Ein Führungszeugnis gehört nicht automatisch in jede Bewerbungsmappe. Bevor eine Personalabteilung es anfordert, muss sie den Bezug zur konkreten Tätigkeit und die gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung der enthaltenen Angaben klären. Danach entscheidet sie, welche Form des Nachweises erforderlich ist, wer Einsicht nehmen darf und welche begrenzte Dokumentation verbleibt.
Dieser Leitfaden führt zu einer stellenbezogenen Entscheidung und einem verwendbaren Prüfvermerk. Er behandelt das deutsche Führungszeugnis und die besonderen Regeln beim Kontakt mit Minderjährigen. Die übrigen Abläufe von der Bewerbung bis zum Austritt beschreibt der Beitrag zum Datenschutz in der Personalabteilung.
Zuerst die Tätigkeit beschreiben, dann den Nachweis verlangen
Beginnen Sie mit den tatsächlichen Aufgaben. „Vertrauensposition“ ist für sich genommen zu unbestimmt. Beschreiben Sie beispielsweise, ob eine Person Minderjährige eigenständig betreut, gesetzlich regulierte Aufgaben übernimmt oder lediglich allgemeine Büroarbeit erledigt. Notieren Sie anschließend die einschlägige Vorschrift und welche Eignungsfrage mit dem Nachweis beantwortet werden soll.
Eine fiktive Organisation besetzt zwei Stellen: eine Sachbearbeitung für Veranstaltungsmaterial und eine hauptamtliche Betreuung in einer Einrichtung der Kinder- und Jugendhilfe. Dass beide Personen beim selben Träger arbeiten, führt nicht zu identischen Datenerhebungen. Die Materialstelle hat im Beispiel keine Betreuungsaufgabe und keinen vergleichbaren Kontakt zu Minderjährigen. Eine pauschale Aufforderung an sämtliche Bewerber wird deshalb zurückgestellt, solange keine konkrete tragfähige Grundlage und Erforderlichkeit benannt sind.
Bei der Betreuungsstelle prüft die Organisation ihre Einordnung als Träger und die einschlägigen gesetzlichen beziehungsweise vereinbarten Anforderungen. Erst danach fordert sie den passenden Nachweis von der dafür vorgesehenen Person an. Eine solche Vorprüfung verhindert, dass sensible Unterlagen für einen großen Bewerberkreis gesammelt werden, obwohl sie nur für eine bestimmte Tätigkeit benötigt werden.
Artikel 10 verlangt mehr als ein allgemeines Interesse
Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten fallen unter Artikel 10 DSGVO. Neben einer Grundlage nach Artikel 6 muss die Verarbeitung unter behördlicher Aufsicht stehen oder durch Unionsrecht beziehungsweise mitgliedstaatliches Recht mit angemessenen Garantien zugelassen sein. Ein allgemeiner Hinweis auf berechtigte Interessen beantwortet diese zusätzliche Voraussetzung nicht. Auch eine unterschriebene Einwilligung ist keine universelle Ersatzlösung für die erforderliche gesetzliche Zulassung.
§ 26 BDSG erfasst auch Bewerber und verlangt die Erforderlichkeit für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses. Prüfen Sie zusammen mit Artikel 10 und gegebenenfalls den besonderen Fachvorschriften, ob die konkrete Datenerhebung davon getragen wird. Die Vorschrift zur Aufdeckung von Straftaten im Beschäftigungsverhältnis rechtfertigt keine anlasslose Suche nach sämtlichen früheren Verfehlungen aller Bewerber.
Unterscheiden Sie außerdem Strafdaten von den besonderen Kategorien nach Artikel 9. Beide Gruppen benötigen besonderen Schutz, folgen aber nicht denselben Erlaubnistatbeständen. Eine Vorlage, die nur ein Kästchen „sensible Daten, Einwilligung vorhanden“ enthält, bildet diese Prüfung nicht ab. Der Überblick zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten hilft bei dieser Trennung.
Die richtige Art des Führungszeugnisses bestimmen
§ 30 BZRG regelt den Antrag auf ein Führungszeugnis. Grundsätzlich wird es der antragstellenden Person übersandt; für die Vorlage bei einer Behörde sieht das Gesetz einen besonderen Übermittlungsweg vor. Ein privater Arbeitgeber sollte daraus keinen unmittelbaren allgemeinen Zugriff auf das Bundeszentralregister ableiten. Er darf auch nicht die Zugangsdaten der Bewerberin zum Antragsportal verlangen.
Für ein erweitertes Führungszeugnis legt § 30a BZRG besondere Voraussetzungen fest. Dazu gehören gesetzlich vorgesehene Fälle sowie die berufliche oder ehrenamtliche Beaufsichtigung, Betreuung, Erziehung oder Ausbildung Minderjähriger beziehungsweise eine vergleichbare kontaktgeeignete Tätigkeit. Für den Antrag benötigt die Person eine schriftliche Aufforderung, in der die verlangende Stelle das Vorliegen der Voraussetzungen bestätigt.
„Erweitert“ bedeutet nicht „vorsorglich besser“. Ein Arbeitgeber darf diese Form nicht allein deshalb wählen, weil sie ihm mehr Informationen verspricht. Die Aufforderung sollte die konkrete Tätigkeit und die einschlägige Voraussetzung nennen. Die Personalabteilung verwendet im Beispiel deshalb unterschiedliche Vorgänge für Materialverwaltung und Betreuung, statt ein erweitertes Zeugnis als allgemeines Upload-Pflichtfeld einzurichten.
Das Bundesamt für Justiz erläutert das Antragsverfahren und die verschiedenen Zeugnisarten. Diese Informationen unterstützen die Antragstellung. Sie ersetzen nicht die vorgelagerte Prüfung, ob die entgegennehmende Organisation die Angaben für die bestimmte Tätigkeit verarbeiten darf.
Den besonderen Fall der Kinder- und Jugendhilfe genau zuordnen
§ 72a SGB VIII enthält Tätigkeitsausschlüsse für einschlägig vorbestrafte Personen und unterscheidet mehrere Konstellationen. Absatz 1 betrifft die Träger der öffentlichen Jugendhilfe; Absatz 2 sieht Vereinbarungen mit freien Trägern und den dort genannten Vereinen für hauptamtliche Beschäftigung vor. Die Absätze 3 und 4 behandeln neben- und ehrenamtliche Tätigkeiten mit einer Bewertung nach Art, Intensität und Dauer des Kontakts.
Diese Unterscheidung wirkt sich auf die Dokumentation aus. Die besondere Begrenzung des Absatzes 5 bezieht sich auf die nach den Absätzen 3 und 4 eingesehenen Daten. Sie darf nicht unbesehen als identische Regel für jede hauptamtliche Bewerbung in jeder Branche dargestellt werden. Für das hauptamtliche Beispiel werden deshalb zunächst die einschlägige Trägerkonstellation, die geltende Vereinbarung und die sonstigen Dokumentationsanforderungen festgehalten.
Für eine zusätzliche ehrenamtliche Betreuung prüft die Organisation gesondert, ob Art, Intensität und Dauer des Kontakts die Einsichtnahme nach der einschlägigen Regelung verlangen. Soweit § 72a Absatz 5 greift, werden nur die dort genannten Angaben erhoben und gespeichert: die Einsichtnahme, das Datum des Zeugnisses und die gesetzlich beschriebene Information über einschlägige beziehungsweise für die Eignung relevante Verurteilungen. Eine vollständige Kopie ist dafür nicht als allgemeiner Standard vorgesehen.
Eine begründete Entscheidung vor der Datenerhebung dokumentieren
Der Freigabevermerk für die hauptamtliche Betreuungsstelle kann so aufgebaut sein:
| Prüffrage | Beispielentscheidung |
|---|---|
| Tätigkeit | Eigenständige Betreuung Minderjähriger in der konkret bezeichneten Einrichtung |
| Rechtsrahmen | Trägerkonstellation und anwendbare Anforderungen nach § 72a SGB VIII geprüft; § 30a BZRG für den Nachweis einschlägig |
| Zeitpunkt | Anforderung bei der für die Besetzung vorgesehenen Person vor dem relevanten Tätigkeitsbeginn |
| Umfang | Passendes erweitertes Zeugnis; keine zusätzliche allgemeine Strafhistorie |
| Einsicht | Benannte fachkundige Personalzuständigkeit, Vertretung begrenzt |
| Weitere Dokumentation | Nur erforderlicher Prüfvermerk; Umfang aus der einschlägigen Regelung und dem Nachweiszweck abgeleitet |
| Freigabe | Nach Prüfung der konkreten Unterlagen und gegebenenfalls klärungsbedürftiger Einträge |
Die Tabelle ist ein ausgefülltes Organisationsbeispiel und keine Feststellung, dass jeder freie Träger stets dieselbe Rechtsgrundlage verwenden kann. Übernehmen Sie die Trägerkonstellation nicht ungeprüft. Hinterlegen Sie die tatsächlich geltende Vereinbarung, wenn diese für den Fall maßgeblich ist. Der Vermerk muss später erklären können, weshalb gerade diese Person gerade dieses Zeugnis vorlegen sollte.
Einsichtnahme und Ergebnis von einer Vollkopie unterscheiden
Eine Einsichtnahme kann viele Nachweiszwecke mit weniger Daten erfüllen als ein dauerhafter Scan. Die zuständige Person kontrolliert die Zuordnung zur Bewerberin, die Zeugnisart und den für die Tätigkeit relevanten Inhalt. Sie vermerkt nicht automatisch jede sichtbare Einzelheit. Wird eine Kopie für erforderlich gehalten, muss diese zusätzliche Speicherung eigens begründet und mit den besonderen gesetzlichen Grenzen vereinbar sein.
Im Beispiel erhält die entscheidende Führungskraft die Information, ob die rechtlich erforderliche Prüfung abgeschlossen ist und ob ein Hindernis für die konkrete Tätigkeit festgestellt wurde. Sie erhält keine frei nutzbare Sammlung strafrechtlicher Angaben. Ein Eintrag darf auch nicht ohne Prüfung seines Inhalts und der maßgeblichen Vorschrift mit dem Ergebnis „ungeeignet für jede Beschäftigung“ gleichgesetzt werden.
Bei einem unklaren Eintrag wird die Entscheidung nicht von einer automatischen Suchworterkennung getroffen. Die zuständige Fachperson prüft, ob der gesetzliche Ausschlusstatbestand tatsächlich erfüllt ist und ob die Information zutreffend zugeordnet wurde. Ein technischer Status „Nachweis fehlt“ muss von „Prüfung offen“ und „relevantes Hindernis festgestellt“ getrennt bleiben. Sonst kann eine bloße Verzögerung der Antragstellung wie ein negativer Inhalt erscheinen.
Bewerber verständlich informieren und unnötige Übermittlung vermeiden
Die Aufforderung nennt Zweck, konkrete Tätigkeit, Zeugnisart, Empfänger und den vorgesehenen Umgang mit den Angaben. Die Datenschutzinformation erklärt die Rechtsgrundlage, Speicherregeln und Rechte. Wenn die Unterlage gesetzlich oder für die zulässige Prüfung erforderlich ist, erläutern Sie die Folgen einer fehlenden Vorlage sachlich. Eine Behauptung, jede Ablehnung bedeute automatisch eine Vorstrafe, wäre unzulässig irreführend.
Für die Einsicht wird im Beispiel ein vertraulicher Termin angeboten. Soll ausnahmsweise eine digitale Übermittlung erfolgen, wird ein geeigneter geschützter Weg bereitgestellt; ein allgemeines Bewerbungsportal mit Zugriff aller Interviewenden wird dafür nicht verwendet. Die Anleitung zur Verschlüsselung personenbezogener Daten hilft bei Transport, gespeicherten Kopien und Berechtigungen.
Die Offenbarungsregeln des § 53 BZRG sind ebenfalls zu beachten. Unter den dort genannten Voraussetzungen dürfen sich verurteilte Personen als unbestraft bezeichnen und müssen den zugrunde liegenden Sachverhalt nicht offenbaren. Ein Fragebogen darf diese gesetzlichen Grenzen nicht durch die Forderung nach einer lückenlosen lebenslangen Strafhistorie umgehen.
Ein eingesetzter Personaldienstleister erhält im Beispiel keine Kopie allein zur Vervollständigung seiner eigenen Bewerberdatenbank. Wird er in die Prüfung einbezogen, müssen Auftrag, notwendige Angaben und Löschung auch dort feststehen. Der Wechsel zu einem anderen Vermittler rechtfertigt keine automatische Mitnahme der früheren Zeugnisdaten.
Speicherfristen und Tätigkeitsende konkret verknüpfen
§ 30a Absatz 3 BZRG begrenzt die Verarbeitung aus dem erweiterten Führungszeugnis auf die erforderliche Eignungsprüfung für die anlassgebende Tätigkeit. Werden die entsprechenden Aufgaben nicht aufgenommen, sind die Daten unverzüglich zu löschen. Spätestens sechs Monate nach der letztmaligen Ausübung der Tätigkeit sind sie zu löschen. Die Sechsmonatsgrenze ist damit keine allgemeine Erlaubnis, sämtliche Bewerbungsunterlagen oder jede Zeugniskopie so lange vorzuhalten.
Für die unter § 72a Absatz 5 fallenden Daten enthält auch diese Vorschrift eine unverzügliche Löschung bei Nichtausübung und die äußerste Grenze von sechs Monaten nach der letztmaligen Tätigkeit. Das System muss daher die tatsächliche Tätigkeit kennen. Ein dauerhaft aktives allgemeines Ehrenamtskonto genügt als Fristauslöser nicht, wenn die betreffende Betreuungsaufgabe bereits beendet wurde.
Nimmt die Bewerberin im Beispiel die Stelle nicht an, informiert die Personalzuständigkeit die verantwortliche Ablageverwaltung und lässt die einschlägigen Zeugnisdaten entfernen. Andere erforderliche Bewerbungsnachweise werden getrennt beurteilt. Das Löschkonzept muss diese Dokumentarten auseinanderhalten. Für eine verlangte Auskunft oder Berichtigung greift ein begrenzter Auskunftsprozess, der auch Prüfvermerke erfasst. So bleibt die Eignungsprüfung nachvollziehbar, ohne eine allgemeine Strafdatensammlung aufzubauen.