Pranešimas VDAI apie DAP: duomenys, parašas ir pateikimas

Pranešti Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai apie paskirtą duomenų apsaugos pareigūną reiškia pateikti konkrečios organizacijos ir jos DAP duomenis tinkamu būdu. Pranešimas turi remtis jau priimtu paskyrimo sprendimu, o pateikti kontaktai turi veikti praktiškai. Vien sutarties su konsultantu pasirašymas arba darbuotojo pavardės įrašymas svetainėje šios užduoties neužbaigia.

Šiame darbo lape atskiriami keturi rezultatai: paskyrimo dokumentas, VDAI skirtas pranešimas, viešai skelbiami kontaktai ir vidaus informavimas. Modelis padeda administracijos darbuotojui bei DAP patikrinti laukus ir pateikimo įrodymą. Jis nėra VDAI oficiali forma ir nenustato papildomų teisės aktuose neįtvirtintų terminų.

Paskyrimo sprendimas turi būti aiškus prieš pildant pranešimą

Pirmiausia patvirtinkite, kuris juridinis asmuo skiria DAP, nuo kada paskyrimas taikomas ir kokiu pagrindu asmuo vykdys funkcijas. Tai gali būti darbuotojas arba išorinis paslaugų teikėjas, tačiau organizacija turi žinoti konkretų kontaktinį asmenį ir jo darbo sąlygas. Neužtenka pirkimo dokumente nurodyti bendrą „BDAR priežiūros paslaugą“, jei neaišku, ar asmuo iš tiesų paskirtas DAP.

BDAR 37 straipsnio 7 dalis reikalauja paskelbti DAP kontaktinius duomenis ir pranešti juos priežiūros institucijai. To paties straipsnio nuostatos leidžia DAP funkcijas vykdyti pagal paslaugų sutartį, o 38–39 straipsniai nustato jo statusą ir užduotis. Pranešimo pateikimas nepakeičia pareigos sudaryti sąlygas pareigūnui atlikti šias užduotis. BDAR 37–39 straipsniai.

Jei dar neaišku, ar DAP paskyrimas privalomas, tai išspręskite atskiru vertinimu. Šiame straipsnyje dėmesys skiriamas jau priimto paskyrimo pateikimui. Bendrą funkcijos apimtį padeda suprasti DAP vaidmens paaiškinimas, o prieš skiriant kitų vadovavimo pareigų turintį žmogų naudinga atlikti interesų konflikto patikrą.

Kokius laukus VDAI prašo pateikti

VDAI paskelbtoje informacijoje nurodoma organizacijos tapatybė ir kontaktai, jos vaidmuo, DAP tapatybė, pareigos ar išorinio darbdavio pavadinimas bei ryšio duomenys. Pranešimą turi pasirašyti vadovas arba jo įgaliotas asmuo. Šį laukų sąrašą prieš siuntimą sutikrinkite su aktualiu VDAI puslapiu ir pasirinktos elektroninės paslaugos forma. VDAI pranešimo apie DAP informacija.

Lentelė yra pildymo pagalba. Ji nepakeičia oficialaus laukų sąrašo, jeigu institucija jį atnaujina. Nepildykite neegzistuojančių telefono numerių ar bendros dėžutės, kurios DAP negali pasiekti, vien todėl, kad techninė forma reikalauja reikšmės. Pirmiau sukurkite veikiantį kontaktą, tada pateikite duomenis.

Užpildyto sprendimo pavyzdys be tikrų asmens duomenų

Tarkime, Lietuvos paslaugų bendrovė paskiria išorinį DAP nuo rugsėjo 15 dienos. Vidaus užduotyje nurodoma: „Paskyrimą patvirtina bendrovės vadovas; pranešimą rengia administracijos koordinatorius; išorinis DAP iki pateikimo patikrina savo vardą, darbdavio pavadinimą ir profesinius kontaktus; už viešų kontaktų pakeitimą atsako svetainės administratorius.“ Datos šiame pavyzdyje yra organizacinis pasirinkimas, o ne VDAI nustatytas terminas.

Pranešimo rengėjas iš paskyrimo dokumento perkelia organizacijos ir DAP duomenis, o ne kuria naują vaidmens aprašymą savo nuožiūra. Jei sutartį pasirašė grupės patronuojanti bendrovė, būtina patikrinti, ar paskyrimas iš tiesų apima konkrečią Lietuvos bendrovę. Vien grupės sutarties egzistavimas neįrodo, kad pranešime galima bet kurį grupės narį laikyti jį pateikusiu asmeniu.

Prieš pasirašymą DAP gauna galutinį pranešimo projektą faktiniams duomenims sutikrinti. Jis patvirtina, kad telefonas ir dėžutė jam prieinami, o organizacijos vadovas ar įgaliotas asmuo pasirašo pranešimą. Šis faktų patvirtinimas nepakeičia pasirašančio asmens teisės veikti juridinio asmens vardu.

Valdytojo ir tvarkytojo vaidmuo nėra vien produkto savybė

Organizacija gali tvarkyti savo darbuotojų duomenis kaip valdytoja, o klientų pateiktus duomenis – kaip tvarkytoja. Pranešimo laukas neturėtų būti užpildytas atsitiktinai pagal tai, kaip bendrovė save vadina rinkodaros medžiagoje. Pirmiausia aprašykite faktinius vaidmenis ir paskyrimo apimtį, tada pateikite juos aiškiai pasirinktoje formoje.

Jei forma neleidžia tiksliai išreikšti sudėtingesnio atvejo, naudokite jos numatytą paaiškinimo galimybę arba išsiaiškinkite pateikimo būdą su VDAI. Nekurkite tariamai atskirų organizacijų įrašų vien tam, kad apeitumėte laukų ribą. Valdytojo ir tvarkytojo vaidmenų matrica padeda turėti pagrindą, kuriuo remiasi ir pranešimas, ir sutartys.

Vienas DAP gali aptarnauti kelias organizacijas, kai tenkinamos taikomos sąlygos, įskaitant prieinamumą. Praktiniame pateikimo darbe vis tiek reikia aiškiai identifikuoti kiekvieną jį paskyrusį juridinį asmenį. Neprielaidaukite, kad vienos bendrovės pranešimas automatiškai atnaujins visų kitų grupės narių informaciją.

Parašas ir atstovavimo teisė

VDAI nurodo, kad pranešimą pasirašo vadovas arba jo įgaliotas asmuo. Jeigu dokumentą rengia administratorius, tai savaime nesuteikia jam teisės pasirašyti. Vidaus byloje sutikrinkite, kas yra pasirašantis asmuo, kokia jo atstovavimo teisė ir ar naudojamas pasirinktam kanalui tinkamas parašas.

Jeigu pasirašo įgaliotas darbuotojas, įgaliojimas turi atitikti atliekamą veiksmą. Nereikia siųsti visos jo personalo bylos: parenkama reikiama atstovavimo medžiaga pagal pateikimo tvarką. Jei dokumentą pasirašo išorinio DAP paslaugų bendrovė, patikrinkite, ar ji turi teisę veikti pranešimą teikiančios organizacijos vardu. Paslaugos teikimas ir atstovavimo teisė nėra automatiškai tas pats.

Elektroninio dokumento bandyme atidarykite jau pasirašytą, o ne prieš parašą parengtą failą. Patikrinkite, ar turinys skaitomas, ar parašas identifikuojamas ir ar priedai išliko. Dokumento nuotrauka su matomu parašo atvaizdu neturi būti laikoma lygiaverte kvalifikuoto elektroninio parašo patikrai vien dėl vizualaus panašumo.

Pasirinkite vieną tinkamą pateikimo kelią

VDAI puslapyje nurodoma elektroninės paslaugos forma Elektroniniuose valdžios vartuose, E. pristatymas, elektroniniu parašu pasirašytų dokumentų siuntimas el. paštu ir pateikimas registruotu paštu ar vietoje. Elektroninis dokumentas turi būti toks, kad institucija galėtų atpažinti jo formatą, turinį, parašą ir pateikėją. Tikslias veikiančių paslaugų nuorodas naudokite iš oficialaus VDAI puslapio, o ne iš seniai išsaugoto vidinio laiško.

Pasirinkę kanalą, užrašykite pateikėją ir laukiamą pateikimo patvirtinimą. Elektroninės paslaugos atveju išsaugokite jos sugeneruotą įrašą; E. pristatymo atveju – siuntos ir pristatymo informaciją; kitais būdais – atitinkamą siuntimo bei gavimo įrodymą. Vidinė užduotis „išsiųsta“ be galutinio dokumento kopijos ir patvirtinimo apsunkina vėlesnį tikrinimą.

Nesiųskite to paties pranešimo keliais kanalais vien iš įpročio. Jei pakartotinai teikiate dėl pastebėtos klaidos ar negauto patvirtinimo, aiškiai nurodykite ankstesnio pateikimo duomenis ir pakartojimo priežastį. Tai padeda atskirti naują paskyrimą nuo ankstesnio įrašo patikslinimo ir sumažina skirtingų versijų painiavą.

Vieši kontaktai ir vidaus kontaktai turi sutapti funkciniu požiūriu

Pranešimas VDAI ir viešas privatumo pranešimas nėra tas pats dokumentas. Institucijai pateikiami jos prašomi duomenys, o žmonėms turi būti prieinami DAP kontaktai. Viešoje svetainėje nebūtina kopijuoti visos institucijai pateiktos bylos ar atskleisti perteklinių privačių duomenų. Svarbu, kad žmogus galėtų tiesiogiai ir praktiškai susisiekti su pareigūnu.

Patikrinkite kontaktą iš išorinės dėžutės: ar laiškas priimamas, ar automatinis atsakymas neklaidina ir kas turi prieigą prie turinio. Jei pranešimai pirmiausia patenka į bendrą pardavimo eilę, įvertinkite konfidencialumą ir nukreipimo patikimumą. Speciali DAP dėžutė naudinga tik tuomet, kai ji stebima ir turi aiškią pavaduojančio darbo tvarką.

Svetainėje, klientų privatumo pranešimuose ir darbuotojų informacijoje nurodytus kontaktus peržiūrėkite vienu pakeitimu. Skaidraus privatumo pranešimo modelis padeda patikrinti, ar DAP kontaktas randamas ten, kur žmogus gauna informaciją apie savo duomenis. Vidiniame pranešime darbuotojams papildomai paaiškinkite, kokiais klausimais ir kuriame projekto etape reikia kreiptis į DAP.

Pakeitimas, pasitraukimas ir perdavimas

Keičiantis DAP ar jo kontaktams, sudarykite pakeičiamų vietų sąrašą: institucijai pateikta informacija, svetainė, vidaus katalogas, privatumo pranešimai, vykstantys projektai ir atviros užklausos. Naujo žmogaus paskyrimas neturi palikti nei tuščio kontaktinio laikotarpio, nei situacijos, kai pasitraukęs teikėjas toliau gauna naujų jautrių pranešimų be aiškaus pagrindo.

Perdavimo akte atskirkite organizacijos dokumentus nuo DAP konfidencialios korespondencijos ir nustatykite teisėtą bei saugų perdavimą. Pateikite atvirų užduočių būseną, svarbius terminus ir dokumentų vietas, o prieigas keiskite pagal faktinį funkcijos perdavimą. Techninis automatinis visų laiškų persiuntimas į platesnę vadovų grupę nėra tinkamas universalus sprendimas.

Jeigu VDAI paprašo paaiškinti, kada informacija atnaujinta, pateikimo byla turi parodyti paskyrimo, viešo kontakto pakeitimo ir institucijai išsiųsto pranešimo datas. Atsakymo VDAI įrodymų modelis padeda surinkti tokią chronologiją, nebandant jos vėliau atkurti vien iš darbuotojų atminties.

Priėmimo kontrolė ir bylos turinys

VDAI DAP veiklos patikrinimo klausimynas apima paskyrimo dokumentus, kvalifikaciją, veiklos tęstinumą, darbuotojų informavimą ir viešus kontaktus. Tai rodo, kodėl vien pateikimo ekrano kopijos nepakanka visai DAP funkcijai pagrįsti. Klausimyną naudokite kaip atskirą priežiūros apimties orientyrą, o ne kaip pranešimo apie paskyrimą formą. VDAI DAP kontrolinis klausimynas.

Galutinėje administracinėje byloje palikite paskyrimo dokumentą, patikrintus pranešimo duomenis, pasirašytą galutinę versiją, pateikimo įrodymą ir kontaktų veikimo patikrą. Kvalifikacijos vertinimą tvarkykite atskirai; DAP mokymų ir sertifikato pasirinkimo gairės padeda pagrįsti pasirengimą pagal realias užduotis, nesukuriant neegzistuojančio bendro „VDAI sertifikato“ reikalavimo.

Užduotį uždarykite tik tada, kai žinote, kad pranešimas pateiktas tinkamu kanalu, kontaktai veikia ir atsakingi darbuotojai supranta naują tvarką. Šis uždarymo kriterijus yra praktinis organizacijos pasirinkimas. Jis leidžia atskirti techniškai išsiųstą failą nuo faktiškai įgyvendinto paskyrimo ir turėti aiškią pradžią tolesniam DAP darbui.

Dviejų dažnų klaidų taisymo pavyzdžiai

Pirmas atvejis: pateiktame pranešime įrašytas teisingas DAP vardas, tačiau el. pašto adrese praleista raidė. Koordinatorius užfiksuoja klaidą, parengia aiškiai pažymėtą patikslinimą ir susieja jį su ankstesnio pranešimo pateikimo duomenimis. Atskirai patikrinama, ar klaidingas adresas nebuvo nukopijuotas į svetainę arba darbuotojų katalogą. Pataisos užduotis baigiama išsaugojus naują pateikimo įrodymą ir atlikus bandomąjį laiško pristatymą teisingu adresu.

Antras atvejis: išorinio teikėjo sutartyje pasikeitė atsakingas žmogus, tačiau organizacijos paskyrimo dokumentas ir vieši kontaktai liko ankstesni. Pirmiausia nustatoma tikra funkcijos perdavimo data ir sutartinis pagrindas, tada suderinami organizacijos dokumentai bei institucijai teikiama informacija. Negalima vien pakeisti pavardės internete ir laikyti, kad visa paskyrimo istorija automatiškai sutvarkyta. Jeigu dalis ankstesnių užklausų dar nebaigta, perdavimo įraše nurodoma, kas jas užbaigs ir kaip bus apsaugotas susirašinėjimo turinys. Šis konkretus atvirų užduočių paskirstymas saugo funkcijos tęstinumą geriau nei bendras sakinys, kad naujasis DAP perėmė viską.