Har du brug for en skabelon til en privatlivspolitik til din hjemmeside? Her er en arbejdsmodel til at tilpasse efter artikel 13 og 14 i GDPR. Den er ikke en færdig oplysningstekst: felter, rettigheder og tidspunkt afhænger af den konkrete behandling og af, hvor oplysningerne kommer fra. En privatlivspolitik er den tekst, hvor du opfylder din pligt til at informere de registrerede om, hvordan du behandler deres personoplysninger: hvem du er, hvilke oplysninger du indsamler, til hvilke formål, på hvilket grundlag, hvem du deler dem med, hvor længe du opbevarer dem, og hvilke rettigheder de har. Den skal være let tilgængelig, skrevet i et klart og enkelt sprog og opdateret, så den afspejler din faktiske behandling.
Bemærk, at privatlivspolitikken opfylder oplysningspligten (art. 13-14). Den er ikke det samme som en samtykkeløsning til cookies eller en databehandleraftale — de dækker andre krav.
Skabelon til privatlivspolitik
PRIVATLIVSPOLITIK Senest opdateret: [dato]
1. Dataansvarlig. [Virksomhed], CVR [nr.], [adresse], [e-mail], er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. [Hvis relevant: Vores databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på [e-mail].]
2. Hvilke oplysninger vi behandler. Vi behandler blandt andet: kontaktoplysninger (navn, e-mail, telefon), [oplysninger du afgiver ved køb/oprettelse], og tekniske oplysninger (IP-adresse, browserdata) ved brug af hjemmesiden.
3. Formål og retsgrundlag. Vi behandler dine oplysninger til følgende formål:
- Levering af vores ydelser/produkter — grundlag: kontrakt (art. 6.1.b).
- Besvarelse af henvendelser — grundlag: legitim interesse (art. 6.1.f).
- Udsendelse af nyhedsbrev — grundlag: samtykke (art. 6.1.a).
- Overholdelse af lovkrav (fx bogføring) — grundlag: retlig forpligtelse (art. 6.1.c).
4. Modtagere og databehandlere. [Beskriv faktiske modtagere og deres roller.] Vi deler oplysninger med databehandlere, som handler efter vores instruks, fx [relevante hosting- eller e-mailleverandører]. [Beskriv særskilt eventuelle selvstændige dataansvarlige, fx en betalingsformidler, hvis den har denne rolle, og relevante myndigheder.]
5. Overførsel til tredjelande. [Vi overfører ikke oplysninger uden for EU/EØS / Hvor vi overfører til tredjelande, sker det på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (art. 46).]
6. Opbevaring. Vi opbevarer dine oplysninger, så længe det er nødvendigt til formålet: [kundedata i X år efter sidste køb; regnskabsmateriale i 5 år; nyhedsbrevsdata indtil du framelder dig].
7. Dine rettigheder. [Beskriv de rettigheder, der er relevante for behandlingen, herunder indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning og eventuel indsigelse og dataportabilitet. Hvis behandlingen bygger på samtykke: forklar, hvordan det trækkes tilbage, uden at tidligere lovlig behandling derved ændres.] Kontakt [kontaktpunkt].
8. Klage. Du kan klage til Datatilsynet. Se kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside.
9. Cookies. [Se vores særskilte cookiepolitik / Vi bruger cookies som beskrevet nedenfor.]
Sådan tilpasser du skabelonen
Beskriv din faktiske behandling — ikke en idealversion. Privatlivspolitikken skal afspejle det, du reelt gør. Tag udgangspunkt i din fortegnelse over behandlingsaktiviteter: hver behandling med registrerede fra hjemmesiden skal genfindes i politikken med formål, grundlag og opbevaringsperiode.
Angiv et konkret retsgrundlag for hvert formål. “Vi behandler dine oplysninger for at give dig en god oplevelse” er ikke et retsgrundlag. Vælg ét grundlag pr. formål (kontrakt, retlig forpligtelse, legitim interesse eller samtykke), og angiv det.
Vær konkret om opbevaring. Erstat “så længe det er nødvendigt” med reelle frister, hvor du kan — det hænger sammen med opbevaringsbegrænsning. Angiv i det mindste kriterierne, hvis en fast frist ikke er mulig.
Beskriv de relevante rettigheder — herunder indsigt, sletning og dataportabilitet — og forklar, hvordan de kan udøves. Ikke alle rettigheder gælder ved ethvert behandlingsgrundlag.
Adskil cookies fra privatlivspolitikken. Cookies kræver som hovedregel et aktivt samtykke, før ikke-nødvendige cookies sættes. Håndtér det i et cookiebanner og eventuelt en særskilt cookiepolitik; valget af værktøj til det er gennemgået i sammenligningen af samtykkeplatforme.
Kontroller særlige felter før publicering
Skabelonen nævner ikke automatisk alle felter, som netop jeres behandling udløser. Ved brug af legitim interesse skal den konkrete interesse beskrives. Ved samtykke skal muligheden for tilbagetrækning forklares. Hvis en person er forpligtet til at give oplysninger efter lov eller kontrakt, kræver artikel 13 information om dette og om mulige følger af ikke at afgive dem. Ved relevante automatiske afgørelser skal logik, betydning og forventede konsekvenser med. Tilføj ikke disse felter som tomme standardfraser; afgør først, om situationen findes.
Tjek til sidst om teksten lover mere, end organisationen kan levere. En sætning om, at alle data slettes straks ved anmodning, er forkert, hvis lovpligtig opbevaring gælder. En sætning om, at alle kan få data flyttet, overser begrænsningerne i artikel 20. En korrekt og forståelig politik må gerne forklare betingelserne kort og linke til en mere detaljeret rettighedsbeskrivelse.
Typiske fejl
- Kopieret politik, der ikke passer til virksomheden. En politik hentet fra en anden hjemmeside beskriver den forkerte behandling. Den skal matche din fortegnelse.
- Manglende retsgrundlag. Uden angivelse af grundlag efter artikel 6 opfylder politikken ikke oplysningspligten.
- “Så længe det er nødvendigt” uden konkretisering. Angiv frister eller kriterier — ellers er opbevaringsafsnittet indholdstomt.
- Politikken opdateres aldrig. Ny behandling, ny databehandler eller nyt formål skal afspejles. En forældet politik dokumenterer manglende styring.
- Cookies og privatlivspolitik blandes sammen. De dækker forskellige krav og bør holdes adskilt.
En fortegnelse kan give et godt udgangspunkt, men en menneskelig gennemgang af formål, grundlag, faktiske modtagere og tidspunkt for informationen er nødvendig før publicering.
Særlige situationer, der kræver ekstra afsnit
Eksempelteksten dækker ikke i sig selv alle oplysningskrav. Følgende situationer kræver særskilt vurdering og ofte ekstra afsnit:
Oplysninger indsamlet hos andre (art. 14). Får du oplysninger fra andre kilder end den registrerede selv — fx købte adresselister, offentlige registre eller partnere — skal politikken oplyse om kilden og de berørte kategorier. Det er et krav i artikel 14, som mange overser.
Profilering og automatiske afgørelser. Bruger du automatiske afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende betydning (fx automatisk kreditvurdering), skal du oplyse om det, om logikken bag og om konsekvenserne (art. 13, stk. 2, litra f). Denne behandling kræver ofte også en konsekvensanalyse.
Børn. Retter tjenesten sig mod børn, skal sproget tilpasses, så et barn kan forstå det. Ved informationssamfundstjenester til børn skal en eventuel aldersgrænse for barnets eget samtykke vurderes efter artikel 8 og dansk ret; den gælder ikke alle former for behandling af børns oplysninger.
Nyhedsbrev og markedsføring. Beskriv grundlaget (samtykke), hvordan man framelder sig, og hvor længe data opbevares. Hold markedsføringssamtykke adskilt fra andre formål.
Sociale medier og deling. Bruger du fx pixels eller deler data med annonceplatforme, skal modtagerne og formålet fremgå — og reglerne om cookies og behandlingsgrundlag skal vurderes særskilt.
Gør politikken tilgængelig og læsbar
En privatlivspolitik opfylder kun oplysningspligten, hvis den reelt kan findes og forstås. Gennemsigtighedskravet i artikel 12 kræver et klart og enkelt sprog. Praktiske råd:
- Placér et link i sidefoden på hver side og ved hver formular, hvor du indsamler oplysninger.
- Undgå lange, juridiske blokke — brug overskrifter, korte afsnit og eventuelt et kort resumé øverst.
- Angiv en “senest opdateret”-dato, så både brugere og Datatilsynet kan se, at politikken vedligeholdes.
- Sørg for, at politikken stemmer overens med din fortegnelse og dine faktiske databehandleraftaler — uoverensstemmelse er et klassisk fund ved et tilsyn.
Brug en kort første besked uden at miste detaljer
En besøgende, der udfylder et kort kontaktfelt, har brug for at vide, hvem der modtager henvendelsen, hvad den bruges til, og hvor resten af informationen findes. Den fulde tekst kan have flere lag, men den første besked bør pege tydeligt på de relevante afsnit. Undgå et link med den vage tekst »læs mere« ved siden af mange andre links. En læser skal kunne finde formål, grundlag, modtagere og opbevaring uden at kende GDPR’s artikelnumre.
Kontrollér også politikken på mobil og med tastatur: kan linket findes, åbnes og læses, før data sendes? Dette er en praktisk måde at vurdere tilgængelighed efter artikel 12, ikke et selvstændigt krav om en bestemt sidestruktur. Skriv med almindelige ord, og forklar tekniske udtryk som IP-adresse og tredjelandsoverførsel, hvor de er nødvendige for at forstå behandlingen.
Fra skabelon til publiceret politik
En privatlivspolitik skaber først værdi, når den er korrekt, publiceret og vedligeholdt. En praktisk implementering:
- Byg politikken på din faktiske behandling. Gennemgå din fortegnelse over behandlingsaktiviteter og oversæt hver relevant behandling til et afsnit med formål, grundlag og opbevaring.
- Publicér den tilgængeligt. Læg et link i sidefoden og ved hver formular. Ved indsamling direkte fra personen gives oplysningerne efter artikel 13 på indsamlingstidspunktet. Ved indsamling fra andre gælder de særskilte tidspunkter i artikel 14.
- Hold cookies adskilt. Cookiebanneret og en eventuel cookiepolitik håndterer samtykke til trackere — det er et andet krav end oplysningspligten.
- Vedligehold politikken. Sæt en fast rytme for gennemgang, og opdatér ved hver ny behandling, databehandler eller formål. Angiv en “senest opdateret”-dato.
Ved tvivl om, hvilke oplysninger der skal gives, henviser Datatilsynet til de fælleseuropæiske retningslinjer om gennemsigtighed. En politik, der matcher din fortegnelse og dine databehandleraftaler, er samtidig din bedste dokumentation ved et tilsyn.
Før du udfylder: lav en oversigt pr. formål
Skriv ikke hele organisationens databehandling ind under ét bredt formål. Start med de konkrete kontaktpunkter på hjemmesiden: kontaktformular, køb, konto, nyhedsbrev, analyse og eventuel rekruttering. For hvert punkt noterer du kategorier af oplysninger, det præcise formål, grundlaget efter artikel 6, eventuelt et særskilt grundlag efter artikel 9, modtagere, overførsler og opbevaringsperiode eller kriterier. Brug fortegnelsen som kontrol, men undersøg også, hvad formularer og tekniske tjenester faktisk sender. Det kan afsløre en analyseintegration eller supportleverandør, som endnu ikke er registreret.
Forestil dig, at en hjemmeside har et kontaktfelt og et nyhedsbrev. Henvendelsen behandles for at besvare et konkret spørgsmål; nyhedsbrevet har sit eget formål og typisk sit eget grundlag. Hvis brugeren også får en kundeprofil, kræver den behandling sin egen beskrivelse. En samlet formulering som »vi bruger data til at forbedre vores tjenester« siger ikke, hvad der sker med oplysningerne, og giver ikke personen mulighed for at forstå forskellen på obligatoriske og valgfrie aktiviteter.
Hvilke oplysninger hører til artikel 13?
Når oplysninger kommer direkte fra den registrerede, angiver artikel 13, stk. 1, bl.a. identitet og kontaktoplysninger på den dataansvarlige, kontakt til en databeskyttelsesrådgiver hvis relevant, formål og retsgrundlag, eventuelle legitime interesser, modtagere eller kategorier af modtagere og relevante oplysninger om tredjelandsoverførsel. Stk. 2 kræver desuden oplysninger om opbevaringsperiode eller kriterier, relevante rettigheder, klageadgang og – hvor samtykke er grundlaget – retten til at trække det tilbage. Oplys også, hvis en oplysning er lov- eller kontraktkrævet, om personen skal afgive den, og hvilke mulige følger det får at lade være.
Hvis der forekommer automatiske afgørelser som nævnt i artikel 22, skal de særlige oplysninger om beslutningens logik, betydning og forventede følger gives. Det er ikke et standardafsnit, der skal påstås for enhver hjemmeside. En almindelig profilering eller statistisk analyse er heller ikke automatisk en artikel 22-afgørelse. Beskriv først teknologien korrekt, og afgør så, hvilke oplysningsfelter den udløser.
Artikel 13 kræver, at informationen gives, når oplysningerne indsamles. Et link i sidefoden kan gøre teksten let at finde, men kontrollér også brugerens konkrete møde med formularen: kan personen se relevante oplysninger eller et tydeligt link, inden oplysningerne sendes? En kort første besked med adgang til flere detaljer kan gøre en omfattende politik mere forståelig. Den må ikke skjule et væsentligt formål i et fjernt bilag.
Artikel 14: når data kommer fra andre
Hvis oplysningerne ikke kommer fra den registrerede selv, kræver artikel 14 også oplysninger om kategorier af personoplysninger og om kilden, herunder om den er offentligt tilgængelig. Tidspunktet er anderledes: informationen gives inden for en rimelig frist og senest en måned efter modtagelsen, eller ved første kommunikation hvis oplysningerne bruges til at kontakte personen, eller senest ved første videregivelse hvis dette er planlagt. Den konkrete regel afhænger af, hvad der sker først i forløbet. Datatilsynets vejledning om rettigheder gennemgår denne forskel.
Der findes afgrænsede undtagelser i artikel 14, stk. 5, fx hvis personen allerede har informationen, eller hvis den konkrete oplysning er umulig eller vil kræve en uforholdsmæssig indsats på bestemmelsens vilkår. Brug ikke en generel undtagelse i en offentlig politik uden at have vurderet de faktiske forhold og eventuelle passende beskyttelsesforanstaltninger. Et link til hjemmesiden garanterer heller ikke, at personer, hvis data er købt eller modtaget fra en partner, reelt får informationen rettidigt.
Modtagere, opbevaring og overførsel uden standardsvar
En leverandør kan være databehandler for din virksomhed, men personen skal stadig få forståelig information om relevante modtagere eller kategorier. Beskriv fx betalingsformidler, hosting og nyhedsbrevstjeneste efter deres faktiske rolle. En databehandleraftale erstatter ikke oplysningspligten. Hvis en modtager selv fastlægger formål, skal dens selvstændige rolle ikke skjules under overskriften »vores databehandlere«.
Oplys en konkret opbevaringsperiode, når du kan. Hvis perioden afhænger af en hændelse, så forklar kriteriet så personen kan forstå det: eksempelvis efter lukning af en konto, afslutning af en sag eller udløb af en nærmere beskrevet retlig pligt. Brug ikke en eksempelfrist på fem år for alle typer oplysninger. Opbevaringsbegrænsning kræver en særskilt vurdering for hvert formål.
Ved tredjelandsoverførsel skal teksten beskrive, om der foreligger en tilstrækkelighedsafgørelse eller hvilke garantier der anvendes, og hvordan man får en kopi af eller adgang til garantierne. Indsæt ikke »vi overfører ikke data« på grundlag af serverens adresse alene; supportadgang, fjernadministration og underdatabehandlere kan ændre billedet. Vurdér den faktiske overførsel til tredjelande og de relevante standardkontraktbestemmelser før ordlyden fastlægges.
Sådan får du skabelonen igennem en konkret kontrol
Læs hvert udsagn som et spørgsmål til en ansvarlig i virksomheden. Hvis teksten siger »vi bruger kun oplysninger til levering«, så sammenlign med faktisk analyse, support, fakturering og markedsføring. Hvis den siger »du kan altid få slettet dine data«, så kontrollér undtagelserne til sletning. Hvis den siger »du kan altid få dine data flyttet«, så kontrollér betingelserne for dataportabilitet. Fjern udsagn, ingen kan dokumentere. Sæt en ejer på teksten, og registrér, hvornår tekniske ændringer skal føre til en ny gennemgang.
Når oplysningerne ændrer formål
En politik skrevet ved indsamlingen kan blive utilstrækkelig, hvis virksomheden senere vil bruge de samme oplysninger til et andet formål. Artikel 13, stk. 3, og artikel 14, stk. 4, kræver information om det nye formål og relevante supplerende oplysninger før viderebehandlingen. Det er derfor ikke nok at ændre datoen nederst på siden efter at den nye analyse allerede er startet. Vurdér først om viderebehandlingen er lovlig, hvad der skal oplyses, og hvordan de berørte personer faktisk får informationen.
Et eksempel er kontaktoplysninger indsamlet til kundesupport, som senere ønskes brugt til en målrettet kampagne. Supportformålet og markedsføringsformålet har forskellige rammer. Den dataansvarlige må undersøge behandlingsgrundlag og eventuelle særregler for markedsføring og derefter give forståelig information på rette tidspunkt. En teknisk mulighed for at eksportere listen skaber ikke i sig selv et lovligt nyt formål.
Ofte stillede spørgsmål
Er en privatlivspolitik lovpligtig?
Artikel 13-14 kræver relevant information til registrerede, når oplysningspligten gælder. På en hjemmeside gives den ofte gennem en tilgængelig privatlivspolitik og information ved den konkrete indsamling. Lovteksten kræver oplysningerne og tidspunktet, ikke en side med en bestemt titel.
Er privatlivspolitik og cookiepolitik det samme?
Nej. Privatlivspolitikken opfylder oplysningspligten efter artikel 13-14 om behandling af personoplysninger. Cookieinformation og et eventuelt samtykkeværktøj håndterer reglerne om lagring og adgang på brugerens enhed, hvor samtykke er påkrævet. Oplysningerne kan stå i samme dokument eller være opdelt, hvis brugeren stadig får klar information om begge regelsæt.
Hvor ofte skal jeg opdatere privatlivspolitikken?
Hver gang din behandling ændrer sig væsentligt — ny type oplysninger, nyt formål, ny databehandler eller ændret opbevaring. Angiv en “senest opdateret”-dato, og gennemgå teksten, når behandlingen ændres. En periodisk kontrol kan supplere, men en årlig rytme er ikke en lovbestemt frist.
Konklusion
En brugbar privatlivspolitik bygger på en vurdering af, om artikel 13 eller 14 gælder, og beskriver relevante forhold: hvem du er, hvad du behandler, til hvilke formål, på hvilket grundlag, hvem du deler med, hvor længe du opbevarer, og hvilke rettigheder de registrerede har. Byg den på din fortegnelse, angiv konkrete retsgrundlag og opbevaringsfrister, og forklar cookiebehandling og eventuelle samtykkevalg tydeligt. Opdatér teksten, når behandlingen ændrer sig, så brugerne ikke får misvisende information.