Un modulo di consenso privacy è utile soltanto quando il consenso è il presupposto appropriato per il trattamento che si vuole svolgere. La firma non autorizza indistintamente tutti gli usi dei dati, non sostituisce l’informativa e non sana una raccolta eccessiva. Prima di scegliere la frase da inserire, bisogna definire finalità, dati necessari, destinatari e conseguenze del rifiuto.
Qui trovi fac-simile distinti da adattare, accompagnati dalle decisioni necessarie per utilizzarli. I riquadri sono esempi di richiesta del consenso, non informative complete. Vanno collegati a un’informativa coerente e a una procedura che registri la scelta e ne attui la revoca. Per il quadro generale puoi consultare anche gli esempi di consenso GDPR.
Prima domanda: il consenso serve davvero?
L’articolo 6 del GDPR prevede più basi giuridiche. I dati necessari a eseguire un contratto con l’interessato, o misure precontrattuali richieste da lui, possono rientrare nell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b. Gli obblighi fiscali possono richiedere la conservazione di documenti sulla base della lettera c. Non chiedere un consenso apparentemente revocabile per attività che devono continuare in forza di un obbligo legale.
La necessità contrattuale va verificata, non dichiarata per comodità. Un acquisto non rende necessaria l’iscrizione a una newsletter e un contratto stipulato con una società non rende automaticamente applicabile la lettera b ai dati di tutti i suoi dipendenti. Separa il servizio richiesto dagli usi ulteriori e individua per ciascuno la base applicabile prima di costruire il modulo.
Il consenso deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile. La persona deve poter rifiutare senza conseguenze ingiustificate. Nei rapporti di lavoro e in altre situazioni di squilibrio occorre particolare cautela: una firma non dimostra da sola una libertà effettiva. Le linee guida EDPB 05/2020 spiegano perché dipendenza, condizionamento e finalità raggruppate possono rendere invalida la scelta.
Informativa e richiesta devono restare distinguibili
Prima della scelta, la persona deve capire chi userà i dati, per quale finalità, quali dati sono interessati e come ritirare il consenso. Vanno rese anche le ulteriori informazioni applicabili, comprese quelle su decisioni automatizzate o trasferimenti fondati sul consenso esplicito quando tali situazioni esistono. L’informativa completa resta soggetta agli articoli 13 o 14; la casella non la sostituisce.
Una formula come «accetto la privacy» è ambigua: la persona prende conoscenza di informazioni, mentre autorizza un trattamento specifico. L’informativa per il sito può essere richiamata con un collegamento accessibile prima della selezione. Il testo della casella deve però spiegare direttamente la finalità essenziale, senza costringere il lettore a cercarla in pagine di condizioni commerciali.
Separa la conferma dell’ordine dalle scelte facoltative. Una casella unica che comprende condizioni di vendita, newsletter, profilazione e comunicazione a partner non permette decisioni autonome. Nemmeno una lunga informativa rende specifico un consenso che, nel modulo, resta indistinto. Progetta il flusso in modo che il rifiuto di una finalità non attivi né disattivi silenziosamente le altre.
Fac-simile per newsletter e promozioni via e-mail
Il modello seguente riguarda l’invio di comunicazioni promozionali proprie a un adulto tramite e-mail, sulla base del consenso. Completa l’identità del titolare, il contenuto delle comunicazioni e il collegamento all’informativa. Se l’iscrizione avviene in una pagina dedicata con un’azione dal significato inequivocabile, non è sempre necessario aggiungere una seconda casella: conta ciò che la persona comprende e compie effettivamente.
Scelta facoltativa – e-mail promozionali
☐ Desidero ricevere da [titolare] all’indirizzo indicato newsletter e offerte relative a [prodotti o servizi descritti]. Posso revocare il consenso in qualsiasi momento tramite il link presente nei messaggi o scrivendo a [contatto], senza effetti sulla liceità degli invii precedenti alla revoca. Informativa: [collegamento e versione]. Il rifiuto non impedisce [servizio principale].
In Italia occorre considerare anche l’articolo 130 del Codice privacy. Per le comunicazioni promozionali elettroniche disciplina il consenso e una specifica eccezione per le e-mail relative a prodotti o servizi propri analoghi a quelli venduti. L’indirizzo deve essere stato fornito nel contesto della vendita; la persona deve essere adeguatamente informata e poter opporsi agevolmente e gratuitamente alla raccolta e in ogni messaggio.
Questa eccezione, spesso chiamata soft spam, non autorizza indistintamente SMS, offerte di terzi o contatti ottenuti soltanto da un modulo di preventivo. Non presentarla come un consenso implicito. Se ricorrono tutte le condizioni, descrivi la base e la possibilità di opposizione appropriate; altrimenti valuta la raccolta di un consenso valido prima degli invii. Il GDPR nell’e-commerce italiano aiuta a separare comunicazioni di servizio e marketing.
Profilazione e comunicazione a terzi
Profilare significa valutare aspetti personali mediante trattamento automatizzato, per esempio analizzando acquisti per stimare preferenze. Non ogni trattamento definito profilazione richiede automaticamente il consenso: bisogna valutare la base giuridica, le regole sui dispositivi, il contesto e l’eventuale applicazione dell’articolo 22. Se si sceglie il consenso, la richiesta deve spiegare quali informazioni vengono combinate e a quale scopo.
Scelta facoltativa – personalizzazione mediante profilazione
☐ Acconsento all’analisi di [categorie di dati e fonti] da parte di [titolare] per individuare [preferenze descritte] e personalizzare [contenuti o offerte]. Posso rifiutare questa analisi e continuare a usare [servizio]. Informativa su funzionamento, conseguenze e revoca: [collegamento].
Il consenso alla profilazione non autorizza automaticamente l’invio di e-mail promozionali, né l’installazione di cookie soggetti a consenso. Verifica quali operazioni alimentano il profilo e quali scelte le governano. Le regole del Garante sui cookie diventano rilevanti se la personalizzazione utilizza tracciatori sul dispositivo. Un pulsante nel CRM non può correggere retroattivamente un tracciamento avviato prima della scelta.
Quando i dati vengono trasmessi a soggetti che li useranno come titolari per il proprio marketing, la formula «partner commerciali» non offre da sola una scelta sufficientemente informata. Identifica i titolari sui quali la persona deve decidere e le rispettive finalità. Se invece un fornitore invia le vostre newsletter seguendo istruzioni, il rapporto può essere quello di responsabile: non confondere l’esternalizzazione tecnica con una cessione per marketing autonomo.
Scelta distinta – marketing di un altro titolare identificato
☐ Acconsento alla comunicazione di [dati] a [denominazione del destinatario], affinché mi invii via [canale] offerte relative a [ambito]. Ho accesso all’informativa di tale titolare [collegamento] e posso revocare questa scelta tramite [modalità].
Non aggiungere successivamente destinatari o nuove finalità non comprese nella scelta facendo affidamento sulla stessa casella. Valuta la nuova attività e, se deve fondarsi sul consenso, raccogli una scelta che la comprenda validamente. Conserva la lista e l’informativa effettivamente mostrate al momento della raccolta: una lista online che cambia senza storico non dimostra quali soggetti fossero stati presentati.
Foto e video: descrivere l’uso previsto
Le immagini di persone identificabili possono essere dati personali. Una normale fotografia non diventa però automaticamente un dato biometrico soggetto all’articolo 9: rileva il trattamento tecnico specifico finalizzato a identificare univocamente la persona. Per pubblicazione, ripresa, archiviazione e uso pubblicitario occorre valutare il rispettivo contesto, evitando di assumere che ogni fotografia richieda la stessa autorizzazione.
Oltre al GDPR, considera la disciplina del diritto all’immagine, compresi gli articoli 96 e 97 della legge sul diritto d’autore e le relative eccezioni. Una base giuridica per il trattamento dei dati non risolve automaticamente tutti i diritti sull’immagine. Il provvedimento del Garante del 7 aprile 2022 mostra, nel contesto giornalistico esaminato, perché luogo pubblico e pubblicazione legittima non sono concetti equivalenti.
Esempio per una pubblicazione promozionale facoltativa
☐ Acconsento al trattamento della mia immagine ripresa durante [evento] per la pubblicazione di [materiale] con finalità [descrizione], sui canali [elenco preciso]. L’uso previsto termina il [data o criterio]. Il rifiuto non impedisce [partecipazione o servizio]. Informazioni su revoca, destinatari e diritti: [collegamento].
Questo riquadro non è una liberatoria completa per ogni diritto sull’immagine. Se sono previsti usi distinti, come sito istituzionale e campagne pubblicitarie su piattaforme social, rendi le scelte abbastanza granulari. Spiega la portata della diffusione senza promettere di poter ritirare materialmente ogni copia già scaricata da terzi. La revoca richiede comunque di cessare gli usi fondati sul consenso e gestire le pubblicazioni sotto il proprio controllo.
Dati particolari e consenso esplicito
Quando il trattamento di categorie particolari si fonda sull’articolo 9, paragrafo 2, lettera a, il consenso deve essere esplicito e riferito a una o più finalità specifiche. Occorre inoltre una base dell’articolo 6 e il rispetto delle altre condizioni applicabili. Un richiamo generico a «dati sensibili» non spiega quali informazioni siano necessarie e come verranno usate.
Struttura da valutare per un trattamento fondato sul consenso esplicito
☐ Acconsento espressamente al trattamento di [categoria specifica di dati] da parte di [titolare], per [finalità precisa]. Ho ricevuto l’informativa [versione], che spiega necessità dei dati, destinatari, conservazione, conseguenze del rifiuto e modalità di revoca [contatto].
Non usare questa struttura per aggirare un divieto. L’articolo 9 contempla anche situazioni in cui il diritto applicabile impedisce di rimuovere il divieto mediante consenso. In Italia, ad esempio, l’articolo 2-septies, comma 8, del Codice vieta la diffusione dei dati genetici, biometrici e relativi alla salute cui si riferisce la disposizione. Una casella non rende lecita una pubblicazione vietata.
La cura sanitaria richiede una distinzione ulteriore. Nei chiarimenti del 7 marzo 2019, il Garante spiega che il professionista soggetto al segreto professionale non deve raccogliere il consenso privacy per i trattamenti necessari alla prestazione sanitaria nelle condizioni dell’articolo 9, paragrafo 2, lettera h. Restano l’informativa e le altre garanzie. Il consenso al trattamento medico è una questione diversa dal consenso all’uso dei dati.
Minori: il limite di quattordici anni ha un perimetro preciso
L’articolo 2-quinquies del Codice italiano fissa a quattordici anni la soglia per il consenso nell’offerta diretta di servizi della società dell’informazione prevista dall’articolo 8 GDPR. Questa disciplina riguarda trattamenti fondati sul consenso in quel contesto. Non è una regola generale che permette a ogni quattordicenne di sottoscrivere autonomamente qualunque liberatoria fotografica, contratto o documento sanitario.
Sotto la soglia, nel perimetro dell’articolo 8, interviene chi esercita la responsabilità genitoriale e il titolare deve compiere sforzi ragionevoli per verificare il relativo consenso, considerando la tecnologia disponibile. La verifica non giustifica automaticamente la raccolta sistematica di documenti d’identità di tutta la famiglia. Scegli misure proporzionate e spiega il trattamento dei dati raccolti per il controllo.
Va preservata anche l’eccezione del considerando 38: per servizi di prevenzione o consulenza offerti direttamente a un minore non è richiesto il consenso del genitore in questo contesto, come chiarisce il paragrafo 150 delle linee guida EDPB 05/2020. Per altri usi, comprese immagini e rapporti contrattuali, verifica le regole di capacità e rappresentanza pertinenti. L’informazione al minore deve restare chiara e comprensibile per lui.
Come dimostrare la scelta senza raccogliere troppo
L’articolo 7 impone al titolare di poter dimostrare il consenso. Conserva un collegamento affidabile tra persona, finalità, testo presentato, versione dell’informativa, data, canale e azione positiva. Non è necessario registrare indiscriminatamente ogni dettaglio tecnico. Un indirizzo IP può essere un elemento nel contesto, ma da solo non dimostra che la persona abbia visto e accettato una richiesta valida.
Su carta, evita moduli prestampati con firme collocate soltanto sotto le condizioni generali. Online, le caselle devono essere inizialmente vuote quando vengono usate per raccogliere consenso. La sentenza Planet49 del 1° ottobre 2019, relativa ai cookie, esclude il consenso mediante una casella preselezionata. Non trasforma però ogni forma di consenso in un obbligo universale di firma digitale.
Il doppio passaggio di conferma via e-mail può aiutare a verificare il recapito e prevenire iscrizioni effettuate da altri. È una scelta operativa da valutare, non un requisito generale espresso dal GDPR per ogni consenso. Controlla che il messaggio di conferma non diventi a sua volta una campagna promozionale inviata prima che la scelta sia stata validamente acquisita.
Collega le finalità al registro dei trattamenti e stabilisci una conservazione motivata delle prove. La durata della prova non coincide necessariamente con quella della lista attiva di marketing. Una conservazione limitata può servire a dimostrare operazioni passate; non autorizza ulteriori contatti promozionali dopo la revoca.
Revoca e opposizione devono funzionare nei sistemi
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento e revocarlo deve essere facile quanto prestarlo. La revoca non rende illecite retroattivamente le operazioni basate sul consenso prima del ritiro. Devi però interrompere il trattamento futuro fondato su quella scelta e valutare cancellazione o conservazione residua in base a presupposti effettivamente applicabili.
Verifica CRM, piattaforma di invio, esportazioni e messaggi già in coda. Una revoca registrata nel sito ma ignorata dall’agenzia che invia la newsletter non è attuata correttamente. La procedura di sincronizzazione della revoca aiuta a prevenire anche la riattivazione accidentale attraverso vecchie importazioni. Un elenco minimo di esclusione può essere necessario per rispettare la scelta, con una base e una durata valutate.
Distingui infine la revoca dall’opposizione al marketing diretto. L’articolo 21 impone di cessare il trattamento per marketing quando la persona si oppone, compresa la profilazione collegata. Le richieste di accesso ai dati hanno invece una funzione diversa. Un centro preferenze utile deve permettere di esercitare questi diritti senza costringere l’utente a comprendere preventivamente la loro qualificazione giuridica.
Provare il modulo prima della raccolta
Esegui una prova con scelte diverse: nessun consenso, sola newsletter, sola profilazione e successiva revoca di una finalità. Verifica quali dati vengono salvati e quali attività partono davvero. Se il sistema registra soltanto un campo generale «privacy accettata», non sarà semplice distinguere scelte autonome o dimostrare il loro contenuto. Correggi il modello dei dati prima di raccogliere nuove adesioni.
Controlla anche il percorso di una persona già presente negli archivi. Una nuova iscrizione non deve riattivare automaticamente tutte le finalità rifiutate in precedenza. Se il recapito cambia, verifica come collegare la prova alla persona senza attribuire al nuovo titolare di un indirizzo le preferenze del precedente. Questi controlli operativi rendono il fac-simile utilizzabile e mostrano dove una frase corretta richiede una modifica concreta del processo.
Domande frequenti sul modulo
Il modulo può essere unico per tutti i clienti?
La struttura può essere comune, ma deve riflettere le finalità e il contesto. Non inserire per prudenza caselle relative a dati o attività che non esistono. Una richiesta breve e precisa permette una scelta più consapevole di un elenco generico che autorizza qualsiasi uso futuro.
Un consenso precedente al GDPR è sempre da rifare?
No. Conta se soddisfa i requisiti applicabili e se il titolare può dimostrarlo. Valuta contenuto, modalità di raccolta, finalità e continuità del trattamento. Non considerare valido un consenso solo perché compare un campo «sì» in un vecchio database privo del testo originario e della prova della scelta.
La revoca cancella automaticamente ogni documento?
No. Cessa il trattamento fondato sul consenso revocato e verifica se alcuni dati devono o possono essere conservati per finalità distinte e legittime. Un obbligo fiscale o una necessità documentata di tutela dei diritti non consente di proseguire il marketing. Spiega alla persona che cosa viene eliminato, che cosa resta e perché.