geolocalización de una flota sin volver ilegible la información de quien trabaja en una oficina y no utiliza ese sistema.
3. Modelo de cláusula informativa base
El siguiente texto es una estructura para completar, no una declaración de que todas las operaciones descritas están justificadas. Elimine las alternativas que no correspondan y sustituya cada marcador por una respuesta comprobada. Cuando un apartado requiera mayor detalle, remita a un anexo accesible y entregue ambos conjuntamente, en vez de dejar la información esencial pendiente de una futura consulta.
INFORMACIÓN SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS — PERSONAL
Versión y fecha: [identificación]. Ámbito: [entidad, centros y colectivos].
Responsable: [identidad jurídica, dirección y contacto].
Representante, cuando proceda: [identidad y contacto].
Delegado de protección de datos, cuando esté designado: [contacto].
Finalidades y bases jurídicas:
— [Operación concreta]: [datos necesarios, finalidad y base aplicable].
— [Obligación legal concreta]: [norma, alcance y datos exigidos].
— [Otra finalidad]: [base y, si es interés legítimo, interés perseguido].
Las finalidades opcionales basadas en consentimiento se presentan
por separado, con posibilidad real de rechazarlas y retirarlas.
Destinatarios o categorías de destinatarios: [identificar según finalidad].
Servicios externos que tratan datos por cuenta de la organización:
[categorías pertinentes y acceso previsto].
Transferencias internacionales, si existen: [destino, decisión de adecuación
o garantías aplicables y forma de obtener copia o consultar su contenido].
Conservación: [plazo o criterio específico para cada finalidad o anexo].
Tras finalizar una finalidad se aplicarán las obligaciones legales de
conservación y, cuando corresponda, el bloqueo legal y la supresión definitiva.
Datos exigidos: [qué campos son legales o contractualmente necesarios].
Consecuencias de no facilitarlos: [explicación por categoría].
Datos opcionales: [identificar y explicar la ausencia de consecuencias].
Derechos: puede solicitar acceso, rectificación, supresión, limitación,
oposición y portabilidad cuando concurran sus condiciones legales,
mediante [canal accesible]. Si un tratamiento se basa en su consentimiento,
puede retirarlo por [medio], sin afectar a la licitud del tratamiento previo.
Puede reclamar ante [autoridad competente y medio para informarse].
Decisiones automatizadas del artículo22, si existen: [decisiones, lógica
significativa, importancia, consecuencias y garantías aplicables].
Si no existen, indíquelo únicamente después de comprobarlo.
Información específica de los controles realmente utilizados:
[relación de anexos entregados y versiones].
Constancia de entrega: [fecha, canal y versión recibida].
Esta constancia no constituye consentimiento ni renuncia a derechos.
La identidad del empleador no siempre resuelve la de todos los responsables. Un servicio de prevención puede tratar datos para fines y obligaciones propios; una gestoría puede actuar por cuenta de la empresa en determinadas tareas. No afirme que todos son «colaboradores internos» ni que no hay comunicaciones cuando intervienen bancos y administraciones. Compruebe los papeles de responsable y encargado y explique las categorías relevantes sin publicar información contractual confidencial.
La gestión de datos en recursos humanos también comprende contactos familiares, candidatos y antiguos empleados. Cada colectivo puede necesitar información propia. Si los datos proceden de otra fuente, examine el artículo 14, sus plazos y excepciones, en vez de asumir que entregar el aviso al firmar un contrato futuro soluciona cualquier recogida anterior.
4. Registro de jornada y datos necesarios
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a garantizar el registro diario de jornada con el horario concreto de inicio y finalización, sin perjuicio de la flexibilidad horaria. Los registros se conservan durante cuatro años y quedan a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. La información debe describir el sistema elegido y sus accesos reales.
Esa obligación no exige por sí misma huella dactilar, reconocimiento facial, localización continua ni una fotografía en cada fichaje. Cada dato adicional necesita su propia justificación. La minimización de datos permite formular una pregunta concreta al proveedor: qué funcionalidad estrictamente necesaria se perdería si se desactiva este campo o permiso. Una opción incluida por defecto en la aplicación no es una exigencia legal.
Antes de utilizar biometría para identificar de manera única a una persona, hay que examinar el artículo 9, además de la base del artículo 6, y la necesidad, proporcionalidad y obligación de EIPD. La guía de la AEPD sobre control biométrico publicada en noviembre de 2023 se sirve actualmente con la indicación «en revisión». No convierta un anexo informativo en autorización del sistema: la empresa debe resolver primero los requisitos jurídicos y contrastar la orientación oficial vigente aplicable al proyecto.
5. Videovigilancia: informar del uso concreto
El artículo 89 LOPDGDD exige información previa, expresa, clara y concisa a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes sobre la medida de control. Un cartel dirigido a visitantes no sustituye sin más esa información ordinaria. Si las imágenes se emplearán para control laboral, debe quedar claro; describir únicamente protección frente a intrusiones puede no reflejar la finalidad que realmente se pretende.
La misma disposición contempla un supuesto específico: cuando se capta la comisión flagrante de un acto ilícito, se entiende cumplido el deber de informar si existía al menos el dispositivo informativo del artículo 22.4. No es una autorización general para instalar cámaras secretas ante cualquier sospecha. La licitud del control y la admisibilidad de una prueba necesitan su análisis propio; este modelo no ofrece una cláusula que pueda resolverlas anticipadamente.
Está prohibida la instalación de sistemas de grabación de sonidos o videovigilancia en lugares de descanso o esparcimiento, como vestuarios, aseos y comedores. La grabación de sonido tiene, además, condiciones específicas ligadas a riesgos relevantes para la seguridad, proporcionalidad e intervención mínima. Una cámara con micrófono integrado no permite dejar esa función activa por conveniencia.
ANEXO DE VIDEOVIGILANCIA — COMPLETAR ANTES DE ENTREGAR
Sistema y zonas afectadas: [descripción comprensible].
Finalidades efectivas: [seguridad / control laboral justificado / otras].
Base jurídica y límites aplicables: [concreción].
Personas o categorías autorizadas a acceder: [identificación funcional].
Conservación ordinaria y tratamiento excepcional de imágenes necesarias
como prueba: [reglas y fundamento aplicables al sistema].
Contacto para información y derechos: [canal].
Fecha de inicio prevista y versión: [datos].
Este anexo se complementa con la información general y la señalización.
En videovigilancia de seguridad, el artículo 22.3 establece un máximo de un mes, con una excepción delimitada para acreditar actos contra la integridad de personas, bienes o instalaciones y la puesta a disposición de la autoridad competente en un máximo de 72 horas desde que se conoce la existencia de la grabación. En ese tratamiento no se aplica el bloqueo del artículo 32. Determine la regla pertinente al sistema concreto y evite prometer borrado incondicional si existe una excepción legal aplicable.
6. Geolocalización y dispositivos digitales
El artículo 90 exige informar previamente, de forma expresa, clara e inequívoca, sobre la existencia y las características de los dispositivos de geolocalización, así como sobre acceso, rectificación, limitación y supresión. Añada qué personas consultan la información, qué precisión se obtiene y durante cuánto tiempo. Decir «el vehículo puede ser localizado» no explica un seguimiento continuo, el historial de trayectos o su utilización para evaluar a la persona.
Si se permiten usos privados del vehículo o del teléfono, defina cómo se evita una observación desproporcionada fuera del trabajo. Una promesa de desconexión debe estar respaldada por una configuración comprobada. Distinga la ubicación necesaria para organizar una tarea del historial utilizado para otra finalidad. La información no sustituye la justificación del alcance del control ni los límites de la normativa laboral.
ANEXO DE GEOLOCALIZACIÓN — COMPLETAR
Dispositivo o vehículo y características del sistema: [detalle].
Finalidad y fundamento: [explicación concreta].
Activación, horario, precisión, historial y usos permitidos: [configuración real].
Medidas para evitar seguimiento no justificado: [procedimiento comprobado].
Personas con acceso y destinatarios: [categorías].
Plazo o criterio de conservación: [regla].
Acceso, rectificación, limitación y supresión: [canal y condiciones legales].
Fecha de comunicación previa y versión: [datos].
Para los dispositivos digitales, el artículo 87 exige criterios de utilización respetuosos con la intimidad y participación de los representantes en su elaboración. Si se admite uso privado, deben precisarse sus límites y las garantías de intimidad. Informar de que el ordenador pertenece a la empresa no permite acceder indistintamente a todo su contenido. La política debe explicar criterios y finalidades de acceso, con medidas proporcionadas.
La intimidad de los trabajadores y la desconexión digital merecen desarrollo específico. El artículo 88 exige una política interna, previa audiencia de los representantes, también dirigida a puestos directivos, que incluya modalidades de ejercicio y formación. Participación en criterios de dispositivos y audiencia sobre desconexión no son fórmulas intercambiables ni se satisfacen siempre con enviar un correo informativo.
7. Entrega, cambios y prueba de información
Entregue la información antes o al recoger datos directamente, sin esperar por rutina a la incorporación. Para datos ya obtenidos, antes de destinarlos a una finalidad diferente debe facilitarse la información adicional exigida por el artículo 13.3. Conserve la versión y un medio razonable de acreditar entrega: documento, correo o acceso documentado. El RGPD no impone una firma manuscrita universal para este deber.
Piense en una incorporación a un centro que utiliza cámaras mientras otro no las tiene. Es preferible entregar el anexo pertinente e identificar el centro que pedir al empleado que determine qué partes de un documento genérico le afectan. Si cambia de puesto o recibe un vehículo localizado, active la entrega del módulo correspondiente antes de ese nuevo control y atienda las obligaciones de representación que procedan.
La atención de derechos debe funcionar aunque la persona ya no tenga acceso a la intranet. Facilite un contacto externo y evite que un antiguo empleado deba pedir ayuda a su anterior superior para presentar una solicitud. La información es más útil cuando permite actuar; un listado de derechos sin canal operativo deja sin resolver una parte esencial del trabajo.
Un cambio en un proveedor de nómina ilustra cómo organizar la revisión. Primero se determina si cambia solo el prestador que actúa por cuenta de la empresa o también las operaciones, destinatarios o ubicaciones. Después se contrasta la información ya entregada con ese nuevo funcionamiento. No todo cambio administrativo necesita la misma comunicación, pero una finalidad nueva o una modificación relevante no debe quedar oculta detrás de la frase genérica «podemos utilizar proveedores».
Prepare la entrega para personas que no disponen de correo corporativo, trabajan por turnos o necesitan un formato accesible. Una intranet a la que todavía no pueden entrar no es un medio suficiente por el mero hecho de alojar allí el documento. Puede facilitar una copia en papel o un canal electrónico utilizable y dejar constancia de la versión. Compruebe también que el trabajador pueda conservar o consultar la información después, sin depender de un enlace temporal que ya haya caducado.
Cuando una persona solicita una aclaración, aproveche la pregunta para comprobar el aviso y el proceso. Si pregunta quién ve su ubicación, la respuesta debe corresponder a permisos reales, no al organigrama ideal de la política. Si el equipo de soporte tiene acceso adicional, hay que determinar su justificación y reflejarlo cuando corresponda. Mantener un registro de esas aclaraciones y de los cambios derivados ayuda a corregir información ambigua sin convertir cada consulta en una autorización informal para ampliar el tratamiento.
8. Coherencia y revisión documental
Contraste los avisos con el registro de actividades, los accesos de proveedores y los plazos de conservación. No todo el expediente se bloquea al terminar el contrato: puede haber obligaciones de conservación específicas todavía activas, datos que deben suprimirse y elementos sujetos al bloqueo legal. Una regla única para todo impide explicar correctamente esas diferencias.
La revisión debe detectar nuevos usos, no limitarse a renovar la fecha del documento. Un sistema de fichaje que incorpora indicadores de productividad ha cambiado de alcance aunque conserve el mismo nombre comercial. Examine la necesidad de una evaluación de impacto con sus condiciones legales; ni todas las cámaras ni toda geolocalización generan automáticamente la misma conclusión.
Si se utiliza software de cumplimiento, compruebe que permite recuperar la versión entregada y relacionarla con el colectivo afectado. Es una capacidad que debe verificarse en la herramienta concreta. La responsabilidad de mantener un aviso fiel sigue correspondiendo a la organización, incluso cuando la redacción o la gestión documental se encargan a un tercero.
FAQ
¿La negativa a firmar impide informar?
No. La firma puede servir como prueba de recepción, pero no es la única. Debe poder acreditar que facilitó información accesible y comprensible por otro medio apropiado. No transforme esa negativa en un supuesto rechazo de tratamientos necesarios ni en aceptación tácita de finalidades opcionales.
¿El anexo autoriza cualquier control mencionado?
No. Cada control necesita fundamento, necesidad, proporcionalidad y las garantías laborales y de protección de datos aplicables. La LOPDGDD distingue los requisitos de cámaras, sonido, geolocalización y medios digitales. Informar es una obligación adicional, no una habilitación ilimitada.
¿Puedo usar una cláusula común para toda la plantilla?
Puede existir una parte común, siempre que sea exacta para todos sus destinatarios. Los módulos deben corresponder al centro, puesto y sistemas reales. Revise también las garantías del convenio y los cambios relevantes antes de reutilizar una versión anterior.