Eine IFG-Anfrage betrifft einen Verwaltungsvorgang mit Namen, privaten Kontaktdaten und einer externen Stellungnahme. Die Behörde muss den Informationszugang prüfen, ohne personenbezogene Angaben entweder pauschal zu veröffentlichen oder als Grund für eine vollständige Ablehnung zu verwenden. Das Arbeitsergebnis ist eine begründete Entscheidung über die einzelnen Informationen und eine technisch sicher bearbeitete Herausgabefassung.
Dieser Ablauf bezieht sich auf das Informationsfreiheitsgesetz des Bundes. Für Landes- und Kommunalbehörden sind die jeweils einschlägigen Informationszugangs- und Fachgesetze gesondert zu bestimmen. Die allgemeine Organisation des Datenschutzes in der öffentlichen Verwaltung ersetzt diese Prüfung des konkreten Zugangsrechts nicht.
Anwendungsbereich, Antrag und verfügbare Information abgrenzen
Nach § 1 IFG besteht der Anspruch nach Maßgabe des Gesetzes gegenüber Behörden des Bundes; weitere Bundesorgane und Einrichtungen werden erfasst, soweit sie öffentlich-rechtliche Verwaltungsaufgaben wahrnehmen. Die Vorschrift regelt außerdem die Einbindung privater Personen bei der Aufgabenerfüllung und den Vorrang anderer Zugangsregelungen. Prüfen Sie daher zuerst, welche Stelle über die verlangte Information verfügen darf und welcher Rechtsrahmen gilt.
Im fiktiven Fall I-09 verlangt eine Person Unterlagen zu einer abgeschlossenen organisatorischen Untersuchung einer Bundesbehörde. Der Vorgang enthält einen externen Sachverständigenbericht, die Bearbeitung durch Behördenbeschäftigte und eine Anlage mit Angaben einer privaten Beschwerdeführerin. Der Antrag richtet sich auf die Unterlagen und nicht ausschließlich auf die eigenen personenbezogenen Daten der antragstellenden Person.
Ein Antrag nach Artikel 15 DSGVO verfolgt eine andere Aufgabe: Er betrifft die zur eigenen Person verarbeiteten Daten und die dazugehörigen Informationen. Bei unklarem Inhalt wird der Antrag sachgerecht ausgelegt und erforderlichenfalls geklärt, ohne die Person auf eine bestimmte juristische Formulierung festzulegen. Der Leitfaden zum Auskunftsrecht nach Artikel 15 hilft, beide Verfahren auseinanderzuhalten.
Eine Dokumentliste mit personenbezogenen Fundstellen erstellen
Sichern Sie die Originalunterlagen und erstellen Sie eine Arbeitskopie. Erfassen Sie jedes Dokument mit seiner Funktion, seinem Datum und den erkennbaren personenbezogenen Angaben. Prüfen Sie auch Anlagen, eingebettete Dateien, Kommentare und Verteiler. Eine kurze Namenssuche findet nicht alle Informationen, durch die eine Person identifizierbar wird.
Für I-09 entsteht folgende Arbeitsliste:
| Bestandteil | Personenbezug | Vorläufige Prüfrichtung |
|---|---|---|
| Sachverständigenbericht | Name, Berufsbezeichnung und Büroanschrift des Gutachters | § 5 Absatz 3 und mögliche andere Ausnahmen prüfen |
| Bearbeitungsvermerk | Name und dienstliche Kontaktdaten der zuständigen Bearbeiterin | § 5 Absatz 4 prüfen |
| Private Anlage | Anschrift, Telefonnummer und persönlicher Sachverhalt der Beschwerdeführerin | Schutzinteresse und gegebenenfalls Drittbeteiligung prüfen |
| Ergänzende Nachricht | Angaben zu einer Erkrankung einer dritten Person | Besondere Kategorien, ausdrückliche Einwilligung nach § 5 Absatz 1 prüfen |
| Technischer Anhang | Sachliche Ablaufbeschreibung ohne Personenbezug | Andere Ausschlussgründe und Teilzugang prüfen |
Die Tabelle dokumentiert Prüfrichtungen und noch keine endgültige Freigabe. So bleibt sichtbar, wo weitere Tatsachen oder eine Stellungnahme benötigt werden. Notieren Sie bei jeder Fundstelle auch, ob der fachliche Inhalt nach Entfernung der personenbezogenen Einzelheiten weiterhin verständlich bleibt.
Die Regeln des § 5 nicht zu einer einzigen Abwägung verkürzen
§ 5 Absatz 1 IFG erlaubt den Zugang zu personenbezogenen Daten, soweit das Informationsinteresse das schutzwürdige Interesse des Dritten am Ausschluss überwiegt oder der Dritte eingewilligt hat. Bei besonderen Kategorien nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO verlangt die Vorschrift für die Übermittlung die ausdrückliche Einwilligung des Dritten. Eine allgemeine Interessenabwägung ersetzt diese besondere Voraussetzung nicht.
Absatz 2 enthält weitere Vorgaben für Informationen im Zusammenhang mit Dienst- oder Amtsverhältnis beziehungsweise Mandat sowie für Berufs- oder Amtsgeheimnisse. Zugleich behandeln die Absätze 3 und 4 bestimmte berufliche Angaben von Gutachtern und Bearbeitern gesondert. Deshalb ist weder „jeder Name wird geschwärzt“ noch „dienstliche Daten sind immer frei“ ein brauchbarer Entscheidungsmaßstab.
Bei einem Gutachter sieht Absatz 3 für die dort begrenzten Angaben regelmäßig ein Überwiegen des Informationsinteresses vor. Für Bearbeiter sind die bezeichneten Angaben nach Absatz 4 nicht ausgeschlossen, soweit sie Ausdruck und Folge der amtlichen Tätigkeit sind und kein Ausnahmetatbestand erfüllt ist. Eine private Telefonnummer wird nicht dadurch zur Büroanschrift, dass sie in der Signatur einer amtlichen E-Mail steht. Der konkrete Zusammenhang zählt.
Die Bearbeitung muss zudem andere einschlägige Ausschlussgründe prüfen, etwa besondere öffentliche Belange, den behördlichen Entscheidungsprozess oder Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. Eine datenschutzrechtlich mögliche Freigabe ist deshalb noch keine vollständige IFG-Prüfung des gesamten Dokuments.
Die Abwägung anhand des konkreten Informationsinteresses führen
Soweit eine Abwägung vorgesehen ist, beschreiben Sie beide Seiten konkret. Was soll mit der Information nachvollziehbar werden? Welche Bedeutung hat die Identität hierfür? Welche nachteiligen Folgen können mit der Offenlegung verbunden sein? Ist der sachliche Vorgang ohne die privaten Einzelheiten ebenso gut überprüfbar?
Nach § 7 Absatz 1 muss ein Antrag begründet werden, soweit er die dort bezeichneten Daten Dritter betrifft. Das bedeutet keine allgemeine Begründungspflicht für jeden beliebigen IFG-Antrag. Für I-09 erklärt die antragstellende Person, sie wolle die fachliche Begründung der abgeschlossenen Untersuchung nachvollziehen. Sie benötigt dafür im Beispiel weder die Privatanschrift noch die Telefonnummer der Beschwerdeführerin.
Die Behörde hält fest: „Das vorgetragene Informationsinteresse betrifft Ablauf und fachliche Bewertung. Die private Erreichbarkeit der Beschwerdeführerin trägt dazu nicht bei. Der betreffende Abschnitt kann ohne diese Angaben verständlich zugänglich gemacht werden. Eine Herausgabe der privaten Kontaktdaten ist im vorliegenden Umfang nicht begründet.“ Diese Formulierung beschreibt den Fall, statt lediglich das Wort „Datenschutz“ neben einen schwarzen Balken zu setzen.
Dritte beteiligen, ohne neue unnötige Offenlegung zu schaffen
Das Verfahren nach § 8 IFG gibt Dritten schriftlich Gelegenheit zur Stellungnahme innerhalb eines Monats, wenn Anhaltspunkte für ein schutzwürdiges Ausschlussinteresse bestehen. Die Behörde erläutert den betroffenen Informationsumfang und die beabsichtigte Behandlung. Eine pauschale Nachfrage „Sind Sie mit der Aktenherausgabe einverstanden?“ ist unklar, wenn die Akte verschiedene Personen und völlig unterschiedliche Angaben betrifft.
In I-09 erhält die betroffene Person den sie betreffenden Ausschnitt und eine verständliche Beschreibung des Antrags. Andere private Angaben werden ihr nicht vorsorglich mitgeteilt. Die Anfrage trennt die Möglichkeit zur Stellungnahme von einer gegebenenfalls erbetenen Einwilligung. Schweigen wird nicht als ausdrückliche Einwilligung in die Offenlegung von Gesundheitsdaten behandelt.
Die Stellungnahme liefert Tatsachen und Einwände, überlässt dem Dritten aber nicht automatisch die gesamte behördliche Entscheidung. Ein pauschales „Ich möchte das nicht“ wird rechtlich eingeordnet; ein konkreter Hinweis auf eine Gefährdung oder einen besonderen Geheimnisschutz muss ernsthaft geprüft werden. Die Behörde dokumentiert das Ergebnis selbst und benennt die maßgebliche Norm.
Teilzugang prüfen und die Herausgabefassung erstellen
Nach § 7 Absatz 2 ist einem Antrag teilweise stattzugeben, wenn der entsprechende Zugang ohne Preisgabe der geschützten Informationen und ohne unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand möglich ist. Entsprechendes gilt bei Einverständnis mit der Unkenntlichmachung der Drittinformationen. Eine einzelne private Angabe rechtfertigt deshalb nicht ohne weitere Prüfung die Zurückhaltung eines umfangreichen ansonsten zugänglichen Berichts.
Für I-09 bleiben die fachlichen Feststellungen des Gutachtens erhalten. Die gesetzlich eingeordneten beruflichen Angaben werden anhand der konkreten Prüfung behandelt. Private Kontaktdaten und die nicht freigegebenen Gesundheitsangaben werden aus der Herausgabefassung entfernt. Der Kontext wird darauf kontrolliert, ob die geschützte Person trotz Entfernung ihres Namens eindeutig aus Funktion, Datum oder Ereignisbeschreibung erkennbar bleibt.
Der Beitrag zur Pseudonymisierung und zum Zuordnungsschlüssel verdeutlicht, weshalb ein ersetzter Name nicht automatisch Anonymität erzeugt. Bei einer IFG-Herausgabe muss die tatsächlich zugänglich gemachte Fassung betrachtet werden. Ein Satz wie „die einzige Beschäftigte des Referats, die am genannten Tag stationär behandelt wurde“ kann die Gesundheitsangabe weiterhin offenbaren.
Schwärzung technisch überprüfen
Eine schwarze Form über einem Text ist keine sichere Entfernung, wenn der Text darunter kopiert werden kann. Verwenden Sie eine geeignete Schwärzungsfunktion, die die geschützten Inhalte tatsächlich aus der Herausgabedatei entfernt. Prüfen Sie anschließend nicht nur die sichtbare Seite, sondern auch die Textebene, Kommentare, Änderungshistorie, Anhänge, Dateieigenschaften und gegebenenfalls eingebettete Objekte.
Die zweite prüfende Person öffnet im Beispiel die finale PDF-Datei mit einem normalen Lesekonto. Sie versucht, den geschwärzten Bereich zu markieren und in einen Texteditor zu kopieren. Sie sucht nach den entfernten Namen und kontrolliert die Dokumenteigenschaften. Bei eingescannten Seiten prüft sie zusätzlich, ob eine OCR-Textebene die vermeintlich entfernten Angaben weiterhin enthält. Die Originalakte bleibt unverändert und geschützt erhalten; versandt wird ausschließlich die freigegebene Fassung.
Auch der Dateiname und die Versandnachricht dürfen die entfernten Angaben nicht erneut offenlegen. Ein Anhang „Beschwerde_Name_Diagnose.pdf“ wäre trotz korrekter Schwärzung problematisch. Die Sicherheit personenbezogener Daten nach Artikel 32 umfasst solche Übermittlungs- und Kontrollschritte. Für einen externen technischen Dienstleister sind Auftrag, Zugriff und Löschung entsprechend zu begrenzen.
Entscheidung und Zugang zeitlich auseinanderhalten
Die Information ist nach § 7 Absatz 5 unter Berücksichtigung der Belange der antragstellenden Person unverzüglich zugänglich zu machen; der Zugang soll innerhalb eines Monats erfolgen. Bei Drittbeteiligung bleiben die besonderen Regeln des § 8 zu beachten. Übertragen Sie deshalb nicht einfach die DSGVO-Verlängerungsmechanik auf ein IFG-Verfahren.
Die Entscheidung ist bei Drittbeteiligung schriftlich zu erlassen und auch dem Dritten bekannt zu geben. Der tatsächliche Informationszugang darf erst erfolgen, wenn die Entscheidung diesem gegenüber bestandskräftig ist oder die sofortige Vollziehung angeordnet wurde und seit deren Bekanntgabe an den Dritten zwei Wochen verstrichen sind. Eine versandfertige geschwärzte Datei darf nicht bereits mit dem ersten Anhörungsschreiben an die antragstellende Person gehen.
Bei vollständiger oder teilweiser Ablehnung enthält die Entscheidung die maßgeblichen Gründe und die erforderliche Rechtsbehelfsinformation. Nach § 9 ist auch mitzuteilen, ob und wann ein späterer Zugang voraussichtlich möglich ist. Die Behörde sollte etwa einen nur vorübergehend geschützten Verfahrensstand nicht als zeitlich unbegrenzte Sperre beschreiben.
Die Abschlussakte hält die Entscheidung überprüfbar
Der Abschlussvermerk für I-09 enthält die Dokumentliste, die personenbezogenen Fundstellen, die eingeholten Stellungnahmen, die rechtliche Entscheidung je geschütztem Teil, die geprüfte Herausgabefassung und den tatsächlichen Zugangszeitpunkt. Er hält auch fest, wer die technische Schwärzung überprüft hat. Dadurch lässt sich eine spätere Nachfrage beantworten, ohne die gesamte Entscheidung aus verstreuten E-Mails rekonstruieren zu müssen.
Die antragstellende Person erhält eine verständliche Teilentscheidung und die freigegebenen Informationen über den vorgesehenen Weg. Soweit sie ihr Recht auf Informationszugang als verletzt ansieht, kann sie nach § 12 den Bundesbeauftragten für die Informationsfreiheit anrufen; die gesetzlichen Rechtsbehelfe sind davon getrennt zu beachten. Eine veröffentlichte Fassung für ein allgemeines Portal wird erneut nach ihrem tatsächlichen Umfang geprüft. Der Zugang im einzelnen Verfahren ist kein Freibrief, sämtliche Originalunterlagen anschließend ungeschwärzt ins Internet zu stellen.