Työnantaja ei saa tarkistaa kaikkien työnhakijoiden henkilöluottotietoja yleisen luotettavuusarvion vuoksi. Suomessa tarkistuksen keskeinen peruste on työelämän tietosuojalain 5 a §. Se koskee tehtävään valittua hakijaa ja laissa rajattuja, erityistä luotettavuutta edellyttäviä työtehtäviä. Ammattinimike tai hakijan yleinen suostumus ei yksin täytä näitä edellytyksiä.
Tämän oppaan lopputuloksena on tehtäväkohtainen tarkistuspäätös: tarkistetaanko tiedot, kenen osalta, mistä rekisteristä ja miten tulosta käytetään. Kuvitteellisen Siltavirta Oy:n kaksi rekrytointia näyttävät eron sallituksi arvioidun rajatun tarkistuksen ja perusteettoman kaikkien hakijoiden seulonnan välillä. Esimerkit eivät ole viranomaisen ennakkohyväksyntöjä eivätkä arvioi todellisten henkilöiden luottokelpoisuutta.
1. Valittu hakija ja tehtävän todellinen sisältö
Lain yksityisyyden suojasta työelämässä 5 a § antaa työnantajalle oikeuden saada ja käyttää tehtävään valitun työnhakijan henkilöluottotietoja tämän luotettavuuden arvioimiseksi säännöksen edellytyksin. Se ei ole oikeus ostaa raporttia jokaisesta hakemuksen jättäneestä henkilöstä tai muodostaa luottotietopisteytystä hakijoiden ensimmäiseen karsintaan.
Tehtävän on edellytettävä erityistä luotettavuutta ja kuuluttava johonkin säännöksessä luetelluista tehtäväryhmistä. Kirjaa tämän vuoksi, mitä henkilö todella tekee, mihin hän pääsee ja millainen päätösvalta hänellä on. Tehtävänkuvan ympäripyöreä ilmaus ”vastuullinen työ” ei osoita mitään tiettyä laissa säädettyä perustetta.
Työelämän tarpeellisuusvaatimus koskee tätäkin käsittelyä. Tietojen keräämisen sallittavuus, käsittelyperuste ja asianmukainen rekrytointipäätös ovat toisiinsa liittyviä mutta erillisiä kysymyksiä. Kun yksi tarkistus on sallittu, siitä ei seuraa oikeutta kerätä kaikkea muuta hakijan taloudesta.
2. Seitsemän tehtäväryhmää käytännön arvioon
Seuraava taulukko tiivistää 5 a §:n tehtäväryhmät. Laissa käytetyt rajaukset, kuten merkittävä taloudellinen sitoumus, erityisesti suojattu keskeinen liikesalaisuus ja valvomaton työskentely, kuuluvat arvioon. Taulukkoa ei pidä lukea irrallisena ammattinimikeluettelona.
| Tehtäväryhmä | Mitä työnantajan pitää selvittää |
|---|---|
| Merkittävät taloudelliset sitoumukset | Onko tehtävässä päätäntävalta tehdä niitä työnantajan puolesta tai tosiasiallisesti itsenäinen harkintavalta niiden valmistelussa? |
| Taloudellisesti merkittävät luotot | Onko niiden myöntäminen ja valvonta työntekijän nimenomainen tehtävä? |
| Keskeiset liikesalaisuudet | Annetaanko pääsy työnantajan tai asiakkaan kannalta keskeisiin liikesalaisuuksiin, joiden suojaamisesta on erityisesti huolehdittu? |
| Varojen siirtoon liittyvät tietojärjestelmät | Mahdollistavatko käyttöoikeudet työnantajan tai asiakkaan varojen siirtämisen tai niihin liittyvien tietojen muuttamisen, tai käytetäänkö tällaisen järjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia? |
| Arvoltaan merkittävän omaisuuden käsittely | Onko työn olennaisena osana merkittävän rahamäärän, arvopaperien tai arvoesineiden käsittely ilman välitöntä valvontaa? |
| Omaisuuden vartiointi | Onko kyse työnantajan tai asiakkaan omaisuuden vartiointitehtävästä? |
| Työskentely yksityiskodissa | Kuuluuko tehtävän luonteeseen pääsääntöisesti valvomaton työskentely yksityiskodissa? |
Tavallinen toimisto-ohjelman käyttäjätunnus ei tarkoita varojen siirtämiseen liittyvää käyttöoikeutta. Myöskään kaiken tietojärjestelmäylläpidon nimeäminen ”pääkäyttäjätyöksi” ei korvaa kyseisen lainkohdan yhteyttä siinä tarkoitettuun järjestelmään. Selvitä oikeudet järjestelmän omistajalta ja kuvaa niiden tosiasiallinen vaikutus.
Liikesalaisuuden kohdalla pelkkä yrityksen sisäisen tiedon näkyminen ei vielä vastaa säännöksen tarkkaa kuvausta. Jos tähän kohtaan vedotaan, dokumentoi, mikä keskeinen salaisuus on kyseessä, miksi hakija saa siihen pääsyn ja miten sen suojasta on erityisesti huolehdittu. Perusteluun ei silti tarvitse kopioida itse liikesalaisuuden sisältöä.
3. Täytetty myönteinen tehtäväarvio
Siltavirta rekrytoi maksuliikenteen vastuuhenkilön. Tehtävään kuuluu yrityksen maksujärjestelmässä oikeus muuttaa maksunsaajan tilitietoja ja valmistella sekä toteuttaa varojen siirtoja määriteltyjen valtuuksien puitteissa. Rekrytointi on edennyt valitun hakijan vaiheeseen. Esimerkissä muita hakijoita koskevia raportteja ei ole hankittu.
Päätösmerkintä kuuluu: ”Tehtävä M-26, maksuliikenteen vastuuhenkilö. Tarkistuksen tarkoitus on valitun hakijan luotettavuuden arviointi. Tehtävä edellyttää erityistä luotettavuutta, koska käyttöoikeudet mahdollistavat työnantajan varojen siirtämisen ja niihin liittyvien tietojen muuttamisen. Sovellettava tehtäväryhmä on työelämän tietosuojalain 5 a §:n 1 momentin 4 kohta. Järjestelmäomistaja vahvisti oikeuksien sisällön 8. syyskuuta.”
Seuraava osa määrittelee menettelyn: ”Henkilöstövastuullinen ilmoittaa tarkistuksesta ja käytettävästä luottotietorekisteristä etukäteen. Raportti hankitaan vain valitusta hakijasta työnantajan kustannuksella. Saatu tieto ilmoitetaan hakijalle ennen sen käyttöä häntä koskevassa päätöksessä. Mahdollinen poikkeama selvitetään ennen johtopäätöstä. Pääsy on vain nimetyn arviointitehtävän hoitajilla.”
Merkintä ei vielä sisällä tulosta, koska tarkistusta ei ole tehty. Se osoittaa ennakolta, miksi toimenpide voidaan tehdä ja millä rajauksella. Näin raportin tilaaminen ei tapahdu ennen kuin tarvittavat edellytykset ovat tiedossa.
4. Täytetty kielteinen päätös toisesta tehtävästä
Sama yritys rekrytoi ajanvarauspalvelun työntekijän. Hän näkee asiakkaiden yhteystiedot ja vapaat ajat mutta ei käsittele maksuja, myönnä luottoja, vartioi omaisuutta tai työskentele yksityiskodeissa. Hänellä ei ole pääsyä edellä tarkoitettuihin keskeisiin erityisesti suojattuihin liikesalaisuuksiin. Tehtävänkuvan otsikossa käytetty sana ”luottamuksellinen” ei muuta näitä tosiasioita.
Tarkistuspäätös kuuluu: ”Tehtävä A-26. Henkilöluottotietojen tarkistusta ei tehdä. Tunnistettu asiakastietojen käsittely ei tämän tehtäväkuvan perusteella täytä 5 a §:ssä lueteltuja tehtäväedellytyksiä. Hakijan suostumusta ei pyydetä keinoksi kiertää rajausta. Soveltuvuutta arvioidaan tehtävään liittyvän osaamisen ja asianmukaisesti hankittujen suosittelutietojen perusteella.”
Yritys voi parantaa asiakastietojen suojaa käyttöoikeuksilla, koulutuksella ja valvotuilla työprosesseilla. Tietoturvariski ei itsessään tee luottotietoraportista sallittua. Teknisten ja organisatoristen turvatoimien malli auttaa käsittelemään todellista käyttöoikeusriskiä erillään henkilön maksuhistoriasta.
5. Ennakkoilmoitus ja rekisterin yksilöinti
Lain 4 § edellyttää, että työntekijälle ilmoitetaan etukäteen luotettavuuden selvittämistä varten tapahtuvasta tietojen hankkimisesta. Henkilöluottotietoja hankittaessa ilmoitetaan lisäksi, mistä rekisteristä tiedot saadaan. Muualta kerätyt tiedot on ilmoitettava ennen kuin niitä käytetään henkilöä koskevassa päätöksenteossa.
Ennakkoilmoitus voi esimerkissä kertoa tehtävän, tarkistuksen tarkoituksen, sovellettavan tehtäväryhmän, todellisen rekisterin ja yhteyshenkilön. Rekisterin kohtaan ei jätetä sanaa ”palveluntarjoaja”, vaan käytetty lähde yksilöidään. Samalla varmistetaan, että rekrytoinnin tietosuojainformaatio kattaa tämän tietolähteen ja käyttötarkoituksen.
Työelämän tietosuojalain erityinen tiedonantomenettely ja GDPR:n 14 artiklan informointi arvioidaan yhdessä. Yleinen verkkosivun tietosuojaseloste ei yksin osoita, että juuri valitulle hakijalle annettiin tieto tarkistuksesta ja hankituista tiedoista oikeaan aikaan.
Lain 4 §:n nykyisessä suostumuspoikkeuksessa huomioidaan tietojen keräämisestä tai saamisesta erikseen nimenomaisesti säätävä laki. Tässä 5 a § määrittää rajatun oikeuden. Suostumuksen hankkiminen ei laajenna tätä oikeutta muihin tehtäviin tai kaikkiin hakijoihin.
6. Tarkista oikea henkilö ja anna tiedolle oikea merkitys
Raportti pitää kohdistaa oikeaan henkilöön. Nimen perusteella tehty oletus ei riitä, jos saman nimisiä henkilöitä on useita. Käytettävän yksilöintitiedon on samalla oltava tarkoitukseen perusteltu; henkilötunnuksen käsittelyn rajat arvioidaan erikseen. Henkilötunnusta ei pidä jakaa koko valintaryhmälle raportin otsikkona.
Jos raportissa näkyy merkintä, työnantaja selvittää tiedon merkityksen tehtävän kannalta eikä tee automaattista päätelmää henkilön epärehellisyydestä. Merkinnän ajankohta, mahdollinen virhe, tietojen ajantasaisuus ja hakijan antama selvitys voivat olla olennaisia. Sallittu tiedonhankinta ei tarkoita, että jokainen kielteinen rekrytointipäätös olisi sen vuoksi hyväksyttävä.
Esimerkissä Siltavirran hakija kertoo raportin kohdistuvan väärään samannimiseen henkilöön. Arviointi keskeytetään kyseisen tiedon osalta ja kohdistus selvitetään. Päätösmerkintään kirjataan havaittu virhe ja korjaus, eikä virheellistä raporttia säilytetä soveltuvuusarvion pysyvänä liitteenä. Tietojen täsmällisyyden menettely auttaa estämään virheen leviämisen seuraavaan vaiheeseen.
7. Rajaa raportin vastaanottajat ja säilytys
Luottotietoraportti ei kuulu avoimeen hakijakansioon tai haastatteluryhmän yleiseen keskusteluun. Määrittele, kuka tilaa raportin, kuka arvioi sen ja kuka tekee päätöksen. Jos työnantajan lukuun toimiva ulkoinen palvelu hoitaa osan käsittelystä, sen rooli, ohjeet ja sopimukset tarkistetaan; palveluntarjoajan tekninen mahdollisuus tilata raportti ei luo työnantajalle oikeutta siihen.
Säilyttämiselle laaditaan perusteltu malli. Työelämän tietosuojalain 5 a § ei määrää kaikille työnantajille yhtä raportin säilytysaikaa. Tarpeellinen päätösnäyttö, raportin koko sisältö ja tarpeettomat työskentelykopiot arvioidaan erikseen. Hakijan tietoihin liittyvä mahdollinen riita voi vaatia yksilöityä arviointia, mutta määrittelemätön tulevaisuuden tarve ei perustele pysyvää arkistoa.
Siltavirta säilyttää rajatun tarkistuksen perustelun ja päätöksen tarvitsemat tiedot suojattuna. Ylimääräinen latauskopio poistetaan, kun varsinainen aineisto on käsitelty sovitussa paikassa. Tieto siitä, että luotettavuusarvio on tehty, ei saa myöhemmässä henkilöstönäkymässä muuttua selittämättömäksi leimaksi työntekijän taloudellisesta tilanteesta.
8. Työtehtävän muutos ei ole vuosittainen seulontalupa
Lain 5 a § soveltuu myös tilanteeseen, jossa työntekijän työtehtävät muuttuvat työsuhteen aikana niin, että ne täyttävät säännöksen edellytykset. Päätöksessä verrataan vanhoja ja uusia tosiasiallisia tehtäviä. Esimerkiksi uusi oikeus siirtää varoja voi olla merkityksellinen muutos, kun taas uuden esimiehen aloittaminen ei itsessään muuta työntekijän tehtävää.
Tästä ei seuraa yleistä oikeutta tarkistaa kaikkien nykyisten työntekijöiden luottotiedot vuosittain. Jos yritys haluaa toistuvan seurannan, sen on löydettävä suunnitellulle menettelylle todellinen lainmukainen peruste ja arvioitava sen edellytykset. Alkuperäinen rekrytointitarkistus ei yksin kanna mitä tahansa myöhempää seurantaa.
Yrityksen vastuuhenkilöksi valinnan henkilöluottotietojen käyttöoikeudesta säädetään erikseen luottotietolaissa. Sitä ei pidä sekoittaa tavallisen työsuhteisen asiantuntijan rekrytointiin. Selvitä siis myös, missä oikeudellisessa roolissa henkilöä arvioidaan, jos tehtävään kuuluu esimerkiksi yhtiöoikeudellinen asema.
9. Erota muut taustaselvitykset tästä prosessista
Luottotietojen tarkistus ei ole sama menettely kuin rikostaustan selvittäminen, turvallisuusselvitys tai huumausainetestiä koskevan todistuksen käsittely. Kullakin on omat edellytyksensä, toimijansa ja tietosisältönsä. Yhden tarkistuksen sallittavuus ei oikeuta tilaamaan koko palveluntarjoajan tarjoamaa taustapakettia.
Myös suosittelijalta kerättävät tiedot rajataan tehtävään. Aiemmalta työnantajalta ei pidä pyytää epävirallista arviota hakijan henkilökohtaisista veloista keinona kiertää luottotietojen saamisen sääntöjä. Tietolähteen vaihtaminen ei poista käsittelyn tarkoitusta ja sisältöä koskevia rajoituksia.
Palveluntarjoajan tilauslomake ei saa ohittaa päätöstä
Kun raportti hankitaan ulkoisesta palvelusta, tilaajan käyttäjäoikeudet rajataan niille henkilöille, joilla on hyväksytty tehtävä. Palvelun käyttöönottovaiheessa tarkistetaan, ettei hakijajärjestelmä tilaa raporttia automaattisesti hakemuksen saapuessa. Myös eräajot ja rajapinnat voivat tehdä saman virheen ilman, että rekrytoija painaa erillistä tarkistuspainiketta.
Siltavirran tekninen tarkistus käyttää kuvitteellista hakijaa. Ajanvarauspalvelun tehtävässä tilauspainike ei ole käytössä eikä hakijan tietoja siirry luottotietopalveluun. Maksuliikenteen tehtävässä tilaus edellyttää valitun hakijan vaihetta ja erillistä hyväksyttyä perustelua. Jos hakija myöhemmin siirretään toiseen avoimeen tehtävään, vanha valinta ei käynnistä uutta tarkistusta automaattisesti.
Tilaustapahtuman loki voi osoittaa käyttäjän, ajankohdan ja hyväksytyn tarkistuksen viitteen. Sen ei tarvitse sisältää koko raporttia tai levittää maksuhäiriötietoa tekniselle tukitiimille. Loki suojataan, sen käyttötarkoitus määritellään ja säilytys arvioidaan samalla tavoin kuin muidenkin henkilötietojen. Valvonta ei saa muodostaa tarpeettomien luottotietojen rinnakkaisrekisteriä.
Jos palvelu tarjoaa pisteytystä tai automaattista hylkäämistä, arvioi myös päätöksenteon todellinen luonne. Pelkkä työntekijän näennäinen hyväksymispainike ei välttämättä merkitse sisällöllistä ihmisen arviointia. Tällainen toiminnallisuus ei kuulu tässä kuvattuun manuaaliseen päätösmalliin, eikä sitä tule ottaa käyttöön ilman erillistä oikeudellista ja käytännön arviointia.
10. Päätöksen tarkistuslista ennen raportin tilaamista
Vastuuhenkilö voi tehdä viimeisen tarkistuksen lukemalla tehtäväarvion ilman hakijan raporttia. Jos siitä ei selviä valintavaihe, erityisen luotettavuuden tarve ja täsmällinen lakisääteinen tehtäväryhmä, raporttia ei vielä tilata. Puuttuvat tosiasiat selvitetään ennen tietojen hankkimista.
Seuraavaksi varmistetaan ennakkoilmoitus, käytettävä rekisteri, kustannusten maksaminen työnantajan puolesta sekä hankittujen tietojen kertominen ennen päätöksentekoa. Lopuksi tarkistetaan käyttöoikeudet, virheen korjaamisen reitti ja säilytyspäätös. Nämä eivät ole erillisiä muodollisuuksia, vaan samaa rajattua tiedonhankintamenettelyä.
Osoitusvelvollisuuden dokumentaatioon jää perusteltu tarkistuspäätös ja tieto sen toteutuksesta. Näin työnantaja voi selittää myös kielteisen päätöksen olla hankkimatta raporttia. Se on yhtä olennainen lopputulos kuin sallittu tarkistus, kun tehtävä ei täytä lain edellytyksiä.