O RGPD não fixa prazos de conservação de dados pessoais em números concretos: o artigo 5.º, n.º 1, al. e) estabelece apenas o princípio da limitação da conservação, segundo o qual os dados não podem ser conservados mais tempo do que o necessário para as finalidades que justificaram o seu tratamento. Os prazos concretos resultam, em Portugal, de outras leis — fiscais, laborais, contabilísticas — e da própria finalidade de cada tratamento. Este guia reúne uma tabela prática de prazos aplicáveis por tipo de documento, indica sempre a fonte legal e mostra como construir uma política de conservação a partir do registo de tratamentos, sem inventar valores.
Pontos-chave
- O RGPD não define prazos numéricos: fixa o princípio da necessidade e remete para a lei setorial.
- Um mesmo documento pode ter prazos diferentes consoante a finalidade (fiscal, laboral, prova).
- Findo o prazo, os dados devem ser apagados ou anonimizados — a anonimização retira-os do âmbito do RGPD.
- A ausência de prazos documentados é uma das falhas mais frequentes detetadas pela CNPD.
O que exige o princípio da limitação
O artigo 5.º, n.º 1, al. e), obriga a conservar os dados «apenas durante o período necessário para as finalidades para as quais são tratados». Terminada a finalidade, cessa a licitude da conservação. O princípio articula-se com dois outros: a minimização (só os dados necessários) e a responsabilidade (art. 5.º, n.º 2), que exige demonstrar que existe uma política de prazos.
Na prática, a maioria dos prazos deriva de obrigações legais de conservação — que funcionam simultaneamente como base de licitude (art. 6.º, n.º 1, al. c) e como limite temporal. Quando não existe obrigação legal específica, o prazo decorre da finalidade e do prazo de prescrição aplicável para efeitos de prova.
Tabela prática de prazos em Portugal
| Tipo de documento | Prazo indicativo | Fonte legal |
|---|---|---|
| Documentos fiscais e faturas | 10 anos | Código do IVA / Lei Geral Tributária |
| Documentos contabilísticos | 10 anos | Código Comercial (art. 40.º) |
| Contrato de trabalho e processo individual | 5 anos após cessação | Código do Trabalho |
| Recibos de vencimento / mapas | 5 anos | Código do Trabalho / Código Contributivo |
| Candidaturas não selecionadas | Curto, findo o recrutamento | Finalidade (RGPD) |
| Imagens de videovigilância | Até 30 dias, salvo incidente | Art. 19.º da Lei 58/2019 |
| Dados de marketing (consentimento) | Enquanto válido o consentimento | Finalidade (RGPD) |
| Dados de clientes / prova contratual | Até ao fim da prescrição | Código Civil (prazos de prescrição) |
Os valores são indicativos e devem ser confirmados face à obrigação legal concreta de cada organização — o objetivo da tabela é mostrar que cada prazo tem uma fonte, e nunca um número inventado. A Lei n.º 58/2019 é especialmente relevante quanto à videovigilância: o artigo 19.º limita a conservação das imagens a 30 dias, salvo se forem prova de infração.
Para organizar o levantamento, separe os documentos geridos pelos recursos humanos dos arquivos acompanhados por contabilistas certificados. Identifique, com cada equipa, os sistemas utilizados, as cópias exportadas e a pessoa que conhece cada arquivo. Este inventário ajuda a localizar os documentos abrangidos por cada linha da tabela e a preparar a revisão dos prazos com os interlocutores certos.
Como construir a política de conservação
A política de conservação constrói-se diretamente a partir do registo de atividades de tratamento. Para cada tratamento inscrito no registo do artigo 30.º, defina:
- A finalidade — que determina quando os dados deixam de ser necessários.
- A obrigação legal de conservação, se existir, com a fonte.
- O gatilho de contagem — a data a partir da qual o prazo corre (fim do contrato, última fatura, retirada do consentimento).
- O destino no fim do prazo — apagamento ou anonimização.
- O responsável pela execução da eliminação.
Um erro comum é conservar «por precaução». A conservação sem finalidade nem base legal é uma violação do artigo 5.º. Outro erro é definir a política mas nunca a executar: os prazos têm de traduzir-se em eliminações efetivas, incluindo em cópias de segurança e junto dos subcontratantes.
Apagamento versus anonimização
No fim do prazo há duas vias válidas. O apagamento elimina os dados definitivamente. A anonimização transforma-os de modo irreversível, de forma que deixam de identificar qualquer pessoa — e, por isso, deixam de estar sujeitos ao RGPD, o que permite conservá-los para fins estatísticos. Cuidado: a pseudonimização não é anonimização; dados pseudonimizados continuam a ser dados pessoais. A execução do apagamento é também a face operacional do direito ao apagamento do artigo 17.º, que os titulares podem exercer antes de esgotado o prazo — salvo quando uma obrigação legal de conservação prevalece.
Erros de conservação mais frequentes
Na experiência de fiscalização, os problemas com prazos de conservação concentram-se num pequeno número de erros recorrentes:
- Conservar «para sempre»: bases de clientes e de candidatos que nunca são depuradas, acumulando dados sem finalidade atual.
- Não distinguir a finalidade da fonte legal: usar o prazo fiscal de dez anos para justificar a conservação de dados de marketing, quando o marketing tem finalidade e prazo próprios.
- Definir a política e não a executar: ter um documento de prazos que ninguém aplica, sem eliminações reais.
- Esquecer os backups e os subcontratantes: apagar da base principal mas manter cópias vivas em sistemas de segurança ou em fornecedores.
- Não registar quem elimina e quando: sem rasto da execução, é impossível demonstrar a conformidade (art. 5.º, n.º 2).
Estes erros são fáceis de corrigir uma vez identificados, mas difíceis de detetar sem uma revisão sistemática. A ligação entre cada tratamento e o seu prazo deve ser mantida como parte do trabalho corrente do encarregado de proteção de dados ou de quem coordena a conformidade, e revista periodicamente. As orientações do Comité Europeu para a Proteção de Dados (CEPD) sobre os princípios do tratamento reforçam que a limitação da conservação é um elemento estrutural da responsabilidade, e não um detalhe administrativo.
Perguntas frequentes
O RGPD fixa um prazo máximo de conservação?
Não. O RGPD estabelece o princípio da necessidade (art. 5.º, n.º 1, al. e), mas os prazos concretos resultam da lei setorial portuguesa e da finalidade de cada tratamento. Não existe um prazo único aplicável a todos os dados.
Posso conservar dados «por precaução»?
Não. A conservação tem de ter uma finalidade atual e uma base de licitude. Guardar dados sem finalidade nem base legal viola o artigo 5.º. O prazo de prescrição para prova é uma justificação válida; a mera precaução não é.
O que fazer quando terminam os prazos?
Apagar ou anonimizar. A anonimização irreversível retira os dados do âmbito do RGPD e permite conservar informação agregada para estatística. A pseudonimização não basta, pois os dados continuam a ser pessoais.
Um pedido de apagamento sobrepõe-se aos prazos legais?
Nem sempre. Se existir uma obrigação legal de conservação (fiscal, laboral), esta prevalece sobre o pedido de apagamento durante o respetivo prazo, ao abrigo do artigo 17.º, n.º 3, al. b).
Conclusão
Os prazos de conservação são o ponto onde o RGPD se cruza com o direito português: o artigo 5.º dá o princípio, e as leis fiscais, contabilísticas e laborais dão os números. A boa prática é construir uma tabela em que cada prazo tem uma fonte, ligá-la ao registo de tratamentos e executá-la de facto — apagando ou anonimizando no fim, incluindo em backups e subcontratantes. Nunca invente prazos nem conserve por precaução: ambas as práticas são falhas que a CNPD deteta e sanciona.