En una frase. Una inmobiliaria puede pedir al candidato a inquilino la documentación estrictamente necesaria y proporcional para valorar su solvencia (identidad y capacidad de pago), pero no fotocopiar sin límite ni conservar indefinidamente los datos de quien no firma el contrato; y su videovigilancia y sus plazos de conservación son focos habituales de sanción de la AEPD.
Puntos clave
- Principio rector: minimización (art. 5.1.c). Solo lo necesario y proporcional para la finalidad concreta.
- Documentación del inquilino: DNI/NIE y prueba de solvencia sí; conservar copias de todo el que no firma, no.
- Consultar ficheros de morosidad (ASNEF) para alquiler exige consentimiento y proporcionalidad; la AEPD ha matizado sus límites.
- Videovigilancia en oficinas y zonas comunes: cartel informativo, 30 días de conservación y prohibición de audio.
- Sanciones típicas al sector: entre 3.000 EUR y 30.000 EUR; las mayores, por prospección con bases de origen dudoso.
1. Marco: minimización y proporcionalidad
Toda la lógica de protección de datos en el arrendamiento se resume en el principio de minimización del art. 5.1.c RGPD: el responsable solo puede tratar datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario. La AEPD interpreta esto de forma estricta en el sector inmobiliario porque el desequilibrio de poder entre propietario/agencia y candidato invita a pedir de más. Este artículo complementa nuestra guía general de RGPD para agencias inmobiliarias, centrada en captación, MLS y portales, con el foco puesto ahora en el inquilino, la documentación y la videovigilancia.
2. Qué documentación se puede pedir a un inquilino
La finalidad legítima es valorar la solvencia y la identidad del candidato para decidir si se le arrienda. Es proporcional pedir, con matices:
| Documento | ¿Se puede pedir? | Condición |
|---|---|---|
| DNI / NIE | Sí, para identificación | No conservar copia indefinida del descartado |
| Nóminas recientes | Sí, prueba de solvencia | 2-3 últimas; no el histórico completo |
| Contrato de trabajo | Sí, con moderación | Basta acreditar vigencia y tipo |
| Vida laboral | Sí, proporcional | Documento habitual de solvencia |
| Última declaración de la renta | Discutible | Solo si no bastan otros medios |
| Movimientos bancarios completos | No, desproporcionado | Revela categorías especiales indirectas |
| Certificado de discapacidad | No, salvo finalidad legítima | Dato de salud (art. 9) |
La clave no es tanto qué se ve, sino qué se conserva. Verificar la solvencia mirando un documento es distinto de fotocopiarlo y archivarlo. Para los candidatos que no firman el contrato, la regla es no conservar su documentación una vez tomada la decisión.
3. Documentación y prácticas prohibidas
- Exigir movimientos bancarios íntegros o el saldo de la cuenta: desproporcionado.
- Conservar copias del DNI y nóminas de todos los candidatos rechazados.
- Solicitar datos de categoría especial (salud, afiliación sindical, orientación) sin base del art. 9.
- Pedir referencias que revelen datos de terceros sin información a esos terceros.
- Retener la documentación «por si acaso» sin plazo ni finalidad.
Estas prácticas vulneran la minimización y la limitación de la conservación, dos de las áreas que la AEPD sanciona con más frecuencia en cualquier sector, como recogemos en el tracker de sanciones AEPD 2025.
4. Consulta de ficheros de morosidad (ASNEF)
Consultar ASNEF, Badexcug o EXPERIAN antes de alquilar es una de las prácticas más controvertidas del sector. La AEPD ha matizado que la consulta a sistemas de información crediticia por parte de un arrendador exige: consentimiento expreso del candidato, proporcionalidad y una finalidad concreta de valoración de riesgo. La inclusión de un inquilino moroso en estos ficheros, a su vez, está sujeta a los requisitos estrictos de la LOPDGDD (deuda cierta, vencida, exigible y requerida previamente). La consulta o inscripción sin base es sancionable, con importes típicos de 5.000 a 20.000 EUR.
5. Bases jurídicas por fase de la relación
| Fase | Datos | Base jurídica |
|---|---|---|
| Interés en visitar | Contacto, preferencias | Interés legítimo / medidas precontractuales |
| Valoración de solvencia | Nóminas, vida laboral | Interés legítimo + información + proporcionalidad |
| Firma del contrato | Identidad, cuenta, fiador | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Relación arrendaticia | Recibos, incidencias | Contrato + obligación legal |
| Fin del contrato | Fianza, liquidación | Obligación legal + interés legítimo (prescripción) |
El fiador o avalista es un tercero cuyos datos también hay que informar. La cesión de datos del inquilino a la comunidad de propietarios, cuando la gestiona la agencia, requiere contrato del art. 28: ver las obligaciones del artículo 28 RGPD.
6. Videovigilancia en oficinas, portales y zonas comunes
La videovigilancia es un clásico sancionador. Reglas AEPD:
- Cartel informativo con el modelo de la AEPD, visible antes de acceder a la zona grabada.
- Conservación máxima de 30 días, salvo que las imágenes documenten un hecho ilícito comunicado a las autoridades.
- Prohibición de grabar audio salvo casos excepcionales y proporcionados.
- Zonas prohibidas: no se puede grabar la vía pública más allá de lo imprescindible, ni interiores de viviendas, ni aseos.
- Cámaras en comunidades: instalar cámaras que enfoquen zonas comunes exige acuerdo de la junta y cartel; el detalle en sanciones AEPD a comunidades de propietarios.
En oficinas con empleados, la videovigilancia laboral se rige además por los derechos digitales de los arts. 87-91 LOPDGDD; no puede grabarse a los trabajadores sin información previa. Ver derecho a la intimidad y vida privada de los trabajadores.
7. Plazos de conservación
| Categoría | Plazo recomendado |
|---|---|
| Candidato no seleccionado | Eliminar tras la decisión (o máx. breve plazo justificado) |
| Datos de comprador/visitante | 12-24 meses tras el último contacto |
| Documentación del contrato de alquiler | Duración del contrato + 5 años (prescripción civil) |
| Recibos y justificantes fiscales | Según normativa fiscal (hasta 4-6 años) |
| Imágenes de videovigilancia | 30 días |
La política de retención debe estar escrita y ser demostrable. La limitación de la conservación es, junto con la falta de base jurídica, la infracción más recurrente.
8. Marketing inmobiliario y prospección
El email y el SMS a bases de leads exigen consentimiento informado obtenido en la captación. Comprar listas de propietarios o de personas que buscan vivienda es casi siempre infracción. Para llamadas comerciales, además de las reglas de la LOPDGDD sobre comunicaciones no deseadas, conviene consultar la Lista Robinson. Las sanciones más elevadas del sector suelen venir de la prospección con bases de origen no acreditado. El marco de comunicaciones comerciales se detalla en sanciones AEPD en marketing y publicidad.
9. Portales, CRM y encargados
Idealista, Fotocasa o Habitaclia y el CRM de la agencia son encargados del tratamiento (o corresponsables en ciertas funciones). Hace falta firmar sus condiciones de protección de datos y reflejarlas en el registro de actividades de tratamiento. Si alguno aloja datos fuera del EEE, procede analizar las transferencias internacionales.
10. Cómo cumplir el RGPD en una inmobiliaria
- Hoja de captación y formularios web con cláusula informativa del art. 13.
- Política de solvencia proporcional: mirar sin fotocopiar de más; no conservar al descartado.
- Consentimiento expreso para consultar ficheros de morosidad.
- Videovigilancia con cartel, 30 días y sin audio.
- Registro de actividades por servicio y contratos del art. 28 con CRM, portales y gestoría.
- Política de retención escrita, con plazos por categoría.
- Formación al equipo comercial sobre prospección legal.
- Auditoría RGPD periódica.
Automatizar el registro, los contratos de encargado y el control de plazos es exactamente donde una plataforma como Legiscope reduce el trabajo manual; para elegir herramienta, ver software de cumplimiento RGPD, y para el marco general la checklist RGPD España.
11. Alquiler vacacional y plataformas
El alquiler turístico añade una capa: los apartamentos y viviendas de uso turístico están sujetos al registro documental de viajeros del Real Decreto 933/2021, con comunicación al Ministerio del Interior a través de SES.Hospedajes desde el 2 de diciembre de 2024. Quien gestiona pisos turísticos —propietario, gestor o plataforma— trata esos datos por una obligación legal de seguridad (art. 6.1.c) que no habilita para el marketing: reutilizarlos para promociones exige consentimiento propio. Además, las plataformas de intermediación (Airbnb, Booking) actúan como responsables o encargados según la función, y la publicación de reseñas con datos de huéspedes o de anfitriones debe respetar la minimización. La confusión entre la obligación de registro de viajeros y la finalidad comercial es el error más común en este subsector, y coincide con el que se produce en la guía RGPD para hoteles y turismo.
Preguntas frecuentes
¿Puede una inmobiliaria quedarse con la copia de mi DNI y mis nóminas si no me alquilan?
No como regla general. Puede verificar tu identidad y solvencia durante el proceso, pero conservar la documentación de un candidato descartado carece de base jurídica una vez tomada la decisión. Debe eliminarla.
¿Es legal que consulten ASNEF antes de alquilarme un piso?
Solo con tu consentimiento expreso y de forma proporcional a la finalidad de valorar el riesgo. La AEPD ha matizado los requisitos; la consulta sin base es sancionable.
¿Cuánto tiempo pueden guardar mis datos tras una visita sin firmar?
Lo razonable es un máximo de 12 a 24 meses desde el último contacto para el interés comercial, y la eliminación inmediata de la documentación de solvencia del candidato descartado. Después, eliminación o pseudonimización salvo otra base vigente.
¿Cuántos días pueden conservarse las imágenes de las cámaras de la oficina?
Un máximo de 30 días, salvo que registren un hecho ilícito puesto en conocimiento de las autoridades, en cuyo caso se conservan a disposición de estas.
Conclusión
En el arrendamiento, el cumplimiento RGPD se gana o se pierde en dos decisiones cotidianas: qué documentación se pide y conserva de cada inquilino, y cómo se gestionan la videovigilancia y los plazos. La proporcionalidad es la vara de medir de la AEPD; pedir de más, fotocopiar sin límite, consultar ficheros de morosidad sin base o guardar imágenes más de 30 días son los errores que convierten una gestión rutinaria en un expediente. Documentar la política de retención y la base de cada tratamiento es la mejor defensa preventiva.
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