Un calendario de conservación debe indicar qué datos se guardan, para qué, desde cuándo se cuenta el plazo y qué ocurre al finalizarlo. El RGPD no fija un número único de años para todos los expedientes. Su artículo 5.1.e exige limitar la identificación de las personas al tiempo necesario para las finalidades, con las condiciones específicas previstas para determinados fines de archivo, investigación o estadística.
En España conviven obligaciones de conservación documental, plazos de prescripción y el bloqueo del artículo 32 LOPDGDD. No son intercambiables. La tabla siguiente recoge referencias legales delimitadas y la plantilla permite convertirlas en reglas operativas. Antes de aplicarlas deben comprobarse el documento, el sector, el hecho que inicia el cómputo y las circunstancias que pueden modificarlo.
1. Cómo se fija un plazo de conservación
Empiece por la finalidad y por la categoría documental, no por una cifra habitual. Una ficha de cliente puede contener datos necesarios para prestar el servicio, facturas sujetas a conservación, preferencias comerciales y notas que ya no cumplen ninguna función. Que una parte del expediente deba guardarse seis años no autoriza conservar todo con los mismos permisos ni utilizarlo para cualquier finalidad durante ese tiempo.
La regla debe distinguir el período de utilización para la finalidad inicial, la conservación necesaria para cumplir obligaciones o atender reclamaciones y, cuando proceda, el bloqueo legal. Estos períodos pueden solaparse: no se suman mecánicamente al terminar una relación. La limitación del plazo de conservación exige revisar la necesidad real y evitar una cadena de prórrogas que termine justificando un archivo permanente.
Anote el hecho que inicia cada cómputo. Puede ser el último asiento contable, el final del plazo para presentar una declaración, la captación de una imagen o la terminación de una relación de negocios. «Fecha de alta en la base» puede ser técnicamente sencilla, pero jurídicamente equivocada. Si el sistema no almacena el acontecimiento pertinente, primero tendrá que resolver esa carencia para automatizar una fecha fiable.
2. Tabla de plazos legales en España
Esta tabla no contiene un plazo universal para cada departamento. Cada fila identifica el objeto y la naturaleza de la referencia. Las normas sectoriales, los hechos interruptivos y los procedimientos concretos pueden alterar la decisión. La cifra debe conservarse junto con su explicación; copiar únicamente la columna de años elimina información necesaria para usarla correctamente.
| Documentación o referencia | Regla y punto de partida | Alcance que debe comprobarse |
|---|---|---|
| Libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio | Seis años desde el último asiento en los libros, artículo 30 del Código de Comercio | Sin perjuicio de disposiciones generales o especiales; no equivale a seis años para todos los datos de una persona |
| Derechos tributarios del artículo 66 LGT | Prescripción de cuatro años, con el cómputo del artículo 67 y posibles interrupciones del 68 | No es una orden general de borrar facturas cuatro años después de emitirlas |
| Bases, cuotas y deducciones del artículo 66 bis LGT | Diez años para iniciar la comprobación en los términos del precepto | También deben considerarse las obligaciones de justificación documental de los artículos 66 bis y 70 |
| Documentos de afiliación, altas, bajas, cotización y justificantes de salarios/prestaciones enumerados en el artículo 21.1 LISOS | Conservación durante cuatro años | Categorías expresamente previstas; no todo el expediente laboral ni siempre desde la baja del empleado |
| Registro diario de jornada del artículo 34.9 ET | Conservación durante cuatro años | Registros correspondientes, disponibles para trabajadores, representantes e Inspección en los términos legales |
| Documentación de prevención del blanqueo, artículo 25 Ley 10/2010 | Diez años desde la terminación de la relación de negocios o ejecución de la operación, según el documento | Solo sujetos y documentación comprendidos; restricción de acceso específica tras cinco años |
| Videovigilancia de seguridad del artículo 22 LOPDGDD | Supresión en un máximo de un mes desde la captación | Excepción probatoria delimitada y entrega a autoridad; sin bloqueo del artículo 32 en este tratamiento |
| Acciones personales sin plazo especial, artículo 1964.2 del Código Civil | Cinco años desde que pueda exigirse el cumplimiento, con particularidades e interrupciones | Referencia para analizar responsabilidades, no plazo uniforme de conservación de clientes |
El Código de Comercio mantiene la obligación de su artículo 30 aunque el empresario cese en su actividad. Por tanto, cerrar una cuenta de usuario o finalizar un contrato comercial no permite suprimir indiscriminadamente los documentos que siguen sujetos a esa obligación. Al mismo tiempo, conservar el justificante necesario no requiere mantener todas las copias de trabajo dispersas por correos y carpetas.
La Ley General Tributaria obliga a distinguir prescripción, comprobación y justificación. Para determinar la deuda mediante liquidación, el cómputo del artículo 67 parte, como regla correspondiente a ese supuesto, del día siguiente a la finalización del plazo de declaración o autoliquidación. No coincide necesariamente con la fecha de la factura. Los hechos interruptivos y operaciones con efectos en ejercicios posteriores requieren una revisión fiscal concreta.
En materia laboral, el artículo 21.1 LISOS enumera documentación específica. No establece cuatro años para cualquier contrato, reconocimiento médico o investigación interna. El Estatuto de los Trabajadores contiene, a su vez, la regla del registro de jornada. En recursos humanos deben separarse las categorías y comprobar otras obligaciones pertinentes antes de cerrar el calendario.
3. La política de bloqueo del artículo 32 LOPDGDD
El bloqueo procede cuando el responsable realiza una rectificación o supresión, con el régimen y excepciones legales. Consiste en identificar y reservar los datos mediante medidas que impidan su tratamiento, incluida la visualización, salvo para ponerlos a disposición de jueces y tribunales, Ministerio Fiscal o administraciones competentes para exigir responsabilidades derivadas del tratamiento, durante su plazo de prescripción. Después deben destruirse.
No es correcto utilizar «bloqueado» como sinónimo de cualquier archivo histórico al que solo accede el departamento jurídico. Tampoco significa que pueda mantenerse la explotación comercial hasta que prescriban todas las responsabilidades y bloquear entonces. La reserva legal limita los usos durante ese período. Documente qué régimen se aplica y configure los accesos de acuerdo con él, en lugar de confiar únicamente en una etiqueta dentro del sistema.
La LOPDGDD consolidada prevé mecanismos cuando el sistema no permite bloquear sin un esfuerzo desproporcionado y permite que las autoridades establezcan determinadas excepciones. Existen además excepciones legales concretas, como la videovigilancia del artículo 22. No presente el bloqueo como un paso técnico idéntico y obligatorio para absolutamente cualquier dato que se borra.
También es distinta la limitación del tratamiento del artículo 18 RGPD, que responde a sus propias condiciones y efectos. Una solicitud de rectificación, una controversia sobre exactitud y una obligación de conservar una factura pueden producir decisiones diferentes. El procedimiento de supresión de datos debe poder distinguirlas y explicar a la persona qué elementos se eliminan, cuáles permanecen y por qué.
4. Cómo se solapan los plazos sobre un mismo expediente
Imagine que una factura contiene datos personales y forma parte de documentación mercantil que debe conservarse. La empresa debe analizar también su relevancia tributaria y cualquier procedimiento pendiente. Puede existir más de un fundamento para conservar ese documento, pero ninguno permite mantener automáticamente un perfil publicitario completo de su titular. La decisión debe aplicarse al conjunto mínimo de datos que cumple cada necesidad.
Cuando varias reglas alcanzan el mismo documento, hay que respetar todas las obligaciones pertinentes y justificar el plazo resultante. No se trata de elegir siempre la cifra más larga que aparezca en cualquier ley del sector. Compruebe que cada regla invocada afecta realmente a ese documento y calcule sus fechas con el punto de partida correcto. Dos períodos de distinta duración pueden terminar en un orden diferente del que sugieren sus cifras.
Una reclamación requiere una conservación delimitada de la prueba necesaria y revisión de su fundamento. El Código Civil prevé, por ejemplo, interrupción por ejercicio judicial, reclamación extrajudicial y reconocimiento de deuda. No basta con escribir «hay posibles litigios» para detener todos los borrados. Identifique el asunto, los documentos afectados, quién ordena la reserva y qué acontecimiento obliga a revisarla.
La resolución de un procedimiento tampoco debe traducirse automáticamente en borrar o conservar para siempre. Pueden existir recursos, ejecución u otras obligaciones todavía relevantes. El equipo que conoce el asunto debe comunicar cuándo procede levantar o modificar la reserva. Así el calendario no depende de que una persona de sistemas interprete por sí sola un expediente judicial al ejecutar una tarea de mantenimiento.
5. Casos que necesitan reglas especialmente precisas
La Ley 10/2010 exige diez años para la documentación que formaliza el cumplimiento de las obligaciones de prevención del blanqueo, dentro de su ámbito. Tras cinco años desde el final de la relación de negocios o la operación ocasional, restringe el acceso a los órganos de control interno, incluidas unidades técnicas de prevención, y en su caso a quienes se encarguen de la defensa legal. No generalice esos diez años a todas las empresas o datos comerciales.
En videovigilancia de seguridad, un mes es el máximo ordinario, no un período mínimo que deba agotarse. La excepción del artículo 22.3 se refiere a acreditar actos contra la integridad de personas, bienes o instalaciones; las imágenes deben ponerse a disposición de la autoridad competente en un máximo de 72 horas desde que se conoce la existencia de la grabación. No se aplica el bloqueo del artículo 32 a ese tratamiento. Una exportación manual no convierte las imágenes en un archivo sin límite.
Para currículos de personas no seleccionadas no existe una regla general de la AEPD que autorice automáticamente un año en cualquier situación. Distinga el proceso concreto, las responsabilidades vinculadas a él y una eventual bolsa para futuras oportunidades, que necesita fundamento, información y duración propios. Un plazo interno puede ser razonable, pero debe presentarse como decisión justificada y revisable, no como una cifra impuesta universalmente por la autoridad.
Los datos de salud, exposición a riesgos, servicios regulados y archivos públicos pueden estar sujetos a normas específicas adicionales. No los encaje por analogía en la fila de «cuatro años laboral». Si la organización utiliza esta plantilla para varios sectores o territorios, asigne una revisión local a esas categorías. La fecha de revisión de una tabla general no acredita que se hayan examinado todas las obligaciones de cada cliente.
6. Plantilla de calendario de conservación
Complete una ficha por categoría o conjunto documental con una regla coherente. La actividad del registro de tratamientos puede tener varias fichas asociadas. Esto permite que el expediente comercial conserve una factura y elimine notas auxiliares sin fingir que todo comparte el mismo período. Documente tanto el criterio jurídico como el modo en que el sistema puede aplicarlo.
CALENDARIO DE CONSERVACIÓN — FICHA PARA ADAPTAR
Entidad responsable y actividad del registro:
Categoría documental y datos comprendidos:
Sistemas, soportes, copias y proveedores afectados:
Finalidad de uso inicial y fundamento jurídico:
Acontecimiento que determina el final de esa finalidad:
Obligaciones adicionales aplicables:
— Norma, artículo y alcance documental.
— Hecho inicial del cómputo y fecha comprobada.
— Duración, interrupciones y condición de revisión.
— Accesos y usos permitidos mientras subsista la obligación.
Bloqueo del artículo32, cuando proceda:
Motivo, datos reservados, inicio y responsabilidades consideradas:
Medidas que impiden tratamiento y visualización no autorizados:
Fecha o criterio de destrucción y excepciones legales comprobadas:
Reserva por procedimiento concreto, si existe:
Identificador, documentos necesarios y fundamento:
Persona que autoriza, fecha de revisión y condición para levantarla:
Acción final: supresión segura / anonimización acreditada / otra legalmente prevista.
Método en sistemas activos, exportaciones, papel y copias de respaldo:
Responsable operativo y prueba de ejecución:
Información facilitada a las personas y versión de esta ficha:
Una ficha sin dato inicial no puede generar una fecha final fiable. Si hay documentación antigua cuyo origen no está claro, investigue una muestra y establezca un tratamiento documentado de la incertidumbre. Evite inventar fechas para que la herramienta acepte el registro. Puede ser necesario priorizar categorías de mayor riesgo y corregir las fuentes antes de automatizar el conjunto.
El contrato con el encargado, o el instrumento jurídico aplicable, debe ser coherente con las instrucciones de conservación. Al terminar los servicios, el artículo 28 prevé devolver o suprimir a elección del responsable y eliminar las copias existentes, salvo obligación de conservación del Derecho de la Unión o de un Estado miembro. Pida evidencia del alcance ejecutado y del tratamiento de copias, sin inventar un plazo técnico universal para todos los proveedores.
7. Aplicación en sistemas y copias
Un borrado en la aplicación principal puede dejar exportaciones, buzones, carpetas compartidas y entornos de prueba. Identifique esas ubicaciones al preparar la ficha. No es necesario convertir el calendario en un inventario de cada archivo individual, pero sí definir cómo alcanza la regla a las copias relevantes. De otro modo, el dato desaparece del listado visible y sigue disponible para las mismas finalidades en otro lugar.
Las copias de seguridad requieren una política propia de rotación, acceso y restauración. La dificultad de borrar selectivamente una copia no autoriza conservarla indefinidamente ni reutilizar datos que ya debían suprimirse. Diseñe el proceso de recuperación para volver a aplicar las decisiones de supresión o restricción pertinentes. Documente las limitaciones reales y las garantías, en vez de prometer que todos los soportes se purgan de inmediato.
La minimización de datos también reduce el problema de conservación: los duplicados y campos innecesarios no deberían multiplicarse desde la recogida. Si se opta por anonimizar, hay que comprobar que las personas ya no resulten identificables considerando los medios razonablemente utilizables. Sustituir nombres por códigos suele ser seudonimización, y los datos siguen sujetos al RGPD.
Una evidencia de borrado debe demostrar la actuación sin recrear toda la información eliminada. Puede registrar categoría, regla aplicada, fecha, sistema y resultado, con identificadores limitados cuando sean necesarios. Revise los fallos de ejecución y las excepciones, porque una tarea programada que termina con errores no demuestra que el calendario se haya cumplido.
8. Información y revisión del calendario
La información de privacidad debe incluir el plazo de conservación o los criterios para determinarlo conforme a los artículos 13 y 14. «Mientras sea necesario» sin explicación puede no ayudar a entender la duración real. En el registro del responsable, el artículo 30.1.f pide, cuando sea posible, los plazos previstos para suprimir las diferentes categorías de datos. No confunda ambos deberes ni afirme que cualquier cifra desconocida puede inventarse para completar un campo.
Revise el calendario ante cambios normativos, nuevas finalidades, sistemas o necesidades justificadas. Una revisión periódica es una medida organizativa útil, pero no sustituye esa actualización por cambios. En una auditoría RGPD, contraste una muestra de registros vencidos con la regla aprobada y con lo que ocurrió realmente: acceso restringido, reserva motivada o eliminación comprobada.
Al evaluar software de cumplimiento, compruebe si puede gestionar varios hechos iniciales, excepciones y responsables, sin presuponer funciones concretas de una marca. La herramienta no determina por sí sola la norma aplicable. El valor del calendario está en que una decisión jurídica correcta pueda ejecutarse, revisarse y explicarse después con evidencia suficiente.
FAQ
¿Basta con conservar todo seis años?
No. Seis años es una referencia mercantil para documentación comprendida en su norma, no una duración universal para todos los datos. Otros elementos pueden necesitar menos tiempo o estar sujetos a obligaciones distintas. Cada categoría requiere finalidad, fundamento y cómputo propios.
¿El bloqueo permite seguir consultando un expediente?
No para usos ordinarios. El artículo 32 impide el tratamiento y la visualización salvo su puesta a disposición para las responsabilidades y destinatarios previstos legalmente. Una obligación activa de conservación documental o una reserva probatoria debe analizarse según su régimen, sin utilizar la palabra bloqueo para justificar cualquier acceso.
¿Puedo guardar estadísticas sin límite si quito los nombres?
Quitar nombres no demuestra anonimización. Si las personas siguen siendo identificables, continúan las obligaciones de protección de datos. La anonimización efectiva excluye el resultado del ámbito del RGPD, pero deben comprobarse tanto la técnica como posibles restricciones de otra normativa sobre el uso de esa información.