La limitación de la conservación exige justificar cuánto tiempo siguen siendo necesarios los datos personales para cada finalidad. El artículo 5.1.e del RGPD no fija un plazo general de cinco, seis o diez años para todas las empresas. Una misma relación puede producir documentos sujetos a obligaciones diferentes: la factura, la conversación de soporte, el perfil comercial y una reclamación no tienen necesariamente el mismo destino.
Esta guía explica cómo construir esa justificación en España, con ejemplos sectoriales y fuentes comprobadas el 28 de septiembre de 2026. El objetivo es separar uso ordinario, conservación legal, bloqueo y eliminación. Una tabla resulta útil cuando recoge esas decisiones; pierde valor si convierte un plazo de prescripción o una recomendación extranjera en una obligación española universal.
Qué exige el principio de conservación limitada
El RGPD, artículos 5 y 24, obliga al responsable a respetar el principio y demostrar su cumplimiento. Hay que determinar la finalidad, qué información necesita, durante cuánto tiempo y qué sucede cuando termina. Conservar datos porque todavía caben en el servidor o podrían ser útiles algún día no explica una necesidad concreta.
La minimización de datos actúa sobre la información recogida y utilizada; la limitación temporal impide que esa información siga identificando a las personas más tiempo del necesario. La limitación de la finalidad añade otra pregunta: si cambia el uso, ¿está permitido ese tratamiento ulterior? Una copia conservada para cumplir una obligación contable no se convierte por ello en una fuente disponible para cualquier campaña.
El artículo 5.1.e permite periodos más largos cuando los datos se tratan exclusivamente con fines de archivo en interés público, investigación científica o histórica, o estadística, con las garantías del artículo 89.1. No es una excepción general para almacenes corporativos. Deben existir la finalidad real y las medidas técnicas y organizativas adecuadas, incluida la protección de las personas mediante minimización y, cuando proceda, seudonimización.
Seudonimizar tampoco equivale a anonimizar. Mientras exista una posibilidad de atribuir los registros a personas mediante información adicional, siguen siendo datos personales. Para conservar estadísticas fuera del ámbito del RGPD, la anonimización debe impedir la identificación considerando los medios razonablemente utilizables. Suprimir nombres dejando combinaciones singulares de fechas, ubicaciones y acontecimientos puede no conseguirlo.
Diseñar una regla que pueda ejecutarse
Una regla de conservación necesita un acontecimiento inicial verificable. Puede ser el último asiento contable, el alta de un proceso asistencial, el fin de una relación de negocios o la finalización de una selección. “Cinco años” sin indicar desde cuándo no permite decidir qué registros han vencido. También debe determinarse qué documento o conjunto de datos queda cubierto.
Conviene separar la duración de uso activo de la conservación posterior. Durante la prestación de un servicio, parte de la información puede estar disponible para el equipo operativo. Cuando ese uso termina, una obligación legal puede justificar conservar determinados justificantes con accesos limitados. Esa obligación no extiende automáticamente la disponibilidad de todos los mensajes, documentos adjuntos o perfiles producidos durante la relación.
La regla debe identificar una persona responsable, los sistemas que contienen copias, las excepciones y la acción final. Una suspensión por litigio necesita alcance y revisión: qué expediente protege, quién la autorizó y cuándo se comprobará si continúa siendo necesaria. Una marca de “no borrar” sin responsable puede convertirse en conservación indefinida por simple olvido.
La plantilla de plazos de conservación ayuda a estructurar ese trabajo. La unidad útil suele ser una categoría documental o una finalidad, no toda la base de datos. Si una aplicación mezcla datos con duraciones diferentes, habrá que diseñar el borrado o la separación a un nivel suficiente para respetar esas diferencias.
Documentación mercantil y tributaria
El artículo 30 del Código de Comercio exige a los empresarios conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes de su negocio durante seis años desde el último asiento realizado en los libros, salvo disposiciones generales o especiales. El cese de actividad no elimina esa obligación. La referencia al último asiento importa: no debe sustituirse sin análisis por seis años desde cualquier fecha del documento.
En materia tributaria, los cuatro años del artículo 66 de la Ley General Tributaria regulan la prescripción de determinados derechos. No son una autorización general para destruir toda la documentación fiscal al cumplir cuatro años. Deben considerarse el inicio e interrupción del cómputo, otras obligaciones y la trascendencia de los documentos para periodos todavía comprobables.
Los artículos 66 bis y 70 son especialmente relevantes cuando existen bases, cuotas o deducciones pendientes y operaciones antiguas con efectos posteriores. La ley contiene una facultad de comprobación de diez años para determinados créditos fiscales, además de obligaciones documentales que pueden subsistir. Una empresa con pérdidas compensables necesita analizar esas reglas antes de aplicar una limpieza basada únicamente en la antigüedad del ejercicio.
En la práctica, conviene identificar qué documentos justifican la operación y qué datos accesorios ya no cumplen esa función. Una factura puede requerir conservación mientras una conversación de atención al cliente asociada ha dejado de ser necesaria. Aplicar el plazo más largo a todo el expediente resulta cómodo, pero necesita una justificación que abarque realmente todas sus piezas.
Documentación sanitaria
La Ley 41/2002, artículo 17, establece que la documentación clínica se conserve durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años desde el alta de cada proceso asistencial. Es un mínimo estatal con un desencadenante concreto, no una fecha universal para borrar la historia clínica completa. Deben examinarse también la normativa autonómica y las necesidades asistenciales aplicables.
La propia ley contempla conservación por razones judiciales, epidemiológicas, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud, procurando evitar la identificación cuando proceda. Además, ciertos datos de la historia relacionados con el nacimiento y la determinación de la filiación no se destruyen; una vez conocido el fallecimiento se trasladan a los archivos definitivos correspondientes. Una política sanitaria debe reconocer esas diferencias documentales.
Un centro con varias especialidades debería evitar que la fecha de una última visita reinicie indistintamente todos los plazos o que la primera alta provoque el borrado de documentación todavía necesaria. El equipo asistencial y el responsable del archivo necesitan acordar cómo se identifican los procesos y las excepciones. La seguridad y la disponibilidad durante la conservación son tan importantes como la decisión final de eliminar.
Prevención del blanqueo y otros expedientes financieros
El artículo 25 de la Ley 10/2010 obliga a los sujetos incluidos en su ámbito a conservar durante diez años la documentación que acredita el cumplimiento de sus obligaciones. La ley concreta los puntos de partida para diligencia debida y documentación de operaciones, vinculados a la terminación de la relación o a la ejecución de la operación, según corresponda.
Transcurridos cinco años desde la terminación de la relación de negocios o la operación ocasional, el acceso queda restringido a los órganos de control interno, incluidas las unidades técnicas de prevención, y, en su caso, quienes se ocupen de la defensa legal. Por tanto, conservar durante diez años no significa mantener disponible esa documentación para cualquier empleado durante todo ese periodo.
No debe trasladarse esta obligación a toda empresa que emita facturas ni a cualquier documento de un cliente financiero. Primero se comprueba la condición de sujeto obligado y la función del documento. Los expedientes comerciales, los análisis de solvencia y las obligaciones de prevención pueden coexistir, pero deben conservar su finalidad y sus controles de acceso diferenciados.
Videovigilancia: un mes y una excepción específica
La regla general del artículo 22.3 de la LOPDGDD es la supresión de las imágenes en un plazo máximo de un mes desde su captación. Un mes no debe reemplazarse indiscriminadamente por treinta días. Además, el máximo legal no impide establecer un plazo inferior cuando sea suficiente para la finalidad de seguridad.
Existe una excepción cuando las imágenes deban conservarse para acreditar actos contra la integridad de personas, bienes o instalaciones. En ese caso se ponen a disposición de la autoridad competente dentro de las setenta y dos horas desde que se tiene conocimiento de la existencia de la grabación. La excepción requiere identificar el acontecimiento y las imágenes pertinentes; no autoriza a guardar indefinidamente todo el archivo por si ocurre algo.
El mismo artículo excluye expresamente la obligación de bloqueo del artículo 32 para esos tratamientos. Es una diferencia importante respecto del régimen general español de supresión. La guía sobre sanciones de la AEPD en comunidades de propietarios ayuda a revisar el contexto de cámaras, accesos y responsabilidades, sin convertir cualquier caso de videovigilancia en una sanción por conservación excesiva.
Recursos humanos, candidaturas y marketing
En recursos humanos no existe un único plazo que cubra contratos, nóminas, prevención de riesgos, selección y comunicaciones internas. Cada categoría puede responder a obligaciones y responsabilidades distintas. El fin del contrato laboral es relevante para algunas reglas, pero no determina automáticamente el vencimiento de todo el expediente. Las circunstancias de un accidente o una reclamación también pueden afectar a documentos concretos.
En selección, debe distinguirse entre tramitar una candidatura para un puesto y conservarla para oportunidades futuras. Si la primera finalidad termina, mantener el currículo en una bolsa requiere una justificación propia, información adecuada y una duración revisable. Una empresa no puede convertir una candidatura rechazada en un expediente permanente mediante una frase genérica sobre futuras vacantes.
En marketing, ni el consentimiento inicial ni la ausencia de respuesta justifican conservar perfiles indefinidamente. Deben definirse criterios acordes con la relación, las expectativas y la necesidad real. Un plazo recomendado por otra autoridad nacional para un contexto concreto no se transforma por ello en una regla legal española aplicable a cualquier campaña.
Una oposición al marketing exige detener ese uso. Puede ser necesario conservar un identificador mínimo para evitar nuevas comunicaciones, con una finalidad y retención justificadas. Esa lista de exclusión no permite mantener activo el perfil comercial completo. La guía sobre derecho de oposición explica cómo separar el cese de la publicidad de otras operaciones que tengan una base válida.
Qué significa bloquear en España
El artículo 32 de la LOPDGDD exige el bloqueo cuando procede la rectificación o supresión, con las excepciones aplicables. El bloqueo identifica y reserva los datos e impide su tratamiento, incluida la visualización, salvo su puesta a disposición de jueces y tribunales, Ministerio Fiscal o administraciones competentes para exigir posibles responsabilidades, durante el plazo de prescripción correspondiente. Después deben destruirse.
No es suficiente mover la información a una carpeta llamada “archivo” si los usuarios siguen consultándola como antes. Hay que controlar permisos, finalidades permitidas y acceso excepcional. Tampoco debe confundirse bloqueo con conservación ordinaria necesaria para una obligación vigente: un documento que todavía debe utilizarse lícitamente para cumplir esa obligación requiere su análisis específico.
Si el sistema no permite bloquear o su adaptación exige un esfuerzo desproporcionado, el artículo 32 contempla una copia segura que permita acreditar autenticidad, fecha y ausencia de manipulación. Esa previsión necesita medidas efectivas; no habilita una exportación descontrolada a hojas de cálculo. La decisión debe quedar conectada con el calendario de responsabilidades y destrucción final.
Supresión, excepciones y copias de seguridad
El derecho de supresión del artículo 17 tiene sus propias condiciones. Entre sus excepciones figuran obligaciones legales, libertad de expresión e información, determinados motivos de interés público en salud pública, archivo en interés público, investigación o estadística con los requisitos del artículo 89.1 y la condición de imposibilidad o grave obstaculización prevista, y la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones. No basta con invocar una de esas etiquetas sin acreditar sus condiciones.
La respuesta a una solicitud debe explicar qué se elimina y qué continúa conservándose, con su razón. Si no se actúa, el artículo 12.4 exige comunicar los motivos sin dilación y a más tardar en un mes, informando de la posibilidad de reclamar ante una autoridad de control y acudir a la vía judicial. La guía de derechos de protección de datos permite coordinar esa respuesta con acceso, oposición y limitación.
Las copias de seguridad necesitan un ciclo definido y protección frente al uso ordinario. Cuando un borrado selectivo no sea técnicamente inmediato, debe evaluarse cómo impedir la reutilización y cómo volver a aplicar las supresiones si se restaura una copia. La dificultad técnica no crea una excepción permanente. El diseño de recuperación debe incluir este problema antes de una restauración urgente.
También deben revisarse entornos de prueba y exportaciones locales. Una copia que nació para resolver un fallo puede sobrevivir al proyecto que la justificaba. La sentencia Digi, C-77/21, de 20 de octubre de 2022 distingue la compatibilidad del uso ulterior para pruebas de la necesidad de seguir conservando la copia. Que crearla fuera compatible no permite mantenerla más allá del tiempo necesario para ese propósito.
Qué enseñan las actuaciones de supervisión
El Comité Europeo de Protección de Datos publicó el 18 de febrero de 2026 los resultados de su acción coordinada de 2025 sobre supresión. Participaron treinta y dos autoridades y respondieron setecientos sesenta y cuatro responsables. No se trató de setecientas sesenta y cuatro inspecciones: nueve autoridades iniciaron o continuaron investigaciones formales y veintitrés realizaron actuaciones de recopilación de información.
Entre las dificultades identificadas figuran procedimientos internos, información a los interesados, anonimización, conservación y copias de seguridad. El interés práctico es revisar si las decisiones llegan a los sistemas reales. Un calendario bien redactado puede coexistir con exportaciones olvidadas o restauraciones que recuperan registros ya suprimidos.
En Alemania, la comunicación judicial de 9 de junio de 2026 sobre Deutsche Wohnen anunció una multa de 900.000 euros y señaló que la decisión no era firme en ese momento. Debe distinguirse de la multa de 14,5 millones impuesta por la autoridad berlinesa en 2019. No fue una sanción de la CNIL francesa, y esas cifras no permiten inferir un resultado posterior de recurso o pago.
Mantener el calendario y demostrar su aplicación
El registro de actividades recoge, cuando sea posible, los plazos previstos para suprimir las distintas categorías de datos. La exención del artículo 30.5 para organizaciones de menos de doscientas cincuenta personas no opera si el tratamiento no es ocasional, puede entrañar el riesgo indicado en la norma o incluye datos de los artículos 9 o 10. Se analiza la actividad, no se concede una exención general a la empresa pequeña. El registro de actividades debe mantener coherencia con las reglas aplicadas y la información a los interesados.
Automatizar puede ayudar, pero el RGPD no exige una herramienta de borrado concreta para todas las organizaciones. Lo esencial es que el procedimiento funcione, gestione excepciones justificadas y deje evidencia proporcionada. Conviene revisar muestras de registros vencidos, fallos de ejecución y expedientes retenidos por reclamación, además de comprobar que los encargados siguen las instrucciones pertinentes.
Las reglas necesitan revisión cuando cambian la ley, la finalidad, los sistemas o los riesgos. Una revisión periódica interna también puede ser útil, sin presentarla como una frecuencia anual universal impuesta por el RGPD. La lista de comprobación para España ayuda a relacionar conservación, transparencia y seguridad. El criterio final es concreto: poder explicar por qué sigue existiendo cada categoría y demostrar qué ocurre cuando deja de ser necesaria.