Työnhakijan suosittelijalta, entiseltä työnantajalta tai verkosta hankitut tiedot ovat henkilötietojen keräämistä muualta kuin hakijalta itseltään. Suomessa työnantajan on ensisijaisesti kerättävä tiedot työntekijältä, ja muualta keräämiseen tarvitaan lähtökohtaisesti hänen suostumuksensa. Lisäksi tietojen on oltava välittömästi tarpeellisia kyseisen työsuhteen kannalta. Suostumus ei poista tätä rajaa.
Tässä oppaassa laaditaan rajattu suosittelijamenettely kuvitteelliselle Purokaari Teknologia Oy:lle, joka rekrytoi projektikoordinaattoria. Lopputuloksena on täytetty keräämispäätös, suostumuspyyntö, haastattelurunko ja hakijalle ennen päätöstä annettava yhteenveto. Menettely ei ole yleinen lupa taustojen selvittämiseen eikä korvaa esimerkiksi luottotietoihin, rikostaustaan tai turvallisuusselvitykseen liittyviä erityissäännöksiä.
1. Päätä ensin, mikä tieto liittyy haettavaan tehtävään
Lain yksityisyyden suojasta työelämässä 3 § rajaa käsittelyn välittömästi tarpeellisiin tietoihin. Säännökset koskevat soveltuvin osin myös työnhakijoita. Projektikoordinaattorin rekrytoinnissa tämä tarkoittaa esimerkiksi kykyä seurata sovittuja aikatauluja, viestiä projektin osapuolille ja ylläpitää tehtäväkohtaista dokumentaatiota. Hakijan yksityiselämän kartoittaminen ei muutu tarpeelliseksi avoimella kysymyksellä hänen persoonastaan.
Purokaari kirjoittaa ennen yhteydenottoa kolme selvitystarvetta: millaisista aikatauluista hakija vastasi, miten hän käsitteli sovittuja muutoksia ja miten yhteistyö eri tiimien välillä toteutui. Jokainen kysymys liitetään tehtävänkuvaukseen. Yritys poistaa kysymykset perhesuunnitelmista, sairauspoissaolojen määrästä ja vapaa-ajan poliittisesta toiminnasta, koska ne eivät tässä tehtävässä täytä tarpeellisuusvaatimusta.
Työelämän tarpeellisuusvaatimuksen kenttäarvio auttaa saman rajauksen tekemisessä jo hakulomakkeelle. Suosittelijapuhelu ei saa muodostua takareitiksi kerätä asioita, joita hakijalta itseltään ei saisi tarpeettomina kysyä. Myöskään hakijan laaja suostumus ”kaikkeen taustatietoon” ei oikeuta tarpeettoman aineiston käsittelyyn.
2. Muualta kerääminen vaatii oman edellytyksensä
Lain 4 §:n mukaan tiedot kerätään ensisijaisesti työntekijältä itseltään. Jos työnantaja kerää niitä muualta, suostumus on hankittava, ellei soveltuva poikkeus täyty. Nykyisen sanamuodon poikkeuksia ovat viranomaisen luovutus työnantajan laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi sekä tietojen keräämisestä tai saamisesta erikseen nimenomaisesti säätäminen. Pelkkä työnantajan kiinnostus hakijan luotettavuuteen ei ole tällainen poikkeus.
Purokaari pyytää ensin hakijalta kuvauksen hänen aiemmasta projektistaan ja tarvittavat työtodistukset. Suosittelijan yhteydenottoa harkitaan rajatun väitteen tarkentamiseksi. Menettely ei ole automaattinen jokaisen hakijan kattava tutkimus. Jos tehtävä voidaan arvioida riittävästi hakijan omilla tiedoilla ja tarkoituksenmukaisella työtehtävään liittyvällä näytöllä, ulkopuolisen tiedon lisätarve pitää silti perustella.
Yleinen rekrytointiseloste kertoo suunnitelluista tietolähteistä, mutta se ei itsessään ole hakijan suostumus. 14 artiklan informointi ja kansallinen muualta keräämisen edellytys ovat eri velvollisuuksia. Työnantaja ei voi korvata etukäteistä suostumusta sillä, että kertoo myöhemmin keränneensä tiedot.
3. Varmista suostumuksen todellinen sisältö
Hakijan ilmoittama suosittelijan nimi voi viitata siihen, että hän toivoo yhteydenottoa, mutta työnantajan kannattaa varmistaa laajuus ja ajankohta selkeästi. Erityisesti nykyiseen työnantajaan yhteydenotto voi paljastaa käynnissä olevan työnhaun. Purokaari ei oleta, että ansioluettelossa mainittu esihenkilö olisi automaattisesti käytettävissä suosittelijana tai että häneen saisi ottaa yhteyttä missä tahansa vaiheessa.
Esimerkin suostumuspyyntö kuuluu: ”Voimmeko tämän projektikoordinaattorin rekrytoinnin yhteydessä ottaa yhteyttä nimeämääsi entiseen projektipäällikköön? Kysymme vastuullasi olleista aikatauluista, muutosten käsittelystä ja tiimien välisestä yhteistyöstä siinä projektissa, jossa työskentelitte yhdessä. Emme ota yhteyttä nykyiseen työnantajaasi tämän luvan perusteella. Kerromme saadut sinua koskevat tiedot ennen niiden käyttämistä valintapäätöksessä.”
Hakijan vastaus sekä pyyntötekstin versio tallennetaan rekrytoinnin asiaan. Luvan kohde, tietolähde ja tarkoitus ovat silloin myöhemmin tarkistettavissa. Suostumuksen yleiset vaatimukset huomioidaan, mutta kansallisen keräämissuostumuksen dokumentointi ei yksin ratkaise kaiken rekrytointiaineiston tietosuoja-asetuksen mukaista käsittelyperustetta. Perusteet arvioidaan myös käsittelyn tarkoituksen ja todellisten olosuhteiden mukaan.
4. Täytetty keräämispäätös projektikoordinaattorille
| Päätöskohta | Purokaaren esimerkkiratkaisu |
|---|---|
| Selvitettävä tehtävä | Aikataulujen seuranta ja projektimuutosten koordinointi |
| Hakijalta jo saatu tieto | Kuvaus kahdesta projektista ja tehtäviin liittyvä työtodistus |
| Ulkopuolinen lähde | Hakijan nimeämä entinen projektipäällikkö, lupa varmistettu |
| Rajatut kysymykset | Vastuut, havaittavat toimintatavat ja yksi konkreettinen yhteistyötilanne |
| Pois rajattu | Terveys, perhe, muu yksityiselämä, nykyisen työnantajan kontaktointi |
| Tiedon käsittelijät | Rekrytoiva esihenkilö ja nimetty henkilöstöasiantuntija |
| Hakijan informointi | Kirjallinen yhteenveto ennen tietojen käyttöä valinnassa |
| Päätösaineisto | Tarpeelliset havainnot, lähde, hakijan täsmennykset ja perusteltu arvio |
Taulukon hyväksyy rekrytoinnista vastaava henkilö ennen puhelua. Jos haastattelija haluaa kysyä uutta aihetta, hän tarkistaa sen tarpeellisuuden ja suostumuksen kattavuuden. Esimerkiksi tehtävän vaihtuminen projektikoordinaattorista taloushallinnon pääkäyttäjäksi voi tuoda uusia arvioitavia vaatimuksia, mutta aiempi lupa ei muutu automaattisesti yleiseksi taustaselvitysluvaksi.
Päätöksen tarkoitus on ohjata todellista keskustelua. Se annetaan puhelun tekijälle, eikä jää vain rekrytoinnin aloituskokouksen liitteeksi. Jos ulkopuolinen rekrytointikumppani soittaa, toimeksiannon tietolähteet ja rajat sovitaan täsmällisesti. Rekisterinpitäjän ja käsittelijän roolit arvioidaan todellisen työnjaon perusteella.
5. Kysy havainnoista ja erota ne mielipiteistä
Puhelun alussa haastattelija varmistaa suosittelijan henkilöllisyyden riittävällä tavalla ja tämän suhteen hakijaan. Hän kertoo rekrytoinnin rajatun tarkoituksen ja kysymysten aiheet. Hän ei lupaa ehdotonta salaamista hakijalta, koska työnantajan on ilmoitettava muualta saamansa tiedot ennen niiden käyttöä hakijaa koskevassa päätöksenteossa. Myös suosittelijalle annettavat tietosuojatiedot huomioidaan.
Hyödyllinen kysymys on esimerkiksi: ”Mistä aikataulun osista hakija vastasi, ja miten tieto muutoksista välitettiin muulle tiimille?” Vastaus ”päivitti yhteisen aikataulun viikoittain ja ilmoitti muutoksista projektipalaverissa” on tarkempi kuin ”oli erinomainen työntekijä”. Arvostelma voidaan kirjata arvostelmana, mutta sitä ei muuteta havaittavaksi tosiasiaksi ilman tukea.
Jos suosittelija kertoo, että projekti myöhästyi, haastattelija selvittää hakijan vastuun ja tapahtuman asiayhteyden. Koko projektin viive ei automaattisesti osoita yhden henkilön puutteellista toimintaa. Päätökseen ei kirjata pelkkää negatiivista tunnuslausetta, jos saadut lisätiedot osoittavat viiveen johtuneen esimerkiksi asiakkaan muuttamasta toimitussisällöstä.
6. Pysäytä tarpeeton tai yllättävä tieto
Suosittelija voi alkaa kertoa hakijan terveydestä, perhetilanteesta tai työpaikan henkilöriidasta ilman, että näitä kysytään. Haastattelijan tehtävä on palauttaa keskustelu hyväksyttyihin aiheisiin. Tarpeeton tieto ei muutu käsittelykelpoiseksi sillä perusteella, että se saatiin pyytämättä. Purokaari ohjeistaa, ettei tällaista sisältöä tallenneta tavalliseen hakijavertailuun.
Jos tieto on jo päätynyt muistiinpanoon, sen jatkokäsittely arvioidaan ja tarpeeton osa poistetaan asianmukaisesti. Terveystiedoilla on lisäksi omat erityisehtonsa, joita tavallinen suosittelijalupa ei ohita. Työntekijän terveystietojen käsittely ei ole yleinen peruste selvittää hakijan diagnooseja rekrytointipuhelussa.
Haastattelija erottaa myös yllättävän väitteen ja sen näyttöarvon. Jos suosittelija esittää vakavan mutta epämääräisen syytöksen, rekrytointi ei perusta päätöstä tarkistamattomaan huhuun. Ensin selvitetään käsittelyn sallittavuus, tiedon tarpeellisuus ja mahdollinen erityissääntely. Tarvittaessa aineiston käyttö keskeytetään, eikä hakijan valintaa ratkaista salaisella, tulkinnanvaraisella muistiinpanolla.
7. Kerro saadut tiedot hakijalle ennen päätöksentekoa
Lain 4 §:n 2 momentti edellyttää, että työnantaja ilmoittaa muualta kerätyt tiedot työntekijälle ennen niiden käyttöä häntä koskevassa päätöksenteossa. Luotettavuuden selvittämiseen tarkoitettujen tietojen hankkimisesta on ilmoitettava myös etukäteen. Pelkkä tieto ”soitimme suosittelijallesi” ei kerro, mitä hakijasta saatiin ja mihin valinta voisi perustua.
Purokaari antaa hakijalle yhteenvedon: ”Suosittelija kertoi sinun vastanneen viikoittaisesta aikataulupäivityksestä. Hän kuvasi yhden tilanteen, jossa asiakkaan muutospyyntö välitettiin seuraavana työpäivänä. Hänen arvionsa mukaan sisäinen viestintä oli muutoin säännöllistä. Aiomme käyttää näitä tietoja projektikoordinointikokemuksen arvioinnissa.” Yhteenvedossa erotetaan lähteen kertoma tapahtuma ja hänen yleinen arvionsa.
Hakija täsmentää, että muutospyyntö tuli viikonlopun aikana eikä hänen työvuorollaan. Tieto kirjataan rinnalle ja sen vaikutus arvioidaan. Menettely ei tarkoita hakijan oikeutta sanella suosittelijan mielipidettä, mutta se auttaa korjaamaan virheellisen tapahtumakuvan ennen päätöstä. Tietojen täsmällisyys edellyttää, ettei tiedossa olevaa olennaista oikaisua sivuuteta.
8. Verkkohaku ja ulkopuolinen raportti eivät kierrä sääntöjä
Hakijan julkinen profiili voi sisältää ammattitietoa, mutta julkisuus ei yksin poista työnantajan keräämisen ehtoja. Työnantajan tekemä verkkohaku ja hakijasta ostettu taustaraportti arvioidaan muualta keräämisenä. Yksityiselämään ulottuva selaaminen on lisäksi tarpeellisuuskysymys, vaikka löydetty sisältö olisi avoimesti nähtävillä.
Purokaari ei pyydä rekrytointikumppania hankkimaan tietoja, joita se ei voisi asianmukaisesti kerätä itse. Sopimus ohjaa kumppanin käyttämään vain hyväksyttyjä lähteitä ja raportoimaan niiden alkuperän. Jos raportti sisältää laajan verkkoanalyysin ilman selvitettyä perustetta, raporttia ei hyväksytä vain siksi, että toimittaja markkinoi sitä lakisääteisenä tarkistuksena.
Luottotietojen tarkistuksella, huumausainetestiä koskevalla todistuksella, rikostaustan tarkistuksella ja turvallisuusselvityksellä on toisistaan poikkeavat edellytykset. Tavallisen suosittelijapuhelun suostumusteksti ei kata niitä yleisesti. Erityissäännöksen olemassaolo tarkistetaan juuri tehtävän ja käytettävän menettelyn osalta.
9. Käsittele kieltäytyminen ja luvan muutos asiallisesti
Jos hakija ei halua nykyiseen työnantajaansa yhteydenottoa, Purokaari ei tee sitä hiljaisesti toisen haastattelijan kautta. Se selvittää, voidaanko tarpeellinen asia arvioida hakijan toimittamilla asiakirjoilla tai toisella hänen hyväksymällään lähteellä. Kieltäytymisestä ei tehdä automaattista päätelmää epärehellisyydestä. Erityisesti nykyisen työsuhteen suojaamiseen liittyvä huoli voi olla ymmärrettävä.
Jos lupa perutaan ennen suunniteltua yhteydenottoa, puhelu pysäytetään. Jos tiedot on jo saatu, niiden jatkokäsittelyn peruste ja tarpeellisuus arvioidaan kyseisen tilanteen mukaan. Rekrytoija ei lupaa automaattisesti kaikkien jo syntyneiden asiakirjojen hävittämistä eikä myöskään väitä, että peruuttaminen olisi aina merkityksetöntä. Päätös perusteluineen annetaan hakijalle ymmärrettävästi.
Eri hakijoiden vertailussa noudatetaan johdonmukaisia tehtäväkriteerejä. Suosittelijan puuttumista esimerkiksi työuran alussa ei korvata laajemmalla yksityiselämän tutkimuksella. Työnantaja voi harkita tehtävään sopivaa muuta näyttöä, mutta jokaisen menetelmän omat ehdot on täytettävä. Näin taustatietojen saatavuus ei huomaamatta syrjäytä varsinaista osaamisen arviointia.
10. Päätä säilytys ja käyttöoikeudet rekrytoinnin lopussa
Suosittelijamuistiinpanoille ei johdu lain 4 §:stä yhtä yleistä kuukausimäärää. Säilytys perustellaan rekrytoinnin tarkoituksen, oikeuksien ja velvoitteiden sekä sovellettavien määräaikojen kautta. Säilytyksen rajoittaminen koskee myös haastattelijan omia tiedostoja ja viestiliitteitä, ei vain rekrytointijärjestelmän pääkorttia.
Purokaari säilyttää tarpeellisen päätösaineiston rajatuilla oikeuksilla ja poistaa ylimääräiset työmuistiinpanot hyväksytyn menettelyn mukaisesti. Valitun henkilön suosittelijalausuntoa ei siirretä automaattisesti koko henkilöstöhallinnon käyttöön. Tulevan esihenkilön tarve hoitaa työsuhdetta arvioidaan erikseen. Hylätyn hakijan tietoja ei jätetä avoimeen talenttilistaan uuden tarkoituksen perusteita selvittämättä.
Lain 4 §:n henkilöstömenettelyä koskeva kolmas momentti on huomioitava soveltuvan yhteistoimintalainsäädännön mukaan. Muutos 945/2025 tuli voimaan 1.1.2026 ja päivitti menettelyviittauksia. Rekrytoinnin yhteiset tiedonkeruutavat käsitellään organisaatioon soveltuvalla tavalla, ja käytännön ohje pidetään yhdenmukaisena hyväksytyn menettelyn kanssa.
11. Tarkista päätöksen jäljitettävyys yhdellä hakijaesimerkillä
Ennen menettelyn käyttöönottoa henkilöstöasiantuntija käy läpi yhden kuvitteellisen hakijan asian alusta loppuun. Hän tarkistaa tehtäväperustelun, suostumuksen rajat, käytetyn lähteen, puhelun tarpeelliset havainnot ja hakijalle annetun tiedon. Jokaisesta kohdasta pitää selvitä, mitä todella tehtiin ja kuka vastasi siitä, ilman että asiakirjoihin kerätään varmuuden vuoksi ylimääräistä yksityiselämän tietoa.
Harjoituksessa tarkistetaan myös, ettei vanhaan hakijapohjaan jää avointa valintaa kaikkien entisten työnantajien kontaktoimiseksi. Uuden rajatun luvan on ohjattava järjestelmän tehtävälistaa ja ulkoisen rekrytoijan toimeksiantoa.
Purokaaren lopullinen valintamuistio perustelee projektikokemuksen arvioinnin hakijan oman kuvauksen, tarpeellisen suosittelijatiedon ja hakijan täsmennyksen perusteella. Se ei sisällä piilotettua huhulistaa eikä yleistä lupausta siitä, että taustat on täysin tarkistettu. Rajattu ja todennettava menettely antaa päätöksentekijälle paremman pohjan kuin suuri määrä epäselvästi hankittuja tietoja.