Teisė būti pamirštam, dar vadinama teise reikalauti ištrinti duomenis, leidžia asmeniui prašyti pašalinti su juo susijusius asmens duomenis. Pagal Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (BDAR) 17 straipsnį valdytojas turi juos ištrinti nepagrįstai nedelsdamas, kai taikomas bent vienas ištrynimo pagrindas ir nėra taikytinos išimties. Tai nėra besąlyginė teisė panaikinti kiekvieną organizacijos turimą įrašą, tačiau bendro pobūdžio atsakymo apie „teisėtus interesus“ taip pat nepakanka.
Praktinis sprendimas priimamas pagal duomenų kategorijas ir tikslus. Vienas prašymas gali lemti paskyros panaikinimą, rinkodaros duomenų ištrynimą ir ribotos apimties apskaitos dokumentų išsaugojimą. Asmeniui turi būti aišku, kas padaryta ir kodėl dalis informacijos lieka. Organizacijai reikia įrodymų, kad atsakymas atitinka faktinius veiksmus jos sistemose ir pas paslaugų teikėjus.
Pirmiausia nustatykite, kokio rezultato prašoma
Prašymas gali būti pateiktas paprastu elektroniniu laišku, klientų aptarnavimo pokalbyje ar per paskyrą. Asmuo neprivalo vartoti teisinio termino arba pacituoti konkretaus straipsnio, kad organizacija atpažintų pageidavimą ištrinti duomenis. Darbuotojui svarbu suprasti turinį ir perduoti prašymą atsakingam asmeniui. Vien tai, kad kreiptasi ne specialioje formoje, nėra pakankama priežastis jo ignoruoti.
Vis dėlto formuluotės „nebesiųskite pasiūlymų“, „uždarykite paskyrą“ ir „ištrinkite visus mano duomenis“ gali reikšti skirtingą apimtį. Kai ji neaiški, naudinga paprašyti paaiškinimo, nurodant konkrečias alternatyvas. Aiškinimasis neturi tapti reikalavimu pačiam prašytojui surasti visus vidinių sistemų pavadinimus. Organizacija geriau žino, kur ir kokiais tikslais tvarko informaciją.
Užregistruokite gavimo datą, prašymo esmę, bendravimo kanalą ir atsakingą darbuotoją. Jei prašoma ištrinti duomenis ir kartu pateikti jų kopiją, suderinkite veiksmų seką, kad ištrynimas nesunaikintų informacijos, reikalingos teisei susipažinti su duomenimis įgyvendinti. Tai nėra priežastis neribotai atidėti ištrynimą: reikia suplanuoto ir dokumentuoto abiejų prašymų nagrinėjimo.
Šeši ištrynimo pagrindai ir jų praktinė reikšmė
BDAR 17 straipsnio pirmasis pagrindas taikomas, kai duomenys nebėra reikalingi tikslams, dėl kurių buvo surinkti ar kitaip tvarkomi. Pavyzdžiui, pasibaigus konkrečiam atrankos procesui nepakanka išsaugoti kandidatų dokumentus vien todėl, kad ateityje jie galbūt pravers. Reikia įvertinti realiai išlikusį tikslą, teisinį pagrindą ir būtinos informacijos apimtį. Automatinis saugojimas be sprendimo nėra atskiras tikslas.
Antrasis pagrindas susijęs su sutikimo atšaukimu, kai tvarkymas buvo grindžiamas 6 straipsnio 1 dalies a punktu arba 9 straipsnio 2 dalies a punktu ir nebėra kito teisinio pagrindo. Atšaukimas nepaverčia ankstesnio teisėto tvarkymo neteisėtu. Tačiau jis reikalauja iš naujo įvertinti tęsimą. Sutikimo valdymo taisyklės turi leisti susieti pasirinkimą su konkrečiais tikslais, o ne vien pakeisti bendrą žymą kliento kortelėje.
Trečiasis pagrindas apima dvi skirtingas nesutikimo situacijas. Kai nesutinkama pagal 21 straipsnio 1 dalį, vertinama, ar yra viršesnių teisėtų priežasčių tęsti tvarkymą. Nesutikus su tvarkymu tiesioginės rinkodaros tikslais pagal 21 straipsnio 2 dalį, tokios interesų pusiausvyros iš naujo ieškoti nereikia: duomenys nebegali būti tvarkomi tais rinkodaros tikslais. Tai savaime nepanaikina visų kitoms teisėtoms operacijoms reikalingų duomenų.
Ketvirtasis pagrindas yra neteisėtas duomenų tvarkymas. Penktasis taikomas, kai ištrinti reikia vykdant valdytojui nustatytą Sąjungos arba valstybės narės teisinę prievolę. Abiem atvejais reikia nustatyti, kokie konkretūs duomenys patenka į ištrynimo apimtį. Pažeidimo ištaisymas neturėtų apsiriboti vien asmens prašymu, jeigu ta pati problema paveikia visą duomenų rinkinį.
Šeštasis pagrindas susijęs su duomenimis, surinktais teikiant 8 straipsnio 1 dalyje nurodytas informacinės visuomenės paslaugas. Jo negalima išplėsti iki teiginio, kad visi bet kokiomis aplinkybėmis surinkti vaiko duomenys visada turi būti ištrinti. Pirmiausia nustatoma atitinkamo rinkimo situacija. Kiti 17 straipsnio pagrindai taip pat gali būti aktualūs nepilnamečio duomenims, tačiau tai atskiras vertinimas.
Išimtys vertinamos konkrečiai informacijai
17 straipsnio 3 dalis numato išimtis tiek, kiek tvarkyti duomenis būtina joje išvardytais tikslais. Todėl frazė „turime teisinę prievolę“ turi būti susieta su taikoma norma, dokumentų kategorija ir saugojimo terminu arba jo nustatymo kriterijumi. Jeigu prievolė apima sąskaitą, ji nebūtinai apima paskyros nuotrauką, pageidavimų istoriją ar reklaminį profilį. Prašymas gali būti patenkintas iš dalies.
Išimtis apima ir teisę į saviraiškos bei informacijos laisvę. Ji reikalauja atsižvelgti į konkretaus paskelbimo aplinkybes ir konkuruojančias teises. Tai nėra bendras leidimas kiekvienam svetainės administratoriui palikti bet kokią informaciją vien todėl, kad ji kažkada tapo vieša. Taip pat vien neigiamas asmens požiūris į publikaciją savaime nenulemia jos ištrynimo.
Tvarkymas gali būti būtinas vykdant teisinę prievolę, viešojo intereso užduotį arba valdytojui pavestas viešosios valdžios funkcijas. Reikia nustatyti atitinkamą teisinį kontekstą ir būtinumą. Viešasis subjektas negali automatiškai taikyti šios išimties visai savo turimai informacijai. Privati organizacija taip pat negali pati susikurti viešojo intereso užduoties vien vidaus dokumentu.
Visuomenės sveikatos išimtis susieta su 9 straipsnio 2 dalies h ir i punktais bei 9 straipsnio 3 dalimi. Mokslinių ar istorinių tyrimų, statistikos ir archyvavimo viešojo intereso labui atveju taikomos 89 straipsnio 1 dalies sąlygos bei garantijos; be to, ištrynimas turi tikėtinai padaryti atitinkamų tikslų pasiekimą neįmanomą arba jam labai trukdyti. Vien projekto pavadinime įrašytas žodis „tyrimas“ tokio pagrindo nesukuria.
Dar viena išimtis yra būtinybė pareikšti, vykdyti arba apginti teisinius reikalavimus. Reikėtų apibrėžti ginčą ar pagrįstai numatomą poreikį, atrinkti reikalingus įrodymus ir nustatyti peržiūros momentą. Abstrakti galimybė kada nors bylinėtis neturėtų tapti visų duomenų saugojimo neribotą laiką pateisinimu. Vertinimą verta atnaujinti, kai byla užbaigiama ar išnyksta aplinkybės, dėl kurių saugojimas buvo būtinas.
Teisinė saugojimo pareiga nėra automatinis 18 straipsnio apribojimas
Jeigu dalis duomenų turi likti dėl pagrįstos 17 straipsnio išimties, jų naudojimas vis tiek turi atitikti tikslo apribojimo ir duomenų kiekio mažinimo principus. Organizacija gali atskirti tokius įrašus nuo kasdienio darbo, susiaurinti prieigos teises ir pašalinti nereikalingas kopijas. Tokios organizacinės priemonės savaime dar nereiškia, kad įgyvendinta BDAR 18 straipsnyje numatyta teisė.
Formalus tvarkymo apribojimas pagal 18 straipsnį turi savus pagrindus: ginčijamas tikslumas, kai jis tikrinamas; neteisėtas tvarkymas, kai asmuo prieštarauja ištrynimui; valdytojui nebereikalingi duomenys, kurių reikia asmens teisiniams reikalavimams; arba laikotarpis, kol tikrinamas nesutikimas pagal 21 straipsnio 1 dalį. Šių situacijų negalima pakeisti bendra taisykle „neištriname, todėl automatiškai apribojame“.
Pavyzdžiui, buvęs klientas prašo panaikinti paskyrą, bet apskaitos dokumentai turi būti išsaugoti pagal konkrečią prievolę. Galima ištrinti neprivalomą paskyros informaciją ir atsakyme paaiškinti, kokie dokumentai liko. Jei tas pats asmuo ginčija juose esančio adreso tikslumą, atskirai vertinamas 18 straipsnio 1 dalies a punktas. Du klausimai sprendžiami susijusiai, tačiau jų teisiniai pagrindai nesutapatinami.
Terminai, tapatybė ir pagrįstas atsisakymas
Pagal 12 straipsnio 3 dalį informacija apie veiksmus pateikiama nepagrįstai nedelsiant ir ne vėliau kaip per vieną mėnesį nuo prašymo gavimo. Atsižvelgiant į sudėtingumą ir prašymų skaičių, laikotarpį prireikus galima pratęsti dar dviem mėnesiais. Apie pratęsimą ir jo priežastis pranešama per pirmąjį mėnesį. Tai nėra automatinė trijų mėnesių trukmė kiekvienam prašymui.
Pati ištrynimo pareiga pagal 17 straipsnį vykdoma nepagrįstai nedelsiant. Vieno mėnesio riba neturėtų būti suprantama kaip leidimas iki paskutinės dienos neatlikti paprastų, jau patvirtintų veiksmų. Kita vertus, techninio darbo apimtis turi būti vertinama sąžiningai: klientui negalima pranešti apie baigtą ištrynimą, kol duomenys tebenaudojami veikiančioje sistemoje.
Jei valdytojas nesiima veiksmų, 12 straipsnio 4 dalis reikalauja nepagrįstai nedelsiant ir ne vėliau kaip per mėnesį nurodyti priežastis, galimybę pateikti skundą priežiūros institucijai ir kreiptis teisminės gynybos. Atsakyme reikia paaiškinti konkrečią taikomą išimtį ar kitą sprendimo pagrindą. Vien nuoroda į ilgas bendrąsias sąlygas paprastai nepadeda suprasti, kas nutiko konkrečiam prašymui.
Papildomos informacijos tapatybei patvirtinti galima prašyti, kai kyla pagrįstų abejonių dėl prašytojo tapatybės. Pasirinkta priemonė turi atitikti riziką ir jau turimas patikrinimo galimybes. Jei klientas saugiai prisijungęs prie paskyros, verta įvertinti, ar papildoma dokumento kopija iš tiesų reikalinga. Kita vertus, nepatikrinto prašymo įvykdymas gali nepataisomai panaikinti svetimo asmens duomenis.
Prašymų nagrinėjimas iš esmės nemokamas. Akivaizdžiai nepagrįstų arba neproporcingų prašymų atveju 12 straipsnio 5 dalis numato pagrįsto mokesčio ar atsisakymo galimybę, tačiau tai turi įrodyti valdytojas. Vien prašymų skaičius, nemalonus bendravimo tonas ar ankstesnis ginčas savaime tokios išvados nepagrindžia. Sprendimas turi remtis tikromis konkretaus prašymo aplinkybėmis.
Suraskite duomenis ir užkirskite kelią jų grįžimui
Pradėkite nuo tikslų ir sistemų žemėlapio: kur saugoma paskyra, sutartys, susirašinėjimas, rinkodaros sąrašai, eksportai ir su asmeniu susieti techniniai identifikatoriai. Tvarkymo veiklos įrašai padeda nustatyti procesų savininkus bei paslaugų teikėjus, bet patys savaime neįrodo, kad aptikta kiekviena duomenų kopija. Reikia ir praktinės informacijos apie naudojamas sistemas.
Paieškos kriterijai turi apimti tikrinamus identifikatorius. Pavyzdžiui, senas elektroninio pašto adresas gali likti eksporte, nors paskyroje jau įrašytas naujas. Kartu negalima pernelyg plačiai pašalinti kitų asmenų informacijos vien dėl sutampančio vardo. Ypač atidžiai vertinami bendri dokumentai, kuriuose vieno žmogaus duomenys susiję su kitų asmenų teisėmis arba išliekančiomis prievolėmis.
Duomenų ištrynimo koncepcijoje verta aprašyti, kaip sprendimas perduodamas sistemoms ir kaip gaunamas patvirtinimas. Paskyros paslėpimas vartotojo sąsajoje dar nereiškia ištrynimo. Jei duomenų bazės įrašas lieka aktyvus, eksportuojamas analitikai ar siunčiamas į reklamos priemonę, tikrasis rezultatas neatitinka pažado asmeniui.
Praktinis pavyzdys: klientas ištrinamas iš pagrindinės sistemos, tačiau kitą naktį senas pardavimo failas vėl importuoja jo kontaktą. Šią problemą sprendžia importo taisyklės ir duomenų kilmės kontrolė. Jei būtinas minimalus įrašas, kad būtų gerbiamas nesutikimas su rinkodara, jo paskirtis, apimtis, teisėtumas ir saugojimas vertinami atskirai. Tokio įrašo negalima panaudoti naujai kampanijai.
Tvarkytojai, gavėjai ir viešai paskelbti duomenys
Kai duomenys laikomi pas paslaugų teikėją, valdytojas turi perduoti teisėtą nurodymą ir patikrinti jo įgyvendinimą. Duomenų tvarkymo sutartis pagal 28 straipsnį, arba kitas taikomas privalomas Sąjungos ar valstybės narės teisės aktas, turi apibrėžti tvarkytojo pareigas. Prašymo perdavimas vien elektroniniu laišku be aiškaus adresato ir patvirtinimo gali palikti spragą tarp sprendimo ir rezultato.
Reikia atskirti individualų prašymą nuo bendro paslaugos pabaigos proceso. Paslaugai pasibaigus taikomas valdytojo pasirinktas grąžinimas arba ištrynimas ir esamų kopijų pašalinimas, nebent Sąjungos arba valstybės narės teisė reikalauja saugoti. Tvarkytojas neturėtų savarankiškai naudoti kopijų kitais tikslais. Jei jam privaloma teisė reikalauja kitokio tvarkymo, taikoma pareiga iš anksto informuoti valdytoją, išskyrus teisėje numatytą draudimą dėl svarbių viešojo intereso priežasčių.
19 straipsnis įpareigoja apie ištrynimą informuoti duomenų gavėjus, kuriems duomenys buvo atskleisti, išskyrus neįmanomumo ar neproporcingų pastangų atvejus. Asmens prašymu jis informuojamas apie tuos gavėjus. Tai nereiškia, kad visi gavėjai automatiškai turi identišką saugojimo pagrindą: savarankiškas valdytojas vertina ir savo teisines pareigas, tačiau pranešimo perdavimo pareigos negalima tiesiog ignoruoti.
17 straipsnio 2 dalis numato papildomą taisyklę, kai valdytojas viešai paskelbė duomenis ir privalo juos ištrinti. Atsižvelgdamas į technologijas ir įgyvendinimo sąnaudas, jis imasi pagrįstų priemonių informuoti kitus tuos duomenis tvarkančius valdytojus apie prašymą pašalinti nuorodas, kopijas ar dublikatus. Tai nėra garantija, kad vienu veiksmu bus panaikinta kiekviena internete egzistuojanti kopija.
Atsarginės kopijos ir anonimizavimas
Atsarginės kopijos nepanaikina BDAR reikalavimų. Reikia nustatyti, ar konkrečius duomenis galima saugiai pašalinti, kaip ilgai egzistuoja kopijos ir kas gali jas atkurti. Jei pasirinktas sprendimas susijęs su kopijos perrašymo ciklu, jis turi būti pagrįstas konkrečia architektūra, apsaugomis ir pareiga nepagrįstai nedelsti. BDAR nenustato visiems valdytojams bendro papildomo „atsarginių kopijų termino“.
Iki galutinio pašalinimo neturėtų būti leidžiama naudoti atitinkamų duomenų kasdieniams tikslams. Atkūrimo procedūra turi užtikrinti, kad jau patenkinti ištrynimo prašymai būtų pritaikyti prieš grąžinant duomenis į įprastą naudojimą. Reikia dokumentuoti kopijų ciklą ir patikrinti, ar jis tikrai vykdomas. Neribotai laikomas archyvas, vadinamas atsargine kopija, nėra savaime priimtinas sprendimas.
Anonimizavimas gali pašalinti ryšį su asmeniu tik tada, kai identifikavimas nebeįmanomas taikant pagrįstai tikėtinas priemones. Vardo pakeitimas numeriu dažniausiai reiškia pseudonimizavimą, jeigu ryšį galima atkurti. Anonimizavimo patikra turi įvertinti ir duomenų jungimą su kitais šaltiniais, retus požymių derinius bei prieinamus susiejimo raktus. Vien įmonės vidinis įrašo pavadinimas jo statuso nekeičia.
Ką parodo „Vinted“ praktika ir ko ji neįrodo
VDAI 2024 m. liepos 2 d. pranešime nurodyta UAB „Vinted“ skirta 2 385 276 eurų bauda. Institucija aptarė prašymų nagrinėjimą, skaidrumą, atskaitomybę ir šešėlinį blokavimą. Tarp nustatytų problemų buvo atsakymai, siejantys atsisakymą su tuo, kad prašytojas nenurodė konkretaus ištrynimo pagrindo, bei nepakankamas tolesnio tvarkymo paaiškinimas. Šio kelių pažeidimų vertinimo negalima paversti universalia baudos suma už vieną pavėluotą prašymą.
VDAI 2025 m. gegužės 23 d. pranešė, kad pirmosios instancijos teismas atmetė bendrovės skundą; pranešime taip pat nurodyta sprendimo apskundimo galimybė. Todėl vien šis šaltinis neleidžia vadinti baudos galutinai ir nebeskundžiamai patvirtinta. Aptariant praktiką svarbu išlaikyti skirtumą tarp institucijos nustatymo ir galutinio teisminio išaiškinimo.
Atskiras procesinis kontekstas pateiktas Lietuvos teismų 2025 m. lapkričio 14 d. pranešime. LVAT lapkričio 12 d. kreipėsi į ESTT modelinėje byloje, susijusioje su 54 vienarūšėmis bylomis. Klausimai apėmė, be kita ko, ištrynimo prašymų atsakymų apimtį, atskaitomybę ir šešėlinį blokavimą. Pranešta apie nacionalinės bylos sustabdymą. Šie pateikti klausimai nėra ESTT atsakymai ir neturėtų būti pristatomi kaip nauja jau suformuota taisyklė.
Organizacijos veiksmams išlieka svarbi tiesioginė reglamento pareiga: atpažinti prašymą, įvertinti faktus ir pateikti suprantamą sprendimą. VDAI veiklos ir kreipimosi tvarkos apžvalga padeda suprasti priežiūros institucijos vaidmenį. Ginčo metu verta turėti konkretaus prašymo, atliktos paieškos, sprendimo motyvų ir išsiųsto atsakymo įrodymus, laikomus proporcingą ir pagrįstą laikotarpį.
Kaip užbaigti prašymą ir palaikyti nuoseklų procesą
Atsakymas turėtų paaiškinti atliktus veiksmus pagal suprantamas duomenų kategorijas. Jei dalis informacijos išlieka, nurodykite jos paskirtį, konkrečią neištrynimo priežastį ir saugojimo terminą arba jo kriterijus. Nereikia atskleisti saugumo detalių, kurios sukurtų naują riziką, tačiau techniniai paaiškinimai neturi slėpti esmės. Asmuo turi suprasti, ar jo paskyra iš tiesų panaikinta, ar tik laikinai neprieinama.
Vidinis užbaigimas apima sistemų ir tvarkytojų patvirtinimus, likusių veiksmų kontrolę bei sprendimo peržiūrą, jei pasikeičia aplinkybės. Įrodymui paprastai svarbi veiksmo data, apimtis ir rezultatas; nebūtina vien dėl atskaitomybės kurti dar vienos visų ištrintų duomenų kopijos. Saugoma prašymo byla pati tampa asmens duomenų tvarkymu, kuriam reikia apibrėžtos paskirties, prieigos ir termino.
Nuoseklus saugojimo ribojimo principo taikymas sumažina informaciją, kurią vėliau tenka ieškoti pagal individualius prašymus. Pasibaigus pagrįstam terminui, nereikalingi duomenys turi būti šalinami ir be atskiro asmens kreipimosi. Todėl individualių prašymų procesas turėtų grąžinti išvadas į bendrą saugojimo tvarką: aptiktas senas eksportas ar neveikianti ištrynimo užduotis yra priežastis taisyti sistemą, o ne tik vieną įrašą.