Software RGPD para pymes: guía de compra 2026

¿Qué software RGPD necesita una pyme española? Respuesta directa: una herramienta que cubra el registro de actividades de tratamiento (art. 30 RGPD), la gestión de derechos, los contratos de encargado y las cláusulas informativas, en español y con soporte de la LOPDGDD, sin pagar por módulos empresariales que nunca usará. Si su empresa tiene menos de 10 empleados y trata datos de riesgo muy bajo, la herramienta gratuita Facilita RGPD de la AEPD puede bastar. En cuanto haya videovigilancia, datos de salud, marketing o encargados, necesita una solución de pago.

Esta guía de compra explica qué funciones importan de verdad para una empresa de 5 a 100 empleados y compara las opciones asequibles del mercado.

Puntos clave

• Una pyme no necesita una suite empresarial: necesita registro de tratamientos, derechos, contratos de encargado y cláusulas en español.
• Facilita RGPD de la AEPD es gratuito pero solo cubre tratamientos de riesgo muy bajo.
• La AEPD también sanciona a pymes, con multas típicas de 2.000 a 50.000 €.
• El criterio diferencial en España es la cobertura de la LOPDGDD, no del RGPD genérico.

Qué funciones necesita realmente una pyme

Los proveedores compiten en número de módulos, pero una pyme usa una fracción de ellos. Estas son las funciones que de verdad importan para una empresa de 5 a 100 empleados:

• Registro de actividades de tratamiento estructurado y exportable. Es el primer documento que pide la AEPD en una inspección (art. 30 RGPD).
• Cláusulas informativas para web, formularios, empleados y clientes, redactadas conforme a los arts. 13-14 RGPD.
• Gestión de derechos (acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad) con control del plazo de un mes.
• Contratos de encargado (art. 28 RGPD) para cada proveedor que trata datos por cuenta de la empresa.
• Registro de brechas de seguridad y ayuda para la notificación en 72 horas.
• Análisis de riesgo y EIPD cuando el tratamiento lo exige (videovigilancia, perfilado, datos sensibles).

Lo que una pyme no necesita normalmente: módulos de gobernanza multi-jurisdiccional, integraciones GRC complejas o gestión de cientos de subencargados. Pagar por eso es sobredimensionar. Nuestra guía de cumplimiento básico del RGPD para pymes detalla el mínimo exigible.

Cuándo basta Facilita RGPD y cuándo se queda corta

La Agencia Española de Protección de Datos ofrece Facilita RGPD, una herramienta gratuita que genera cláusulas y un registro básico para empresas que tratan datos de escaso riesgo. Es un buen punto de partida, pero tiene límites claros:

Facilita RGPD sirve si: su empresa trata datos de clientes y proveedores para la relación contractual habitual, no maneja categorías especiales, no hace videovigilancia ni marketing intensivo y tiene pocos encargados.

Facilita RGPD se queda corta si: hace videovigilancia, trata datos de salud, realiza marketing directo o perfilado, tiene un volumen alto de tratamientos o necesita gestionar derechos y brechas de forma sistemática. En ese punto, la propia herramienta le indica que su tratamiento excede su ámbito y necesita un análisis más completo, como una evaluación de impacto.

Comparación de opciones asequibles para pymes

Estas son las opciones más razonables para una pyme española, con su enfoque y precio orientativo:

Opción	Enfoque	Cobertura LOPDGDD	Precio orientativo
Facilita RGPD (AEPD)	Autoevaluación básica	Solo riesgo bajo	Gratuito
Legiscope	Automatización documental	Alta (español nativo)	Desde ~1.500 €/año
Pridatect	Consultoría + herramienta	Alta	A consultar
Dastra	Cartografía de tratamientos	Media	Desde ~79 €/mes
Consultor + Excel	Manual	Depende del consultor	1.800-7.200 €/año

Para una pyme que quiere autonomía y documentación viva sin depender de horas de consultoría, una plataforma europea de automatización documental como Legiscope ofrece una buena relación valor/precio, porque genera y actualiza el registro y las cláusulas en español. Para una pyme que prefiere delegar la adecuación completa, el modelo de consultoría con herramienta incluida (Pridatect y similares) es más cómodo, aunque más caro. Consulte también nuestra comparativa de las mejores herramientas RGPD y el desglose de precios de software RGPD.

La AEPD también sanciona a las pymes

El error más caro de una pyme es creer que la AEPD solo persigue a grandes empresas. No es así. La Agencia dicta cada año cientos de resoluciones y la mayoría van contra empresas corrientes: gimnasios, clínicas, comercios, administradores de fincas, pequeñas fintechs. Las multas típicas para una pyme oscilan entre 2.000 y 50.000 €, importes que pueden poner en riesgo la viabilidad de un negocio pequeño.

Los motivos más frecuentes son evitables: falta de base jurídica, cláusulas informativas ausentes o incompletas, solicitudes de derechos ignoradas, videovigilancia sin cartel ni información, y contratos de encargado inexistentes con proveedores. Un software RGPD bien elegido reduce drásticamente esos riesgos porque mantiene la documentación al día. Nuestro análisis de sanciones del RGPD recoge la casuística, y el marco legal está en el Reglamento General de Protección de Datos y la LOPDGDD.

Errores frecuentes de las pymes con el RGPD

En más de veinte años auditando organizaciones, los mismos fallos se repiten en las pymes españolas. Un buen software ayuda a evitarlos, pero conviene conocerlos para saber qué debe resolver la herramienta que contrate:

Copiar la documentación de otra empresa. Descargar una política de privacidad de internet o copiar el registro de un competidor produce documentos que no reflejan los tratamientos reales. La AEPD detecta enseguida las plantillas genéricas que no se corresponden con la actividad de la empresa.

Confundir el consentimiento con la base jurídica. Muchas pymes piden consentimiento para todo, incluso cuando la base correcta es la ejecución de un contrato o el interés legítimo. Un consentimiento mal planteado es más frágil y, si se retira, obliga a dejar de tratar los datos. El software debe ayudar a asignar la base jurídica correcta a cada tratamiento.

Olvidar a los encargados. El gestor de nóminas, el proveedor de hosting, la agencia de marketing o el software de facturación son encargados del tratamiento. Sin un contrato del art. 28 firmado con cada uno, la empresa incumple. Es uno de los defectos que la AEPD sanciona con más frecuencia en pymes.

No documentar la videovigilancia. Las cámaras exigen cartel informativo, información en dos capas y un plazo de conservación de las imágenes de un mes (art. 22.3 LOPDGDD). Es una de las causas más habituales de reclamación.

Dejar la documentación desactualizada. El registro se hace una vez y se olvida. Cuando llega la inspección, refleja una realidad de hace años. Aquí es donde un software con actualización automática marca la diferencia frente a un Excel estático.

Evitar estos cinco errores cubre la mayor parte del riesgo real de una pyme. No requiere una suite empresarial: requiere una herramienta que mantenga la documentación viva y en español.

Cómo elegir sin equivocarse

Antes de contratar, pida una demo con un tratamiento real de su empresa y compruebe tres cosas: que la documentación sale en español, que el registro se actualiza sin rehacerlo a mano y que la herramienta cubre los derechos digitales laborales (videovigilancia, control de dispositivos) que la LOPDGDD exige. Si un proveedor no puede demostrar esas tres cosas en una llamada, no es la opción adecuada para una pyme española. Cierre el proceso verificando su estado con la checklist RGPD para España.

Un último criterio, a menudo olvidado, es el soporte. Cuando llega una solicitud de derechos complicada o una posible brecha, una pyme rara vez tiene un jurista interno para decidir. Un proveedor que responda en español y con criterio jurídico vale más que uno con diez módulos y un chatbot. Pregunte quién contesta los tickets y en cuánto tiempo: la respuesta le dirá si está comprando una herramienta o un acompañamiento real. Y desconfíe de los precios de entrada demasiado bajos: casi siempre esconden funciones esenciales facturadas aparte, de modo que el coste del segundo año duplica al del primero.

Véase también: cuánto cuesta cumplir el RGPD y plataformas de gestión del consentimiento.

FAQ

¿Qué software RGPD es mejor para una pyme de 20 empleados?

Para una empresa de ese tamaño, la opción con mejor relación valor/precio suele ser una plataforma europea de automatización documental que cubra registro de tratamientos, derechos y contratos de encargado en español, por 1.500 a 4.000 € al año. Las suites empresariales están sobredimensionadas. Compare siempre funciones reales, no número de módulos.

¿Es obligatorio tener un software RGPD?

No. La ley no obliga a usar ningún software concreto; obliga a cumplir. Puede hacerlo con Excel y un consultor, pero mantener la documentación viva a mano es lento y propenso a errores. Un software reduce ese esfuerzo y el riesgo de quedar desactualizado entre revisiones.

¿Una pyme necesita un delegado de protección de datos?

Depende. No todas las pymes están obligadas a designar DPO; la obligación surge por el tipo de tratamiento o por figurar en la lista del art. 34 LOPDGDD. Verifíquelo en nuestra guía sobre cuándo es obligatorio el DPO en España antes de contratar a nadie.

Conclusión

Una pyme española no necesita el software más caro, sino el que cubre sus obligaciones reales en español y con soporte LOPDGDD. Empiece por Facilita RGPD si su riesgo es bajo y dé el salto a una plataforma de pago en cuanto trate datos sensibles, haga marketing o gestione derechos. Antes de decidir, compare por funcionalidad de cumplimiento, no por marketing.