Työelämän tarpeellisuusvaatimus: mitä tietoja työnantaja saa kerätä?

Työnantaja saa Suomessa käsitellä vain työntekijän työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja. Tarve on voitava liittää työsuhteen osapuolten oikeuksiin ja velvollisuuksiin, työnantajan tarjoamiin etuuksiin tai työtehtävien erityisluonteeseen. Työntekijän suostumus ei anna lupaa poiketa tästä tarpeellisuusvaatimuksesta.

Käytännössä sääntö ratkaisee, mitä hakulomakkeella voidaan kysyä, mitä haastattelusta kirjataan ja mitä rekrytointijärjestelmään tallennetaan taustalla. Tässä oppaassa kuvitteellinen Kaarisilta Huolto Oy uudistaa asiakaspalvelijan rekrytointilomakkeen. Lopputuloksena on täytetty kenttäarvio ja hyväksymismenettely, jota henkilöstöhallinto voi soveltaa oman tehtävänsä tosiasioihin. Esimerkki ei kuvaa todellista yritystä eikä viranomaisen yksittäistä ratkaisua.

1. Aloita työtehtävästä, älä lomakkeen oletuskentistä

Lain yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 3 § on suomalainen erityissäännös. Lain työntekijää koskevia säännöksiä sovelletaan myös virkamiehiin ja muihin laissa mainittuihin palvelussuhteisiin sekä soveltuvin osin työnhakijoihin. Rekrytoinnin ensimmäinen tietopyyntö kuuluu siten arvioinnin piiriin jo ennen työsopimuksen allekirjoittamista.

Kirjoita ensin tehtävän todelliset vaatimukset. Kaarisillan asiakaspalvelija vastaa huoltoaikojen varaamisesta, neuvoo suomeksi ja englanniksi sekä käsittelee asiakkaiden tavallisia yhteystietoja. Työhön ei kuulu ajamista, käteisvarojen itsenäistä käsittelyä, järjestelmän pääkäyttäjäoikeuksia eikä työskentelyä asiakkaiden kodeissa. Näitä oletuksia ei saa myöhemmin vaihtaa huomaamatta, jos lomaketta käytetään toiseen tehtävään.

Tehtävänkuvaus erottaa aidon tarpeen tottumuksesta. Ajokortti voi olla olennainen liikkuvalle huoltoasentajalle, mutta tämän asiakaspalvelijan valinnassa sama kenttä ei ole perusteltu vain siksi, että yritys käyttää yhteistä hakujärjestelmää. Järjestelmän toimittajan valmiit kentät eivät määritä työnantajan oikeutta käsitellä tietoja.

2. Tarpeellisuus ja käsittelyperuste ovat eri kysymyksiä

Työelämän tarpeellisuusvaatimus ei korvaa yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista käsittelyperustetta. Työnantajan on arvioitava sekä kansallisen erityissäännöksen raja että soveltuva GDPR:n 6 artiklan peruste. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluville tiedoille tarvitaan lisäksi soveltuva 9 artiklan poikkeus. GDPR:n 5, 6, 9 ja 88 artikla muodostavat tähän liittyvän yleisen kehyksen.

Esimerkiksi työsopimuksen valmistelu voi edellyttää hakijan yhteystietoa ja tehtävään liittyvää osaamista. Se ei tee koko terveydentilasta, perheen suunnitelmista tai yksityiselämän tapahtumista sopimuksen kannalta tarpeellisia. Oikeutetun edun arviointi ei myöskään syrjäytä erityislain nimenomaista rajoitusta.

Käsittelyperusteen valinta kannattaa kirjata erikseen kenttäarviosta. Näin päätöksessä ei jää epäselväksi, puhutaanko tarpeellisesta tietosisällöstä, käsittelyn oikeusperusteesta vai luvasta hankkia tietoja toisesta lähteestä. Kaikki kolme voivat vaatia oman vastauksensa.

3. Miksi vapaaehtoinen kenttä ei aina auta?

Lain 3 § kieltää poikkeamisen tarpeellisuusvaatimuksesta työntekijän suostumuksella. Tarpeetonta kysymystä ei siksi korjata lisäämällä sen viereen sanaa ”vapaaehtoinen”. Sama ongelma säilyy, jos hakijalta pyydetään yleinen lupa käsitellä kaikkea hänen ilmoittamaansa tietoa rekrytoinnissa.

Kaarisillan vanha lomake kysyi vapaaehtoisesti puolison ammattia ja hakijan harrastuksia ”henkilöön tutustumiseksi”. Yritys ei pystynyt osoittamaan niiden välitöntä yhteyttä avoimeen tehtävään. Molemmat kentät poistettiin. Jos jossakin tehtävässä harrastuksen kautta hankittu konkreettinen osaaminen on merkityksellistä, hakija voi kuvata tätä osaamista samassa kentässä kuin muunkin tehtävään liittyvän kokemuksen.

Suostumuksen yleiset edellytykset ovat edelleen tärkeitä tilanteissa, joissa suostumusta todella käytetään. Työsuhteen valta-asetelma voi vaikeuttaa sen vapaaehtoisuutta. Tässä arvioinnissa ensimmäinen este on kuitenkin vielä yksinkertaisempi: tarpeeton tieto jää keräämättä, vaikka hakija olisi halukas antamaan sen.

4. Täytetty kenttäarvio asiakaspalvelijan hakuun

Kaarisilta tarkistaa lomakkeen ennen sen julkaisemista. Taulukon päätökset perustuvat edellä kuvattuun tehtävään, eivät kaikkiin suomalaisiin rekrytointeihin. Eri tehtävä tai erityinen lakisääteinen vaatimus voi johtaa perustellusti toiseen lopputulokseen.

Taulukossa poistaminen koskee sekä näkyvää kenttää että sen teknistä keräämistä. Henkilötunnuksen käsittelyyn liittyy lisäksi oma kansallinen sääntelynsä. Se, että tunnusta voidaan tarvita myöhemmin työsuhteessa, ei osoita sen tarvetta kaikkien hakijoiden ensimmäisessä lomakkeessa.

5. Vaiheista kerääminen todellisen tarpeen mukaan

Hakemusten vertailu, haastattelu, valintapäätös ja työsuhteen perustaminen tarvitsevat eri tietoja. Työnantaja voi vähentää tarpeetonta käsittelyä avaamalla kysymyksen vasta siinä vaiheessa, jossa sen käyttötarkoitus on olemassa. Kaikkien tietojen kerääminen etukäteen ”sujuvaa perehdytystä varten” laajentaa rekisteriä myös niiden henkilöiden osalta, joita ei valita.

Kaarisilta ottaa palkanmaksun tiedot vastaan erillisellä lomakkeella valinnan jälkeen. Rekrytoijien hakijanäkymään ei muodostu pankkitilin kenttää. Samalla käyttöoikeudet muuttuvat: palkanlaskenta saa tarvitsemansa tiedot, mutta koko haastatteluryhmä ei pääse katsomaan niitä. Vaiheistus koskee siis myös tiedon vastaanottajia.

Minimoinnin käytännön menetelmä auttaa tarkistamaan tiedon tarkkuuden ja vaihtoehdot. Työelämässä tämä yleinen työmenetelmä yhdistetään 3 §:n välittömän tarpeellisuuden vaatimukseen. Lyhyempi lomake on hyödyllinen lopputulos, mutta oikeudellinen perustelu syntyy tarkoituksesta ja tehtävästä, ei kenttien lukumäärästä.

6. Muualta hankittavat tiedot tarvitsevat oman arvioinnin

Lain 4 §:n lähtökohta on, että henkilötiedot kerätään ensi sijassa työntekijältä itseltään. Muualta keräämiseen hankitaan lähtökohtaisesti suostumus. Nykyinen poikkeus koskee tilanteita, joissa viranomainen luovuttaa tiedot työnantajan laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tai tietojen keräämisestä tai saamisesta säädetään laissa erikseen nimenomaisesti. Julkinen verkkoprofiili ei itsessään muodosta tällaista poikkeusta.

Työnantajan on ilmoitettava luotettavuuden selvittämistä varten tapahtuvasta tietojen hankkimisesta etukäteen. Muualta saadut tiedot on lisäksi ilmoitettava työntekijälle ennen kuin niitä käytetään häntä koskevaan päätöksentekoon. GDPR:n tiedonantovelvoitteet tulevat tämän rinnalle. Nykyinen sanamuoto on tarkistettava laista; vanhan käsikirjan yleinen luettelo luotto- ja rikostiedoista ei korvaa voimassa olevaa säännöstä.

Kaarisilta ei tee kaikista hakijoista avointa verkkoetsintää. Jos suosittelijaan aiotaan ottaa yhteyttä, lähde, kysymysten rajaus ja asianmukainen menettely ratkaistaan erikseen. Suosittelijoita ja rekrytoinnin taustatietoja koskeva opas käsittelee tämän työvaiheen. Lupa ottaa yhteyttä ei oikeuta kysymään tarpeettomia yksityiselämän tietoja.

7. Terveys-, luotto- ja huumausainetiedot eivät ole yleisiä hakukenttiä

Terveystietojen käsittelyä rajoittaa lain 5 §. Työnantaja ei voi korvata siinä edellytettyä tarkoitusta yleisellä kiinnostuksella hakijan työkykyyn. Työntekijän terveystietojen käsittely edellyttää myös nimettyjä käsittelijöitä, erillistä säilyttämistä ja käsittelyperusteen päättymiseen sidottua poistamista.

Henkilöluottotietojen tarkistamiseen sovelletaan 5 a §:n tehtäväkohtaisia edellytyksiä. Tavallinen asiakaspalvelutehtävä ei muutu erityistä luotettavuutta vaativaksi lain tarkoittamaksi tehtäväksi pelkällä ilmoituksen sanavalinnalla. Luottotietojen tarkistuksen päätösmalli erottaa tehtävään valitun hakijan arvioinnin kaikkien hakijoiden seulonnasta.

Huumausainetestiä koskevan todistuksen käsittely taas edellyttää omien säännöstensä täyttymistä. Hakemuslomakkeen yleinen suostumus ei korvaa työtehtävän riskien arviointia, asianmukaista ohjelmaa tai oikeaa todistusmenettelyä. Rekrytoinnin huumausainetestiä koskeva opas käy läpi nämä erilliset ratkaisut.

8. Haastattelumuistiinpanot ja vapaa teksti mukaan tarkastukseen

Tarpeellisuusvaatimus koskee myös käsin tehtyjä muistiinpanoja ja arviointilomakkeita. Rekrytoija ei saa kiertää poistettua kenttää kirjoittamalla saman tiedon vapaaseen kommenttiin. Mielipide hakijan soveltuvuudesta voi olla henkilötieto, vaikka sitä ei esitetä objektiivisena tosiasiana.

Kaarisillan haastattelurunko käyttää tehtävään sidottuja kysymyksiä. Haastattelija kirjaa esimerkiksi, miten hakija selvitti harjoituksen ajanvarausongelman ja perusteli asiakkaalle ratkaisun. Hän ei kirjaa oletuksia perheen tilanteesta, terveydestä tai elämäntavasta. Havainto ja johtopäätös erotetaan, jotta toinen arvioija voi ymmärtää, mihin soveltuvuusarvio perustuu.

Jos hakija lähettää oma-aloitteisesti tarpeettoman terveystiedon, koko liitettä ei jaeta valintaryhmälle. Vastaanottaja rajaa pääsyn, selvittää asian kannalta tarpeellisen sisällön ja ratkaisee tarpeettoman aineiston poistamisen. Oma-aloitteinen lähetys ei automaattisesti tee kaikesta sisällöstä työnantajalle sallittua rekrytointiaineistoa.

Hakijan pyytämä mukautus käsitellään rajatussa kanavassa

Hakija voi tarvita esimerkiksi esteettömän haastattelupaikan tai tavallista enemmän aikaa tehtävän tekemiseen. Rekrytoijan kannattaa kysyä tarvittavaa käytännön järjestelyä ja selvittää sen toteuttamista, ei pyytää varmuuden vuoksi kaikkia taustalla olevia diagnooseja. Tilanteessa voi silti syntyä terveystietoa, joten pelkkä kysymyksen käytännöllinen sanamuoto ei poista erityisten tietojen käsittelyedellytyksiä.

Kaarisillan lomake ilmoittaa erillisen yhteystavan haastattelujärjestelyistä sopimiseen. Tiedot vastaanottaa henkilö, jonka tehtävänä on järjestää haastattelu ja arvioida tarvittava rajattu tiedonkulku. Valintaryhmälle välitetään esimerkiksi tieto sovitusta etähaastattelusta, ei automaattisesti hakijan koko selostusta sen syystä. Tarpeellinen tuki ei saa muuttua piilotetuksi soveltuvuuspisteeksi.

Jos oikeutta työskennellä tai tehtävään vaadittua pätevyyttä on selvitettävä, määritellään ensin, mikä tieto juuri kyseisen velvoitteen osoittaa. Kokonaisen asiakirjan kopioiminen ei ole oletusratkaisu jokaiseen tarkistukseen. Työnantaja arvioi soveltuvan säännöksen, tarvittavan todentamisen, ajankohdan ja sen, mitä tarkistuksesta tulee säilyttää. Samalla vältetään käyttämästä kansalaisuutta, nimeä tai äidinkieltä perusteettomana oletuksena henkilön oikeuksista tai osaamisesta.

Näissä tilanteissa kenttätaulukko voi sisältää päätöksen ”ei yleiseen hakulomakkeeseen, erillinen menettely yksilöidyn tarpeen ilmetessä”. Tämä on konkreettinen toimintatapa, kun menettelyn vastaanottaja, tarkoitus ja tietojen rajaus on todella sovittu. Pelkkä epämääräinen viittaus myöhempään arviointiin jättäisi saman keräämisongelman seuraavan työntekijän ratkaistavaksi.

9. Vie päätökset järjestelmään ja henkilöstön toimintatapaan

Hyväksytty kenttätaulukko annetaan järjestelmän ylläpitäjälle ja rekrytoijille. Kaarisilta tarkistaa kuvitteellisella hakemuksella, että poistettu tieto ei tule näkyviin toisessa näkymässä, raportissa tai automaattisessa sähköpostissa. Samalla katsotaan, ettei vanha hakijaprofiili täydennä tarpeettomia kenttiä takaisin.

Henkilötietojen keräämistä käsitellään lain 4 §:n 3 momentin mukaisessa soveltuvassa vuoropuhelu- tai yhteistoimintamenettelyssä. Vuoden 2026 alussa voimaan tullut muutoslaki 945/2025 täsmensi tämän säännöksen sekä teknistä valvontaa koskevan 21 §:n viittauksia. Se ei poistanut 3 §:n tarpeellisuusvaatimusta. Menettelyn tarkka soveltuminen selvitetään työnantajan oman sektorin ja sääntelyn perusteella.

Tietosuojavastaava voi neuvoa arvioinnissa, mutta rekrytoinnin järjestämisestä vastaava työnantaja päättää ja toteuttaa menettelyn. Tietohallinto ei saa yksin lisätä uusia hakijatietoja integraation oletusasetuksena. Jos ulkoinen rekrytointipalvelu käsittelee tietoja työnantajan lukuun, sen ohjeet ja sopimus sovitetaan samaan rajaukseen.

Teknisen valvonnan toteutustapa ratkaistaan erikseen. Työpaikan kameravalvonnan arviointi käsittelee kameroiden sallittuja tarkoituksia ja käyttöä rajoittavia ehtoja. Työntekijän sähköpostin hakeminen ja avaaminen taas edellyttää omaa porrastettua menettelyään. Hakulomakkeen hyväksyminen tai yleinen tietosuojaseloste ei anna oikeutta kumpaankaan toimenpiteeseen.

10. Säilytä perusteltu päätös, älä tarpeetonta tietoa

Kaarisillan hyväksymismerkintä kuuluu: ”Asiakaspalvelijan haku A-26. Tehtäväkuva tarkistettu 8. syyskuuta. Poistettiin perhettä, ajokorttia ja yleistä terveydentilaa koskevat kysymykset. Palkanmaksutiedot siirrettiin valinnan jälkeiseen prosessiin. Lomakkeen ja vastaanottajan näkymän vastaavuuden tarkisti henkilöstökoordinaattori.” Merkintä osoittaa tehdyn työn ilman yksittäisen hakijan tietojen kopioimista.

Osoitusvelvollisuuden dokumentointi yhdistää tämän päätöksen käsittelytoimien kuvaukseen ja toteutuksen tarkistukseen. Hakemusten säilytys arvioidaan erikseen tarkoituksen, soveltuvien velvoitteiden ja mahdollisten oikeusvaateiden perusteella. Työsuhteen myöhempi mahdollisuus ei oikeuta pitämään kaikkia hakijoita pysyvästi henkilöstörekisterissä.

Uusi arvio tarvitaan, kun tehtävä, lomake, tietolähde tai vastaanottajien joukko muuttuu. Jos asiakaspalvelijalle annetaan myöhemmin esimerkiksi järjestelmän pääkäyttäjätehtäviä, muutoksen merkitys tutkitaan todellisten oikeuksien perusteella. Vanhaa hyväksyntää ei kopioida uuteen tehtävään vain siksi, että ammattinimike pysyy samana.