Potilastietojen näkyminen OmaKannassa ei tarkoita, että Kela korjaisi kaikki merkinnät tai luovuttaisi kaikki potilasasiakirjat. Tavallisesti potilastietopyyntö ja virheen korjaus osoitetaan sille palvelunantajalle, jonka toiminnassa tieto syntyi. Reseptikeskuksen tarkastus- ja lokitietopyynnöissä Kelalla on oma tehtävänsä. Pyynnön kohde ratkaisee, minne se lähetetään.
Tässä oppaassa erotetaan kolme käytännön asiaa: mitä minusta on kirjattu, kuka tietojani on käyttänyt ja miten virheellinen tieto korjataan. Kuvitteellinen potilas Aino huomaa käyntimerkinnässä tiedon, jota hän pitää vääränä, ja haluaa samalla selvittää myöhemmän tietojen katselun. Esimerkkipyynnöt ovat muokattavia malleja; ne eivät kuvaa todellista hoitotapahtumaa eivätkä ratkaise lääketieteellisen arvion oikeellisuutta.
1. Aloita merkinnän ja palvelun tunnistamisesta
Kirjaa näkyvän tiedon päivämäärä, hoitopaikka ja se, missä kohdassa tieto näkyy. Erota käyntipäivä ja merkinnän tallennuspäivä, jos ne poikkeavat toisistaan. Potilaskertomuksen teksti, resepti ja OmaKannan kirjautumisloki ovat eri tietoja, vaikka niitä tarkastellaan samassa asiointipalvelussa. Oikean tietolajin tunnistaminen vähentää tarpeetonta edestakaista asiointia.
Kanta-palvelujen ohje rekisteröidyn oikeuksista kertoo palvelunantajan vastuusta omassa toiminnassaan kirjattuihin tietoihin. Virheen korjaa tiedon kirjannut palvelunantaja tai apteekki. Kelan tehtävät määräytyvät sen oman rekisterinpidon ja yhteisrekisterinpidon perusteella. Kanta-palvelujen yleinen tekninen asiakastuki ei siten ole kaikkien potilasmerkintöjen sisällöllinen korjaaja.
Aino tunnistaa esimerkissämme hyvinvointialueen vastaanottokäynnin, jonka tekstissä työtehtävä on merkitty väärin. Hän tallentaa omaa asiointiaan varten tarvittavan kohdan ja päivämäärän. Koko vuosien potilashistoriaa ei tarvitse lähettää ensimmäisen yhteydenoton liitteenä, jos kyseinen virhe voidaan yksilöidä suppeammin. Myös pyynnön laatimisessa kannattaa minimoida tarpeeton terveystietojen leviäminen.
2. Valitse pyyntö, joka vastaa kysymykseesi
| Tavoite | Pyynnön sisältö | Tavallinen vastaanottaja |
|---|---|---|
| Nähdä käynnistä tallennetut potilastiedot | Tarkastuspyyntö ja jäljennös määritellyistä tiedoista | Tiedot kirjannut palvelunantaja |
| Selvittää potilastietojen käyttö tai luovutus | Lokitietopyyntö ja tarvittaessa selvityspyyntö perusteista | Tietoja käyttänyt tai luovuttanut palvelunantaja |
| Korjata virheellinen käyntimerkintä | Oikaisupyyntö, virheellinen kohta ja korjausperustelu | Merkinnästä vastaava palvelunantaja |
| Tarkastaa Reseptikeskuksen tiedot | Reseptikeskusta koskeva tarkastuspyyntö | Kela sen vastuulle kuuluvassa menettelyssä |
| Selvittää kirjautuminen OmaKantaan | OmaKannan kirjautumislokitietopyyntö | Kela |
Kannan tietopyyntöohje täsmentää tätä reititystä. Potilastietojen käyttöä koskevat lokit ja henkilön oma kirjautuminen OmaKantaan eivät ole sama loki. Ammattilainen voi käsitellä tietoja omassa potilastietojärjestelmässään, eikä tämä näy potilaan OmaKanta-kirjautumisena. Väärän lokin pyytäminen voi siksi jättää varsinaisen kysymyksen avoimeksi.
Voit esittää useamman asian samassa viestissä, mutta otsikoi ne erikseen. Vastaanottajan pitäisi pystyä tunnistamaan, että haluat sekä jäljennöksen tiedoista että tietyn merkinnän korjaamisen. Jos kirjoitat vain ”tietoni ovat väärin”, vastaanottaja voi joutua pyytämään täsmennystä siitä, mitä tietoa tarkoitat ja millaista toimenpidettä pyydät.
3. Täytetty potilastietojen tarkastuspyyntö
Ainon esimerkkipyyntö palvelunantajalle kuuluu: ”Pyydän jäljennöksen minua koskevista potilastiedoista, jotka liittyvät vastaanottokäyntiin 12.8.2026 yksikössänne, mukaan lukien kyseisen käynnin merkinnät ja niihin liittyvät minua koskevat tallennetut tiedot. Pyydän lisäksi tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaiset tiedot tämän käsittelyn tarkoituksesta, vastaanottajista ja säilyttämisestä. Toivon vastausta suojatun asiointikanavan kautta.”
Mallin rajaus on Ainon oma valinta. Tarkastusoikeus ei rajoitu vain yhteen käyntiin, jos henkilö haluaa laajemmin itseään koskevat tiedot. Pyyntöä ei tarvitse perustella sillä, että epäilee virhettä tai väärinkäyttöä. Tarkennus ajasta ja yksiköstä auttaa löytämään tiedot, mutta organisaatio ei saa keinotekoisesti rajata selvästi laajempaa pyyntöä yhteen asiakirjaan.
Pyydä tarvittaessa selitys tiedoissa käytetyille koodeille ja lyhenteille. Jäljennöksen tarkoituksena on tehdä käsiteltävät henkilötiedot ymmärrettäviksi. Pelkkä järjestelmän tekninen vienti voi jättää epäselväksi, mikä tieto on potilaan kertomaa, ammattilaisen havainto tai toisesta järjestelmästä siirretty tieto. Näiden alkuperien erottaminen auttaa myös mahdollisen korjauspyynnön täsmentämisessä.
4. Tarkastuspyynnön määräaika ja tunnistaminen
Tietosuoja-asetuksen 12 ja 15 artiklan mukainen pyyntö käsitellään ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti viimeistään kuukaudessa. Monimutkaisuus tai pyyntöjen määrä voi perustella enintään kahden kuukauden jatkon, josta syineen ilmoitetaan ensimmäisen kuukauden aikana. Organisaation sisäinen kiire ei yksin muuta määräaikaa.
Terveystietoja ei pidä luovuttaa väärälle henkilölle, joten turvallinen tunnistaminen on tarpeen. Samalla lisätietojen pyytämisen pitää olla suhteellista. Henkilötunnus ja nimi eivät yksin ole tunnistamismenetelmä. Jos asioit jo luotettavasti tunnistetussa palvelussa, erillisen henkilöllisyystodistuskopion keräämisen tarve arvioidaan erikseen.
Aino käyttää palvelunantajan suojattua kanavaa ja säilyttää vastaanottokuittauksen. Hän ei lähetä henkilötunnusta tai potilaskertomusta avoimeen palautelomakkeeseen, jonka käyttötarkoitus on esimerkiksi verkkosivun tekninen palaute. Jos oikea kanava on epäselvä, hän kysyy organisaatiolta tietopyynnön toimitustapaa paljastamatta aluksi koko terveystietosisältöä.
5. Lokitietopyyntö koskee käytön jälkiä ja perusteita
Asiakastietolain 703/2023 11 § antaa oikeuden saada kirjallisesta pyynnöstä tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu tietoja ja millä perusteella. Tiedot annetaan kohtuullisessa ajassa ja viimeistään kahdessa kuukaudessa lähtökohtaisesti maksutta. Tämä kansallinen lokitietomenettely on erotettava edellisen luvun kuukauden määräajasta.
Pykälään liittyy rajoituksia. Kahta vuotta vanhempien lokitietojen saaminen edellyttää erityistä syytä. Myös laissa mainitut vakavat vaarat terveydelle, hoidolle tai muiden oikeuksille sekä turvallisuuteen tai rikosten selvittämiseen liittyvät tilanteet voivat rajoittaa saamista. Kahden vuoden tiedonsaantiraja ei tarkoita, että kaikki lokit pitäisi automaattisesti poistaa kahden vuoden kuluttua.
Aino pyytää lokitiedot ajalta 12.–31.8.2026 kyseisen palvelunantajan potilastietojen käytöstä ja luovutuksista. Hän kertoo haluavansa selvittää omien tietojensa käsittelyn asianmukaisuutta. Pyyntö voi olla laajempi, jos tarve sitä koskee. Saadut lokitiedot on tarkoitettu omien tietojen käsittelyyn liittyvien oikeuksien selvittämiseen ja toteuttamiseen; niitä ei julkaista henkilöstöä koskevana nimilistana verkossa.
6. Täytetty selvityspyyntö epäselvästä katselusta
Jos lokivastaus näyttää odottamattoman käyttötapahtuman, pelkkä käyttäjän nimi ei vielä ratkaise, oliko katselu oikeutettu. Potilastietojen käsittelyyn voi liittyä tehtäviä, jotka eivät näy yksittäisenä vastaanottokäyntinä. Toisaalta työsuhde organisaatioon ei itsessään oikeuta kaikkien potilaiden tietojen katseluun. Selvityksessä tarvitaan kyseisen tapahtuman todellinen tehtävä ja peruste.
Ainon jatkopyyntö voidaan kirjoittaa näin: ”Saamassani lokivastauksessa on tietojeni käyttötapahtuma 20.8.2026 kello 10.14. Pyydän selvitystä siitä, mihin tehtävään tietojen käyttö liittyi, mitä tietoja käytettiin ja mikä oli käytön peruste. Pyydän myös perusteltua arviotanne siitä, oliko käsittely lainmukaista.” Pyyntö yhdistetään aiemman vastauksen tunnisteeseen, jotta oikea tapahtuma löytyy.
Asiakastietolain 11 §:n selvitysvelvollisuus koskee käytön tai luovutuksen perusteita ja toimijan perusteltua käsitystä lainmukaisuudesta. Jos toimija toteaa käsittelyn lainvastaiseksi, sen on ryhdyttävä tarvittaviin toimiin oma-aloitteisesti. Potilaan ei tarvitse ensin nimetä kaikkia organisaation sisäisiä korjauksia. Hän voi pyytää ymmärrettävän vastauksen siihen, mitä hänen tietojensa osalta tapahtui.
7. Täytetty korjauspyyntö erottaa tiedon ja perustelun
Ainon korjauspyyntö kuuluu: ”Pyydän oikaisemaan 12.8.2026 vastaanottokäynnin merkinnän kohdan, jossa työtehtäväkseni on kirjattu yötyötä sisältävä vartijan työ. Kerroin käynnillä tekeväni päivätyötä toimistossa. Pyydän tarkistamaan merkinnän alkuperän ja korjaamaan virheellisen tiedon. Pyydän ilmoittamaan minulle tehdystä korjauksesta tai perustelemaan, jos pyyntöä ei toteuteta.”
Esimerkki erottaa virheellisen tekstin, ehdotetun korjauksen ja syyn. Oikaisuoikeus koskee virheellisiä henkilötietoja ja puutteellisten tietojen täydentämistä käsittelyn tarkoitus huomioiden. Jos potilas on eri mieltä ammattilaisen tekemästä lääketieteellisestä arviosta, palvelunantajan on arvioitava pyynnön sisältö; erimielisyys ei automaattisesti tarkoita, että koko alkuperäinen arvio poistetaan.
Korjaus ei ole sama asia kuin kaiken hoitohistorian pyyhkiminen. Tietojen oikeellisuus, merkintöjen alkuperä ja asianmukainen korjaustapa on säilytettävä ymmärrettävinä. Ainon ei tarvitse ratkaista potilastietojärjestelmän teknistä korjausmenettelyä. Hänen tehtävänsä on yksilöidä ongelma riittävästi, ja palvelunantajan tehtävänä on toteuttaa ja perustella asianmukainen ratkaisu.
8. Reseptit ja OmaKannan kirjautumiset ohjataan erikseen
Reseptikeskuksen tietojen tarkastamista ja sen lokitietoja voi pyytää Kelalta Kannan nykyisen tietopyyntöohjeen mukaan. Virheellisen reseptimerkinnän korjaaminen kuuluu tiedon kirjanneelle palvelunantajalle tai apteekille. Reseptin sisältöä koskevaa virhettä ei siis ratkaista pelkästään pyytämällä Kelalta kopio Reseptikeskuksen tiedoista.
OmaKannan kirjautumislokit puolestaan kertovat kyseiseen kansalaisen palveluun kirjautumisista. Ne eivät ole kattava luettelo terveydenhuollon ammattilaisten potilastietojärjestelmissä tekemistä katseluista. Aino pyytää niitä Kelalta vain, jos hänen kysymyksensä koskee esimerkiksi hänelle vierasta OmaKanta-kirjautumista. Hoitoyksikön epäselvän katselun selvittämiseksi hän pyytää asianmukaiset potilastietojen käyttölokit palvelunantajalta.
Kelaan lähetettävään pyyntöön valitaan oikea palvelu ja aikaväli Kannan ohjeen perusteella. Aino käyttää ajantasaista lomaketta tai selkeää vapaamuotoista pyyntöä. Hän tarkistaa suojatun toimitustavan ja säilyttää pyynnöstä oman kopion. Kannan ohjeessa kuvattu toimitusmenettely koskee Kelan pyyntöjä; sitä ei oleteta kaikkien hyvinvointialueiden tai yksityisten palvelunantajien ainoaksi menettelyksi.
9. Pidä korjaus, poistaminen ja käytön rajoittaminen erillään
Potilastiedoilla on lakisääteisiä säilytystehtäviä. Poisto-oikeus ei siksi tarkoita yleistä oikeutta poistaa kaikki potilasasiakirjat omasta toiveesta. Kanta kertoo, ettei se voi poistaa tallennettuja tietoja ennen lakisääteisen säilytysajan täyttymistä. Tietojen täsmällisyyttä koskeva korjauspyyntö voi silti olla perusteltu, vaikka koko asiakirjan poistaminen ei olisi mahdollista.
Jos tiedon oikeellisuus on riitautettu, henkilö voi pyytää myös käsittelyn rajoittamista soveltuvien edellytysten ja kansallisen sääntelyn puitteissa. Pyyntö kannattaa erottaa korjausvaatimuksesta, jotta vastaanottaja käsittelee molemmat. Rajoittamisen käytännön vaikutuksesta on saatava selkeä vastaus; sitä ei pidä olettaa automaattiseksi kaiken hoitoon liittyvän tiedon käytön estoksi.
Työterveyshuollon potilaskertomus on eri aineisto kuin työnantajalle annettu poissaolotodistus. Työntekijän terveystietojen käsittely auttaa erottamaan vastaanottajat. Potilaskertomuksen korjauspyyntöä ei lähetetä esihenkilölle vain siksi, että hoito liittyi työkykyyn. Työnantajan omassa henkilöstörekisterissä oleva virhe käsitellään puolestaan sen rekisterin vastuumenettelyssä.
10. Tarkista puolesta asiointi ennen aineiston luovutusta
Jos Aino pyytää läheistä auttamaan asian hoitamisessa, organisaation on varmistettava tämän oikeus toimia hänen puolestaan. Pelkkä sukulaisuussuhde tai yhteinen osoite ei osoita valtuutuksen laajuutta. Valtuutuksesta pitäisi käydä ilmi, koskeeko se pyynnön lähettämistä, vastauksen vastaanottamista vai myös korjausasian hoitamista. Organisaatio tarkistaa soveltuvan edustamisoikeuden ja tarpeelliset tunnistamistiedot ennen terveystietojen antamista.
Aino voi myös haluta avustajan vain kirjoittamaan pyynnön ja saada vastauksen itse. Tällöin avustajan sähköpostiosoitetta ei merkitä automaattisesti aineiston toimitusosoitteeksi. Vastaanottaja vahvistetaan erikseen, ja käsittelyn aikana muuttuva valtuutus huomioidaan. Näin käytännön kirjoitusapu ei vahingossa laajene koko potilashistorian luovutukseksi toiselle henkilölle.
11. Seuraa vastausta ja käytä oikeaa jatkokeinoa
Pidä omassa seurantamuistiossa pyynnön vastaanottaja, lähetyspäivä, pyynnön laji ja vastaanottokuittaus. Merkitse tarkastus- ja oikaisupyynnön sekä kansallisen lokitietopyynnön määräajat erikseen. Jos organisaatio pyytää täsmennystä, vastaa varsinaiseen epäselvyyteen ja säilytä keskustelu. Uuden viestin lähettäminen ei saisi kadottaa aiemman pyynnön sisältöä tai vastaanottopäivää.
Jos pyyntö hylätään, tarkista perustelu ja oikeussuojatiedot. Lokitietojen antamisesta kieltäytymisestä tehdään lain mukainen kirjallinen päätös. Tietosuoja-asetuksen mukaiseen kielteiseen ratkaisuun liittyvät asetuksen tiedonantovelvollisuudet. Tietosuojavaltuutetun toimisto on oikea taho arvioimaan rekisteröidyn tietosuojaoikeuksia koskevaa asiaa. Hoidon sisältöä koskeva erimielisyys voi puolestaan edellyttää muuta potilaan oikeuksien menettelyä.
Ainon asia päättyy vasta, kun hän tietää, mitä tiedoista toimitettiin, miten korjaus ratkaistiin ja mitä epäselvästä katselusta selvitettiin. Vastaanottajan yleinen ilmoitus ”asia käsitelty” ei vielä kerro näitä tuloksia. Selkeästi erotetut pyynnöt ja täsmälliset vastaukset auttavat sekä potilasta että palvelunantajaa tarkistamaan, että jokainen esitetty oikeus on todella käsitelty.