In einem Satz. Ein Hotel wird DSGVO-konform, indem es Buchungsdaten nur zur Vertragserfüllung nutzt, den besonderen Meldeschein für ausländische Gäste nach §§ 29–30 BMG korrekt führt und ab Abreise ein Jahr aufbewahrt, bevor er innerhalb von drei Monaten vernichtet wird, das Gäste-WLAN datensparsam ohne unnötige Registrierung betreibt, die Gästekartei mit Präferenzen nur mit Einwilligung anlegt und für Buchungsportale sowie Channel-Manager die datenschutzrechtlichen Rollen sauber vertraglich klärt.
Was muss ein Hotel oder Gastronomiebetrieb für DSGVO-Konformität tun? Die Branche verarbeitet Buchungs-, Zahlungs- und Aufenthaltsdaten, teils Gesundheitsdaten (Allergien, Barrierefreiheit) und bei den von § 29 BMG erfassten ausländischen Gästen den besonderen Meldeschein. Konformität heißt: Rechtsgrundlagen pro Verarbeitung dokumentieren, den Meldeschein melderechtlich korrekt und fristgerecht behandeln, das WLAN datensparsam gestalten, Bewertungs- und Buchungsportale richtig einordnen und ein Löschkonzept betreiben. Grundlagen: DSGVO Anforderungen und DSGVO-Checkliste.
Wichtige Punkte
- Besonderer Meldeschein: grundsätzlich für ausländische Gäste nach § 29 Abs. 2 BMG; ab Abreise ein Jahr aufbewahren, anschließend innerhalb von drei Monaten vernichten (§ 30 Abs. 4 BMG).
- Gäste-WLAN datensparsam - keine unnötige Registrierung mit Klarnamen.
- Gästekartei mit Präferenzen nur auf Einwilligung.
- Buchungsportale (Booking, Expedia) sind eigene Verantwortliche.
- Marriott 18,4 Mio. £ - die Hotellerie ist ein Datenpannen-Ziel.
1. Welche Daten das Hotel verarbeitet
Hotels verarbeiten Buchungs- und Kontaktdaten, Zahlungsdaten, Ausweis-/Meldescheindaten, Aufenthalts- und Präferenzdaten (Zimmerwünsche, Diät, Allergien), Bewertungs- und Loyalty-Daten sowie Beschäftigtendaten. Allergie- und Gesundheitsangaben können besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO sein und brauchen dann eine Einwilligung.
2. Rechtsgrundlagen pro Verarbeitung
| Verarbeitung | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Buchung / Beherbergungsvertrag | Art. 6 Abs. 1 lit. b |
| Zahlungsabwicklung | Art. 6 Abs. 1 lit. b |
| Meldeschein | Art. 6 Abs. 1 lit. c (§ 30 BMG) |
| Rechnung / Buchhaltung | Art. 6 Abs. 1 lit. c |
| Gästekartei / Präferenzen | Art. 6 Abs. 1 lit. a |
| Allergien / Gesundheit | Art. 9 Abs. 2 lit. a (Einwilligung) |
| Gäste-WLAN | Art. 6 Abs. 1 lit. b / lit. f |
| Bewertungsanfrage / Newsletter | Art. 6 Abs. 1 lit. a; § 7 UWG |
3. Der Meldeschein
Die besondere Meldepflicht bei Ankunft nach § 29 Abs. 2 BMG betrifft seit der Reform zum 1. Januar 2025 ausländische Gäste. Deutsche Gäste unterliegen dieser besonderen Meldescheinpflicht nicht mehr. Für ausländische Mitreisende, Reisegesellschaften und die in Absatz 6 genannten Einrichtungen gelten besondere Regeln. Die allgemeine Anmeldung bei längeren Aufenthalten nach Absatz 1 ist davon zu unterscheiden. Der unterschriebene Meldeschein kann mit Zustimmung des Gastes durch eines der zugelassenen elektronischen Verfahren nach Absatz 5 ersetzt werden; ein beliebiges Onlineformular genügt dafür nicht. Datenschutzrechtliche Besonderheiten:
- Die Erhebung ist gesetzlich vorgeschrieben (Art. 6 Abs. 1 lit. c), keine Einwilligung nötig.
- Nach § 30 Abs. 4 BMG ist der Meldeschein vom Tag der Abreise an ein Jahr aufzubewahren und innerhalb von drei Monaten nach Ablauf dieser Frist zu vernichten. Für das gesetzlich vorgesehene elektronische Meldeverfahren gelten dieselben Fristen.
- Er darf nur zu den melderechtlichen Zwecken genutzt werden - eine Zweitverwertung für Marketing ist unzulässig (Zweckbindung).
- Die erforderlichen Angaben werden mit dem gültigen Pass oder Passersatz verglichen; Abweichungen beziehungsweise ein fehlendes oder ungültiges Dokument sind zu vermerken. Diese Prüfung ist keine allgemeine Erlaubnis, eine vollständige Ausweiskopie zu speichern. Zusätzliche Meldescheinfelder können nach § 30 Abs. 3 BMG für Fremdenverkehrs- und Kurbeiträge durch Landesrecht vorgesehen sein.
4. Gäste-WLAN
Das Gäste-WLAN ist ein häufiger Schwachpunkt. Datensparsam heißt: keine Registrierung mit Klarnamen und Ausweisdaten, wenn ein einfacher Zugangscode genügt. Wird ein Captive Portal mit Datenerhebung betrieben, braucht es eine Rechtsgrundlage und eine Datenschutzinformation. Verbindungsdaten sind nur so kurz wie nötig zu speichern. Eine Kopplung des WLAN-Zugangs an eine Marketing-Einwilligung ist unzulässig (Kopplungsverbot).
5. Gästekartei und Bewertungsportale
Eine Gästekartei mit gespeicherten Präferenzen (Lieblingszimmer, Diät, Getränk) ist ein Service, aber keine Vertragsnotwendigkeit - sie braucht daher eine Einwilligung, sobald über die reine Buchungsabwicklung hinaus profiliert wird. Bewertungsanfragen nach dem Aufenthalt sind Werbung: Sie setzen eine Einwilligung oder die engen Voraussetzungen der Bestandskundenwerbung (§ 7 Abs. 3 UWG) voraus. Bewertungsportale (Google, TripAdvisor, HolidayCheck) sind eigene Verantwortliche.
6. Buchungsportale und Channel-Manager
Booking.com, Expedia und HRS sind für die Vermittlung eigenständige Verantwortliche; das Hotel wird mit Übernahme der Buchung selbst Verantwortlicher für die Aufenthaltsdaten. Der Channel-Manager, das Property-Management-System (PMS) und Cloud-Dienste sind dagegen typische Auftragsverarbeiter - hier ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 nötig. Bei US-Anbietern kommt ein Transfer-Impact-Assessment hinzu.
7. Aufbewahrungsfristen
| Datenart | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Besonderer Meldeschein | 1 Jahr ab Abreise, danach Vernichtung binnen 3 Monaten | § 30 Abs. 4 BMG |
| Rechnungen als Buchungsbelege | grundsätzlich 8 Jahre, gerechnet ab Ende des Entstehungsjahres | § 147 Abs. 3–4 AO, § 257 Abs. 4–5 HGB |
| Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse | grundsätzlich 10 Jahre, mit dem jeweils gesetzlichen Fristbeginn | § 147 AO, § 257 HGB |
| Handels- und Geschäftsbriefe zur Buchung | grundsätzlich 6 Jahre ab Ende des Empfangs- beziehungsweise Versandjahres | § 147 AO, § 257 HGB |
| Gästekartei / Präferenzen | bis Widerruf | Einwilligung |
| Gäste-WLAN-Verbindungsdaten | so kurz wie möglich | Datenminimierung |
| Bewerberdaten | 6 Monate nach Absage | AGG-Klagefrist |
Meldescheine und Buchhaltungsunterlagen haben unterschiedliche Fristauslöser und Zwecke. Nach § 147 AO und § 257 HGB sind Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre sowie Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre aufzubewahren. § 257 Abs. 4 HGB enthält eine besondere Zehnjahresregel für die dort genannten Institute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute; sie ist keine allgemeine Hotelregel. Steuerlich läuft eine Frist nach § 147 Abs. 3 AO nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern mit noch offener Festsetzungsfrist von Bedeutung sind. Prüfen Sie zusätzlich anwendbare Übergangs- und Sonderregeln für den konkreten Belegbestand. Ein Hotelaufenthalt führt deshalb nicht zu einer einzigen gemeinsamen Löschfrist für sämtliche Gästedaten.
8. Echte Bußgelder - was den Sektor betrifft
Die Hotellerie ist wegen umfangreicher Gästedaten ein Ziel von Datenpannen:
| Jahr | Behörde | Fall (Sektor) | Sanktion | Lehre für Hotels |
|---|---|---|---|---|
| 2020 | ICO (UK) | Marriott / Starwood | ca. 18,4 Mio. £ | Gästedatenbanken absichern, Übernahmen prüfen |
| 2021 | LfDI BW | Notebooksbilliger (Handel) | 10.400.000 € | keine dauerhafte Videoüberwachung |
| 2020 | HmbBfDI | H&M (Beschäftigte) | 35.300.000 € | keine exzessiven Personalprofile |
Der Marriott-Fall (Datenpanne in der Starwood-Buchungsdatenbank mit Millionen betroffener Gäste) ist die Blaupause der Branche: Große, oft aus Übernahmen ererbte Gästedatenbanken müssen technisch abgesichert und bei M&A datenschutzrechtlich geprüft werden.
9. Häufige Fehler
- Besonderen Meldeschein ohne Prüfung des persönlichen Anwendungsbereichs verlangen, die Vernichtungsfrist nach dem Aufbewahrungsjahr überschreiten oder Meldedaten für Marketing nutzen.
- Ausweiskopien ohne Rechtsgrundlage angefertigt.
- Gäste-WLAN mit übermäßiger Datenerhebung und Marketing-Kopplung.
- Bewertungsanfragen ohne Einwilligung an alle Gäste.
- Kein AVV mit PMS, Channel-Manager und Cloud-Anbieter.
- Videoüberwachung in Lobby und Personalräumen ohne Beschilderung und Abwägung.
11. Datenpanne im Hotel
Typische Szenarien: ein Datenleck im Property-Management-System oder Buchungsportal mit Gäste- und Zahlungsdaten (siehe Marriott), ein Fehlversand der Rechnung an den falschen Gast, ein verlorenes Tablet an der Rezeption oder ein ungesichertes Captive-Portal des WLAN. Ab Kenntnis läuft die 72-Stunden-Frist nach Art. 33 DSGVO; bei betroffenen Zahlungs- oder Gesundheitsdaten (Allergien) ist zusätzlich nach Art. 34 zu benachrichtigen. Vorsorge: Zugriffsbeschränkung im PMS, Verschlüsselung, minimale Datenspeicherung im WLAN, regelmäßige Updates. Meldewege: Datenpanne melden.
12. Umsetzung in fünf Schritten
- Datenlandkarte: Buchungs-, Melde-, Zahlungs-, WLAN- und Präferenzdaten sowie alle Portale und Systeme erfassen.
- Rollen klären: Buchungsportale als eigene Verantwortliche einordnen, AVV mit PMS, Channel-Manager und Cloud schließen.
- Meldeschein-Prozess: persönliche Meldepflicht prüfen, erforderliche Angaben erfassen und schützen; ab Abreise ein Jahr aufbewahren und danach innerhalb von drei Monaten vernichten, getrennt von Marketingdaten.
- WLAN und Marketing: WLAN datensparsam gestalten, Gästekartei und Bewertungsanfragen auf Einwilligung stützen.
- Löschkonzept: Meldescheinfristen ab Abreise, grundsätzlich acht Jahre für Rechnungen als Buchungsbelege ab Jahresende und zweckbezogene WLAN-Fristen getrennt umsetzen; gesetzliche Verlängerungen berücksichtigen.
13. Betroffenenrechte in der Praxis
Gäste machen ihre Rechte gegenüber dem Betrieb geltend - meist zu Buchungs-, Bewertungs- und Newsletterdaten, mit der Monatsfrist (Art. 12 Abs. 3):
- Auskunft (Art. 15): Buchungs-, Aufenthalts-, Präferenz- und Marketingdaten aus PMS und Newsletter-Tool zusammenführen. Meldescheindaten unterliegen ihrer eigenen gesetzlichen Zweckbindung.
- Berichtigung (Art. 16): unrichtige Stammdaten korrigieren.
- Löschung (Art. 17): Gästekartei und Marketingdaten sind auf Wunsch zu löschen; Rechnungen als Buchungsbelege bleiben grundsätzlich acht Jahre nach dem gesetzlichen Fristbeginn aufbewahrt, soweit keine Verlängerung greift. Meldescheine werden nach einem Jahr ab Abreise innerhalb von drei Monaten vernichtet.
- Widerspruch (Art. 21) gegen Bewertungsanfragen und Newsletter: sofort umzusetzen.
- Beschwerde: Gäste können sich an die Aufsichtsbehörde wenden (Art. 77); Verstöße können Schadensersatz nach Art. 82 begründen.
Ein häufiger Konflikt: Der Gast fordert die Löschung, obwohl noch eine offene Rechnung oder ein laufender Vorgang besteht. Hier ist zwischen sofort löschbaren Marketingdaten und aufbewahrungspflichtigen Belegen zu unterscheiden - ein dokumentierter Prozess je Datenkategorie schafft Klarheit.
Fazit
Im Gastgewerbe treffen gesetzliche Meldepflichten (Meldeschein), datensparsames WLAN, Marketing-Einwilligungen und große Gästedatenbanken aufeinander. Wer den Meldeschein korrekt behandelt, das WLAN schlank hält, die Gästekartei auf Einwilligung stützt und AVV mit PMS und Portalen führt, deckt die zentralen Risiken ab. Der Marriott-Fall zeigt, wie teuer eine ungesicherte Gästedatenbank wird. Für Betriebe mit angeschlossenem Onlineshop siehe DSGVO Onlineshop E-Commerce Deutschland.
FAQ
Wie lange muss ich den Meldeschein aufbewahren?
Nach § 30 Abs. 4 BMG ein Jahr ab dem Tag der Abreise; innerhalb von drei Monaten danach ist er zu vernichten. Dieselben Fristen gelten für die Daten des gesetzlichen elektronischen Meldeverfahrens. Die besondere Ankunftspflicht betrifft grundsätzlich ausländische Gäste nach § 29 Abs. 2 BMG, mit den dort geregelten Besonderheiten und Ausnahmen. Meldedaten dürfen nicht einfach in die Marketingdatei übernommen werden.
Darf ich für das Gäste-WLAN Klarnamen und Ausweisdaten verlangen?
Nein, das ist regelmäßig unverhältnismäßig. Wenn ein einfacher Zugangscode genügt, verstößt eine umfangreiche Registrierung gegen die Datenminimierung. Eine Kopplung an eine Marketing-Einwilligung ist unzulässig.
Sind Booking.com und Expedia Auftragsverarbeiter?
Nein. Buchungsportale sind für die Vermittlung eigenständige Verantwortliche. Das Hotel wird für die Aufenthaltsdaten selbst Verantwortlicher. AVV nach Art. 28 sind dagegen mit PMS, Channel-Manager und Cloud-Dienstleistern nötig.
Darf ich nach dem Aufenthalt um eine Bewertung bitten?
Nur mit Einwilligung oder unter den engen Voraussetzungen der Bestandskundenwerbung (§ 7 Abs. 3 UWG), also für ähnliche Leistungen und mit klarer Widerspruchsmöglichkeit.
Brauche ich eine Einwilligung für Allergie-Angaben?
Ja. Allergie- und Gesundheitsangaben sind besondere Kategorien nach Art. 9; ihre Speicherung in der Gästekartei setzt eine ausdrückliche Einwilligung voraus.
Darf ich Buchungsdaten für Marketing weiterverwenden?
Nicht ohne eigene Rechtsgrundlage. Die für die Buchung erhobenen Daten dürfen zunächst nur zur Vertragserfüllung genutzt werden. Für Newsletter und Angebote brauchen Sie eine Einwilligung oder die engen Voraussetzungen der Bestandskundenwerbung (§ 7 Abs. 3 UWG). Meldescheindaten sind aufgrund ihrer gesetzlichen Zweckbindung von jeder Marketingnutzung ausgeschlossen.
Darf ich in der Lobby und im Eingangsbereich filmen?
Nur eingeschränkt. Videoüberwachung braucht eine dokumentierte Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f), eine deutliche Beschilderung und eine für den konkreten Zweck begründete kurze Speicherdauer. Eine Angabe von 48 bis 72 Stunden ist kein pauschaler gesetzlicher Erlaubnisrahmen; längere Speicherung muss besonders tragfähig begründet werden. In Zimmern, Sanitär-, Wellness- und Personalräumen ist eine Überwachung unzulässig. Bei umfangreicher systematischer Überwachung öffentlich zugänglicher Bereiche kann zudem eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich sein, und die Aufzeichnungen sind streng zweckgebunden auf die Sicherheit zu beschränken.
Behördeninformationen: DSK und BfDI; Gesetzestext Meldeschein unter gesetze-im-internet.de/bmg (§ 30).